摘要：学校会计档案是记录和反映学校在管理运行过程中形成的重要历史资料和证据，是学校在教学、科研、行政管理、后勤服务等经济活动的历史记录，是学校发展决策的重要依据。因此，加强会计档案的管理，确保会计档案的安全和完整，并加以充分利用，是各学校必须引起重视的一项基础性管理工作。
关键词：学校；会计档案管理；存在问题；措施
会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案对于总结经济工作，指导事业管理和生产经营、查验经济财务问题、防止贪污舞弊、研究经济发展等具有重要作用。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。因此，加强会计档案的管理，确保会计档案的安全和完整，并加以充分利用，是各学校必须引起重视的一项基础性管理工作。
学校会计档案是记录和反映学校在管理运行过程中形成的重要历史资料和证据，是学校在教学、科研、行政管理、后勤服务等经济活动的历史记录，是学校发展决策的重要依据。学校会计档案包括会计凭证、会计账薄、会计报表、经济合同和协议、会计档案移交清册、会计档案保管清册等会计核算专业资料。是学校档案卷宗的重要组成部分。
然而，在一些单位的会计工作中，重核算，轻管理，尤其忽视档案管理的现象比较严重，突出表现为：
1、会计档案管理制度不健全
目前，国内大多数学校实施的会计档案管理制度主要是参照财会字【1998】32号文件《会计档案管理办法》与2001年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理办法》编制的。另外，各学校现已经全面实行了会计电算化，学校会计核算是在会计电算化的过程中完成的，与原手工记账核算方式下已有很大不同，但电算化下产生的大量电子文档、数据文件等新的电子数据载体并没有制定相应的管理办法。一些学校没有及时修订本单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算化跨系档案保管职责、会计电算化档案管理任务以及会计电算化档案的库房管理要求，从而造成学校会计信息泄密、会计电算化档案自然损失和人为破坏。
2、会计工作与会计档案管理相脱节
会计人员上岗前，很少接受会计档案基本知识与操作技能的培训，致使其整理出的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。随着会计事业的发展，会计电算化的全面应用，纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不能够同步。有的学校仅仅保存纸质会计档案，没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁介质上；有的学校将会计信息存储在磁介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多学校没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
3、会计档案鉴定与销毁工作滞后
按相关会计档案管理办法规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。对于保管期满的会计档案，除有继续保存价值的应当抽出立卷外，其余的会计档案可按照规定程序进行销毁。而在实际工作中，绝大多数学校对会计档案的销毁工作普遍滞后，会计档案大量超期存放，不仅造成学校档案室库房拥挤，也增加档案管理部门的工作量，同时影响到档案管理和利用效率。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆会计档案销毁工作滞后的原因有两方面：一是销毁会计档案责任重大，档案管理部门和财务部门领导担心一旦有误，销毁了有价值的档案，会造成无可挽回的损失，从保险稳妥的角度考虑，决定暂不销毁；二是销毁档案工作量大，对于保存期满的会计档案判别其是否还有继续保存的价值，是非常严谨、非常细致的工作，各学校的会计部门和档案管理部门的工作人员少，而且工作都很忙，因此，造成学校会计档案的销毁工作被无限期的延后。
学校会计档案管理上存在的种种问题，究其原因，主要是学校及有关部门领导对会计档案管理的重要性认识不足，现有的会计档案管理制度不够完善，会计档案管理人员业务能力不强，有关部门对会计档案管理检查监督缺位等原因所致。根据问题和原因，提高学校会计档案管理水平学校需要采取以下措施：
1、建立和完善会计档案管理机制
按照《中华人民共和国会计法》第十五条规定：“会计凭证、会计账薄、会计报表和其他会计资料，应当按照国家有关规定建立档案，妥善保管。”会计档案涉及面广、工作量大，要使会计档案工作有计划、有步骤、高标准、全方位地有序进行，必须建立和完善学校会计档案管理机制。目前随着学校规模的不断扩大，学校的会计档案的数量越来越多，因此，学校应依据《会计法》和《会计档案管理办法》的要求，结合本校实际建立健全会计电算化下的会计档案的收集、整理、保管、交接、查阅、移交、销毁、开发利用等方面形成一套完整的规章制度。
实行会计电算化的学校，从会计档案管理安全、完整、方便利用的原则出发，不仅要将打印成纸质的会计凭证、会计账薄、财务报告等立卷归档，也应将电算化会计产生的电子数据文件等列入归档的范围，定期进行备份，用光盘存储保管，与纸质的会计档案资料一并归档，保证会计档案完整、安全及有效利用，确保会计档案管理工作有序开展。
2、认真研究电算化会计档案管理问题
电算化下会计档案的内容主要包括学校的各种会计凭证、会计账薄、会计报表、开发设计说明书及源程序文件，用户操作规程及使用手册，电算化会计科目及科目代码表，会计报表格式，自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，这些存储于磁性介质上的会计档案的最大特点是存储范围扩大、存储方式特定、存放方式严格。因此，各学校档案工作人员必须尽快适应新形势下会计档案的新要求，坚持传统会计档案管理与电算化会计档案管理同步。由电算化方式生成的证、簿、表等会计档案，应该规定及时立卷归档，专人负责保管；要加大电算化会计档案的防磁、防火、防潮与防尘工作力度，重要的档案必须双备份，存放在两个不同的地方；对于保管期限较长的磁介质会计档案需定期检查、复制；会计电算化系统开发的全套文档资料要视同会计档案保管，并将源程序与数据盘分别存放；同时，要严格上机操作制度，禁止非财务人员使用会计电算化微机，并在会计专用计算机上安装防火墙，时刻警惕病毒侵入。
3、要定期进行会计档案资料鉴定销毁
学校档案工作人员必须彻底摒弃“存档保险，销毁危险”的思想观念，坚决克服会计档案“只进不出”的错误倾向，遵守规定程序，会同财务部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，充分发挥档案库房与装具的作用，最大限度的提高会计档案的查全率、查准率和时效性。对于涉及保管期限已满、暂未结清的债权债务和其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。
4、建立会计档案管理监督机制
各学校应重视对会计档案管理工作的监督管理，可指派审计部门每年一次对会计档案管理进行例行检查。主要检查财务部门对会计档案的收集、整理、立卷是否完整、规范，确定的保管期限是否合理合规，向档案管理部门移交会计档案是否及时、手续是否齐全；检查档案管理部门对会计档案的存放是否整齐有序、保管是否保密安全、借用手续是否严格规范；检查会计档案鉴定销毁工作是否按规定时间进行，并采用筹建的方式对会计档案鉴定质量进行审查。并将以上检查情况作为考核有关部门、人员工作效能的重要依据。通过检查监督，促进财务部门和档案部门规范业务行为、提高档案管理水平。
论文作者:刘剑
论文发表刊物:《基层建设》2018年第4期
论文发表时间:2018/5/25
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