摘要:公文是在行政管理中形成规范化的文书，贯穿于企业行政工作的各个环节，在一定程度上反映了行政效率和有效性。因此，做好公文管理工作是企业各部门之间沟通及协调的重要保证，也是企业实现可持续发展的基础。但是在实际操作过程中，由于企业盲目追求效益，忽略了公文管理工作的重要性，导致公文管理仍存在一些不足的地方和问题。本文对国有企业公文管理工作过程中存在的问题进行分析，并提出了相关对策。
关键词：国有企业；公文管理 ；对策
引言：公文管理是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文，使之符合有关规定和收发文单位的要求。它是一个动态的过程，包括公文拟制、办理、保管、归档在内的一系列衔接有序的工作。做好公文管理，提高公文办理质量和运行效率，须紧紧抓住公文处理过程中存在的主要问题，从思想认识、工作流程、人员素质等全方位加以改进，才可以从根本上提升公文管理水平。
1.公文管理中常见问题
1.1书写不当
由于管理人员对公文的认知模糊，对公文的文中及行文关系的不清，导致在书写公文时出现混淆、乱用、误用等情况，例如“通知”写成“通告”，“请示”写成“报告”，“决议”写成“决定”。除了公文性质不分之外，有时候还会出现一些用语不当的情况，拟稿人员使用口语化的字眼进行书写，导致公文的严谨性大大降低，直接影响着企业行政管理的效率和权威性
1.2不遵守行文规则
行文规则是制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。它是根据发文机关的职责权限及行文单位间的隶属关系，本着有利于实施领导和管理的原则而确定的。但在实际应用过程中，行文规则经常被忽视，出现很多混乱现象。一是行文不按程序进行，存在直接向领导个人报送文件或越级行文、请示未经上级批复就下发指令性文件、涉及其他部门职能范围事项的文件不经会签就下发等现象。二是行文不按规范进行，存在发文规格过高或过低、一个请示文件提出多个请示事项、文件多头报送等现象。三是存在行文繁冗的问题，日常工作过度依赖发文，下级则层层转发，陷于文牍主义。这些问题看似平常，确极易造成企业内部管理的混乱，影响工作的正常进行。
1.3公文处理不及时
时效性是公文的重要特征，每一份公文都是有时效的，公文只有在特定的时间内才能产生效用。古人讲：“言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。”从某种意义上讲，时效性的强弱，直接影响和决定着企业的工作效率。在公文运行过程中，由于每日文件收发较为繁杂，处理流程、处理方法的不当及文秘人员自身原因都会导致公文不能得到及时处理，影响工作的落实。主要表现在：一是收发文件不做详细登记，对文件运行情况不做跟踪记录，致使文件压误，甚至造成文件遗失。二是公文运行流程制定过于复杂，流转程序多，对要件急件不采取专办速办措施，致使文件无法及时传达落实。三是未建立督办催办机制，只进行文件流转却不落实承办情况，不掌握文件落实进度和办理结果，致使出现延误或漏办现象。四是文秘人员工作态度不端正等原因，工作拖沓、懈怠，致使文件不能及时收发流转。
2.提高公文管理水平的对策
2.1加强对公文管理工作的重视程度
企业公文管理水平直接反映出企业的管理水平和整体的工作水平。因此从管理层就应加强对公文管理工作的重视，各相关部门按照程序切实把好行文关、内容观、政策观、格式关和审批观，确保公文行文流畅、内容严谨、表述到位、格式规范、审批完整，切实使公文起到指导或协调工作中遇到的问题的作用。公文办理过程中还应明确责权利，建立并完善相应的管理制度，只有这样才能将公文管理的具体要求落到实处，切实有效的提高公文管理水平。
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2.2完善制度，明确各部门的职责
2.2.1要明确公文管理的组织与职责
公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等[1]。
公文正式印制前，公文管理部门应当进行再审核，重点审核文件格式是否准确、发文程序是否规范、是否签发人签字，附件材料是否对应准确，格式是否统一规范等。
2.2.2拟制公文应当进行事先沟通协商
对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
2.2.3规范公文处理流程
对公文处理流程做详细规定，明确公文种类及格式、行文规则、执行程序，简化操作流程与操作方法，保障制度的规范性、指导性和可操作性，使公文管理各个环节都有据可依。
2.2.4做好公文管理归档工作
公文处理人员“我的待办”中作废文件要及时联系办公室文书作删除处理。对于闲置文件超时限不处理，办公室将适时予以通报。做好文件发放、保管工作，严防出现丢失、泄密事件。各单位要建立文件发放登记、文件销毁机制，对于生产经营涉及的文件与核心材料等杜绝随意发放、外传、丢弃。
2.3定期评定考核，确保公文管理质量
制度是对员工行为的约束和规范，在实践过程中，大部分员工的自控力并不理想，对于公文管理工作只是“三分钟热度”。在这样的情况下，企业需要对员工进行相应的评定考核，进一步激励员工保持公文管理工作的热情和积极性。评定考核能够有效激励管理人员的积极性，对表现优秀的员工进行适当的表扬，对于表现一般的员工也进行相应的点评，为员工日后的工作做铺垫。通过定期评定考核，既可以继续让优秀的员工不断努力，还可以让表现一般的员工发现自身的问题和不足，从而更好地整改完善及奋起直追，形成良好的工作模式，提高企业公文管理的规范和效率。
2.4讲究时效，提高公文运行效率
“及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提。公文处理时，要随到随办，不拖、不压、不误、不漏，这是公文处理工作时效性的最基本要求。提高公文运行效率，一是简化公文运行程序，在各个环节上尽可能化繁为简，使文件流程简捷，管理科学，操作手续简便，最大限度地提高文件管理效率。二是加强催办督办，根据文件时效性要求及重要程度，办公秘书转办后，可主动联系承办部门对公文进行催办督办，定期对所办文件进行核查，跟踪督查落实情况，杜绝文件压误或漏办，确保承办部门在要求限内落实承办事项。催办可采取发催办单或电话询问等形式进行，对紧急重要文件，可专人专件跟踪催办，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结，应及时注明落实单位、落实时间和落实结果，并将办理情况进行整理后，反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件应视具体情况随时反馈。三是开发电子公文处理平台，推行无纸化办公，通过信息化管理，解决提高公文运行效率。
2.5加强培训，提高素质
加强公文业务培训。按期组织开展公文处理业务培训，提高公文管理人员的业务水平，规范办文顺序，改良公文处理质量，提高公文处理效能。采取有效措施，增进企业各层级人员对公文处理知识的了解，为公文处理工作高效运转打下坚实基础。积极组织并支持公文管理人员参与公文管理学习培训， 提高写作水平和办文质量。
3.结论
公文管理是企业经营管理过程中不可或缺的重要组成部分。应建立和完善公文管理制度，不断提高综合素质，以严谨的工作态度，全面推进企业公文管理工作，实现公文有效运转，让公文管理更好地为企业发展提供服务。
参考文献
[1]赵志斌.公文办理的感悟[J]. 秘书工作,2018(01):41-42.
[2]李军.公文审核中的常见问题及对策研究[J].秘书之友，2018(02):28.
[3]刘军锋.企业公文审核"六原则"[J].秘书之友,2019(03): 36-37.
论文作者:王校敏
论文发表刊物:《中国电业》2019年20期
论文发表时间:2020/3/10
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