摘要：作为当前领导机关落实领导工作的主要方式，会议同样也是推行科学民主决策以及执行党的民主集中制原则的有效方式。由于各级党政机关组织开展的大型会议，在社会各方面经济发展层面发挥着至关重要的作用，因此，如何做好大会议组织安排工作，确保整个大型会议的顺利开展是当前企业相关人员亟待解决的难题。基于此，本文笔者结合实际工作经验，就如何做好大型会议组织安排工作展开详细讨论与分析，望借此为相关工作提供参考的依据。
关键词：大型会议；组织安排工作；有效措施
1引言
会议是当前各大企业在日常运营过程中必不可少的一项内容。每年，不同形式、大大小小的会议数不胜数，主要包括调研会、年会、年中总结会、培训会、分享会、工作报告会以及座谈会等等。如何做好会议组织安排工作，特别是大型会议，从而确保会议的有效性，是职场人士必须具备的一种技能。就当前实际状况而言，会议包括多种形式，主要有QQ微信群会议、视频会议、电话会议以及线下集中会议。而本文则以线下集中会议为主，详细讨论做好大型会议组织安排工作的有效措施；具体内容如下。
2做好大型会议组织安排工作的有效措施分析
2.1科学安排、超前筹划
何为超前筹划？简单来说就是在全面掌握领导实际意图的前提下，做到急领导所急、想领导所想，全面仔细、积极主动完成大会前的各种准备以及组织工作。会前的筹备工作主要有两大关键点：其一，围绕总体安排方案的起草开展各项组织安排工作；一旦会议的时间确定下来，相关人员需要立刻左手制动全面的会议安排计划。计划中必须包括会议具体时间、地点、会议主题、参会人员、食宿安排、职责分工、组织领导、宣传报道、安全保密、文案起草、讨论编组以及日程安排等，甚至还涉及会议用车安排、文娱活动、会间服务、进场引导、灯光音响、席卡摆放、座次安排以及会标尾标等，都需要进行详细而又明确的规定。除此之外，在安排计划中，还应当对各种多变性、复杂性以及可能性的事件进行充分预估，同时制定出与之对应的解决与防范措施、预案以及对策等，以供领导选择最佳的解决方案。其二，结合会议安排计划对相关人员的职责与分工进行明确划分；会议安排计划确定审查通过之后，应当交与会议秘书处，由其负责组织相关负责人开展有关会议，对各项工作的细节进行明确交代，同时以倒计时的方式，对各项工作落实的状况以及完成的质量实施监督与检查。会前筹备工作至关重要，能够为大型会议的顺利开展奠定良好的基础。
而“科学安排”更多的是指相关人员应当熟练运用与掌握大型会议自身存在的内在规律，从而做到对会议的全部细节实施科学安排与精心部署，尽可能突出领导的意图、增加会议的效率。具体来看包括以下三个方面：（1）讨论工作报告的过程中，组织相关人员及时解答代表团提出的问题以及掌握代表团的实时思想动态；（2）充分发挥新媒体的作用，并发挥舆论导向的积极作用。（3）开展相关现场参观以及成果展览互动。
2.2规范管理、精心组织
在完善筹备工作的前提下，相关人员还应当对大会期间的各个环节、各项工作实施科学管理、规范操作、严格落实以及精心规划，并将大会的相关工作全都归入到有效、规范以及严谨的管理道路中，确保整个会议都处在紧张却带有条理、繁杂却带有秩序的状态。因此，需要从以下三个方面着手进行解决。
（1）围绕关键环节。其一，围绕大会报道；报道工作是整个会议期间最忙碌、最复杂，也是最易出错的环节。基于此，要完善报道工作，一定要积蓄足够的人员储备，对工作进行细化，理清工作的思路。其二，围绕大会值班工作；相关部门应当严格要求值班工作人员认真处理以及仔细接洽各项工作，同时完善交接班工作以及值班记录工作。
（2）围绕关键人物；若是以省级会议为基点来看，关键人物往往代表会议各组工作人员以及省级领导。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆通常而言，只要将关于这些关键人员的有关工作做好，大会基本不会出现较大的问题。同时，只要充分调动关键人员的积极性，发挥其模范带头作用，再繁琐的会议也能顺利、高效开展。基于此，大会正式开始之前，会议秘书处的管理人员就需要组织相关工作人员，就大会的注意事项、安全保密、生活服务、简报快报、文件分发以及活动安排等方面的工作进行详细规划，同时给出具体的要求；不仅如此，若是大会期间遭遇突发状况，秘书处管理人员还需要及时开展处理对策制定会议。
（3）围绕关键场次；这是所说的关键场次主要是指会议期间的全体会议，也就是大会。大会作为整个会议的重中之重，必须引导相关人员的高度重视，并组织相关人员，依次严格检查各项事宜。通常来说，在大会召开的前一天，会议秘书处管理人员就应当全面检查各项准备工作的落实状况，涉及保卫、验证工作是否如期安排与部署，大会材料及其相关文件是否正确分发与送印，主持词是否送审，会场作词以及主席台是否对应，所有参会人员是否通知到位等。尤其是应当重点检查与核对大会现场的布置状况。
2.3强化协作、确保运转通顺
如果想要做好大型会议的组织安排工作，仅仅依靠科学的规范以及严格的程序的远远不够的，还应当在落实与操作的过程中，采取行之有效的措施，切实强化协调合作、提高流程运转的顺畅程度，从而为参会人员提供更为优质的服务。具体来看：
其一，强化协调，紧密协作。每一次的大型会议都会囊括各个方面的内容，参会人员也来自四面八方，参会企业数量也较多，少则五六个，多则二、三十个。因此，如果想要将来自不同地区、不同企业相关人员的行动以及思想全都规划到会议实际要求上来，从而使其融为一个整体，如同机器一般高效运转，就一定要增加协作与协调的力度，将协作与协调贯穿到整个大型会议全过程中。实践表明，每次大型会议举办过程中，一日一次的协调会发挥着至关重要的作用，并且效果十分显著。能够及时发现潜藏的问题与矛盾，并解决问题，进一步提高了大型会议开展的有效性以及健康性。因此，一旦在大型会议开展期间遭遇突发状况，秘书处应当及时组织相关人员开展协调会；这就要求大型会议相关工作人员需要充分发扬大团结以及大协作的精神，相互配合，紧密联系，及时发现问题并解决问题。
其二，高效运转，提供更为优质的服务；会议组织工作的优劣，一方面与领导机关的实际工作意图能否顺利实现紧密相连，另一方面也能够直接体现出会议举办单位相关工作人员的行政效率、业务水平、政治素养的高低以及工作作风、精神风貌的好坏。一次大型会议，不仅是一次艰难的挑战，同样也是一次难能可贵的锻炼机会。简单来说，挑战与机遇并存。因此，作为整个大会会议顺利开展的基础，相关工作人员需要事事处处、每时每刻都保持小心精神的陶都，不仅需要做到“静若处子”，即详细周到、脚踏实地；而且需要做到“动若脱兔”，即高效运转、雷厉风行，从而为全体参会人员提供更为优质的服务，确保整个大型会议的高效、顺利、如期开展。
3结束语
综上所述，一次高效的大型会议能够显著提高相关单位行政办事的效率与质量；因此，大型会议组织安排工作作为整个大会会议顺利开展的基本保障，全面研究做好大型会议组织安排工作的有效对策具有重要的现实意义。基于此，相关部门需要结合实际状况，制定切实可行的改善措施，以提高大型会议组织安排工作的质量与效率，从而为大型会议的高效开展奠定良好的基础。
参考文献
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作者简介：
林瑶 (1970—)女，汉，大学本科，主治医师，现从事：培训、会议的住宿接待安排，培训会议的各项服务工作，负责各项大型活动、比赛、演出等的服务工作。
论文作者:林瑶
论文发表刊物:《电力设备》2018年第28期
论文发表时间:2019/3/26
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