档案信息的组织方式与档案信息管理系统，本文主要内容关键词为：档案论文,信息管理系统论文,组织论文,方式论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案信息是以档案为物质存在形式的信息，是文献信息的重要组成部分。它既有一般文献信息的共同特点，又有不同于其他文献信息的特性。档案信息组织是将处于无序状态的特定档案信息，根据一定的原则和方法，使其有序化、系统化的过程。通过对档案信息内容加以揭示和组织，可以提供多种检索手段和检索途径，满足社会利用档案信息的需要，使档案信息资源得到充分开发和利用。
1 档案信息的组织方式
档案信息组织直接采用了信息科学的理论、方法和技术，信息科学中的系统论、控制论、信息论为档案信息组织提供了方法论基础，而计算机技术和人工智能则为档案信息组织提供了先进的技术手段，大大提高了档案信息组织的效率和质量。尤其是计算机信息网络的发展，将改变传统的档案信息组织方式，产生新一代的档案信息系统，使档案信息组织与检索步入新的阶段。
1.1 传统的档案信息组织方式
传统的档案信息组织方式大多表现为手工编制的目录、索引、文摘、综述等形式，局限于文本信息的组织。所处理的主要是二次档案信息，属于高度专业化、规范化的信息组织方式。传统的档案信息组织方式可分为以下几种：
(1)按对档案信息内容的揭示程度，可分为目录组织法、索引法、文摘法、综述法等，下面分述之。
档案目录组织法是对档案的内容和形式特征进行全面系统的揭示，并按一定的方式加以记录和编排，其表现形式是各种档案目录，如分类目录、主题目录、题名目录、责任者目录等。
档案索引法是深入揭示档案的某一方面特征，注明其来源出处，并按一定方式加以编排。与目录组织法相比，索引法揭示档案信息内容更为深入、细致。
档案文摘法是对档案信息内容进行浓缩加工，简明确切地揭示档案内容，为用户提供精练的档案信息。与目录组织法和索引法相比，文摘法不仅能提供档案线索，而且还能准确地反映和报道档案原文中的信息。
档案综述法是将一定时期、一定数量的档案材料中的档案信息进行综合加工，它不限于揭示某一份档案的信息，而是对一定范围内众多档案材料进行分析、研究与综合加工。
(2)按对档案信息特征揭示的角度，可分为分类组织法、主题组织法、代码组织法、题名组织法、责任者组织法等，下面分别作些介绍。
分类组织法是将档案信息内容依据档案分类法进行揭示和著录，并依分类号顺序进行系统排列。主题组织法则是将档案信息内容依据档案主题词表加以揭示和著录，并依主题词的字顺系统排列。代码组织法是利用档案代码系统和档号、文号等来组织档案信息。题名组织法是从档案题名特征入手，对档案信息内容加以揭示和著录，并依题名字顺进行系统排列。责任者组织法是从档案责任者的角度，对档案信息内容加以揭示和著录，并依责任者字顺进行系统排列。
(3)按排序方式，可分为编号组织法、字顺组织法、时序组织法、地序组织法等。其中，编号组织法是将档案信息特征依号码顺序进行组织和排列，分类组织法和代码组织法都属于编号组织法；字顺组织法是将档案信息特征依字顺进行组织和排列，主题组织法、题名组织法、责任者组织法等都属于字顺组织法；时序组织法是将档案信息内容依时间顺序进行组织和排列，如档案综述中的大事记就属于时序组织法。
1.2 网络环境下的档案信息组织方式
在网络环境下，档案信息资源多以数据库、信息库的形式存在，除了传统的档案信息之外，还包括大量的图形、图像、声音、视频信息等。因而信息组织与检索的对象逐渐多样化，其范围也随之扩大，已不再局限于对档案文献特征的描述，而是深入到知识单元、信息单元中去。由于信息量剧增，信息传递速度加快，要求采用自动化的档案信息组织手段，如自动分类、自动标引、自动编制和管理分类表、词表，自动编制目录、索引、文摘以及自动搜索网上信息源等。此外，用户成份也发生了很大变化，要求信息组织方式透明化、易用化。目前，网络环境下的档案信息组织方式主要有下面几种：
(1)自由文本方式。它是对非结构化的档案全文信息进行组织和处理的一种方式。它无需前控，也不需要用规范化语言对档案信息进行复杂的前处理；它不是对档案特征的格式化描述，而是用自然语言深入揭示档案文献的知识单元，根据档案全文的自然状况直接设置检索点，能够完整地反映出档案原文的全貌，主要用于档案全文数据库的组织。
(2)超媒体方式。它是一种将网上相关多媒体信息有机地编织在一起的信息组织方式。它以节点为基本单位，节点间以链路相联，将网上信息组织为某种网状结构，使用户可以从任一节点开始，根据网络中信息间的联系，从不同角度浏览和查询任何媒体所载的各种信息。
(3)主页方式。它是一种类似于档案全宗的组织方式，它将有关某一机构或某个人物的各种信息集中组织在一起，是对某个机构或人物的全面介绍，介绍的详略程度由建立主页的单位或个人自行决定。
(4)联机编目方式。入网的档案机构根据统一的规则和格式进行编目，各单位生成的书目数据通过网络进行实时传送和交换，形成一个逻辑上的书目库，实行书目数据的规范化和大规模生产。
2 档案信息管理系统
档案信息管理系统是档案信息组织的最高表现形式，是档案信息组织发展到高级阶段的产物。它对档案信息进行收集、整理、加工、存贮，并通过一定的技术装备和技术手段，实现档案信息的传递与交流。它是文献信息系统的重要组成部分，与社会其他信息系统和工作系统有着密切联系，具有一般信息系统的特性。
首先，它是一个与社会发生广泛联系并相互制约的开放式系统。档案信息管理系统从社会输入档案信息，经过加工处理后再向社会提供档案信息服务，是进行档案信息交流、为社会各方面服务的档案信息中心。其次，它是人们为管理和利用档案信息而建立的人工系统。与自然系统不同，档案信息管理系统不仅以适应环境而求生存，而且能主动地改造环境以求发展。同时，它还可以预测未来的发展趋势，适应外部环境的变化，及时调整和优化自身结构，拓展新的功能。
档案信息管理系统由四个子系统组成，各子系统的功能如下：
(1)输入子系统。其功能是收集、鉴定和筛选档案材料，使有价值的档案信息源源不断地输入到系统中，形成档案信息管理系统丰富的信息资源。
(2)存贮加工子系统。其功能是对档案中包含的信息进行揭示、加工与组织，以档案条目和机读数据的形式，对收集来的档案材料进行特征描述和信息存贮，使大量繁杂的档案信息有序化、系统化，以便检索和利用。
(3)输出子系统。其功能是提供多种检索途径和检索手段，将经过加工处理后的档案信息提供给社会利用，使用户能迅速、准确地查找到自己所需要的档案信息。
(4)反馈子系统。其功能是通过统计和用户调研等方式，随时掌握和分析系统运行状况与用户需求情况，使用户和系统之间得以交互，从而保证相关档案信息的输出，满足用户的信息需求，使系统不断完善和优化。
档案信息管理系统是由目标、资源、设备、方法和功能等要素组成的有机体，须对它进行科学管理与优化控制，并对系统的每一要素及其运行状况进行协调，使系统达到最佳运行效果，以保证系统目标的顺利实现。一般来说，档案信息管理系统的优化控制可从以下几方面进行：
(1)统一规划，整体协调，合理划分与组织系统的内部结构，保证系统流通渠道畅通。
(2)采取规范化、标准化等措施，提高系统的工作效率和质量，避免重复劳动和人力、物力、财力的浪费。
(3)及时引进最先进的技术和设备，加快自动化建设步伐，使系统的功能不断增强。
(4)科学评价现有系统，及时发现系统中存在的问题，提出改进意见，逐渐完善系统的结构和功能。
(5)保持系统与外界的联系和沟通，随时吸取其他信息系统的优点和长处，以达到系统与外界环境的动态平衡。
档案信息管理系统的性能可从以下几方面进行评价：
(1)信息的完备性。系统是否存贮了足够的档案信息，来满足用户的多种需求。
(2)系统的效率。系统能否快速、方便、有效地提供信息服务，具有较高的检全率和检准率。
(3)安全性。包括信息安全和系统运行安全等。具体而言，系统提供的信息是否准确可靠，有无保密措施，能否合法监控；系统发生故障的概率是否较低，排除故障的措施是否有效等。
(4)经济性。能否用较低的成本创造较好的社会效益和经济效益。
(5)兼容性。系统各组成要素之间、系统与其他信息系统之间能否分享信息处理成果，在较高程度上实现信息资源共享。
(6)扩展性。能否方便地增加结构和功能模块，以随时适应外界环境的变化，使系统不断完善。