摘要：办公室工作处于上传下达的关键地位，推广标准化工作对企业的提质增效具有重要作用。本文在分析公室工作特点、标准化工作推进效果及企业内外部形势变化的基础上，从大局意识、优质服务、持续改进等方面，对新形势下办公室工作标准化提出了几点思考，并对应用效果进行了总结，对铁路系统办公室标准化工作提供了有益借鉴。
关键词：新形势；办公室；标准化；优质服务；大局意识
一、背景资料
按照“全局办公系统深入开展‘强基础、提标准、树形象’主题实践活动全面提升工程拓展年实施方案”要求，我们在巩固前期成果的基础上，结合单位实际，在2015年进行全面拓展，着力提高办公室整体工作水平。
我段办公室主要负责总务、节能环保、武装、专特运、文秘、档案、票证、企业管理、电话、办公网络、视频会议、住房管理、招投标、法律事务、汽车管理等工作。
二、电务段办公室工作的主要职能
1、纽带职能。作为联系段领导、各职能部门及下属车间的纽带，以便于更
好的促进各部门之间进行协同合作，既要充分了解领导工作意图，又要以准确的形式向相关职能部门或基层车间传达，并做好后续工作的协调和督促。
2、资料汇总和建言献策职能。办公室既是各相关职能部门的文件办理、归
档、整理、汇总的中心，也是内部各项工作的督查督办、协调汇总的总调度中心，并承担了对电务段的总体工作进行分析，并做出针对性建议的一部分工作。
3、服务职能。在单位内部，办公室作为一个服务角色，不仅对段领导提供
服务，还要对单位内部职能部门和员工进行服务，想员工所想，急员工所急，给领导和员工提供良好的后勤保障。
4、管理托底职能。电务段内部大量无法明确分配专职部门分管的工作，例如法律、能源、武装、签票、应急抢险等都需要由办公室进行托底管理。
三、新形势下办公室工作标准化建设的主要做法
1、规范提高，建设完善制度文化体系
在广泛营造氛围的基础上，我们对两办的整体工作进行了认真梳理，对既有的规章制度办法进行修订完善，结合实际，修订完善了岗位责任制、工作计划总结制度、会议制度、学习制度、保密制度、请销假管理制度，完善了计划生育、公文处理、档案管理、环境卫生、办公自动化、机动车管理、能源管理等26项管理制度，提高了制度的科学性、严谨性和文化含量。同时，按照路局“全员全领域创新”要求，组织两办全体人员围绕本职工作开展全员管理创新、科技创新、群众性创新，提高工作效率和水平，提升“三服务”意识和能力。（部分创新成果见附件）。
2、树标立样，建设系统典型文化体系。我们在全段积极营造崇尚先进、弘扬典型的浓厚氛围，坚持每年评选表彰20名“模范石电人”和20名“安全生产好家属”，并在段《信号之光》报持续报道先进事迹，编印精美的年度《光荣册》，拍摄《身边的榜样》电视宣教片，激发干部职工潜在的正能量。为了引导广大职工牢固树立标准意识，落实作业标准化，提高设备质量，我们在全段持续组织开展了“标准化作业职工”评选活动。此外，我们充分利用段《信号之光》报持续办好“典型引领”彩版专刊，深度挖掘提炼并大力宣传在推进标准化建设中的先进集体和个人，引导激励广大职工向身边的先进看齐，学有目标，赶有方向，使广大职工在安全生产实践中自觉落实安全文化理念，促进标准化建设的整体推进。
3、营造氛围，建设优雅环境文化体系。全力办好段《信号之光》报、石电手机报，试行蓝信、微信内部工作信息交流平台，构建全方位办公体系。今年我们重新拍摄了新版段《企业形象宣传片》，编印了《企业形象宣传册》，同时征集确定了《段歌》，并拍摄了段歌MV，充分展示了石电发展的勃勃生机。在对外展示企业形象上，我们广泛联系路内外新闻媒体，加大报道力度，中央电视台、新华社、河北电视台、河北人民广播电台、河北交通电视台、长城网、新浪网、石家庄日报等媒体先后对我段职工立足岗位，奉献铁路的事迹进行专题报道，充分展示石家庄电务段的良好社会形象。
四、电务段标准化工作的效果分析
根据北京铁路局的要求，石家庄电务段于2006年开始全面推行办公室工作标准化工作，并制定了“领导决策标准化，任务下达标准化，任务执行标准化”的“三化”目标。根据路局要求，电务段办公室工作人员对办公室工作进行了详细梳理，并建立了办公室管理工作标准化流程及相关工作文件。从2006年运行至今，该管理体系取得了良好的经济效益，为电务段降本增效工作发挥了巨大作用。下面是2006至2015年期间我段人员数量变化和运行成本的对比图。
由上图可见，在标准化管理体系运行的十年时间里，我段在职工数量没有发生大幅变化的情况下，通过减少内部消耗、提高工作效率，取得了企业运行成本逐年下降的可喜成果。
但是，从上图也可看到随着运行时间的增长，增效效果逐年下降。造成效果下降的原因，主要包括：
1、近年来，高速铁路运行线路和里程逐年增长，新铁路线对维护人员的素质和管理制度都提出了巨大挑战，原有的运维管理方式已经越来越难以适应新形势的需要。
2、大量80、90后青工逐步进入工作岗位，这些成长于改革开放后的工作人员具有知识层次高、思想灵活、网络化思维的特点，原有的红头文件、电话通知等手段很难适应新时代青年的需求，对工作执行的推动作用越来越不明显。
3、十八大以后国内形势发生重大变化，社会不稳定因素、自然灾害不断发生，单位需要处理的维稳、应急、法律纠纷等任务大量增加，办公室运行难度大大增加。
五、新形势下办公室工作标准化的思路
1、树立大局观
办公室的一项重要职能是协助决策者总揽全局、协调促进各方运行。针对十八大召开以来，出现的大量新情况、新事物，对原有的管理方法和激励措施产生的冲击，必须着眼国内外变化，为领导工作提出全面、高效的建议。办公室工作一定要重视如下几方面的内容：
（1）及时了解国内外形势变化，为领导决策提前准备切实可行的预案。
（2）加快数据载体构建，从政策、法律、制度等多种角度献言建策，为领导决策提供参考。
（3）及时沟通上级机关，了解基层需求，为领导提供实时、科学、准确可靠的数据，便于决策者作出科学的决策。
（4）强化监督，确保高效执行各项重大决策问题。
2、强化服务意识
办公室核心职能和作用是给企业管理者和基层单位提供优质服务，由此必须强化服务意识，树立以服务作为第一要务的理念。积极运用新涌现的各种新型传播渠道，以青年人喜闻乐见的形式，将领导的工作意图向相关基层部门进行下发，提高员工对任务理解的深度和执行的积极性。
3、树立持续改进意识
办公室工作标准化的是一个不断演进的过程，有效的改进是保证办公室工作标准化能够有效实施的基础。实践是检验真理的唯一标准，原则和规划只能放在实际的工作过程中进行检验，才能知道是否符合单位的发展，办公室标准化工作是符合当代办公室的发展要求的，但是其中的一些条例和原则必须随着形势的发展不断改进，以便于更利于本企业的发展。
根据上述思路，我们对石家庄电务段的办公室工作进行了重新梳理，并修订了相关文件。2015年底开始新版办公室工作标准化试运行，经过2016年一年的试运行，在段工作人员小幅增长的基础上，取得了企业运行成本下降了5%的可喜成果。
六、总结
综上所述，在石家庄电务段实行办公室工作标准化过程中，取得了降低电务段的运行成本效果。但是，在具体的实施过程当中，我们必须充分明确办公的职能，并随着形势的变化，通过不断的持续改进，才能能取得良好的效果。
参考文献：
[1]宗慧敏.关于新形势下做好铁路企业管理工作的几点思考[J].中共山西省直机关党校学报，2016，06：27-28+59.
[2]刘勇.做好新形势下基层工会工作的几点思考[J].工友，2016，06：42-43.
论文作者:张锦利
论文发表刊物:《基层建设》2017年第24期
论文发表时间:2017/12/6
标签：办公室论文; 工作论文; 电务段论文; 石家庄论文; 领导论文; 职能论文; 效果论文; 《基层建设》2017年第24期论文;