摘要：随着社会对生产力要求的不断提高，推进办公室精细化管理成为提升办公室工作效能的重要因素。而办公室作为生产力部门的重要组成部门，其效能的提高，对于整体生产力的提升有着重要的影响。因此，本文从精细化管理入手，阐述其存在的问题，提出相关的措施，以供相关的学者参考和借鉴，并予以指正。
关键词：办公室；精细化管理；措施
一、概述
1、精细化管理的历史
精细化管理的历史可以追溯到上世纪五十年代，日本的汽车企业丰田公司诞生了这一理念。随后，其就开始成为了当代工业企业的一个重要的管理理念，并逐渐应用在办公室的工作效能的提升上。再后来就开始传入我国，随着我国的特殊的国情和实际的状况的不同，精细化管理在我国的发展中不断完善自我，适应我国的现实国情，并开始广泛在我国的办公室中使用。当前，精细化管理正在逐步发展和不断细化，开始深入到社会生产力发展的方方面面，同时，随着精细化管理的应用，我国社会正在不断朝着和谐的方向发展。
2、精细化管理理念
精细化管理这一科学理念，最早产生于思想家泰勒的科学管理。当前提升办公室效能的精细化管理的理念，主要指的是以对办公室的绩效提升为主要目的的管理理论，主要通过对办公室参与人员的效率提升的方式来达到效率、效益统一的优化发展的方式来实现。精细化管理理论体系体现在以下几个方面：首先是精细化管理理念的层面，指的是上述对效益和效率的统筹优化考量的实现。通过合理的精细化的手段，实现两者的均衡发展和协调发展。其次是精细化管理的评价层面。指的是在对精细化管理实现的过程中，寻找办公室中存在的效率方面的问题和效益的问题，然后对这些问题进行分析考察和信息的收集处理，最终提出相关的解决方案。然后依托精细化管理的理论指导进行综合评价和建议。
3、精细化管理的具体实现方式
精细化管理的具体实现方式体现在如下几个方面：1.细化。对一切工作的实现要落实到细处，建立相应的实施方案和监督细则。2.量化。对一切工作的落实都要做到量的把控，从最终完成的结果和相关量的规定的比较来进行评价处理。3.流程化。一切工作实现流程化的处理。4.标准化。对一切工作制定相应的执行标准和完成标准，做到格式化和规范化，通过相关政策的出台和对秩序的统一来实现精细化管理。5.系统化。对办公室内的部门、单元之间进行协调，通过整体的优化来提升效能。6.经济化。对工作成本的降低和单位利益的提升，以此来提升企业的竞争力。7.实证化。对一切工作做到真实有效，从实际情况出发，尊重客观规律。
二、精细化管理面临的问题
在办公室精细化管理推行的过程中产生了一些问题，只有对这些问题的有效解决，才能真正促进精细化管理对办公室效能的提升。
首先是办公室工作的混乱无序。由于办公室是一个重要的职能部门，在办公室内的工作任务又多又繁杂，办公室工作人员在进行工作时很容易产生混乱和手足无措的感觉。比如当产生突发情况时，工作人员经常会不知所措，不知道该如何正确处理手头的工作，不知道如何安排工作的进度，因此导致了办公室工作效益和效率的无法有机统一，导致效能低下。同时由于繁杂的工作任务和庞大的工作团队，导致了办公的质量较低。又比如一些办公文案人员，由于长时期的文案工作，导致厌烦情绪等的产生，在进行文案书写时，会产生敷衍了事的心态，导致文案工作诸如报告、公文等的质量不过关和不规范，这些情况的存在都十分不利于办公室效能的提升和整体工作的有效开展。其次是服务的水平。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆许多办公人员的工作态度不佳，服务不过关，言语措辞不正确，在对领导和普通员工等的服务方面没有正确的积极的表现，或者表现的态度天差地别等，这些，都体现了办公室服务人员职业素养的缺失和心理素质的不过关，从而导致办公室整体工作效能低下。此外，在推进办公室精细化管理的过程中，办公室的参谋作用也十分重要，但在实际的情况下，办公室的参谋作用难以得到体现，这对管理决策层面的信息分析和处理是十分不利的。
三、办公室行政管理精细化对策
1、更新观念，提升认识
办公室工作人员要对精细化管理的理念宗旨进行了解，明确细节的重要性，通过对细节的把握，使每一项工作都能做到一丝不苟和细致合理。其次，对于领导吩咐的工作，不拖延，不延迟，让一层层传递的文件不在自己的手中积压，避免一些差错的产生。同时对于办公室服务人员来说，不能对要求办事的人嗤之以鼻或者持冷漠的态度，而是应该尽心竭力地提供咨询和帮助，树立好企业的形象。最后是对办公室的工作进行梳理，合理安排工作，对工作进行全面的思考和合理的安排，遇事冷静，增强责任意识和创新意识，开展工作做到有条不紊。
2、完善制度，强化考核
要对办公室现有规章制度进行补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。当前，重点是要建立和完善以下三项制度：1.建立工作日志。通过建立工作日志，提高办公室人员统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。一是日常事务日志。对相关职能部门间业务联系的工作，外来会议通知，领导干部外出、干部出差、学习、考察等日常事项，建立专门日志，工作完成后，存档备案，以备查询。二是建立个人工作日志。每个办公室人员都建立自己的个人工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。三是建立临时工作日志。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台账，留存记录，防止安排的工作多了，顾此失彼。2.建立AB岗制度。AB岗工作制度是指办公室在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上，在相近岗位之间，实行顶岗或互为备岗的制度。即两个相近岗位互为AB岗，当A岗因故不在岗时，B岗自动顶岗，及时办理根据工作性质可以即时办理的一般性事务和紧急事务。实行AB岗工作制一方面能够通过A、B工作人员互为备岗，保证各项工作流程顺畅、无缝链接，防止办公室职能发挥出现“缺位”，另一方面，在A、B岗工作人员都在岗的情况下，A、B岗能够相互把关、审核，最大限度地减少工作中差错或低级失误。3.完善考核制度。严格实行“三定”（定员、定岗、定责）和目标管理。按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性和临时性任务目标，明确完成时限、工作程序和具体要求，实行分工负责，责任量化考核，在考核过程中，要合理确定考核标准，对能够量化的工作尽可能地设计量化指标，对主观因素较强、不容易量化的工作，应当设计必要的定性评价指标。
结束语
精细已经成为企业竞争中最重要的表现形式，精细化管理也已经成为决定未来企业竞争成败的关键。精细化是管理的新方向，是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一种管理方式。精细化管理是加强管理、提升效率的必经之路。
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论文作者:王大豪,冯焱
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/1/25
标签：工作论文; 办公室论文; 精细化论文; 效能论文; 效率论文; 人员论文; 制度论文; 《基层建设》2018年第36期论文;