摘要：文档在事业单位进行政活动方面积累了很多经验，更是事业单位的信息库。因此，为了实现事业单位的效能化发展，我们必须提高文档的使用价值，重视文档的作用，注重文档的管理，建立完善的文档管理系统。本文分析了事业单位文书档案管理工作的重要性，指出了当前文书档案管理工作中存在的问题，并对事业单位文书档案管理工作的完善和发展前景进行了进一步探究。
关键词：文书档案；事业单位；效能化
文书档案客观的记载了事业单位在行政活动方面的实际内容，并反映了事业单位经历的发展道路，它是事业单位在行政活动方面所积累的经验，更是事业单位的信息库。因此，文书档案管理已经成为事业单位工作的必不可少的部分，它使得档案管理的工作效率得到提高，保证了档案管理工作的绩效。
一、文书档案整理在事业单位中的作用
文书档案产生于事业单位的行政活动中，使用文书的形式记录下来，并且最终以档案的形式保存下来的文件。其主要的形式有通知、决定、请示、布告、指示、、简报、信函、会议记录等。文书档案整理就是将这些形式的文件收集起来，并且进行分类整理后保存起来，方便利用，也体现了事业单位行政活动文书的规范化及系统化。
文书档案整理工作是促进事业单位档案建设的重要环节。众所周知，在事业单位发展中档案管理越来越重要，是事业单位管理的重要环节，而文书档案作为一种重要的档案类型，必然也在档案管理中起到重要的作用。只有做好文书档案整理工作才能保证文书被完整地保存下来，同时也是促进其规范化和系统化的关键，也是提高文书档案利用率的重要保证。通过文书档案整理将事业单位的行政活动记录进行收集、分类、整理、编目，以便查阅及使用。另外，在进行文书档案整理过程中可以检验文书是否收集的完整，在哪些方面有疏忽，在此对档案收集工作有一个监督的作用。文书档案的整理工作是文书档案管理中的重要环节，在整理中可以对档案进行比较和鉴定，将档案的价值确定出来。
第二，文书档案整理工作对档案信息资源的开发具有重要的作用。进行文书档案管理的主要目的是为了使得文书档案可以被有效地利用。将较为分散的文书档案进行系统化的整理，尤其是在分类、编目之后可以有利于使用者进行查询，将档案的价值充分发挥出来。因此，只有做好文书档案整理工作，才能规范化地整理文书档案，有条不紊地呈现出事业单位发展的脉络，有利于今后进行查阅。
第三，文书档案整理工作对事业单位档案管理工作的持续发展具有重要的作用。对文书档案进行整理，可以监督档案收集工作，因此，对档案收集工作质量的提高具有重要的作用。文书档案通过整理，编目可以很容易分辨出文书档的保存价值，同时对档案检索体系的建立也具有重要作用。
二、文书档案管理存在的问题分析
文档管理确保了文件能够有序组织在一起，如果文档管理的工作不能做到科学化、合理化，那么很难保证文档的完整性。所以，要把文档管理的工作放在重要位置上。为了实现事业单位的长远发展，我们必须建立完备的管理系统和合理的管理制度。
（一）忽视文书档案管理工作的重要性
现在的事业单位忽视文书档案管理工作的重要性，忽略了文档管理在事业单位起到的重要作用，致使文档管理不能有效工作，不能有效反映文档的价值。文档管理机构的信息资源，忽略了文档信息收集对事业单位今后的发展是非常不利的。文档采集是文档管理的基础，如果文档没有收集好，这就造成了文档的缺乏和资源的缺乏，更不可能形成完善的文档管理系统。这也会造成重要文件的丢失。
（二）文书档案缺乏科学的管理
计算机的出现使得文档的很多步骤不再局限于手写，而是利用计算机解决这些问题。它和以前的纸质文档比较，具有不易损坏，保存时间长的优点，更好的确保了文档的安全性和稳定性。因此，为了取代纸质文档，电子文档的管理也需要不断改进和完善。最主要的一点是重视安全性和保密性。
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（三）工作人员业务素质有待提高
单位的档案管理人员没有得到领导的重视，无论是知识层面还是业务水平上都不能达到相应要求，这阻碍了档案工作的合理化发展。另外，这些人可能是从其他岗位临时调配，在工作和管理中毫无经验，管理办法也因循守旧，完全没有创新思想。
三、信息化的文书档案管理方法
文书档案是从国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理事务活动中分支出来的，一般文员把转化过来后的这部分，习惯性的叫作文书档案。囊括了命令、指示、决定、通知和总结等重要信息。文书档案管理就是行政活动的业务单元文件按照规定和要求进行科学分类和安排并保存。让事业单位的行政活动文书更加有条理，查阅便捷。
（一）以人为本
无论科技如何发展，社会怎样进步，工作的主体依旧是人。因此，以人为本的理念依旧是每个事业单位工作的基石。在单位中，应该足够重视档案管理人员的价值，认清他们在单位发展中的作用，对他们多沟通了解。在档案工作需要各部门配合完成时应该主动。让管理人员找到工作的热情，自觉完成工作。
（二）最新科技手段融入文档管理
结合现代科技手段管理文书资料的意义重大，因此应得到事业单位领导的足够重视。增强管理工作的工作效率，将信息准确、完整地保存下来，并且能够快速完整地建立网络管理阅读模式。将所有资料在网络上科学管理保持将是档案管理工作发展的必经之路。现在先进的计算机技术不仅提高了文档管理的效率，也保证了文档的质量，实现了信息化的建设目标。因此，现代的文档管理必须有文档软件系统的支持。资源建设对档案信息化建设起着关键作用。数字化的档案资源大体来自三方面：一是将传统文件转化为数字文件；二是接收到的电子文件和文件转换为数字文件；第三是采集数字化的信息资源。
（三）按照实际情况安排工作人员
档案工作人员必须具备一定的档案专业知识，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做好档案的管理、收集、整理及提供利用等工作，并对本单位档案工作进行监督、指导和检查，不得玩忽职守。根据单位的实际情况合理的安排档案员。
（四）构建安全保障体系
档案的安全保管和有效利用，是档案工作最基本的两项任务。档案的安全保管，关系到国家档案文献遗产和历史文化的长久传承，关系到国家核心信息资源的有效控制。只有在充分保障档案本体和档案信息绝对安全的前提档案事业的其他各项工作才能顺利开展。
结语：
文书档案本身存在着巨大的价值，能否完善保存下来对于事业单位意义深远。档案的整理工作就在于将琐碎的价值系统化，完整地呈现给大家。在建设完整的档案管理体系和实现事业单位效能化道路上，文书档案整理工作犹如一块基石，奠定了可持续发展档案管理事业的路。
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论文作者:黄淑芬
论文发表刊物:《基层建设》2018年第6期
论文发表时间:2018/5/23
标签：档案论文; 文书论文; 事业单位论文; 工作论文; 文档论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 《基层建设》2018年第6期论文;