摘要：随着科学技术的迅速发展，我国已经进入信息化社会，计算机技术和“互联网”的广泛推广，为很多行业和领域都带来了机遇和冲击，事业单位的人事档案管理工作同样如此，本文就从信息化社会入手，浅析了信息化对我国事业单位人事档案管理工作带来的发展机遇和问题挑战，并针对如何把握机遇、应对挑战提出几点对策，以供参考。
关键词：事业单位；人事档案管理；机遇和挑战
进入二十一世纪以来，我国经济水平大幅度提升，科技水平也相应提高，电子化办公已经深入到每个行业和领域。事业单位的人事档案管理同样不再采用传统的纸质版档案，无须人工搜索的麻烦，代之而行的是以计算机、网络平台等为代表的高科技的、现代化的管理方式，这些信息化的进程，为我国事业单位人事档案管理带来了很多的优势和机遇，当然，凡事都具有两面性，信息化和高科技的普及也同时带来了新的挑战，怎样合理有度的利用好信息化管理，就尤为重要。
一、我国事业单位人事档案管理信息化管理的现状阐述
（一）基础硬件设施已经具备
随着计算机设备的普及，我国目前绝大部分的事业单位都已经配备了计算机设备等信息化设备，基本都已经采用了计算机管理为主，人工管理为辅的管理模式，只有极少一部分地域比较偏僻，经济比较落后的地区的事业单位还采用完全性人工管理的模式。由此可以看出，我国事业单位人事档案管理基本已经普及了计算机设备，但是，依然没有任何一个事业单位可以采取脱离人工的完全信息化管理。除此之外，还有很多事业单位存在档案内信息残缺、档案管理软件的更新完善不够及时等突出问题。
（二）事业单位人事档案管理中对信息化的利用还不够充分合理
事业单位人事档案的使用者既包括单位的职能部门，也包括对档案进行管理的人员，同时还包括前来查询档案的其他人员。据了解，目前事业单位职工及退休人员，只有在提拔使用干部、分配福利、评定职称调工资、退休时办理退休工资时有需求、才会对人事档案进行查阅。已经开通了网上查询功能，但是，依然有一半以上的人还是采取到档案管理部门查询的方式，仅仅有不到一半的人通过个人查询、社会相关机构查询或者单位内部人员查询等网上查询方式来查询档案。由此也可以看出，目前事业单位并没有充分利用信息化人事档案。
（三）对信息化设备的利用率有待提高
根据国家政策，事业单位的所有部室都已经配备了计算机设备，但是，大部分计算机设备都处于闲置状态，没有真正利用起来，其中比较重要的原因就是事业单位人员平均年龄增大，部分管理人员根本不会使用计算机，这也阻碍了计算机技术的普及。
除此之外，据调查，事业单位中的计算机，有百分之五十的用来处理日常事务，剩下的也有接近一半的计算机用于对机密文件进行储藏，仅有的用于档案管理和查询的计算机，也因为网络主页的不完善和检索功能的缺失而无法得到有效利用，严重影响了人事档案管理的功能和效率。
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二、信息化为事业单位人事档案管理带来的优势和机遇
（一）有利于进一步提高工作效率
在信息化社会之前，事业单位中传统的人事档案管理方式，都是采用的纸质档案，这就需要管理人员根据年代进行收集和整编，但是，一旦有人前来查询档案，那档案管理人员必须亲自翻阅档案进行查找，犹如大海捞针，工作量非常大，而且效率缓慢，同时有可能在翻阅过程中对档案造成损坏，更是得不偿失。
信息化管理的采用，可以建立事业单位的人事档案信息库，并且将人事档案信息录入到信息库中，同时从网上进行共享，这样无论其他人员上网查询档案，还是到档案管理处查询档案，都能够通过搜索引擎迅速调出档案，不但减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率，也保护了人事档案的完整性。
（二）有利于提升档案管理人员的专业技能
信息化社会对工作人员整体素质和能力的要求也越来越高，职工的综合素质直接决定了单位的工作效率和成果。作为事业单位，也可以以信息化普及为契机，对人事档案管理人员进行培训和教育，尤其是做好专业技能和档案管理软件操作方面的培训，帮助管理人员学会高效管理，也有利于管理人员留出更多时间投身于创新和提升业务水平方面。
（三）有利于保护纸质版档案
事业单位传统的人事档案管理方法，一旦有人前来查询档案，管理人员必须到档案室将纸质档案抱出，并逐个翻阅，寻找有效地信息和内容，这种频繁的翻阅和拿放，加之纸张存放时间过长容易变质，很容易造成档案的损害和撕裂，不仅影响档案的直观性和客观性，更存在造成档案丢失的可能性。采用电子版档案，大大减少了管理人员接触纸质档案的频率，进而减少档案被破坏的可能性，有利于纸质档案保存时间的延长。
三、信息化为事业单位人事档案管理带来的挑战及应对措施
（一）对档案管理观念带来的挑战及对策
事业单位的人事档案涉及的内容非常广泛，包括非常多的个人信息，以及非公开的学术、政治和业务方面的信息，因此，传统的档案管理观念一般对人事档案的保密性是非常重视的，几乎不对外开放，开发利用率也相对较低。而信息化时代的到来，使得人事档案的开放程度和保密性都有所变化，作为事业单位，必须对管理人员加强培训，做好人事档案信息的保密工作，同时应当改变思想，敢于对档案进行深层次的开发和利用，从而进一步提升事业单位人事档案的利用率和质量。
（二）对档案管理技术带来的挑战及对策
事业单位的人事档案管理工作，其非常重要的一点就是保密性，因为人事档案涉及政府、单位以及职工个人多方面的利益，一旦有所泄露，影响非常广泛，很不利于对职工利益的保护。传统的人事档案管理方式，在保密性上做的很好，基本不会出现外泄的现象，但是，在信息化时代的大背景下，再使用传统的档案管理办法显然无法顺应潮流趋势，也会引发很多的麻烦，但是，目前的计算机网络技术，对私密文件的保密性相对较差，网络的透明度以及黑客等不法分子的存在，很容易将档案外泄，这也对信息化的事业单位人事档案管理工作带来了挑战，针对这个问题，我们应当一方面按照国家相关法律法规和政策制度的规定，加强档案信息的安全性，另一方面要对档案管理人员加强培训，提高其计算机技术，保护电子档案免受破坏。除此之外，还应当加强档案管理软件的研发，争取研发出保密性更强，效率更高的档案管理软件。
（三）对档案管理人员专业水平带来的挑战及对策
随着社会的不断发展，对管理人员综合素质的要求越来越高，尤其是对学科之间的融合和交叉要有所掌握，事业单位的人事档案管理也是融合了越来越多的新技术和新科目，这都要求人事档案管理人员要培养自己多方面的能力和素质，提升本专业水平的同时加强对新兴技术的运用能力，才能真正促进事业单位人事档案管理的发展和完善。
结语：
随着全球经济的高速发展，信息化必然成为未来各行各业的发展趋势，作为事业单位最为重要的环节之一，人事档案管理工作更应当采取信息化管理，当然，信息化管理对管理人员来说，既有机遇，也有挑战，应当引起事业单位的高度重视，对管理人员加强培训，并着力于管理平台的研发，利用信息化带来的优势，克服其他有可能引发的矛盾和缺陷，以形成高效运转的信息化的人事档案管理流程。
参考文献：
[1] 陈奎武.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].办公室业务,2014,(23):178.
[2] 王振云.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].决策与信息（中旬刊）,2015,(2):87-87.
[3] 冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理,2014,(3):86-87.
论文作者:莫金凤
论文发表刊物:《基层建设》2016年18期
论文发表时间:2016/11/22
标签：事业单位论文; 档案论文; 人事档案论文; 管理人员论文; 档案管理论文; 人事论文; 计算机论文; 《基层建设》2016年18期论文;