关于私营企业档案管理现状及对策研究，本文主要内容关键词为：档案管理论文,私营企业论文,现状及论文,对策研究论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、私营企业档案管理现状与分析。
1.初步建档，缺乏规范。
目前，天津市现有私营企业3万多家，其中有限责任公司2万余家，较大规模的集团40家。据对我市较大规模的私营企业集团调查结果显示，初步建立档案工作的只占极少数。这些已初步建立档案工作的私营企业，由于缺乏档案人才和档案管理经验，档案工作只是刚刚起步，没有健全的档案管理机制，不懂档案管理技术和标准，缺乏现代化的档案管理手段，不能最大限度地保证档案的安全，档案信息得不到有效地开发利用，影响档案效益的发挥。
2.分散管理，无章可循。
有不少私营企业不了解《档案法》明确规定的档案集中统一管理的基本原则，没有统一的档案管理机制和制度，档案都分散在形成部门管理，基本上属于随意性管理或自发性管理。各部门管理形式五花八门，各种应归档的文件材料，既没有组成案卷，也没有查找目录。
3.档案失控，丢失严重。
有不少私营企业在经营管理和生产技术活动中形成的文件材料，没有指定人员管理，或指定了人员管理，人员变动时也没有档案交接手续。由于管理不善，致使档案材料残缺不全，给企业造成了很多无法挽回的经济损失。还有的私营企业兼并了国有企业，档案资产接收过来后，又存在着无柜装、无室放的问题，对这部分档案资产的开发利用更没有摆上议事日程，没有引起足够的重视。
存在这些问题的原因，归结起来有以下3个方面：
第一，私营企业管理者缺乏档案意识。
从私营企业发展过程来看，有不少私营企业家重视生产经营而忽视企业管理，特别是忽视档案的管理。从老板到管理层对档案的概念认识模糊，认为档案就是人事档案，不懂得企业在经营管理和生产技术活动中形成的历史记录都是档案，认识不到档案工作是企业管理工作的重要组成部分，是企业掌握内外部经济技术信息资料，维护企业历史真实面貌，保证企业经营决策科学性，促进企业技术进步，推动企业管理现代化，提高企业效益的一项重要工作。由于认识的局限性，因此，私营企业的决策者，不能把档案工作提上议程，摆上位置，更舍不得投入人力、物力管理档案。
第二，档案法制观念淡薄。
从1988年1月1日《档案法》正式实施到现在已经10多年了，但有不少私营企业管理者自己从没学习过《档案法》，也没组织管理层和员工学习《档案法》，从上到下成了档案法盲，这些企业基本属于档案法制的盲区。由于档案法制观念淡薄，不能依法搞好本企业的档案工作。
第三，档案行政管理部门指导不力。
私营企业的迅速发展，使档案行政管理部门贴紧经济建设为其服务准备不足。私营企业都是无主管上级的企业，档案工作只能依靠各级档案行政管理部门提供指导服务。从宏观管理来看，档案行政管理部门不能及时制订和出台关于私营企业档案管理的有关规定，因而使私营企业的档案管理无章可循。从微观管理来看，由于档案行政管理部门任务重、人手少，对私营企业档案工作还顾不上进行具体指导，使私营企业档案工作处于落后状态，成为全市档案事业的薄弱环节。
二、私营企业档案管理的对策与措施。
1.构建符合市场经济发展的私营企业档案管理模式。
第一，企业自管形式。
一是集中管理型。它是指私营企业建立档案中心、档案室等机构（或指定人员），作为独立的中层组织，行使集中统一管理档案的职能。在管理体制上，形成以档案中心或档案室为基地，以各部门和分支机构为基础的档案管理网络。档案中心或档案室负责档案业务指导，按时接收各部门和分支机构的档案，对档案实体进行科学管理。在统一领导、统一制度、统一管理、统一标准的前提下，达到档案的安全保管、方便利用的目的。
二是集中与分散结合型。它是指私营企业档案管理在领导上、制度上和标准上集中统一，档案实体分级分层次管理。其特点就是着眼统一抓制度，抓好制度促管理。企业成立中心档案机构（或指定人员），有关部门和分支机构设立分室（或指定人员）。企业中心档案机构负责制定统一的制度、标准和进行业务指导，重点保管本企业的行政管理、生产工艺、科研项目、基本建设、产品营销等档案。其它档案，如会计档案、审计档案、设备档案、员工档案、专业技术职称档案等可以根据保管条件实行分室管理。驻地分散的分公司、集团所属的子公司可以采取分级管理等。选择集中与分散相结合的管理形式，并非是削弱档案工作，而是在统一的制度下，由一个部门的责任变为在一个部门主管下几个部门的共同责任，更有益于档案工作的开展。
第二，社会管理形式。
一是建立档案协会为私营企业提供档案咨询服务。随着私营企业的发展，同行业间相继成立了商会等组织，用以联系各企业的协同关系。由此可见，私营企业档案工作也需要有一种协作性的社会组织为其提供技术和业务服务。为了适应私营企业的这一客观要求，应该急需建立企业档案协会，作为联系私营企业档案工作的桥梁和纽带。档案协会不同于现在的档案学会。档案学会重在档案学理论研究和交流，而档案协会将是一个重要的民间组织，作为企业间自愿联合、自愿协作、进行档案业务交流的民间组织。它可以将各行各业、不同所有制企业的档案工作者（团体或个人）组织起来。
二是建立档案事务所为私营企业提供有偿服务。当私营企业的经营者视档案为企业的重要资源和资产，企业档案和档案工作真正成为自己的事，是企业发展的一种必然的要求，档案工作就会被放到相应的位置而得到应有的重视。档案行政管理部门不会再要求企业成立专门的档案工作机构及相应的人员配备等等，因为企业档案管理水平的不断提高是企业自身的事情。只有不断提高档案管理水平，才能使档案在企业发展中发挥重要的不可替代的作用。而档案行政管理部门有责任对私营企业贯彻执行《档案法》情况进行执法检查，对企业的档案工作以法律形式加以规范，要求企业依法管理自身的档案和档案工作。鉴于来自私营企业自身的动力、自觉性和来自外部的法律的约束和压力，因此，我们认为在市场经济条件下，建立档案事务所，为私营企业提供档案业务服务势在必行。档案事务所的主要任务是：一方面提供档案业务咨询服务，另一方面提供整理档案服务。组织专业人员为私营企业建档和整理档案。
三是建立文件保管中心为私营企业代存档案。在档案行政管理部门的统一规划下，建立文件保管中心或在现有国家综合档案馆的基础上代行文件保管中心的职能，对一些规模较小或不具备保管条件的私营企业，其档案可以由市、区、县设立的文件保管中心代为保管。文件保管中心由受过专业教育的人员组成，且从业人员必须持证上岗。文件保管中心经营方式为有偿服务，按照档案的数量和内容重要程度进行收费，收费标准要经物价部门批准。文件保管中心和私营企业双方签订保管合同，明确双方的权利、义务及违约责任。私营企业对保存在文件保管中心的档案有永久的所有权，文件保管中心负责档案的整理编目，保证档案的安全和保密。
2.构建私营企业档案的宏观管理体系。
第一，加强监督，依法行政。
对私营企业档案工作要依法进行管理。突出依法抓档案工作，抓好档案工作促进法制建设。在计划经济中，生产、流通、分配与消费者之间的关系以及为此的各项管理，基本上是靠计划指令联结起来的。而在市场经济体制中，则是靠自主的市场主体间的契约连结在一起。市场经济是法制经济，为保证这种契约的公正和得到遵守，就需要有完备的法律规范来保障。在市场经济条件下，单靠行政手段来抓私营企业档案工作就行不通了。而必须代之以法律法规为主，教育的、经济的、行政的等各种手段相结合的管理方式。为此，档案行政管理部门必须加大对私营企业的档案行政执法力度，用法律手段帮助私营企业建立健全档案工作。
私营企业由于其所有制形式决定，档案所有者在某种程度上有着不受档案行政管理部门行政干预的自主权，因此，档案行政管理部门对私营企业档案工作进行监督指导也会受到一定的限制。针对这个特点，必须依据法律法规进行行政执法监督检查。《档案法》规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。”这说明凡是对国家和社会有保存价值，关系到国家和民族利益的档案材料，无论是谁所有的档案，其所有者都有妥善保管的责任和义务。因此，作为档案行政管理部门有对这些档案的管理进行执法监督和强化管理的权利。依法监督私营企业的档案工作，应从实际出发，研究制订依法监督的制度和措施，切实做到有法必依，执法必严，违法必纠。执法监督带有强制性，要求私营企业必须依法搞好档案工作。在实施档案执法监督检查时，要采取督促和疏导的方法，以法律制约和启发企业自觉相结合，帮助私营企业加强档案工作。
第二，制订规定，加强指导。
一是制订和出台私营企业档案管理规定。要搞好私营企业档案工作，应制订和完善有关法规，使之有较强的制约作用，并在实际工作中确保其执行和遵守，真正实现法规对私营企业档案工作的保障作用和档案工作对私营企业发展应起的促进作用。当前，应当抓紧制订和出台《私营企业档案管理规定》，以政府规章的形式颁布执行。《私营企业档案管理规定》的基本框架大致有以下几部分：一是总则，包括法律依据、管辖范围、档案范围、档案行政管理部门监督指导关系、企业管理档案的权利和义务、档案管理原则；二是档案管理体制，包括管理制度、管理条件、管理人员和职责；三是档案管理，包括档案构成内容、归档范围和要求、整理标准和方法、保管期限、鉴定销毁、提供利用、档案移交；四是法律责任，包括违法行为种类、处罚形式、行政复议形式；五是实施时间。通过制订《私营企业档案管理规定》，作为考核私营企业档案工作的依据。
二是突出重点，抓好队伍。我们认为，档案行政管理部门对私营企业档案工作应确保抓重点，抓住重点促发展。全国私营企业有150万家，天津市有3万多家，要家家都抓起来是绝不可能的，也是没有必要的。我们的方针应该是“稳住巩固一批，扶植发展一批，放弃一批。”即要稳住巩固那些档案工作基础扎实，各项管理较正规，经济效益较好的私营企业集团；扶植那些上规模档次的，发展速度快的，起龙头作用的高科技企业；放弃那些管理不善的，技术落后的，规模较小的企业。根据这一方针，采取分类指导，典型引路的方法，促进私营企业档案工作不断上水平。
私营企业档案工作要有所发展，关键还是靠人才，因此，必须重视档案人才的教育和培养。我们经常说档案管理的关键是领导，但是决定其水平的因素主要还是档案人员，他们才是档案事业的主力军，即使是争取领导重视也主要靠档案人员的工作。因此，激发档案人员的自觉性，调动档案人员的积极性，提高档案人员的工作能力，是档案行政管理部门的重要责任。
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