浅论高校馆藏档案的价值再鉴定，本文主要内容关键词为：鉴定论文,高校论文,价值论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中国高等教育经过百年的发展，到目前为止，全国各类高校已达二千多所，在长期的办学过程中，形成了浩如烟海的高校档案，它们为高校的宏观决策及教学、科研、后勤管理活动提供了科学的依据，也因其较高的科技含量在中华档案宝库中占据了一席之位。随着信息技术的进一步发展，高校档案逐步走向立卷、编目、统计、提供利用的计算机管理，现代化程度不断提高。但是，与以上工作环节相比，高校档案的鉴定工作呈现出明显的滞后状态。长期以来高校不轻易开展档案价值鉴定这一政策性、业务性较强的工作，有的高校自建校以来没有进行过这项工作，使档案有进无出，库房暴满，这一滞后状态既不利于优化馆藏，也抑制了档案工作的进一发展。
1.高校档案鉴定工作滞后的原因
1.1 对鉴定工作重要性的认识不足，强调档案工作以丰富馆藏及开发利用为主，忽视鉴定工作。
1.2 缺少档案鉴定工作的制度，致使鉴定工作无章可循，无法开展。
1.3 对鉴定工作存在着畏难情绪，由于档案工作人员对有关档案法规把握不准，对自身的政治素质、业务水平没有充分的自信，不敢开展鉴定工作。
1.4 人力配备不足，有些高校档案人员应付日常的收集、整理、提供利用已是满负荷的工作，开展鉴定工作便显得心有余而力不足了。
2.鉴定工作的紧迫性与必要性
高校在长期的职能活动中形成了数量可观的档案。随着招生规模的扩大，档案数量更是以前所未有的速度增长。资金缺短、办公用房紧张是高校普遍存在的问题，根据国家档案局的有关规定，机关档案库房容量必须可容纳本单位未来二十年形成的档案，实际上，能达到此标准的高校可谓凤毛麟角。一方面是档案数量随着招生规模的扩大而剧增，一方面是库房窄小难以承受如此重压，随着这一矛盾的加剧，档案工作陷入了困境。在这种情况下，消极等待学校增加办公用房是不现实的，因此，剔除无保存价值的馆藏档案，给有价值的新档案提供保存空间既是科学合理地利用库房资源，更是提高馆藏档案质量的重要手段。
受保守思想的影响，部分高校存在着档案收集范围过宽、保管期限划分偏长等现象，导致很多低价值甚至无价值的档案搀杂其中，也使得各种保管期限的档案比例失当，有些院校的永久保存的档案占室存档案总数的50%以上。因此，根据高校档案实体分类法，重新鉴定馆藏档案的保管价值是高校档案工作的当务之急；根据有关规定，除永久保存的档案之外，其余档案的保管期限为15-50年，由此可见，建校15年以上的高校，其档案的鉴定工作都应列入工作日程。
3.如何做好档案的鉴定工作
3.1 把握鉴定工作的原则
高校档案是高校各项工作的原始记录，属不可再生的资源，因此，档案人员必须以唯物主义的观点，全面考察每件档案在现实及未来教学、科研和日常管理工作中的利用价值，正确划分其保管期限，谨慎地剔除无保存价值的档案，确保馆藏档案的质量，实现鉴定工作的最终目标，在具体工作中，我们应当遵循以下原则：
3.1.1 尊重历史与遵守法规相结合的原则
高校档案是高校发展的历史记录，它真实地反映了高校的历史面貌和发展轨迹。事实上，高校的发展史即是国家发展史的缩影，众所周知，新中国的发展曾经走过一段曲折的道路，在错误思想的指引下，高校也曾经制定过错误的办学方针、决议及在教学、科研活动中采取过错误的方法，因而这一时期形成的档案都烙上了鲜明的时代印迹。我们要用历史的观点看待这一部分档案，不能因为它荒谬、甚至错误的内容而剔除，否则就会造成历史记录的空白。但是，“尊重历史”并不是一成不变地维持馆藏原貌，1990年以前，高校的校报、校刊原稿的保管期限都是参照正规出版社出版类档案的原稿定为永久保存，国家版权局于1990年5月5日下发了《关于作品原稿是否应退还作者的意见》，意见中规定，除与作者达成协议外，作品原稿原则上退还作者本人。此意见出台后，出版单位已不将著作原稿纳入收集范围，但是，1993年《高校档案实体分类法与工作规范》中却把出版档案的原稿纳入收集范围，并将其保管期限定为长期，显然，这一提法与国家版权局有关规定相悖，但大部分高校还是依照该规范将本校校刊、校报原稿强征入馆，使馆藏原稿数量连年递增，有些高校这类档案数量已达数千册，这样做不仅花费了工作人员大量的劳动，体积庞大的原稿档案还占有了宝贵的库房空间，而在实际的利用中，此类档案的查找利用率很低，笔者从事专职档案工作10年，原搞的利用数量为零，可见，保存此类档案既不合法，也不实用，因此，依法退还作者，既能纠正以往收集工作中的偏差，也提高了馆藏档案的质量，更能给有保存价值的新档案提供宝贵的保存空间。
3.1.2 全面的原则。
高校档案是国家档案的重要组成部分，因此，我们必须以全局的观点，全面衡量和判断档案的价值，不能以个人或个别院校是否需要来作为鉴定的标准。高校档案主要有以下四个作用：即党政管理工作的查考凭证、教学科研工作的参考依据、宣传教育的生动素材、编史修志的原始材料，因此，不能单方面地判断档案的价值，而应从政治、科学、教育、史料价值去全面衡量其作用；同一高校的所有档案是一个有机整体，其全宗之间、同一全宗内，同一个案卷内的档案材料之间都有一定的联系，因而我们不能孤立地判断一案卷、某份文件的价值和作用，而是将它们放到所属的全宗、案卷去衡量，否则，脱离了整体，轻率决定某份档案的存毁会人为割断档案间的有机联系，降低室存档案的价值，使鉴定工作适得其反。
3.1.3 超前的原则
随着社会的发展，人们对档案种类的需求、利用的角度会有所不同，改革开发以前，党群、行政类文书档案利用率较高，主要用作编史修志及爱国主义教育；在以经济建设为核心、教育和科技并重的今天，人们利用教学档案进行教学改革和加强学科建设、利用科技档案进行科技开发，提高生产力，从而加快国家经济建设的步伐，随着西部开发的进一步推进，高校科技档案的利用将会进一步增加。因此，判断档案的的价值不能拘泥于目前的情况，要有前瞻性，既要准确把握档案的现实作用，也要对其将来的作用有一定的预见性。
3.2 组织保障
3.2.1 建立和完善鉴定工作的制度，根据法律、法规及相关的工作规范，制定出指导性强、切实可行的鉴定标准，使工作有章可循。
3.2.2 成立档案鉴定工作领导小组，在组织上、人员配备上给予充分的保证。
3.2.3 制定鉴定工作计划并将任务分解落实到有关处室，使鉴定工作有序进行。
3.2.4 聘请有关专家进行必要的业务培训，学习档案鉴定的基本原则、做法，使鉴定工作少走弯路。
3.3 鉴定工作的具体做法
3.3.1 直接剔除。对实物已不存在的档案，如报废设备的档案、已经拆除的建筑物的基建档案。但水文、地质勘探资料应作永久保存，因为它们的价值不因实物的拆除而消失。
3.3.2 缓期处理。对于达到或超过保管期限的财会档案，为保险起见，不必马上销毁，可以先放置一段时间（以两年为限），确信其已完全失去保存价值才销毁。但应注意“暂存”的期限，不要将“缓期”变成“无期”，无限期地“暂存”下去。
3.3.3 重划保管期限。1993年以前，高校参照事业单位同类档案的保管期限来划定本校档案的保管期限，高校档案工作规范出台后，我们应按该规范着重调整过去划分偏长的保管期限，该作短期保管的就定作短期保管，一旦到期，在确认无保存价值后剔除。
3.3.4 我们还应根据档案的内容和来源、可靠程度、名称来判断其保存价值，真实反映本校的党政管理、教学、科研等各项职能活动、揭示本校发展历史面貌的档案的保存价值最大，形成于本校档案比来自外校的文件价值大；文件有正件、复印件，文稿有定稿、草稿之分，正件因其不可置疑的权威性而比复印件的价值要大，定稿有领导人的签发、拟稿人、核稿人的签名等原始特征，其可靠程度要比草稿高，正件和定稿的保管期限相对就长；文件的名称不同，价值也不同，如学校的决定、决议、条例比一般性的通知、通报价值大，基建档案的底图比蓝图价值大。但我们也要考察其包含的内容，笔者所在的院校就有如此情形：学生学籍表应作永久保存，其应包含学生姓名、在校学习成绩、鉴定、奖惩记录等，但是，部分馆藏学籍表上仅有学生姓名，对这种名不符实的档案我们不能只根据它的名称来确定其保管期限，而应根据其内容重新进行价值鉴定，适时剔除，避免造成人、财、物的浪费。
档案工作各环节中，鉴定工作的难度是比较大的，但是，只要我们严格把握标准、谨慎工作，这一困扰高校档案工作的难题就会得到很好的解决。