兰忠仙
云南省保山市隆阳区住建局城建档案馆
摘要：现阶段，城市建设如火如荼，而在城市规划及城市建设过程中形成的各类信息资源就成为了城建档案的基本构成要素。在城建档案管理中，要提高管理的实效性和针对性，推行城建档案电子信息化管理势在必行。本文从城建档案电子信息化管理的重要性入手，分析城建档案电子信息化管理实施中的问题及不足，总结相应的解决对策。
关键词：城建档案；电子信息化；问题；措施
城建档案是城市开展规划建设，实施城市管理的主要参考依据，其在城市化建设中起到重要作用。随着电子信息化的逐渐普及和深入，城建档案电子信息化管理已成为新时期城建档案管理的新途径。
一、城建档案电子信息化管理的重要性分析
首先，城建档案电子信息化管理的推行，可以使城建档案的依附载体由纸质向电子档案过渡，从而既为城建档案的保存及查阅提供了便利，也分担了城建档案管理人员的工作压力，借助于网络技术及计算机等设备，城建档案的录入效率得以提高，档案储存空间得以优化，有助于提升城建档案管理的效率。
其次，城建档案电子信息化管理，能够实现管理方式的改变，使管理方式由封闭向开放转变，在档案信息数据的采集、管理及使用上更加便捷化，从而促使城建档案各类资源能够得到科学高效地配置，细化城建档案工作服务层次。而在城建档案的查阅及调用上，信息化方式下的查阅实现了实时化，节省了大量人力，使城建档案查阅及检索速率得以极大提升[1]。
第三，城建档案电子信息化管理模式，可以为城市新项目研发提供重要的信息参考，助力城市科技发展，在城市规划管理决策方案的拟定上，通过调集城建电子档案，可以从多个方向和角度分析研究城建档案信息，从而确保规划决策方案的科学性和精准性，助推城市的创新发展。
二、城建档案电子信息化管理实施中出现的问题及挑战
第一，城建档案主要对城市建设资料、施工资料及监理资料进行收集及归档，早期收录的城市建设单位、施工单位及监理单位的书面档案材料在进行电子信息化档案转换时，受制于城建档案电子信息化管理系统资金投入相对有限等因素制约，城建档案电子信息化管理在实施中难以将城市建设工程的招标文件、设计文件、施工资料、监理资料及竣工验收报告等进行分门别类地录入，城建档案电子信息化管理硬件建设亟需加强。
第二，城建档案要推行电子信息化管理，需要在遵循国家制定实施的城建档案电子信息化管理规定的基础上，结合城市自身实际，对城市建设单位、施工单位及监理单位送交的电子文档、信息数据、建设工程电子文件、元数据及电子文件等进行更加细化的制度规定。在这一环节，在城建档案电子文件及信息数据的收集上，缺乏对声音、图像、视频等电子档案信息数据归类整理的精细化管理规定，导致城市档案电子信息数据齐全度不高，整合力度不强。
第三，城市档案电子信息化管理技术人员在素质能力上有所欠缺，制约影响了城建档案信息数据资料的搜集、制作、编制等工作的实施质量。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆由于城建档案电子信息化管理尚处于普及演进的阶段，城市档案管理人员在学历层次及管理知识上储备上较为有限，缺乏相应的学习培训，导致城市档案管理人员在管理观念，信息化操作水平上与城建档案电子信息化管理的要求不相匹配，在城市建设的档案，如工程施工档案，工程竣工档案的制作，整理及编制中，质量不高，标准不一，规范性不强，对城市档案电子信息化水平的提升造成阻碍。
三、有效提升城建档案电子信息化管理水平的措施方法
（一）提高城建档案电子信息化管理的重视程度，加大相应的专项资金投入
在城建档案电子信息化管理实施中，作为城市档案管理部门及城市建设部门来讲，其应首先对城建档案电子信息化管理工作给予充分重视，通过多种方式，做好城建档案电子信息化管理的普及宣传，使城建档案管理人员、城市工程建设及施工单位理解城建档案电子信息化基于城市发展的重要性。城建档案管理部门要与上级单位加强沟通交流，争取更多的城建档案信息化建设专项资金，以用于城建档案信息化软硬件基础设施的购置。而作为政府部门而言，其应认识到城建档案在自身智慧型城市建设中的作用和地位，加大城建档案电子信息化建设的专项资金投入力度，为城建档案管理部门配备充足的计算机软件、硬件及附属信息化设备，提高城建档案信息化水平[2]。
城建档案管理部门而言，其应对本市的档案管理标准及要求进行综合分析，在购置相应的城建档案电子信息化管理软件或系统时，本着技术成熟度高、规模适用、匹配度高的原则，优选最适宜本地区城建档案管理状况的软件及操作平台，一方面避免出现资金上的浪费，节约成本，另一方面为城建档案资料的传输及共享提供技术上的保障。
（二）强化城建档案电子信息化管理水平，实施更加全面细致的管理方法
首先，在城建档案电子信息化管理实施中，应注重提高电子信息化管理的质量水平，通过综合运用多种信息技术手段，如互联网，云计算等，尽快实现城建档案的网络化及数字化，加快城建纸质档案向电子档案的转化速度，着力提高城建档案在收集、归档、鉴定等环节的操作质量，借助于专人监管，杜绝城建电子档案在信息化操作过程中出现的各类不规范现象。而在城建档案电子信息化管理的执行标准上，各城市城建档案管理部门与国家信息化管理部门应做好沟通，推行统一的城建档案电子信息化标准及范式，从而为城建档案的资源调集及共享奠定基础。
其次，在城建档案电子信息化管理方法上，应在网络化管理的框架下，对各部位的管理权限及管理责任加以落实，一方面通过互联网或局域网，实现城建档案信息资源的连通及共享，另一方面要对城建档案的录入，查阅及修改进行权限设置，避免出现档案删改、泄露、损坏、无档等现象。在城建档案的登记及管理上，要突出城建电子档案的保密性，采取档案登记、查阅、使用的授权制度[3]。
以云南省保山市隆阳区城建档案电子信息化管理为例，该区在城建档案电子信息化管理中，遵循《城市规划法》、《档案法》及《云南省城市建设档案管理规定》等相关规定，结合隆阳区自身特点，实施了《档案密级划分规定》、《档案查阅制度》、《档案保管期限规定》等多项规章制度。针对本区域的城市建设施工行为，在做好指导及监督的基础上，及时跟进《报送工程竣工档案责任书》的签订，《工程档案初验认可证》及《城市建设档案合格证》的审核及发放工作，形成工程竣工地形图、照片、录音、录像等各个层次的电子城建档案，有效促进了城建档案电子化管理的质量水平。
（三）提高城建档案管理人员的素质能力，为城建档案管理的精细化做好铺垫
城建档案电子信息化管理是方式手段，要做到城建档案管理的精细化离不开素质能力全面的城建档案管理人员队伍。在城建档案管理人员的素质能力建设上，一方面城建档案管理部门要吸引及录用熟知国内国外档案电子信息化管理状况，在收集、储存、传输、录入、归档、使用电子档案信息资源方面具备较高理论水平和操作技能的专业档案管理人才，优化城建档案电子信息化管理人员的知识结构；另一方面要针对现有城建档案电子信息化管理人员，做好相应的在岗培训，着重提高其信息化操作能力，为城建档案电子信息化精细化管理做好铺垫。
结语：
城建档案电子信息化管理是信息化发展和档案管理工作发展的必然趋势，在推行城建档案电子信息化管理方案时，应认识到其在实施中面临的一系列问题和难点，着重从资金投入、管理过程、人员配备等方面加以完善，以此保障城建档案电子信息化管理能够真正发挥其在促进城市发展，助推社会进步方面的作用和价值。
参考文献：
[1] 于凡.城建档案信息化管理[J].城建档案，2013，（8）：11-12.
[2] 谢宗先.数字化城建档案馆的信息化建设[J].商品与质量，2015，（38）：97+98.
[3] 雷宏敏.浅谈档案信息化建设[J].城建档案，2013，（4）：59-60.
论文作者:兰忠仙
论文发表刊物:《基层建设》2016年2期
论文发表时间:2016/5/31
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