企业电子文件如何归档，本文主要内容关键词为：文件论文,电子论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一个现代化的大型企业，在管理工作上越来越离不开计算机，同时也相应产生了大量的电子文件。电子文件的范围已扩展到档案管理的所有领域，给档案管理带来新课题。
企业会计电算化后，企业会计档案的形式发生变化，例如工资发放由现金转为信用卡，在工资单上签收的方式已不复存在，各类手工登记的帐簿转化为由计算机处理的电子文件，打印成帐页装订成册；随着办公自动化的应用，企业行政文件的起草、审查、签发以及接收、办理、监控、反馈到文件运行结束后的存档、查询等都由计算机处理；企业科技电子文件产生的范围最广，形成的数量也最多，如存储在磁盘或磁带中的技术文件数据、将图纸扫描进光盘形成的电子影像文件、计算机辅助设计形成的设计图纸和文字材料等。这些电子文件如何归档？需不需再复制一份纸质文件等等，成为我们必须考虑的问题。
不同电子文件的归档
从企业形成的电子文件的情况来分析，有的有保存价值；有的无需保存；也有的有价值，但必须电子文件加上有关附件才能归档。因此，在电子文件归档问题上，必须充分考虑到电子文件的特殊性及其准确、安全性，特别是在法律凭证问题还未解决之前，个人的签字、单位的公章与有关说明是必不可少的。
1.会计电子文件的归档
（1）工资单。工资单电子化后， 工资单由个人签字领取现金的方式被打破，无人签字的由计算机打印的纸质工资单也就不具备法律效用，因此，职工工资收入的工资单以光盘形式归档就变成了一种很自然的做法。一张光盘可容纳一万多人企业一年的工资单。问题是，光盘刻录内容在电子文件形成的时候，其真实性还不能确认。所以，作为保存工资状况，以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，汇总表应列出单位名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
（2）帐簿。企业会计帐簿内容已进入计算机管理系统， 现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机帐簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用帐簿交接表，填明机构全称、帐簿名称、编号、帐簿页数、启用日期、负责人、主管会计、审核记帐等人员必须签名，以增强帐簿的真实性和凭证作用。
2.文书电子文件的归档
在企业办公自动化系统中，责任部门通过OA网络向上级主送文件（如代拟文、呈批文），外来文通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督促均在网上操作，电子文件的归档实际上是OA系统的延伸，使文书、档案工作实现一体化管理。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如分类号、档号等，然后进入档案数据库，如要查询，则可通过各个网络终端在各自的权限范围内查阅。
但是，上述文书电子文件的归档也只是在计算机上做了逻辑归档，档案信息全部在网络中检索和显示，电子文件生成在什么位置，归档后的物理位置仍保持不变，这样，有三种情况必须考虑：一是电子文件随时要有备份，以确保归档后的电子文件的原始性，特别是防止网络系统出问题后，电子文件被搞乱、丢失的可能；二是公文系统的电子文件，做了归档，但有相当一部分不在公文系统中的帐外文件（因为系统还不能完全做到“无纸化”），必须通过补充输入进入到电子文件档案的数据库，以保证文书电子文件档案的完整性；三是时间长了，网络上的信息越来越多，除了鉴定删除部分外，若干年后必须做物理归档，把有用信息，包括全文从网络上下载到光盘上，以提高网络速度和电子文件的安全性。
3.科技电子文件的归档
企业科技电子文件归档，大致可分为以下几个方面：
（1）设备、工程的前期文件和施工图、竣工图等， 由于实现了计算机管理，数据信息在整理时都按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体也进行了扫描，每页文件都有一个光盘文件号，通过信息联结，将光盘文件号与相应的案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户能直接检索到每一张图纸的资料。这一类网络上的信息、影像电子文件，实际上是复制本，其母本已制成光盘，编上档案管理信息，存放在适合保存电子文件的库房中。
（2）企业在引进技术和设备时，外商提供资料、 图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展；国内设计院也逐步扩大了CAD设计范围， 再加上企业的总图管理也采用电子化，这一方面的电子文件归档工作要做在项目谈判之前，必须在合同中明确提供电子文件的必要条件，如系统环境、工作平台、文件格式等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，必须附上相应的电子文件内容说明和注意事项。
（3）企业内部越来越多电子文件的产生， 便形成了计算机系统二级备份归档的问题。二级备份是指企业计算机系统软件、应用软件、实用软件及需保管的生产、历史数据等拷贝备用份，其作用是在另二套软件（一套在机上运行，一套在现场机房保管）发生突发事件的紧急状况下能马上恢复正常运行，其前提是这三套软件必须保持完全一致。因而，在二级备份归档工作方面必须有一套严密的制度，现场的程序、数据修改了，档案库房保存的备份应作相应修改，其责任应由计算机管理部门承担，通过“更换通知单”的形式将新的备份盘移到档案库房，调出已经修改的废备份盘。
电子文件归档工作的注意事项
电子文件的归档，是以数码形式将整理好的电子文件的信息内容和它的环境条件一并转存在磁性材料或光盘等载体上保存，它与传统纸质档案的归档工作有很大的差别，在工作中应予注意。
1.电子文件的归档，要在文件设计和形成阶段就开始做起。通过回顾与反思，深感电子文件归档工作与传统文件管理的归档工作不同。传统的做法可以不管文件的形成、承办过程中的具体情况，只要根据文件的保存价值，在文件办结后，对其收集、整理、归档、保存。但电子文件这样就不行，如OA系统在公文处理设计时，没有考虑到文件的归档问题，在字段、库结构方面的设计与归档后的管理不相配，就会造成文书和档案管理的脱节，数据不能共享，以致为了归档需要而对公文处理系统进行改造。又如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。因此，档案部门一定要在电子文件的设计、形成阶段就进行参与和监督，否则，归档工作就无法进行。
2.电子文件的归档，要有检查和更换制度。纸质文件形成后，原件中的内容和形式特征不会发生变化，但这种真实性和原始性在电子文件归档方面就要花些功夫来保证。其一，在内容上是否完整，在版本上是否最终件，相关的软件以及与电子文件相应的纸质或其它载体文件的内容是否一致等，是需要检查一下的；其二，归档的电子文件载体的物理状态、有无病毒、信息读出的准确性也需检查；其三，除在网络归档的电子文件以外，其它在实物形态移交的电子文件，必须由形成部门进行整理，编写归档说明，以作移交凭证；其四，科技电子文件档案的更换更是一项重要工作，要有严格的更换制度，更换通知单上要有生产单位、计算机系统、软件名称、盘带规格、更换原因、更换内容、更换人及批准人的详细项目，以严格电子文件的归档管理。
3.电子文件的归档，要确保安全性和可用性。目前企业归档的电子文件，五花八门，种类繁多，有圆盒、方盒磁带，有各种规格的软盘、硬盘，有只读光盘和可擦写磁光盘等，对这些电子文件档案载体的安全性，在归档工作上要特别予以高度重视，无论是OA、CAD 等网络系统中产生的电子文件，其归档前都可存储在软盘、硬盘、磁带上，但一旦作为档案长期保存，应尽可能放在只读或一次写式光盘上，软盘不能作长期保存档案的载体。
其次，电子文件的归档必须作文字说明，这样才能方便对这些文件的管理和使用。①盘片要有确切的名称；②要有盘片内容的文件目录；③盘片使用的工作环境和应用软件要写清。
总之，电子文件的管理及其归档工作在档案管理领域里越来越引起高度的重视，在总结企业电子文件归档工作的基础上，我们期待尽快有标准、规范的文件出现，以完成纸质文件向电子文件、纸质档案向电子文件档案管理的过渡。
王伟 摄
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