摘要：近年来，随着以互联网为代表的信息技术在档案管理部门的推广和应用，对企事业单位的档案管理工作提出了新的要求。随着社会不断发展，事业单位在档案管理过程中要构建规范化的管理机制，确保档案管理的科学性，合理性、真正发挥档案的利用价值。本文主要结合实际工作经验，分析了新形势下档案管理工作的规范化对策，希望通过本次研究对同行有所帮助。
关键词：新形势；档案管理工作；规范化
1 前言
在当今社会，信息产量与日俱增，尤其是单位内部的信息，作为管理及决策等工作开展阶段的重要依据，对其进行规范化管理的作用显著。从当前形势来看，大部分事业单位能够从思想上认定档案管理工作的重要性，并在单位内部设置了与之对应的档案管理部门，同时，聘请了专业人员对档案进行管理及维护，但是由于受到相应因素的直接影响及限制，现阶段的档案管理体系仍旧有待完善，再加之档案管理问题的不断凸显，这就使得档案管理过于形式化，其规范性指标也普遍较低。
2 开展档案管理工作的重要性
档案管理工作是单位或者部门日常工作中的重要组成部分，是单位发展历程的详细记录，对于单位日常基础工作的开展具有非常重要的作用，因此必须注重档案管理工作水平的提高，实现档案管理工作的规范化。档案管理工作的规范化不仅可以满足单位对档案工作的需要，同时也能为单位决策提供较为详细的档案资料，为单位领导作出科学规范的决策提供依据，进一步促进单位的发展。此外，规范档案管理工作能够有效提升单位的形象，并提高其市场竞争力，全面发挥出单位的社会价值和功能。
3 新形势下档案管理工作存在的不足
档案在我国各行各业的发展过程中，呈现的重要性越来越明显，并且对档案管理的要求越来越高。从当前我国的档案管理工作的情况来看，还有许多不尽如人意之处，主要体现在以下几个方面:
3.1对档案管理工作不够重视
档案管理工作涉及的内容较多，具有一定的复杂性，这就对档案管理人员提出了更高的要求。然而当前部分单位不注重档案管理工作的开展，没有意识到档案管理规范化的重要性，在日常工作中不仅没有相匹配的制度来规范和约束档案管理工作，也没有较为先进的档案管理方法，导致档案管理工作中存在很多隐患，无法适应新形势下档案管理工作的要求，直接影响了档案管理工作的质量和效率。
3.2档案管理制度不够健全
从当前有关档案管理制度的制定情况来看，并不乐观，有的单位制定了有关档案管理方面的制度，但并不是独立的，也不够全面，而是以办公室管理制度的组成部分而存在的;还有的单位有档案管理制度，也是独立的，规定得也相当细致，但已经严重滞后于当前形势;还有的单位根本没有制定相关方面的制度，或者没有专门的档案管理人员，那么该单位的档案管理情况可想而知。
3.3档案管理人员的专业素质普遍缺乏
人们基于对传统档案管理工作的认知，认为该工作简单易做，只是对一些档案信息进行简单的整理、汇总及存档即可，并不需要经过相关的专业教育或培训，在一些单位中通常是由老弱病残的职工来负责。可以说，这种错误的认识也在一定程度上影响了管理层对档案管理工作的人事安排，制约了档案工作的有序开展，使得此项工作的从业人员素质堪忧，档案管理方面专业素质更是无从谈起。因此，笔者认为，应该加大对档案管理从业人员的再教育再培训力度，不断提升其专业素质，学习先进的档案管理经验，从而推动档案管理工作的规范化进程。
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4 新形势下档案管理工作的规范化策略
4.1重视高科技手段的引入
随着计算机、互联网技术的应用和普及，世界已经发生了翻天覆地的改变。那么针对当前新形势下对档案管理工作规范化所提出的要求，若一味按照传统的档案管理方法是很难实现的。若能够将计算机等高科技手段融入到档案管理工作当中，先做好之前纸质档案的整理及电脑录入工作，对今后所产生的档案一律实行无纸化管理，则会大大降低相关人员的工作强度，收到事半功倍的效果。
4.2提升档案管理信息化水平
为了进一步提高档案管理质量，就需要从各个细节入手，将信息化应用技术渗透到档案管理中，以更加先进的信息管理技术对传统技术进行替换，针对不同资源为其匹配独立的电子档案。在这一过程中还涉及对以往纸质信息的电子转换，虽然这会耗费较多人力及物力，但是将其各类信息转化到计算机中进行存储，并建立与之对应的电子档案，就能分门别类地进行处理及归档，而分类及时间的不同，也会为档案信息的存储提供丰富的目录资源，这样在实际工作中对档案进行查阅时，就可以根据目录选择自己想要的信息，这不仅能够大大提升档案管理能效，更能缓解档案管理人员的工作压力。
4.3提升档案管理人员专业素质
新时期对档案管理工作提出了新要求，为了切实保障档案管理工作的规范化，就需要提高档案管理人员的专业素质。只有构建一支专业素质过硬业务较强的档案管理人员才能够更好的承担信息化时代档案管理工作要求，更好的满足档案事业的未来发展要求。事业单位应该为档案部门的工作人员提供接受培训教育的机会，要确保档案管理人员的专业知识能够随着社会变化和事业单位的发展而不断更新，并且适应不同时期对档案管理工作提出的新要求。另外在档案人员按招聘选拔过程中要提高准入门槛，严格把控，保证招收回来的档案人员符合工作要求，能够尽快投入到工作当中。此外，企业还应该鼓励档案管理人员在工作过程中加强学习，积极学习现代化信息技术，信息化操作技术，并将信息技术和档案管理有效结合，保证档案管理的科学性规范化。
4.4构建完善的档案管理规章制度
要想实现档案管理的规范化，并且提高档案管理工作效率，工作质量，就需要完善档案管理部门的规章制度。通过构建完善的规章制度，保证制度能够顺利实施，进一步约束档案管理人员的行为，让其明白自身应承担的责任和义务，从而督促管理人员更好的负责档案管理。在管理制度制定时，一定要确保制度的可执行性、科学性，只有这样才能够确保各项规章制度落实到实处。
5 结语
企业在一系列的经营发展实践活动中，会产生大量的档案资料，在对这些档案资料进行保管和存储的过程中需要运用科学、合理的技术方法，对其进行整理和分类，保证档案资料能够满足实时查询和随时调用的需求。企业管理者对于档案管理工作要有足够的重视程度，从企业生产、经营、发展等角度正确看待档案管理工作的实效性。规范档案管理工作，要建立起完善的管理制度，对档案管理的各个环节和流程实施可控化管理，同时对档案管理人员实施岗位技能培训，提升其工作素养，使其能够在先进的信息技术和网络系统的应用中，提高档案管理工作效率。档案资料记录了企业经营发展的历史，对于研究企业发展实况、制定发展计划等具有重要的参照价值，规范档案管理工作，对实现企业综合竞争力提升具有重要作用。
参考文献
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论文作者:曹毅
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第09期
论文发表时间:2019/9/30
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