新形势下公路档案工作信息化建设探析论文_魏玉茜

新形势下公路档案工作信息化建设探析论文_魏玉茜

临朐县公路局 山东省 262600

摘要:随着我国现代化进程的不断加快,公路档案的管理工作也逐渐顺应信息化时代的发展,全面实现公路档案的信息化管理,进一步强化了档案的收集与保存。在公路档案系统,还存在一些问题,现在计算机网络等档案软件日益发达,在档案管理、查找利用的时候,可以充分利用先进的档案管理方法。文章就新形势下的公路档案的建设管理工作进行了探讨。

关键词:新形势;公路档案工作;信息化;建设

1.新形势下加快公路档案信息化建设的现实价值

1.1档案信息化建设有利于档案管理效率的大幅度提升

在公路档案资源中,涉及繁琐的内容和项目,数据规模庞大,如果一直采用传统的管理模式,就会导致严重的资源浪费,很难实现高效。同时,档案资源归类不合理,直接影响信息资源在行业中的开发与应用。公路行业发展时间较长,历史悠久,交通网络极具复杂性,给资料整理与分类造成巨大困难,直接影响后期资源的查阅与利用。积极开展档案信息化建设,档案资料能够结合行业发展实践,推动信息数据的及时更新,将网络化与自动化的优势体现在管理工作实践中,应用信息化管理手段指导档案管理工作的开展,减少繁琐的工作环节,缩短操作流程,强化对工作的合理安排与规划,显著提升管理效率。另外,档案信息化建设提升了公路档案资源内部共享程度,强化信息在不同部门之间的传播与流动,对档案资源的合理开发与利用起到推动作用。

1.2信息化建设有效维护档案信息的安全性与完整性

在公路档案事业发展中,主要是纸质的资源形式,需要设置专门机构和人员进行管理。一旦涉及资料移动,很容易对资料的安全性与完整性造成威胁。另外,管理人员的变动也会诱发档案管理的间断,原因是新的管理人员需要投入一定时间和精力对档案工作进行熟悉和掌握。在信息化管理模式下,信息管理人员工作效率得以提升。同时,档案信息以数字形式进行存储,信息完整性得到保证,有利于对数据信息进行合理地整理和归档,即使发生管理人员变动的情况,也不会影响资料的安全性与完整性。新的管理人员只需要借助计算机,就可以了解档案信息存储情况,迅速投入档案管理工作。

2.新形势下公路工程档案管理存在的问题

2.1档案管理人员的工作素养不足

档案管理人员的工作素养不足主要是指公路工程档案管理工作人员的计算机操作能力偏低,不能熟练操作档案管理信息系统,难以做好电子档案保密工作,很容易泄露档案机密。另外,档案管理人员没有全面推广与宣传有价值的档案资源,档案开发工作效率低下,不利于提升档案利用率。

2.2管理模式相对老化

现在,社会经济发展迅速,管理方式和管理工具日益进步,传统的公路档案工作在进行档案管理的时候,会有一些问题。首先,在档案管理的时候,都是人工整理,这样效率比较低。其次,档案采用纸质的形式,不容易查找、利用,出现纸质档案损坏现象。最后,公路档案的信息很闭塞,档案更新的速度很慢,不能与时俱进,要实现本单位有价值文件“应归尽归、应管尽管”的新任务,关键在于档案人员如何从整理档案转化为科学管理档案,档案是集服务性、科学性、管理性为一体的一项基础性工作,这个基础如果不牢,各项关键性任务就无法完成,以文字、图表、声像、电子等诸多载体形式存在的各类档案,是单位的一笔无形资产、是人类的智慧结晶,是重要的信息和动力之源,也是领导科学决策的依据,档案资源是否有效得到开发,安全保密是否到位,将直接影响着事业的兴衰成败。

2.3存在着一定的安全风险

随着计算机信息技术的发展,相关的系统风险也在不断的升级。各种系统病毒在计算机信息网络中滋生与运行,给公路的信息化档案管理带来了众多的安全风险。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此外,由于公路的信息化档案管理人员,缺乏相关安全风险的防护意识,并不具备探查与预警系统安全风险的能力。因而,当病毒与相关安全风险侵入信息化档案管理系统时,相关的档案管理人员无法切实的进行科学的处理,导致公路的信息化档案管理存在着许多的安全风险,难以确保信息化档案管理的安全性与可靠性。

3.提升公路档案信息化管理水平的有效措施

3.1强化公路档案的管理机制

在信息化档案管理的建设工作中,工作人员要注重档案管理机制的管理水平,应该及时完善并且严格遵守管理机制的规章制度,进一步提升信息化管理的可靠性与便利性。公路档案的管理部门可以在遵循《档案文件整理规则》的基础上,对其规章内容进行进一步的完善,做好提升公路档案管理机制水平的优化工作。除此之外,对于档案资料的接收工作、编目工作以及电子文档的录入工作等都应该进行严格的制定,可以适当地建立赏罚分明的工作制度,进一步强化公路档案管理机制的管理内容。

3.2建立档案资源的共享机制

现在,建立数字化档案的管理方式能够实现信息的共享,所以公路档案部门一定要做好分享信息,主要是有三个层次的共享:第一,政府档案的管理部门能够实现共享。第二,企业内部也能够实现共享。第三,政府的档案管理部门能够和企业的档案管理部门进行信息的共享。档案资源建设是档案工作的生命力所在,而档案资源体系建设的“底线”或基本要求则是确保文件的真实、准确、完整、安全。这样就保证了信息库里面的信息的有效利用,在公路档案进行管理的时候,充分借助先进的互联网技术,这样建立信息的共享平台,资源能够共享了,利用这样的方式能够把得到信息的渠道增多,同时广大群众还能够起到有效的监督,参与到国家的建设中,发挥主人翁的精神。

3.3提高档案管理人员的综合素质

档案工作是一项政治性、机密性很强的工作,因此档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策,严守机密,树立政治意识和政治信念。但是由于各个单位的档案员的业务水平不同,而管理方式的现代化也使得其对管理人员的综合素质有着更高的要求,需要加强档案管理的队伍建设,提高档案管理人员的综合素质。具体来说,主要包括三个方面:首先,加强对高素质专职档案管理人员的培训和培养,增强他们的服务意识、大局意识和责任意识,提高他们的专业素养和管理技能;其次,要积极进行兼职管理队伍的素质建设,明确兼职人员的工作内容和具体职责,并在奖罚、职务晋升、培训、考核等方面做出详细的规定,充分调动管理人员的工作热情和积极性;最后,加强档案管理有效机制的建立,并通过培训、激励和引进等方式来积极培养档案管理方面应用型高素质的专业人才。

3.4应用较为适宜的系统软件

基于计算机信息技术更新速度较快的情况,公路的档案管理,应当尽量迎合计算机信息技术的更新升级步伐,应用较为适宜的系统软件。从而促进信息化档案硬件与软件系统相匹配、相兼容,实现更为科学、合理的信息化档案管理系统,为公路的信息化档案管理提供科学的系统支撑。

结束语

现在新时期计算机的使用改变了大家的工作方式,在加强公路档案管理工作的时候,也要使用信息化的方式,因此对相关工作人员的要求也就比较高了,单位也要组织档案人员用新的理念提高公路档案建设管理与服务创新水平,真正实现档案工作科学信息化管理建设。

参考文献:

[1]陈思宇.档案信息化是高速公路档案管理的发展趋势[J].才智,2017(09):266.

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[3]陶秀芳.公路档案管理信息化建设[J].黑龙江科学,2016,7(05):96-97.

[4]黄锦男.公路档案的信息化建设及有效管理策略探讨[J].科技风,2016(18):171.

论文作者:魏玉茜

论文发表刊物:《基层建设》2018年第11期

论文发表时间:2018/6/6

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