文书档案管理信息的电子化应用研究①
陈心威
(福建省科学技术信息研究所 福建福州 350003)
摘 要： 文书档案管理信息工作是记录保存社会发展情况的主要形式，随着社会的发展，文书档案管理信息电子化的应用越来越广泛，本文首先阐述了文书档案信息电子化的优点，然后分析文书档案信息电子化存在的问题，最后提出改善文书档案信息电子化的策略，如提升安全性、创新管理方法、提升管理人员素质等。
关键词： 文书档案 管理信息 电子化应用
文书档案管理是档案管理中重要的组成部分，在文书档案管理中应用电子化管理，可以有效提升文书档案管理工作的效率。随着信息化时代的到来，很多信息的传播通过网络渠道完成，为文案信息管理提供便利，同时也带来很多问题，所以在文书档案信息管理电子化应用时要采取相应的策略，提高档案管理的质量。
1 文书档案管理信息电子化的优点
1.1 使用方便，便于检索
传统的文书档案管理工作通常使用手工进行操作，在实际工作过程中容易出现信息收集不完整的现象，而且在抄录过程中容易漏抄、字迹不工整。而利用电子化文书档案管理，可以利用光盘、硬盘、网盘作为载体将信息储存在上面，档案管理工作也都可以在计算机上进行，利用计算机的高智能性和运算的高速度性，在处理档案信息时有很多便利，既节约了人力又提高了准确性，而且在检索翻阅档案时，节约大量检索的时间，避免在对文书档案翻阅时对档案造成损坏。
（4）构建蓄滞洪区地形数据高程模型，确定模型的内部和外部边界条件，包括模型内的口门、桥梁、安全区及上游入流、下游出流边界条件。采用有限体积算法构建蓄滞洪区二维非恒定流数值模型。利用数值模型对输电线路杆塔建设前后蓄滞洪区行滞的洪水进行模拟，提出流场分布图、水位、水深分布图，分析水位壅高、流速变化及冲刷情况。
1.2 提高档案管理的安全性
传统的文书档案管理中大部分档案信息都记录在纸质文档之上，对于管理环境的要求比较高，要保持空气环境的干燥、凉爽，以免出现字迹模糊、纸张腐烂的现象，而利用电子档案管理方法，将档案信息记录在光盘、硬盘之中，可以杜绝外部环境对于档案的侵蚀，大大增加了文档的安全性。
1.3 提升文档传输速度和安全
在电子化文本档案管理之中，利用网络的便利可以打破档案传输在时间、地域上的限制，通过将档案信息上传在网络资料库之中，各个地方的人们都可以在任何时间通过网络对资料进行检索、查阅。另外传统的档案传输主要靠人力，在传输过程中容易出现资料丢失的现象，而利用计算机网络进行传输，可以大大提高文书档案传输的安全性。
2 文书档案管理信息电子化的问题
文书档案信息电子化不仅仅是靠档案管理部门一个部门的努力就可以做好的，而是要制定完善的管理机制，结合各个部门的共同努力，一起建设完善的电子化信息档案系统。如今黑客、木马、病毒在网络之中十分常见，黑客可以利用科技手段在电子化信息档案传输过程中植入病毒或木马获取信息，造成重要数据信息的泄漏，而且木马、病毒的侵入会造成电脑瘫痪、档案信息被篡改或删除的现象，这些问题对电子档案的安全造成很大威胁。
2.1 档案信息真实性难以保证
文书档案管理信息电子化是顺应时代发展的必然趋势，所以档案管理人员必须掌握先进的档案管理意识和计算机软件使用技能。首先提升档案管理人员的电子化信息管理意识，认识到文书档案信息电子化的重要性，对待工作要认真负责，促进文书档案信息电子化在日常工作中的积极建设，培养成定期将纸质档案转化成电子化文书档案的习惯，并将档案信息进行备份，储存在不同的电子设备之中如硬盘、光盘、网盘之中，提高档案信息管理的安全性。其次单位领导加强对档案管理人员的培训，一方面增强管理人员纸质文书档案管理工作的专业水平，使管理人员能够明确管理工作中各个环节，另一方面提升档案管理人员对于计算机几个各类电子化信息档案管理软件和安全软件的应用，只有对信息软件做到熟练地运用，才可以在文书档案管理信息电子化过程中发挥最大的作用。最后提升档案管理人员的法律意识，单位档案包含很多重要的信息，包括单位财务、经营、管理信息等，一旦无泄漏会对单位造成严重的影响，所以要使档案管理人员认识到档案管理工作中的法律责任，从而使管理人员能够认真、负责的加入到档案管理工作之中[2]。
其次还要引进先进的电子信息档案管理系统，利用先进的网络安全系统，设置防火墙、杀毒软件等，防止病毒、木马、黑客对计算机的侵入，计算机人员要加强安全防护软件的安装及更新，对于网络信息进行及时的过滤，拦截有危险的网络信息。同时电子档案管理系统同时要有记录功能，可以将档案浏览信息和下载信息记录下来，对于不正常的浏览和下载可以及时进行拦截和警报。
2.2 文书档案信息电子化的管理机制不完善
文书档案管理工作的电子化应用虽然大大提高了档案管理工作质量和安全性，同时也为人们的生活工作带来很多便利，但是由于电子设备、管理机制、管理人员素质等也会为档案管理信息电子化工作带来很多问题。
2.3 档案管理人员专业素质不高
文书档案管理信息的电子化管理对于管理人员的专业素质有很高的要求，档案管理人员不仅对纸质文书档案的管理工作十分熟悉，还要求档案管理人员要熟练使用计算机技术，对于相关的文档管理软件能够做到熟练地运用。但是目前档案管理人员的文化知识水平有限，而且年龄普遍偏高，对于文书档案管理的新理念、新技术接受能力差，不能适应文书档案管理信息的电子化进程。
3 文书档案电子化应用策略
3.1 提升电子化档案传输安全性
在电子文档传输过程中建立隔离带，通过隔离带的限制是档案信息只能在设置好的区域内传播，防止档案信息流向外部网络造成信息泄露或被人恶意篡改。设置相应的浏览权限，比如设置密码或者手机验证码，只有正确的密码或者手机验证码才能获得浏览权限。在传输过程中可以设置隔离路由器，屏蔽不在传输范围内的IP地址，这样可以进行有针对性的文档信息传输，避免档案信息在传输过程中被人恶意更改[1]。
在泥石流灾害高发区做好巡回检查，及时提供灾害前兆信息，及时报告和处理险情。在危险区边界设置警示标志，在泥石流活动区内禁止爆破、削坡等可能引发或加剧泥石流灾害的各种工程活动。
3.2 提升档案管理人员的专业素质
电子文件同于纸质档案，纸质档案在修改后有明显的修改痕迹，但是对电子文件的修改不仅比较简单，而且在修改过后没有任何痕迹，使文档的保密性变低，虽然有一些科学技术可以减少对文件的伪造、修改的现象，但是电子文件内容发生内容变化的可能性依然很大，人们获得的档案信息缺少真实性。另外在传统的文本档案中人们可以通过对笔迹、签名以及盖章的辨认判断档案是不是原版，而在电子化信息档案中，已经不再具有字迹的特点，人们仅根据字体、字号对档案进行电子文档的输入，这些都是电子化信息档案管理中面临的保密性问题。
在被调研的163位对象中，女性比例高于男性，分别为63.2%和36.8%。城镇人口略高于农村人口，分别为56.4%和43.6%。年龄主要集中在23～44岁之间，约占总数的67.5%。月收入主要在10 000元以下，约占95.1%。受教育程度大部分集中在大学本科/大专和高中，分别占到62.6%和26.4%。被调研者每年平均参团出游次数主要为1次，约占74.2%。他们中有约31.3%的人是企事业单位的普通职员。
3.3 对档案电子化进行创新
文书档案管理的主要工作内容是对信息进行收集、整理、保存，在档案管理过程中工作人员要注意对档案管理工作的创新，从而提升电子化信息档案管理水平。在信息化时代，人们多数交流都在各种通讯软件之上，所以档案管理人员可以通过QQ、微信、电子邮箱作为收集信息的渠道，在电子化信息档案的分类存档以及备份过程中也要进行创新，针对不同的用处可以进行不同的归档保存，以施工企业档案信息管理为例，可以根据不同部门进行归档保存，还可以根据施工进度、审计需要、财务计划等多个方面进行保存，使文本档案管理信息电子化带来更多便利。
4 结语
综上所述，文书档案管理信息电子化可以提升档案管理工作的质量和安全性，但是在进行电子化信息档案管理过程中，要考虑在传输过程中的安全问题，以及预防黑客、木马、病毒的恶意入侵，同时加强档案管理人员地专业素质，使其能够了解更多先进的档案管理技术，加快文书档案管理信息自动化的进程。
2015年，991代保时捷911 GT3 RS已经将那台4.0升水平对置6缸自然吸气发动机列为标准配置了，7速PDK双离合变速箱也首次出现在了这个小众家族中。除了动力总成的变化，这款911 GT3 RS在轻量化和空气动力学方面表现出了极大的进步，而全新的扭矩矢量控制系统等高科技配置也赋予了它更为极致的驾驶感受。虽然它的最高车速“仅为”310公里/小时，但却拥有仅用时7分20秒就跑完纽博格林北环赛道的能力。
参考文献
[1]李丽.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].电子世界,2019(7)：170-171.
[2]周小荣.探讨文书档案管理信息的电子化应用[J].科技资讯,2018,16(2)：27-28.
中图分类号： G271
文献标识码： A
文章编号： 1674-098X(2019)06(a)-0157-02
DOI： 10.16660/j.cnki.1674-098X.2019.16.157
①作者简介： 陈心威（1983，7—），女，福建福州人，汉，本科，工程师，研究方向：科技档案。
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