摘要：从现代企业制度的建立和建筑业发展的总体趋势来看，加强施工单位会计档案管理势在必行。建筑施工企业由于它独有的特点，导致了建设周期长，对于收入和利润的最终确定需要时间，但是加强会计档案工作的管理对于建筑施工项目尾工的应收工程款的追讨、索赔工作的确认、以及财务竣工决算资料的编制、对于项目的整体考核、对于项目经理的审计、对完工项目的审计以及后续经营等都起到了关键性的作用。会计档案做为档案管理的重要组成部分，有其特殊的重要性，其记载反映的内容主要是与财务计划、经营、收支、管理有关的经济事项，是单位经济活动的主要历史载体；重视财务档案管理工作会给我们企业的经济效益和持续经营发展带来不可估量的经济利益，在必要时还可正当维护企业的合法权益。
关键词：建筑施工企业；会计档案；管理；重要性
随着现代信息技术的快速发展，社会信息化发展趋势越来越显著，现代社会互联网+时代已到来，财务人员积极改变财务工作方法和财务思维，是大趋势发展的迫切需要。在当今形势下，随着建筑股份有限公司在2011年9月整体上市以来，公司的经营管理也在逐渐规范化，集约化，规模化，精细化；财务管理工作也逐渐走向与国际接轨的道路；尤其是会计档案管理工作做为具有信息价值、经济价值、法律价值、历史价值的管理工作，更应该提到日程上来，应引起建筑施工企业领导和财务人员的高度重视，因为重视财务档案管理工作会给我们企业的经济效益和持续经营发展带来不可估量的经济利益，在必要时还可正当维护企业的合法权益；尤其是在电子科技时代，电子资料我们要备份好，同时我们也要重视保存好和管理好财务会计工作的纸质档案资料，以防电子资料的毁损以备不时之需。
一、建筑施工企业会计档案管理的内容
建筑施工企业会计档案管理的内容都是与施工企业经济活动息息相关的最为基础的数据和资料，客观真实的反映了施工项目经营管理的发展历程，所以说这些会计基础档案是最为重要的。
根据《会计法》和《档案法》的有关规定制定的《会计档案管理办法》，对会计档案管理的内容有清晰准确的界定——会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。会计档案管理办法中明确规定会计档案的内容具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表，附注文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案销毁清册等。
针对建筑施工企业，会计档案是记录和反映建筑施工企业经济业务的重要的信息资源，会计档案管理是会计基础工作的重要组成部分。然而，会计档案管理是财务管理的最后一个环节，往往不被重视，直接影响财务管理质量和水平。企业相关的领导和财务负责人应按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》对管理档案的人员监督其进行档案的保管、查阅、使用、移交、销毁等。
二、建筑施工企业会计档案管理的要点
建筑施工企业的会计档案管理不同于其他行业，因为建筑施工企业是资金密集型企业，其特点是资金流动量大，工期长，运作复杂，而且由于工程项目点多面广，分布很不集中，要想管理好档案就要把会计基础信息工作做好。施工企业会计基础工作会形成会计档案的原始凭证、记账凭证、报表，以及相关的会计台账、文书资料等；在形成这些资料时，我们会计人员要保证账账相符、账表相符、账卡相符、账实相符，避免会计信息失真；在财务工作中，保证会计档案资料的安全与完整，加强会计档案管理，为降低工程项目风险，为企业决策者和外部相关单位提供真实可靠的财务信息。
建筑施工企业会计档案管理的要点具体包括以下方面：
（一）会计档案形成要规范和及时
每年形成的会计档案，会计相关部门按归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案和保管清册。会计档案整理要时间及时、内容完整、立卷规范、程序合理、认识到位、制度完善、约束强效。要重视纸质档案，也要重视电子档案；要重视会计档案，也要重视相关文书档案；要重视立卷归档，也要重视平时管理。
（二）注意会计档案的保管期限
注意不同的会计档案保管期限，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般为10年和30年。
（三）电子会计档案也要打印纸质档案
电子会计档案由于时间久了，会因为储存载体的损坏和文件的丢失给档案查阅带来诸多不便，所以采用电子计算机进行会计核算的，也应当保存打印出纸质会计档案。
（四）项目完工时会计档案移交要完整
建筑施工项目在建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给相关接收单位，并按规定办理交接手续。针对尾工项目因为种种因素不能按期完工，一定要有专人负责追要会计档案，保持项目会计档案的完整性。
（五）会计档案保管要注意“七防”
保管会计档案要防火、防潮、防盗、防虫、防尘、放光、防霉，并且有专门的会计档案室存放，摆放整齐，便于查找。
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三、建筑施工企业会计档案管理的重要性
会计档案做为档案管理的重要组成部分，有其特殊的重要性，其记载反映的内容主要是与财务计划、经营、收支、管理有关的经济事项，是单位经济活动的主要历史载体。
（一）针对尾款及时清缴，会计档案提供历史信息
项目施工经营期间，建设单位与施工单位进行工程价款结算，建设单位必须按工程价款结算总额的5%预留工程质量保证金，待工程竣工验收按合同约定期间再进行清算；而由于建筑施工主要建筑物已施工完毕，施工人员、设备也已撤离施工现场；但还处于工程的质保期的阶段，就形成了尾款，尾款延长了会计档案归档的时间。
针对尾工阶段合同的工程款的结算、竣工决算、索赔等尚未处理完毕，现场尚未移交，这时要处理好尾款问题，一般都会使建筑施工企业受益很多，如：会给企业增加利润，会使企业的信誉提高，会使企业内部管理制度进一步完善等。其中财务人员把项目建设期的款项结算的相关原始资料保持完整，对于尾款的结算追讨提供必要的会计信息，能降低成本开支，减少浪费和损失，增加盈利，降低风险，所以作为项目承包商一定要对尾工工程的会计资料予以加强保管和重视。
（二）针对变更索赔，会计档案是证据
证据是变更索赔的关键，证据不足或没有证据，变更索赔是不能成立的。变更索赔成功与否，对项目的整个建设期的盈亏起着关键性的作用。各种可以公开的成本和会计资料；建筑材料的采购、运输、保管和使用等方面的原始凭证，以及其他在项目财务管理工作中形成的会议纪要、往来信件、材料价差调整的款项支付等，都可以为项目的索赔提供相关的证据。另外财务工作人员也要在建筑施工的项目建设期内注意收集国家发布的法律、法令和政策性文件，特别是涉及工程索赔的各类文件，一定要注意积累，形成会计档案，为项目的索赔以及相关的法律诉讼提供相关的证据，维护建筑施工企业的权益。
（三）针对项目竣工财务决算，会计档案是第一手资料
每个建筑施工项目的完工都要编制财务竣工决算资料。财务竣工决算是反映整个建设项目从筹建到工程竣工验收投产全部实际支出费用的过程，主要包括建筑建筑施工项目工程的投资支出、设备投资支出、待摊投资支出、其他投资支出等。财务竣工决算的合计总额反映的是该施工项目投产的全部投入和支出，不仅包括项目承包商结算的全部工程款；而且包括工程建设过程中支出给其他单位的费用和施工项目本身支出内的所有费用等；而会计档案资料对项目财务竣工决算的完成提供了第一手资料。
（四）针对项目考核，会计档案是信息来源
因为我们每年的编制的财务决算报表都是按年编制的，是分段的。一个项目的整体完工，经常是要跨年的，要看这个项目整体干的好坏，必须把项目建设期的每年的报表中的收入、成本、利润等数据进行累加，才能看出整个项目的盈利效果，而完整的会计档案是项目考核重要的信息来源。
（五）维护企业合法权益，会计档案是法治武器
会计管理是经济管理的重要组成部分，特别是市场经济条件下，对经济预测、成本控制，加强内外部管理至关重要。会计档案做为会计信息的保存载体，是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是会计核算的产物，是会计各环节集中反映的产品。会计档案具有较强的原始记录性、信息性、知识性、价值性、专业性、广泛性和严密性特点，对加强财务管理乃至企业管理非常必要。在长期以来的会计工作实践中，要注重日常财务管理工作，要注重会计档案及时归档和保管，在关键时刻，可利用会计档案维护财经纪律、维护企业应有权益，可见，会计档案是合法正当的法治武器。
（六）配合审计工作，发挥会计档案内在价值
会计档案对信息的披露，对完善企业的治理结构，对维持企业的高效运转，会计档案管理工作越来越重要。无论从哪个角度观察，会计档案管理做为一种价值管理方式已经渗透到企业的经济命脉中。面对会计工作的必要审计环节，每个建筑水利施工项目的完工，都必须接受相关审计部门的竣工决算审计，这往往要依靠相关的会计档案数据，故配合审计工作，要发挥会计档案的内在价值作用。
（七）提高企业经济效益，会计档案提供信息资源
经济效益提高是支撑企业规模扩大、增强动力上升的重要基础。国民经济和社会发展十二五规划纲要中第三篇“转型升级，提高产业核心竞争力”中讲到要“全面提高信息化水平”。而做为能体现信息化水平的会计档案管理就要严谨，要精细而全面，要用清晰而准确的数据记录建筑施工企业的经营历史，才能全面提高会计的信息化水平，才能认真书写企业的成长历程，才能坚持宏观调控的取向不变，才能把握好宏观经济政策的方向、力度和节奏，才能提高企业经济效益。
（八）针对企业可持续生产经营，会计档案提供后车之鉴
建筑施工企业的经营是持续的，要很好的经营发展下去，就必须在现有的企业经营基础之上，取其以往好的经验，解决一些存在的问题，而会计档案在持续的项目施工经营中，为企业和谐可持续发展能提供后车之鉴。
从现代企业制度的建立和建筑业发展的总体趋势来看，加强施工单位会计档案管理势在必行。建筑施工企业由于它独有的特点，导致了建设周期长，对于收入和利润的最终确定有一定的难度，但是加强会计档案工作的管理对于建筑施工项目尾工的应收工程款的追讨、索赔工作的确认、以及财务竣工决算资料的编制、对于项目的整体考核、对于项目经理的审计、对完工项目的审计以及后续经营等都起到了关键性的作用。
我们的相关单位要依据会计档案管理形成的规律特点，加强和改进会计档案工作，制定切实可行的会计档案管理制度，运用各种不同类型的手段和方式利用好会计档案信息资源，充分发挥网络时代会计档案信息优势，提高企业会计档案利用效率，为企业经营发展的决策服务，真正发挥企业会计档案在市场竞争中提升企业核心竞争力的作用。
作者简介
冷淑艳，单位：中国水利建筑第六工程局有限公司，职务：邹城项目兼路桥邹城总承包部总会计师。
论文作者:冷淑艳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第26期
论文发表时间:2019/12/17
标签：会计论文; 档案论文; 档案管理论文; 项目论文; 财务论文; 建筑施工企业论文; 企业论文; 《基层建设》2019年第26期论文;