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文章编号：1005-9652(2003)01-0027-02 中图分类号：G272 文献标识码：B
2001年1月国家档案局发布和推行了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），这是我国档案工作改革的一项重大举措。我们在执行《规则》中受益颇多，但也出现一些热点问题：随着以“件”为单位整理归档文件模式的出现和计算机在档案管理中的应用，还要不要保持纸质归档文件之间的有机联系？如何理解“办结即归”的归档方式？分类是否可以进一步简化？是否可以用归档文件信息分类代替或深化实体分类？
一、关于保持文件之间有机联系的问题
随着以“件”为单位整理归档文件模式的出现和计算机在档案管理领域中的应用，还要不要在归档文件整理过程中再强调保持纸质文件之间的有机联系？笔者觉得，只要纸质归档文件存在，文件整理就仍需保持它们之间的有机联系，这不仅是归档文件整理的指导原则，也是目录检索和实体存取工作所需。
在计算机检索条件下，如果归档文件不考虑文件之间的有机联系而随意排列，也可以做到“查准”，但进行族性检索时的“查全”则难以保证。即使是计算机“模糊检索”或“智能检索”，也只是依据利用者输入的检索条件对数据库内的数据进行机械的匹配，如果文件条目与输入的检索条件有较大差异，就肯定会造成漏检。就是计算机根据利用者的检索提问常常给出许多相关信息线索，这也使利用者感到“老虎吃天，无从下口”。计算机检索尚且如此，手工检索的难度就会更大，如果排列时将相关的文件相对集中，那么只要找到其中部分文件的条目，通过对其上下条目的审阅和判断，就可以直接查到全部文件，从而提高检索的效率。实体存取同样如此，如果相关文件分散在不同档案盒内，必然会大大增加调卷和归位的工作量，甚至出现提取不全。若能按文件之间有机联系相对集中排列就可以避免这个问题。例如：某立卷部门将已整理好的一个年度的文件归档材料移交上来，正好有业务部门的同志要借阅这年度中反映某一问题的全部上报单位的归档材料，当时给他提供了保管期限为“长期”件盒内130号——146号17份文件，可没一会儿，那位[1]同志又来了，说：“不对啊，不能只有这几份文件，其他呢？”原来立卷的同志把同一事由的文件在排列时给分了家，原因是同一事由是分上半年和下半年两次完成，而立卷者只考虑了划分年度、期限后便按时间顺序排列，因此造成同一个问题分成几个地方存放。
由此可见，《规则》对归档文件的实体排列提出“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，”“按事由结合时间重要程度等排列”的要求是比较灵活可行的。这并非意味着要回到文书立卷的老路上，而是要充分依靠检索手段的现代化，在整理与利用之间寻找一个最佳结合点。“事由”就是这样一个结合点，由于事由的概念简单又灵活，所以以事由为单位排列归档文件，既顺应工作活动的自然流程，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全貌，是兼顾整理、检索和利用三方面的合理选择。
也有的同志认为，在计算机管理的条件下，用主题词或关键词检索，就能便利地恢复文件之间的有机联系。然而，主题词和关键词仅仅是一种描述语言，其共同特点是“用名词来表达各种概念，将各种概念不管其相互关系完全按字顺排列”，也就是说，描述语言本来就是按字顺组合起来的，并没有表达文件之间有机联系的任务。因此，期望以主题词维系文件之间的有机联系，是不切实际的，也不科学。同一事务处理过程中产生的文件并非都是有同一主题词，而具有同一主题词或关键词的文件，也不见得都是在处理同一事务过程中形成的。以三个文件为例：①关于评选1999～2000学年度广西大学教学质量优秀奖的通知；②1999～2000学年度广西大学教学质量优秀奖获奖者名单；③关于认真组织学习中共十五届五中全会精神的通知。①②文件是同事由不同主题词，它们的主题词分别是“通知”、“名单”。①③文件是同主题词“通知”而不同事由。如果文件排列只按主题词或时间，不强调机构、事由，那①②两份有机联系的文件就被拆开，而①③两份没有联系的文件却排列在一起。若成千上万份文件这样排列给查找利用带来的不便就可想而知了。
至于“办结即归”的问题，笔者认为“办结即归”是一种很好的归档方式，对减轻档案整理工作的压力和保证整理工作的质量是非常有利的。但是“办结即归”中“办结”不是那种无论收发文，只要形成一件就归档一件，并按发文号排列归档文件的顺序，而不进行其他形式的整理的办结。实际上，文件与档案的整理工作，就是通过正确地理解和运用文件间的形成规律和特点，有效地保持文件间的历史联系，建立起便于保管和利用的档案实体的物理秩序。
档案是人们按一定规律保存起来的文件，这个问题世界各国档案界的看法基本上是一致的，法国和西班牙强调，档案是“文件整体”。我国陈兆祦、和宝荣等著名学者也明确指出：“档案虽然是由文件转化而来，但是文件不能自动地成为档案。文件是逐年累月逐份逐件地产生的，只有把这些文件按照一定的程序和条理整理集中保管起来，它们才能转化为档案。”他们还进一步指出：“档案的特点和优点之一，就在于它已经不是一份份孤立的文件，也不是一批批杂乱的文件堆积，而是具有内在联系的文件体系，它反映了各种活动和事件的原貌”。“从这意义上说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。”[2]
为此，笔者认为，为了保持归档文件之间的有机联系，文件办结在年度中出现暂时的归档等待是正常的客观现象，如果因此而去否定保持纸质归档文件之间的有机联系，将会导致档案实体提取利用比暂时归档等待情况造成更大的麻烦和不便。
二、归档文件的分类问题
在“关于归档文件的分类问题上”，有的同志认为：“在具备计算机档案管理的前提条件下，归档纸质文件的分类只要做到区分年度和保管期限就可以了，没有必要再按机构或问题进行细化。”这个观点，如果在小单位、文件少的情况下是可行的，但在大单位、文件多的情况下文书部门立卷整理就难以操作了，而且给档案实体保管和提取利用同样带来极大不便。《规则》在分类规定中的要求就比较灵活可行。
《规则》对分类的规定是：“5.2分类：归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1按年度分类：将文件按其形成年度分类。5.2.2按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。5.2.3按机构（问题）分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。”
《规则》提供了年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，视立卷单位文件数量多少，可以组合成多种复式分类法。不限定年度、保管期限、机构（问题）在组合成复式分类法时的先后顺序，但对三种分类法的可选择性作出了规定。其中，年度、保管期限是必选项，也即是任何机关整理归档文件都必须分年度，分保管期限进行。机构（问题）作为选择项，是因为在基层单位或小机关，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，这种情况下无须按机构（问题）进一步细分；而在大的机关，文件一般由各文书处理部门分工整理归档，机构（问题）则往往成为必选项。
至于是否可以用归档文件信息分类代替或深化实体分类？笔者觉得有必要从计算机应用于档案管理的时间和程度谈起，在前计算机阶段，先档案实体分类，是进行档案信息分类的基础和条件；后档案信息分类，它依赖于实体分类，是对实体分类的巩固和升华。随着电子计算机辅助档案管理的应用及文档一体化管理系统的快速发展，档案馆（室）往往是用计算机系统中的现行文件著录数据库进行分类，确定文件的排列顺序，同时形成档案馆（室）本年度的电子目录，然后再手工对实体分类、排列、整理档案，并装盒和入库上架，这就是计算机辅助管理的简要过程。这个过程可以看出，先档案信息分类，后档案实体分类，二者的时序关系发生了与前计算机阶段相逆转的变化：先档案信息分类，其结果是档案实体分类的基础；后档案实体分类，它是档案信息分类的产物，并依赖于档案信息分类。
若进入办公自动化时代，计算机完全进入档案领域，将使档案管理和档案分类进入一个新阶段——电子文件阶段。
同传统文件相比，电子文件是逻辑的，动态随机的；对电子文件，人们既不直接读识，又无法直接控制，只能借助于计算机处理才能实现对电子文件的管理。但有一点是相同的：都是存储在特定介质的载体上，是实实在在的。电子档案是电子文件经过简单“归档”转化而来的，它继承了电子文件的全部特点。这些特点决定了对电子档案实体的分类管理，处于间接动态，随机逻辑的虚拟状态。办理完毕的电子文件，从现行电子文件著录数据库中取出各种特征信息数据项，添加档号后，转储到档案信息检索分类库中，极其简单地完成了电子文件的分类归档，这个过程即是电子档案信息分类过程，这一过程中电子档案分类的两个方面（即档案信息分类和档案实体分类）已经达到了高度融合和高度统一。
由此可见，即使完全进入办公自动化和“无纸化办公”，归档文件以“件”为单位进行整理和计算机档案管理的应用，档案信息分类与档案实体分类也只是达到高度溶合和高度统一，不应存在谁取代谁或谁被谁取代的问题。
收稿日期：2002-11-19