关键词：新时期；高校教学秘书；提高工作效率；必要性；方法分析
1导言
高校教学秘书的素质能力和工作质量决定着高校整体的教学水平保障，同时影响着高校的改革发展。在教学体制不断变革的环境中，教学秘书的重要性不言而喻。为了适应当前的发展环境，教学秘书需要不断提升自身的能力和素养，对自身存在的不足进行完善，为教育管理工作的高效开展做好准备。另外，高校也要加强对教学秘书的重视，建立完善的教学秘书团队，并通过实施奖励机制来提高教学秘书的热情，营造良好的工作氛围，推动高校教学秘书团队的专业化发展。
2高校教学秘书提高工作效率的必要性
2.1时代发展的需要
规模越来越大的高等教育体系，更高水平的学科专业教学质量的建设，要求高校教学秘书必须也应顺应时代要求，提高工作质量和效率。另外，随着时代的发展，很多院校增设了新的专业，有很多还是新型专业，如人工智能、大数据管理与应用和电子竞技等。新专业应运而生，老专业获得硕士、博士学位授权点。教学管理工作面临新形势、新任务，这些都对教学秘书工作产生新的挑战，相应地要求高校教学秘书要不断改变管理思维，提高教学管理能力。
2.2工作性质的要求
高校教学秘书处在教学管理的最基层，既服务学生又服务老师，工作十分繁杂，小到教室借用、学生成绩单和教师课表及考勤表打印，大到考试和教学任务安排，以及培养计划修订整理。从学期初到学期末，教学工作是一环扣一环，所以对每一项教学任务完成时间限制性比较强，甚至有些复杂的教学任务需要在较短时间内完成。此外，有些教学工作，需要教学秘书在学生、老师以及领导之间反复交流与沟通，才能敲定。这种事务杂、时间紧和责任重的工作性质决定了教学秘书必须提高工作效率。
3高校教学秘书工作内容分析
3.1日常教学管理
一方面，教学秘书需要对上级下发的文件资料、教学档案、课程作业、期末试卷、学生考试成绩及分析表、学生学籍异动资料、教学质量管理资料等等大量文件进行整理、归档，为后续教学管理提供信息基础;另一方面，还需要收集教学计划资料、录入任务信息、安排考试与监考及通知、组织各种报告会及毕业答辩、参与完成各种评估工作、教学工作量安排、各种信息核对等等。
3.2服务一线师生
作为教学管理中的一线执行人员，教学秘书上要承接上级部门管理工作、下要服务教师和学生，需要将基层信息传递给上级，上级任务下达给教师、职能部门，是职能部门和二级学院间的重要纽带。所以，教学秘书必须要树立全心全意服务态度，服务于广大师生。
4新时期提高高校教学秘书工作效率的建议
4.1不断增强高校教学秘书的岗位意识
教学秘书的工作本质属性就是服务性，服务于师生。为了更好地做好服务工作，教学秘书应该要有责任心，要敬业，且更应该注意工作技巧。
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4.2不断提高高校教学秘书的专业化素质
为了使高校的教学秘书能够熟练地掌握工作技能，特别是现时期利用互联网办公，提高工作效率，相关的领导人员应该经常性开展业务培训以增强其素质。在日常的员工见面时，也可以向其传达终身学习的理念，而且还可以给积极参加技能培训的员工以适当的奖励作为激励，这样有利于不断提高高校教学秘书的整体专业素质，推动各方面工作的顺利开展。
4.3建立自身的工作考核机制，提高职业吸引
高校教学管理制度完善与否，要视是否建立自身的工作考核机制。就业的压力使得更多的高学历人员选择教学秘书这一岗位，没有有效的工作考核机制来激励他们，引起动力不足，而后转岗。所以高校可以根据实际情况，选择学生评价、教师评价、自我评价，构建对高校教学秘书评价的合理模型，科学、合理地对高校教学秘书进行评价。这使得高校教学秘书工作能够得到及时肯定和改进，增加工作热情。
4.4职责分工明确，同时不吝啬人文关怀
教学秘书的工作琐碎，但也有自身的工作职责，做好本分，职责清楚，这样不会让教学管理出现空白区，使得管理更加具有活力，领导更应该注重过程而不能只看结果，出现问题要及时解决，而不是一味地指责教学秘书，应让其感受到人文关怀，以便今后无顾虑地更用心地把事情做好。
4.5满足高校教学秘书多层次需求，提高职业归属感
学校应该构造环境，满足高校教学秘书的心理需求和生理需求，使高校教学秘书获得职业的归属感、满足感。繁杂的工作可能会不断消耗高校教学秘书的工作热情，如果爱岗敬业的精神能够在高校教学秘书的心中根深蒂固的话，那么在对待繁杂的工作时，教学秘书的心境定会比较平和，当然也会较少因为心情的原因而导致不必要的麻烦，当其认清教学秘书这个岗位重要性的时候，自然就会产生职业归属感，积极地对待工作。
4.6搭建多样化发展平台，优化工作环境
组织的支持是缓解工作效率低下的一个重要方法。高校应为高校教学秘书提供良好的工作环境，对于其提出的一些促进自身发展等等要求也要给予适当的考虑，不能忽视教学秘书的需求，这样会让高校的教学秘书认为他们与教师是平等的。可以采取资深的高校教学秘书与青年高校教学秘书相结合的措施，这样不仅使青年辅导获得了经验，也使资深的高校教学秘书获得新观点。另一方面，相关的领导人在日常工作中要密切关注高校教学秘书的工作状态，定期的组织一些活动，邀请其他学校的教学秘书前来进行交流，让教学秘书主动地发现自身工作的不足之处，并学习其他教学秘书的高效工作秘诀，这对于高校教学秘书的职业生涯规划以及日常工作的顺利开展都会起到不可估量的作用。
4.7积极吸收新的管理理念
对于任何事情，我们都应该去其糟粕，取其精华，对于新的、能够引起好的反响的管理理念，高校的教学秘书相关的负责人应该积极地吸取适当的管理理念，这样才能够削弱因管理观念滞后，工作积极性不高所导致的工作效率低下的问题。因为当高校的教学秘书负责人员积极性不高时，就有可能对工作失去热情，只负责自己相关的那部分工作，人与人之间严重缺乏沟通，阻碍整个工作的进程。所以负责人应该针对自身的情况，积极吸取横向管理观念，或者是其他更适合自身与整体发展的新型管理理念，增强工作人员的服务意识，以满足新时期对高校教学秘书高效工作的要求。
5结语
综上所述，教学秘书作为高校运营中不可或缺的岗位，需要明确教学秘书工作内容，同时结合影响教学秘书工作效率的因素，针对性对教学秘书岗位进行改进，如完善教学秘书岗位制度、制定准入机制、增加培训机会、实现自我完善等，这样才能够有效提升教学管理质量、发挥教学秘书岗位价值。
参考文献
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[2]王芳.浅谈高校教学秘书工作的思考和认识[J].才智,2018(20):113.
[3]杜静文.浅析高校教学秘书在教学管理中的作用及素质要求[J].艺术科技,2018,31(07):262.
论文作者:许锐
论文发表刊物:《教育学文摘》2019年第11期
论文发表时间:2019/12/6
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