美国电子文件档案馆(ERA)对我国电子文件保存的借鉴意义，本文主要内容关键词为：文件论文,电子论文,档案馆论文,美国论文,意义论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
解决技术上的问题对电子文件的保护来说并不意味着任何成功，成功的最终标准是要能永久地为形成文件的实践活动提供真实可信的证据，而不是永久地证明电子文件是由某一特定技术所产生这一事实。
随着“电子文件”时代的来临，档案工作在信息化浪潮中发生革命性的变化，在新形势下保存电子文件使之成为一笔永久的财富，是摆在各国档案工作者面前的一项重大课题。在这方面，较早开始研究的国外档案工作者在理论和实践上都取得了很大的成果，提出了开拓性的思想和操作方法。本文就美国国家档案与文件署(NARA)提出的电子文件档案馆ERA(electronic records archives)方案进行介绍，并探讨它对我国电子文件保存的借鉴意义。
一、走进ERA
随着美国政府电子文件数量的指数级增长、电子文件格式的多样化、电子文件载体不断更新、软硬件平台不断升级等情况的出现，带来电子文件管理、保存与利用中的诸多问题。为应对挑战，NARA在1998年提出ERA方案，1999年7月，正式被美国国家档案局立项，成为美国国家技术中的一部分。按计划，ERA将在2007年开始运作。
ERA方案建立在六个核心的项目上：OAIS开放档案信息系统；InterPARES永久保护真实的电子文件国际研究计划；DOCT分布式目标计算平台；NPACI全国合作的高级计算机基础设施建设；PERPOS总统电子文件操作系统；Archivist' s Workbench project档案工作平台。
ERA以正在发展的、用于支持电子政务、电子商务和科学研究的技术为基础，它们包括标准的可扩展的置标语言(XML)家族，以及用于紧密连接存储资源和各种不同的计算机平台的各种“搭桥(grid)”技术。并用这些技术基建立一个信息管理体系结构，用它来保存经过不同信息技术处理的数据信息，使之能够被未来的信息技术所识别。遵照联邦政府、国家档案局、总统图书馆的相关法令和规章，为ERA建立具有通用性的“框架”结构，将电子文件保存方案和各种信息技术统一起来，形成电子文件档案系统，使之适用于各种类型的电子文件。
在内部，OAIS为ERA定了三个虚拟工作区：存取工作区(Accessioning Workbench)，即从外界向系统输入信息；存储工作区(Archival Repository)，将有长远价值的电子文件永久保存；查询工作区(Reference Workbench)，即根据用户的查询而发送用户所需要的信息。三个子系统采用相同的信息技术来架构，在ERA内互相支持，共享数据。同时，每个工作点都根据各自的任务和功能来定义，独立完成特定的工作。各处都有独立的专用软件和硬件，通过一些应用程序或协议等“中间设备”连接在一起，假如一个工作台里的某一硬件或软件无法正常工作，“中间设备”会主动替而代之，完全没有必要把其他工作台的硬件或软件也更换掉，从而使系统的功能作为一个整体不会发生改变。
二、ERA电子文件保存策略及其工作原理
最近几年，人们把精力较多地投入到对不同领域和行业的档案数字信息的保存上，并提出了一些方法，最多的就是发展计算机应用软件来保存数据库。例如：NARA的AERIC系统、法国国家档案馆的CONSTANCE系统、加拿大国家档案馆的ERICSON系统等等。另外，加强了对电子文件保存格式的研究，例如：英国利兹大学的CEDARS方案、澳大利亚的维多利亚系统、波士顿WGBH教育基金会发起的通用保存格式项目等等。每一个方法都有优点，但只能解决一段时间上的技术退化问题。它们都没有把精力集中在电子文件这一客体目标上，而走了以技术为突破口这一错误方向。虽说档案保护要求技术上的支撑，但是，解决技术上的问题对电子文件的保护来说并不意味着任何成功，成功的最终标准是要能永久地为形成文件的实践活动提供真实可信的证据，而不是永久地证明电子文件是由某一特定技术所产生这一事实。
技术的持续发展与频繁更新构成了一把双刃剑，电子文件呈现出多样化和复杂化的趋势，给电子文件的管理和保存带来了困惑。我们一直要被信息技术牵着鼻子走吗？能不能找到一条属于“档案化”的电子文件保存出路？
ERA正是在这一思想的指导下，通过对现有保存技术的扬弃，重新对保存策略进行了战略思考，给电子文件的保存带来了一个“柳暗花明又一村”的前景。
ERA运用的ISO国际标准OAIS模型，将信息技术领域里的“面向对象”的方法引入到档案领域，通过明确档案需求，将其扩展为一个通用参考模型。为了说明技术发展过程中的一些基本问题，该体系认为档案信息系统应该独立于具体的应用技术。也就是说，档案信息系统应通过这样一种途径建立起来：即系统中使用的任何软硬件成分都可以替换，而几乎不会影响到系统的其他部分，更不会影响到保管的文件整体。
ERA的研究重点由技术层面转到需要保管的目标上，即各个层次的档案全宗所包含的文件和文件组合，这就是ERA所倡导的以组合为基础的持续目标保存方案(POP)。它将文件的内容、背景信息、结构信息和外形特征等元数据提取出来，嵌入到一个正式的模型当中。模型用XML定义说明，外形特征用XSSL语言加以界定。然后，使用模型中的元数据包裹文件，将其转化为独立于任何特定技术之外的中性格式。这种转化既能长久保存文件，又可以利用未来更加先进的技术对文件进行管理、检索、利用和传递。
从档案角度讲，持续目标保管方法在若干试验中被用于大范围的各种组合，其效果还是比较理想的。具体操作是：将来源于外部资源的组合移入信息系统中，对文件、数据库、影像、图形信息和其他数字对象进行检验，在此基础上生成XML模型；再利用这些模型进行文件转化、捕捉组合结构；之后保存转化后的组合和相关的元数据；最后利用与文件生成和保存之初完全不同的技术检索和再现保管后的文件。
三、ERA与电子文件保存
(一)ERA给档案信息化带来的效益与价值
ERA是NARA为应对新形势下的挑战而作出的战略决策，花费了巨大的人力、财力、物力。NARA究竟值不值得这么做？从档案信息化的大环境来看，ERA的成功至少能达到以下目的：第一，使档案工作者对“档案信息化”的含义有了新的理解，引发观念上的变化。ERA对电子文件的管理始终从信息的角度出发，围绕档案信息的本质，运用信息化技术手段，自觉调整档案信息资源的结构，做好资源建设，主动思考档案系统对社会文献信息系统的渗透和融合，主动谋求在整个文献信息结构中的位置，从而获得自身最佳的生存与发展空间。按照NARA的说法，它的未来就在于ERA。第二，ERA具有档案信息化建设的以下特点：档案信息资源观、档案信息价值观、档案信息管理智能观、文件和档案开放观。由此可见，ERA不光是一种技术手段，它涉及档案信息化建设的方方面面，是NARA进行档案信息化建设的必由之路。
(二)ERA对档案保护工作的促进作用
ERA的出现为电子文件的保存带来了福音，具体来说有以下几方面的促进作用：首先，这标志着一种新的保护思想的出现“以不变应万变”。这一新技术方案彻底改变了以前传统纸质档案那种“以防为主，防治结合”的保护思想。目前，这一古老的思想或多或少还在指导我们在电子文件上的工作，往往使得我们徒于奔命，最终也达不到目的。在目前电子文件保护方法还不成熟的情况下，ERA的出现犹如黑暗中的一个火把，给人们指明了方向。信息技术的千变万化是档案工作者所不能控制的，若再不对形成的电子文件进行控制，以后任凭用最先进的技术也不能恢复电子文件成为档案的可能性。当然，这种控制也不是盲目的，而是以一种能够永久解决问题的想法来进行。ERA就是在这种思想下来工作的，它的成功也必将会使这一思想得到广泛传播。其次，ERA为电子文件的保护工作提供了一些值得借鉴的标准。OAIS作为ISO的一种推荐标准，其在档案保护工作中的应用有其必然性。那么，我们有没有必要把它也作为档案工作的一种国际通用标准呢？虽说目前这方面的研究还比较少，但OAIS自身的强大的生命力使我们有理由对它高度重视。另一个就是ERA的元数据标准。元数据对电子文件保护的重要性不需多说，但目前元数据的实践操作还是一个非常大的问题，各国、各机构之间各行其是，缺少一个通用标准。ERA的成功将促使人们思考如何建立自己的元数据标准，等到各种标准出现的那一天，也许就是它们走向统一的时候。这将大大有益于各国文明的交流，促进共同繁荣。
四、ERA对我国电子档案保存的借鉴意义
(一)我国电子档案保护现状
我国电子文件出现较晚，对它的理论研究不成熟，实践上还在摸索前进。具体来说，全国无统一的标准可循；各部门、各地区的电子文件管理水平和对技术的应用程度差异较大；对电子文件的前端控制不够；电子文件归档之后不能及时处理，把注意力大量放在了如何保护电子文件载体的完整性及进行数据备份上。近期的问题十分突出和严重，假以时日，随着时间的延伸，电子档案的信息服务水平将遇到新的更多障碍，档案工作也许会因为诸种不利情形而受到很大制约，档案工件效率也无法体现。
(二)ERA对我们的启示
1.加强电子文件保护的策略研究。电子文件究竟该如何保护，这首先是一个策略问题。我们从ERA的保护工作中可以得到一些启示：电子文件的保护说到底就是要能再生出电子文件，而不必去过分关注它的载体形式、生成它的软件和硬件环境、以及它的流传过程等这些辅助环节。抓住了这个主流，我们再来酝酿自己的方案。或建立一个类似ERA的系统工程，把那些辅助环节纳入这个工程当中；或另谋高招，探索新的出路。电子文件的保存不能纯粹依靠技术的力量，也不要盲目地投入工作，而应在档案思想的指导下，以技术方法为手段，有步骤、有目的地进行。
2.加强对电子文件管理和保护关系的研究。从ERA对电子文件保存的整个过程来看，电子档案的保护只在形式上独立，在精神和内容上已与管理融为一体，二者截然不可分，相辅相成、协调一致。我们可以得出结论：“保护和管理是截然不同的两个体系”、“为管理而保护”这些传统思想会给电子文件的保存带来巨大的灾难。因此，我们在设计电子档案管理系统时，应加强这方面的研究，把管理和保护的要求结合起来，而不要让其各行其是。
3.加强与其他社会机构的合作。NARA最令人佩服之处，在于它并不急于建立系统，而是先与其他机构合作，进行一连串的研究，等研究结果成熟稳定之后，才去发展系统，因此从开始到现在，ERA并未真正建立。NARA知道，光靠一己之力是不行的，它没有必要、也没有能力去做所有事，有些任务完全可交给政府的其他部门或私人公司去做。对于我们来说，没有哪个档案馆能单靠自己的能力保存所有的电子档案，或在这一领域进行研究和开发，最有效的办法是与有相同志趣，有实力、有经验的国家或企业合作，共享资源。
4.档案事业的发展需要大量具备现代信息技术知识的专业人才。档案信息化建设离不开人才，《全国档案信息化建设实施纲要》也明确地要求加强档案人才队伍建设，《纲要》指出：加强档案业务人员培训工作，加强档案信息化建设相关技术培训课程与教材的建设和管理。我们对人才其他方面的要求仅仅在于培训，不要求专业。长期以来，我们过于看中人的“出身”，档案部门所要的人员首先是必须有档案专业知识，之后再求其他。可是看看ERA庞大的人才队伍，它各个部门也都有相当专业的人员，可它并不要求每个人都要懂档案专业知识，而只要能运用现代技术来为ERA服务就行。我们也应当像人家那样把掌握有现代信息技术的人才吸引到档案部门来工作，增强实力，促进档案事业的发展。