陈全
（国网江苏省电力公司经济技术研究院 210000）
摘要：随着国民经济的快速发展，给我国电力行业带来了机遇的同时也带来了挑战。电力基建档案管理是我国电力建设中的重要组成部分，它不仅可以客观完整的记录电力系统工作运行情况，还能够对电力工程质量进行检测，起到维护电力设备的作用。那么，如何做好电力基建档案的搜集、整理、编制工作呢，笔者结合自己的实际工作经验，简要的分析了电力基建档案的前期控制措施。
关键词：电力基建；档案管理；前期；控制管理；措施
近年来我国的电力行业发展迅速，相应的体制也愈加完善，大大增加了电力设施基础建设的项目种类。在众多的电力项目工作中，不但需要关注电力施工管理还应该关注基建档案的搜集整理工作，进而保证电力工程工作的信息真实性和有效性。
一、电力基建档案的概述
基建档案是指项目从设计图纸、施工、验收所有环节，对工程涉及的相关资料进行搜集、整理，采用文件保存形式或图片形式保存下来的文件材料。包括：设计图纸文件、施工前期勘测数据文件、技术应用文件以及施工现场监督管理文件等内容繁多且贯穿于工程项目的整个过程中。档案整理工作需要项目施工设计方、承建方、承包方等多方协调参与，是一项工程量巨大的工作。为了保证将项目涉及的全部资料完整的进行搜集整理，档案管理人员要依靠专业知识储备，以严谨认真的态度对待档案管理工作。
对于不同工期和不同的专业，档案管理人员应该阶段性的展开电力基建档案收集整理工作。在工作中要注意资料搜集的实时性，方便档案信息使用者及时查阅。这样不但有助于工程综合管理能力的提高，还有利于对项目进展进行监督控制，避免盲目开展项目工作，满足了工程项目实际发展需要。另外，对于比较重要的项目资料要及时备份，避免出现档案缺失或者数据丢失的现象对工程项目带来的负面影响，确保工程项目档案资料的完整性和全面性。
电力工程基建项目的档案整理工作，涉及的方面较多，需要结合具体施工项目的特点，按照专业区分对工程项目资料进行分类保存，采用规范的管理流程进行统一管理。
二、我国电力基建档案管理的现状和存在的问题
首先，在档案管理意识方面。在传统的电力基建工作中，往往就会存在重工程而轻档案的现象。有些部门没有及时把档案管理工作纳入电力项目建设的工作计划和建设计划中来。档案的搜集整理工作也没有及时展开，存在一定的滞后性，这些都严重阻碍了电力基建项目档案管理工作的发展。
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其次，在档案的管理方面。我国的国家档案管理局对档案的验收工作有明确的文件要求，需要档案管理人员严格按照集中、全面、统一管理的要求进行项目档案管理。杜绝出现档案管理中各部门“各自为政”的现象，严格执行收集、整理、归档、借阅手续，保证项目档案的完整性。
再次，在档案管理思想方面。在项目工作开展中，很多领导对于档案工作没有科学的认识，只重视工程项目结果，没有将档案工作的过程管理与项目结果有机结合，缺乏一定的预见性。在项目工程开始的准备工作中，对项目管理工作缺乏计划性，有很多电力基建项目是在开工以后才开始着手进行档案管理工作的开展，造成前期资料遗失、数据失真的现象发生，以至于在项目建设中普遍发生的后补档案现象的存在。例如：在施工前期没有派专人进行档案整理工作，到了施工阶段才开始进行项目档案整理，造成档案的遗失。
最后，“四参加”工作落实问题。根据国家档案局颁布的档案管理的控制措施，项目工作人员要对档案形成、积累、搜集、归档工作进行全面的检查监督，以达到确保项目资料的完整性。例如：企业在召开产品定型会、基建项目验收会议、设备开箱验收会、科研成果鉴定会等，档案管理人员必须要参加，这样可以确保对工程初期准备工作、科研课题选择、设备开箱情况、基建工程资料及时的进行搜集和质量控制。然而，大部分公司没有按照国家档案局要求进行档案的整理工作，存在“四参加”工作落实不到位现象。这些都会影响档案管理工作的完整性。
三、电力基建档案管理前期控制措施
（一）加强前期控制工作，提高档案质量
在电力基建档案管理中首要的工作就是将档案管理工作纳入工程质量管理的工作中来，并且要明确责任制，将项目文件的建档工作纳入项目工程建设的计划工作中。另外需要注意建立健全档案管理系统，设置专职的档案管理人员进行档案管理工作，在落实档案工作责任制的同时要完善档案管理的规范，确保电力基建档案管理工作有法可依、有章可循。另外在进行档案管理工作时需要引进先进的档案管理软件，采用现代化的档案管理办法，确保档案管理工作的科学性，也要重视档案管理质量。电力基建部门在进行档案管理工作开展中，要严格遵守国家的制度法规，确保档案资料在交接、整理、收集、管理工作都要有明确的责任人，在进行档案交接时，要严格按照流程办事。档案的分类要按照时间、项目、种类进行区分整理。在档案盒外写明内部档案的说明，便于项目完工后查询档案的便利性。此外，建议建设单位和承建施工单位要对档案分类大纲科目设置达成一致，确保档案分类工作的高质完成。
（二）过程控制
在档案管理工作中，过程控制是最重要的部分，要求档案管理人员要参与其中，做好工程前期的搜集整理，包含：工程规划图、设计图、合同书、地质勘察情况说明、相关批文等，这些都是建设电力基建项目的重要资料。在工程项目建设中要加大档案管理的力度，做好形成关卡把握。在施工过程中档案管理人员要及时对数据资料进行搜集整理，确保资料的完整性。在工程交付工作中，要严格控制档案管理工作的，档案管理人员要按照档案管理原则进行工程文件整理。另外档案管理工作要明确工作职责，提高档案管理意识，及时核对档案的真实性，确保档案管理工作的质量。
在档案管理过程中建设单位要及时与上级档案管理部门沟通，可以聘请专业的档案管理人员对项目档案管理员进行岗前培训。让项目档案管理人员能够了解档案收集整理的标准、法规、注意事项以及基础知识，提高项目档案管理人员的专业能力和管理素质。项目建设单位在进行档案归档工作中，在确保及时性的同时还要注意记录性的重要性，在资料搜集工作中要及时做好交接工作，确保档案管理建设初期资料的规范性。
（三）后期控制
在电力项目建设档案管理工作中，项目后期的控制和管理对档案质量控制有重要意义。做好项目后期档案监督工作，主要是指项目完工到验收过程中，档案质量控制要在工程项目的验收环节和验收前进行项目整改工作。在电力基建项目施工前，要保证档案整理和施工进程的一致性。对于电子档案要做好保密工作和备份工作。对于项目整改期间的产生的项目资料变更，也需要及时的归档，这对项目最后的验收有积极影响。
在项目验收工作结束以后，要对档案整理工作进行检查验收，可以组织专业的人员和项目部门负责人一同参与验收工作，确保项目资料档案的质量。
结语：
综上所述，电力基建档案管理前期控制工作不但关系到项目施工的质量控制，还能够确保项目数据资料信息的准确性和及时性。做好项目工程的档案管理工作有利于我国电力行业平稳快速发展，也顺应社会需求和国家要求。在进行基建项目档案整理时，要注意在前期控制的重要性以及项目过程中的资料信息及时收集，对于项目后期的档案审查也不能忽视，只有在档案管理的各个环节进行全面把控，才能确保档案管理工作的顺利开展。
参考文献
[1]朱鸣.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2013.
[2]黄小宁．以服务为中心的机关文书档案管理路径探讨[J]．中国科技博览，2015（29）．
论文作者:陈全
论文发表刊物:《电力设备》2016年第11期
论文发表时间:2016/8/24
标签：档案论文; 项目论文; 基建论文; 工作论文; 档案管理论文; 电力论文; 管理工作论文; 《电力设备》2016年第11期论文;