摘要：大数据时代的到来，为企业的发展带来了全新的机遇和挑战，企业为在激烈的竞争中提高自身竞争力，应给予信息资源的开发利用能力高度重视。在企业的档案当中，包含海量具有潜在价值的信息资源，为企业档案的管理工作提出了全新的要求，对传统的档案管理模式进行创新，推进企业档案信息化建设，营造优质的信息服务应用环境，提高企业的经济效益。本文首先分析大数据时代企业档案信息化建设的必要性，对于其中存在的问题提出具有建设性的应对策略，为企业档案信息化建设提供决策依据。
关键词：大数据时代；企业档案；决策依据
一、大数据时代企业档案信息化的必要性
（一）实现企业战略目标
随着知识化、网络化时代的到来，企业的信息化程度与市场竞争力有着直接关联，在企业发展的过程中，信息资源发挥了重要作用。传统的档案管理工作只是搜集、分类、整合各种文件，依靠人工完成相关档案整理工作，将档案保存在库房当中，查阅是档案管理的主要目的，信息资源的开发利用和资源共享的作用被忽略。受各种因素的影响，查询工作难以顺利开展，查询过程中必须通过目录确定宗卷位置，然后逐一查找，随着时间的推移极易造成资料磨损甚至是丢失。企业档案信息化建设，构建完善的档案管理系统，为企业后期的发展带来便利。
（二）提高企业管理水平
信息技术与计算机网络的广泛应用，许多企业都建立了自己的企业网，在企业生产经营、日常管理过程中，企业网为其提供了先进的技术手段以及舒适的工作环境，改变了以往的工作方式，企业网的普及促进了企业档案信息化建设。在大数据时代下，实现了网络化的文件传递、数字化的文件储存，各种现代化设备的出现增加了信息的储存量。科学技术的发展，为企业档案信息化建设创造了良好的条件，系统论的应用为档案信息化管理提供了完整的思路，复制技术方便了档案的整合，储存海量的信息只需要较小的空间。企业档案信息化，扩大了企业档案资源的来源以及服务范畴领域，提高了企业的服务管理水平。
二、企业档案信息化建设中存在的问题
（一）管理观念落后
档案信息化建设的重要性，并没有得到企业管理者的高度重视，甚至认为引入档案信息管理系统，就算是完成的档案信息化建设。档案管理系统的本质只是一种工具，属于企业档案信息化建设当中的一个版块。进行企业档案信息化建设的过程中，转变传统的档案管理观念以及管理方法至关重要，通过建立安全的制度体系规范档案管理。无论是档案管理的观念还是思维，落后的观念依旧占据主导地位。例如，将档案管理工作当做简单的管理任务，没有提高到战略高度，依旧依赖纸质档案，认为电子档案存在安全因素，这些情况的存在都会影响到档案对企业带来的便利服务。
（二）横向发展不均
相比较而言，只有一些资金充裕、实力雄厚的大型企业才会加大对档案信息化建设的投入力度，但综合实力较弱的中小型企业，在档案信息化建设的投入方面明显存在不足。企业档案信息化需要引进大量的专业型人才与先进的技术，配套相应的计算机、服务器等设备，建立档案信息数据库将纸质档案数字化，无论是软件开发还是硬件设施，都会对传统的档案管理工作带来冲击，并投入大量的资金。另外，还需要依靠企业的整体网络建设，对档案管理工作进行优化，为企业后的发展带来更多经济效益与社会效益。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆对于一些综合实力较弱的中小型企业，档案部门并没有得到企业管理者的重视，档案管理信息化建设受到直接影响。
三、大数据时代企业档案工作的思路
（一）合理利用相关手段
合理运用相关技术手段，保证电子文件与纸质文件具备相同的凭证作用。首先，应用签名技术，目前的签名技术主要包括数字签名与光签名，电子文件当中的签名能够验证文件的真实性与完成性。其次，应用防篡改技术，将数据设置为只读模式，使用者只能够读取相关信息，在使用的过程中无权修改，提高档案信息的安全性。最后，应用加密技术，运用加密技术能够提高文件的保密属性，避免文件被泄露，利用数字手段对涉密信息进行伪装，非法入侵人员无法了解涉密信息的真实内容。加密技术的应用，能够有效控制用户的访问权限，达到理想的电子文件管理效果。
（二）主动推送档案信息
通常情况系，由档案工作者根据用户的需求提供相关服务，属于一种被动的服务，档案用户并不关注企业档案资料的变动，即便后期新产生的档案资料符合他们的使用需求，却受各种因素限制难以及时知晓。随着企业发展规模的不断扩大，档案部门所累积的数据也呈现上升趋势，包含档案用户的信息、档案查询的记录、档案利用的申请等，为了满足档案用户的需求，应以大数据为基础建立一个分析模式，在有限的时间内获取历史分布信息以及档案的位置信息。与经验数据相互结合，档案部门预测潜在使用者的需求，根据历史使用记录为档案用户推送最新的信息，满足用户的需求。
（三）提高工作者的能力
在信息化档案管理的发展历程中，需要专业素养过硬的专业人员对企业档案进行管理，企业应定期对档案管理工作者进行培训，设置相关培训内容使其逐渐掌握专业的档案管理技能，明确自身工作职业的重要性。另外，更新档案工作和的知识储备同样具有重要意义，当前科学技术发展迅速，档案管理人员不仅要具备相应的知识储备，根据时代的发展更新自身知识体系。管理人员应具备较强的服务意识，明确档案管理这项工作的重要性，将优质的服务作为档案管理工作的重要内容，管理人员加强对本职工作的重视，提高档案管理人员的服务质量。增强企业档案工作者的业务能力，积极学习与主动更新相关知识，能够顺利、安全的开展企业档案工作，对企业后期顺利发展奠定基础。
四、结语
综上所述，随着大数据时代的到来，企业应紧跟时代的发展创新档案管理工作，满足社会的发展。相比较而言，企业档案信息化建设属于一项复杂的系统工程，企业对相关信息资源进行深入开发利用。首先对其进行整体规划，树立科学地目标，对企业档案信息化建设的基础要素进行系统分析，明确不同因素之间的关系，将其作为基础应用现代化科技手段，改变传统的档案管理理念，创新档案管理方式，为企业的快速发展作出贡献。
参考文献
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作者简介：白亚旭（1987.12-），女，北京市宣武区人，硕士学位，建筑与土木工程专业。
论文作者:白亚旭
论文发表刊物:《知识-力量》2019年10月40期
论文发表时间:2019/8/29
标签：档案论文; 企业论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 数据论文; 管理工作论文; 时代论文; 《知识-力量》2019年10月40期论文;