张芳芳
山东鲁泰控股集团有限公司 济宁市 272000
摘要：随着管理向现代化、信息化发展，文书档案管理工作也应顺应时代，迈出改革的步伐，探究自身存在的不足，积极探索改革策略，以不断完善企业内部管理，使企业进一步发展壮大。本文分析了文书档案管理存在的问题，并针对性探讨了一些解决办法，以供参考。
关键词：文书档案；管理；问题；措施
引言
文书档案管理水平与档案利用率息息相关，在很多时候可以起到至关重要的作用，是历史性的重要依据。如果文书档案管理工作不到位，就无法充分发挥其追溯性作用，使用者无法获得满意的答案，很可能造成深远影响。因此必须关注文书档案管理问题。
1、文书档案管理存在的问题分析
1.1规范性不足
由于专业素养较低，一些文书档案管理人员无法做好档案分类、归档工作，致使档案规范性不强，日后查找起来较为困难。一些单位没有统一要求文件格式、字体以及文件用纸等，档案管理人员登记、录入时随意性大，档案整理、修订流程混乱，不能及时完善残缺资料。
1.2领导层重视不足
文书档案管理工作是一项投入较大、直接经济价值不明显的工作，这就导致高层领导对其重要性认识不足，不能在人力、物力、财力上给予支持，造成了档案管理方式不能适时调整，管理模式落后的现状。高层领导对文书档案的重要性缺乏认识，不重视档案管理工作，不能及时下达相应指示，单位内其他部门也不能做到有效配合，导致文件收集、登记困难，无法及时归档，或者档案资料残缺不全。此外，由于思想层面的不重视，单位对文书档案管理工作的资源投入相对较少。
1.3电子文档安全保护不足
电子文书档案因其便捷性受到青睐，然而，电子文书档案其对微机配置及操作人员的要求较高，操作失误或者突然断电很有可能造成文件数据丢失。有一些档案管理人员电子文件安全管理水平相对较低，电子档案易被病毒入侵或物理偷窃，轻则导致档案系统陷入瘫痪，重则给单位带来直接经济损失。
1.4管理人员能力不足
一些领导认为档案管理工作非常简单，聘用的管理人员也多是兼职人员或者关系人员，这些人专业不对口，对档案管理方法、立卷分类等知识知之甚少，缺乏文书档案管理经验，很显然不能胜任这一工作，且由于领导的漠视，管理人员也没有机会参加相关培训，只能靠自己慢慢摸索。
1.5保管方式单一
一些企业将电脑、扫面议、录像机等被应用于文书档案管理工作中，用来保存照片、音频与影像资料。虽然使档案搜集、调用的速度与完整性大大提高，但是影像、录音等资料只保存在电子设备里，若是保存这些资料的设备出现问题，很可能使这些珍贵资料随之湮灭。一些单位因技术或资金等原因，只保管文字形式的文书档案，致使档案内容不全面，也无法满足使用需求。
2、促进文书档案管理的有效对策
2.1强化文书档案管理意识
文书档案是十分重要的文献资料，单位内部所有员工都应该从思想上重视起文书档案管理工作。档案管理员也要明确自己的管理职责，化被动为主动，积极宣传自身工作的重要性，单位要开展相关讲座，从法律法规以及企业制度两方面下手，阐述文书档案管理对单位及个人的作用，若是能争取到其他部门员工的支持与配合，将会使管理工作的效率得以极大提高。同时，单位内也应加大对文书档案管理工作的资源投入，积极培养管理人才，使档案管理工作脱离一人身兼数职的尴尬局面。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外，文书档案管理部门也应在单位遇到决策难题时，主动提供参考意见，提高档案管理工作的预见性与影响范围。
2.2完善管理制度
必须建立起完善的管理制度，才能保障管理工作健康有序地进行。在这个过程中，可以以适当的奖惩制度使员工福利与工作绩效挂钩，以提高员工工作积极性与责任感。档案管理工作中，员工工作态度甚至要比能力更加重要，对于经常犯错的人员，应对其进行停职惩罚，也要对优秀员工进行物质与精神方面的嘉奖以示鼓励。在考核指标评定方面，应充分考虑到文书档案管理人员的人格特性与工作追求，给予其与其他部门员工平等的晋升机会，解决其后顾之忧，使档案管理人员能全身心地投入到工作中去，提高文书档案管理质量。
2.3提高文书档案从业人员综合能力
要想从根本上提高档案管理质量，就必须努力培养文书档案管理人员的综合素质。首先，应聘用专业素养较高、具备一定工作经验的人员进行档案管理，如此，才能在做信息采集、整理、分类与归档等工作时游刃有余。另外，单位领导也要加大对文书档案管理工作的资金投入，聘请行业专家定期对单位员工进行培训、指导，使单位档案管理人员不断更新自身知识，提高业务水平，更好地适应档案管理工作需要。同时，培训期间，文书档案管理人员也要学习诸如电脑操作技术等相关知识，丰富自己的知识构成。单位方面也要对培训内容进行考核，督促档案管理人员切实掌握实操技术。
2.4做好基础工作
文书是由各种文件组合，是文书工作与档案管理的综合，对于文件整理、信息采集等基础工作要细心对待，务必做到信息准确、周全、采集及时，才能使文书档案管理工作更加规范。因此，文书档案管理部门应加强与单位其他部门的沟通，积极宣传档案管理的重要性，使其他部门配合本部门将信息收集、录入等基础性工作做好。
2.5保存双套档案
文书档案数字化是档案管理发展趋势，因其发展时间尚短，还有许多问题亟待解决。如电子档案安全访问问题，文件大小、文件格式不规范问题，存储路径问题等一系列内容。因此，在未来一段时间内，对文书档案进行双套存档就显得非常有必要。也就是说，不仅要将档案资料保存在计算机内，也要使用传统纸质档案做好备份工作，如此，才能保证在电子系统陷入瘫痪或者电子文档被窃取后有迹可循。在信息化社会，单位应尽快建立并完善档案信息检索平台，使员工搜索、查阅档案信息更加方便。
2.6加强信息化建设，提高信息安全
文书档案管理工作要朝着网络化、数字化方向前进。在享受网络带来的便捷性同时，对其中的风险也要加以防范，使电子文书的安全性进一步提高。电子技术及网络的普及，让文书档案存储方式更为多样化，也让信息处理过程耗时更短，节省了大量资源。同时，档案管理与查阅也变得更加快捷，网络的时效性与共享性使信息使用者可以随时查阅自己需要的档案资料，而不必再向以往那样手动查找、翻阅。与此同时，为保障电子档案的安全性，务必要对网络安全技术更加重视，进一步加大投入力度、管理力度与实时监控力度。如有需要，可在登录单位电子档案系统时使用身份验证信息与实名认证系统，力求最大限度保障电子文书档案安全性，防止信息被恶意窥视与破坏。
结束语
文书档案管理对于企业发展有重要作用，是企业管理重要内容之一，必须有足够重视。本文在分析现代企业文书档案管理问题的基础上研究了提高文书档案管理水平的一些方法，对于规范管理行为，促进管理进步有一定意义。
参考文献
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[4]陈玉宇.信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨[J].低碳世界,2016(31):275-276.
论文作者:张芳芳
论文发表刊物:《防护工程》2018年第12期
论文发表时间:2018/10/18
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