在市场经济条件下对档案信息服务管理体制的探讨，本文主要内容关键词为：信息服务论文,条件下论文,管理体制论文,市场经济论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在长达40多年的计划经济时期，我国档案部门大都以无偿的方式向用户提供档案服务。随着社会形势的不断发展变化，这种单纯的无偿服务方式逐渐被无偿与有偿相结合的服务方式所取代。特别是中共中央、国务院作出《关于加快发展第三产业的决定》及提出建立社会主义市场经济体制以后，有偿服务更是在全国各级档案部门中迅速推行，引起社会的普遍关注，并由此引发了档案学界关于档案是不是商品、档案馆要不要向产业化方向发展等问题的争论。目前这场争论仍在继续，持论各方仁智见纷，莫衷一是。理论上的分歧导致并加剧了实际操作中的混乱，各地档案部门在档案服务收费范围、项目、价值等方面极不统一，极少数档案馆甚至以此作为生财之道，巧立名目乱收费，产生了较大的负面影响。因此，尽快完善档案有偿服务理论，规范档案服务收费行为，就显得非常必要和迫切。本文拟从档案的基本属性和各类档案机构的性质入手，探讨在社会主义市场经济条件下我国档案信息服务的管理体制，旨在抛砖引玉，希望大家进一步研究。
一
档案是一种重要的信息资源，具有可压缩性、可传输性、可扩散性、可分享性等一般信息所共有的特点，并以直接性、原始性而优于其他信息。明确档案的信息属性，对于我们将档案部门纳入信息产业系统，从而更好地开发档案信息资源，发挥档案在社会各项工作中的作用，推动档案事业发展，提供了充分的理论依据。档案的信息属性客观上要求我们，要适时地把档案信息推向市场，逐步实现档案信息服务社会化。与其他信息一样，档案信息也可以超越时空，脱离承载它的物质而被存贮、传递，同一种档案信息可以被许多用户同时接收和利用，而且用户越多，社会获得的信息总量就越大。
信息和能源、材料被认为是当今社会的三大支柱，其中信息的地位和作用最为突出，成为比能源或材料更为重要的资源。以信息处理和服务为职能的信息产业发展迅猛，成为当代经济发展的重要特征。1990年，世界信息产业的产值已达1489亿美元，到90年代中期将突破1 万亿美元，成为跃居传统产业之上的最大产业。目前发达国家信息产业的产值占国民生产总值的比重已达40%—60%，年增长率是传统产业的3—5倍。〔1〕我国信息产业虽然起步较晚，但发展较快。据统计， 我国信息经济增加值在GNP中的比例逐年提高，1987年为15%、1995年增加到25%，预计在下个世纪将达到50%。截止1995年底，全国信息咨询企业已有7万多个，从业人员200万〔2〕。 尽管迄今为止我国还没有一家真正意义上的市场化的档案信息咨询企业，但已经建立起5000多个技术市场，技术商品成交额突破100万元， 其中成交的技术实体大部分是科技档案的复制品。〔3〕党中央、 国务院颁发的《关于加快发展第三产业的决定》，明确提出要把发展信息产业作为加快发展第三产业的重点之一，这是建立社会主义市场经济体制的一个重要举措，同时也为实行档案信息服务产业化提供了政策依据。
但是，我们应该看到，档案信息服务产业化只是部分档案利用工作的一种发展趋势，目前还处在探索、试行阶段，无论是在理论上还是在实践上都还不成熟。此外，档案信息服务产业化并不意味着取消档案信息的无偿服务，而将现有的档案管理部门统统转变为自负盈亏的经营产业。各类档案机构的不同性质决定了在档案信息服务的管理方式上不能搞“一刀切”，而应结合各自的特点采取不同的管理体制。
各级国家档案馆（特别是综合性档案馆）是以促进社会发展为目标的公益性文化事业机构，是永久保管档案的基地和各方面利用档案史料的中心，其馆藏是国家档案的主体，是国家历史文化遗产的一个重要组成部分。目前我国各级综合性档案馆所保存的大都为文书档案，而文书档案一般以史料价值、文化价值见长，经济价值、科技价值则不明显。因此其主要服务方向是学术研究、文化建设、领导决策等非经济工作，这一点并没有也不应该因经济体制的转轨而发生变化。当然，各级国家档案馆也应积极开展馆藏当中有关本地区风土人情、矿产资源、名优特产、名胜古迹等方面的信息，主动参与各地的经济建设。国家档案馆的档案是以无偿的方式从各有关档案室接收进来的（只有极少数珍贵的历史档案是有偿征集的），因此没有理由实行有偿服务（工本费除外）。此外，档案馆的事业费和档案人员工资主要来源于国家拨款，这说明在国民收入分配时，用户已经以纳税的方式预付了利用档案馆所藏档案的费用，如果再行收费，不仅不合情理，而且也会降低用户利用档案的欲望和兴趣，阻碍档案馆利用工作的健康发展。近几年档案馆的利用工作为何一直在低谷徘徊不前？其原因是多方面的，但与档案馆实行的收费制度恐怕也不无关系，过多的收费项目、过高的收费标准使得许多用户、特别是个人学术利用者望馆却步，对此我们应进行认真的反思。西方发达国家的公共档案馆一般都不实行有偿服务，其经营的目的不是为了赚钱赢利，即使外国公民利用其馆藏档案也不收费，他们的做法和经验值得我们借鉴。
机关（包括事业单位、社会团体）档案室是统一保存和管理本机关档案的内部组织机构，是机关的一个不可缺少的组成部分，也是档案馆档案不断补充的源泉。换言之，机关档案室是过渡性的档案保管机构，其档案最终要向档案馆移交，因此从本质上说机关档案属于国家所有，有关档案工作法规、条例对此都作了比较详细的规定。1956年国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》就明确宣布了机关档案的国家所有制。1983年制定的《机关档案工作条例》也指出：机关档案部门保管的档案是现行档案，主要供本机关和上级主管机关使用，不属于开放范围。1990年国务院批准的《中华人民共和国档案法实施办法》则重申了这一规定，并作了必要的补充：机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构所保存的尚未向档案馆移交的档案，主要供本单位利用，其他单位及个人如需要利用，必须经过档案保存单位的批准。可见，机关档案室的档案利用应该实行无偿服务，或以无偿服务为主，辅之以少量的有偿服务（在向外单位提供档案利用时），不能把机关档案室转变为以赢利为目的的经济实体。
综上所述，各级国家档案馆和机关档案室所藏档案是国家的财产，是从国家机关或机关内各部门无偿取得的。产生和保存这些档案的目的不是为了交换，而是为社会各项工作的进一步发展提供参考和依据。加之各级档案馆和机关档案室的业务经费主要依靠国家财政拨款，这就决定了这两类档案机构必须实行公益性的无偿服务，不得打着发展第三产业的旗号搞有偿服务。
从总体上看，档案不是商品，这是档案工作赖以存在和发展的基础。但是，随着时间的推移，档案的解密和开放，以及档案所有制成份的变化，一部分档案（主要指非国有档案和科技档案）在某种情况下可能转化为商品。关于非国有档案，《档案法》规定档案所有者有权处理，除了政府规定的不允许携带出境和买卖以外，其余部分既可以向社会公布（在不损害国家安全、利益和侵犯他人合法权益的前提下），也可以公开出售（国家享有优先购买权）。这实际上就是国家为非国有档案实行产业化利用颁发的许可证。关于科技档案信息的管理体制问题，中共中央在《关于建立社会主义市场经济若干问题的决定》中指出：“科技体制改革的目标，是建立适应社会主义经济发展，符合科技自身发展规律，科技与经济紧密结合的新型体制，促进科技进步，攀登科技高峰，以实现经济、科技和社会的综合协调发展”，“信息服务机构要面向市场，逐步实现企业化经营，增强自我发展和市场竞争能力。”科技档案是科学技术的重要储备形式，是知识形态的生产力，科技档案工作是科技管理工作的一个部分，是现代企业制度的主要内容，所以《决定》所提出的要求对科技档案工作同样是适用的。市场经济的实质就是信息经济，其突出特点是以市场为取向优化配置经济资源，激励生产活动。科技档案作为无形资产和经济资源的一种形式，自然也应通过市场得到优化配置。这就要求科技档案部门和以科技档案为库藏主体的企业档案部门在保持原有公益性的同时，要以市场要求为导向，搞好业务建设，强化服务功能，努力实现科技档案信息产品的规模经济，走科技档案信息商品化和信息服务企业化的道路，逐步建立与社会主义市场经济相适应的公益性和产业化相结合的科技档案信息服务新机制。科技档案是科技活动的副产品，是国家和科技部门投入大量资金和人力而积累起来的珍贵资源，如果仅仅局限在其形成单位这一狭小范围内利用，不能为社会所共享，那么其作用就得不到充分发挥，这于国家于单位都是极大的浪费。所以，科技档案部门应积极创造条件，尽早让科技档案信息进入技术市场，最大限度地实现其社会功能。
二
档案信息服务的公益性和产业化是新时期档案利用工作的两种基本管理方式，二者互相补充，互相渗透，而且在一定条件下还可互相转化。
我国是以生产资料公有制为基础的社会主义国家，社会主义社会的政治制度和经济制度决定了绝大多数档案属于国家所有，必须实行公益性的无偿服务。我们之所以要强调在市场经济条件下发展公益性的档案信息服务，是因为处于公益性管理体制下的档案信息流的主体是各级国家档案馆和机关档案室，计划经济向市场经济的转变并不等于要对这些部门实行自负盈亏的产业化管理或简单地减少其无偿服务的成份，而是根据市场经济和社会发展的需要强化面向市场经济的公益性档案信息服务，并根据市场的变化及时调整投入、产出和服务业务。公益性档案信息服务的效益并不直接体现在服务机构的赢利上，而是体现在用户利用档案信息所获得的效益上。从宏观角度来看，国家对公益性档案信息服务机构的投入是一种必要的基础性投入。而且从长远计，这种投入只能增加，不能减少，唯其如此，才能为国家经济建设和社会发展提供基本的档案信息保障。世界各国，即便是市场经济发达的资本主义国家，一般都把大力加强公益性的档案信息服务作为一种基本的社会发展战略，在发展产业化档案信息服务的同时，不断增加公益性档案信息服务的投入。我们更应该充分发挥社会主义制度的优越性，建立以国有档案信息系统为主体的包含多种成份的公益性档案信息服务体系。
档案信息服务产业化是市场经济条件下一种新的档案利用工作管理体制，它的出现不是对公益性档案信息服务的排挤和取代，而是对公益性档案信息服务的补充和发展。随着改革开放的不断深入，乡镇企业、村办企业、三资企业、个体企业等新的经济成份不断涌现，与此相适应，档案的权属也由以前的国家所有这种单一形式转变为现在的以国家所有为主体，国家所有、集体所有和个人所有同时并存的多元化格局。现代企业制度要求产权清晰、权责明确，政企分开，管理科学。由于市场机制在资源配置中起基础性作用，产权允许进行交易。一些经营不善的企业将被兼并，一些长期亏损、资不抵债的企业将依法破产，国家为了筹集重点建设项目和新兴产业所需资金，将会拍卖一些小企业，这必然会带来档案所有权的变化，同时也使企业档案的有偿转让和利用成为不可避免。因此，在市场经济条件下，对非国有档案和企业档案实行产业化的有偿服务，不仅有利于深层次地开发档案信息资源，促进档案工作与经济工作的相互融合，而且有利于建设现代企业制度，增强企业的发展活力。由于产业化档案信息服务按照供求关系直接进入市场，因而它是市场经济中的一种比较活跃的经济成份。产业化服务所提供的档案信息产品一般是公益性服务所不能提供的，其中有不少产业化信息服务直接关系到科技成果的应用与转化。
公益性档案信息服务与产业化档案信息服务的主要区别在于管理、调控手段不同。公益性档案信息服务应由国家按照市场经济的发展和社会需求对其投入和服务进行宏观调控，使之与社会发展相适应。产业化档案信息服务则由市场直接调节，国家从政策上进行控制和引导。国家有关主管部门应根据公益性档案信息服务和产业化档案信息服务的异同点，对其实行整体性的协调管理，处理好二者之间的关系。一方面要以国有档案管理机构为基础，巩固与完善公益性服务，为社会各项工作提供全方位的档案信息保障。与此同时，在符合国家政策的前提下，适当开展有偿服务，使部分经济价值较高，与现实生活关系密切的档案信息进入技术市场，以此作为公益性服务的必要补充。另一方面要从档案信息产业的运行机制、外部联系及社会化有偿服务规范的角度出发，建立健全档案信息服务产业法规，不断拓展产业化档案信息服务业务，逐步实现规范经营，并与公益性档案信息服务保持协调发展。
三
对于我国绝大多数档案工作者来说，开展产业化档案信息服务还是一项新课题，没有多少现成的经验可以借鉴，加之这项工作不是单纯的业务问题，而是一个牵涉面极广的系统工程，稍有不慎，就会给有关单位、个人甚至国家造成重大损失。因此，为了保证这项工作的健康发展，维护国家、集体和个人三方面的利益，当前我们应重点抓好以下几个方面的工作：
首先，制定专门法规，完善产业化档案信息服务法律体系。社会主义市场经济说到底就是一种法制经济，只有用法律手段才能从根本上解决经济生活中的重大问题。作为一种新的经济成份，档案信息服务产业在运行过程中必然会涉及到各种技术、经济和社会关系，因此依靠法律来调节、规范与保护各种技术、经济行为就显得十分必要。目前与档案信息服务产业化管理相关的法律、法规主要有《档案法》、《保密法》、《专利法》、《国家安全法》、《著作权法》、《企业法》、《经济合同法》、《继承法》及《开发利用科技档案信息资源暂行办法》、《科学技术保密条例》等。虽然这些法律、法规解决了档案信息利用中的一些普遍问题，但它们却无法解决产业化档案信息服务中的特定问题，故而制定专门的档案信息服务产业法规，已经十分现实地提到了国家有关主管部门的议事日程。这一专门法规不仅在内容上要与既有的相关法律、法规相配套、相适应，不得相抵触、相冲突，而且在功能上要与它们相补充、相促进。要通过逐步完善的法律体系，真正实现国家对档案信息服务产业的科学化、规范化管理，使档案信息服务产业在法律的轨道上健康、理性地发展。
其次，处理好产业化档案信息服务与保密、保护知识产权的关系。实行产业化档案信息服务的根本目的在于扩大档案的利用范围，实现档案信息资源的广泛利用，因此较之于公益性档案信息服务，它所涉及的保密问题将更加突出。另外，科技档案信息的产业化服务还涉及到知识产权保护问题。虽然向用户提供产业化服务的主要为非国有档案科技档案，但其中也有一些关系到国家的安全和利益，必须保密。如果把应当保密的档案信息推向市场，或在利用中侵犯了科技成果持有人的知识产权，那么不仅与我们开展这项工作的初衷相违背，而且也给有关单位、个人或国家带来不应有的损害。解决产业化档案信息服务与保密这一对矛盾的关键是要正确地划分档案开放与限制利用的范围，准确地鉴定档案和科技成果的密级，并掌握好政策界限，严格控制档案信息进入技术市场的审批手续。《档案法》、《保密法》及国家科委印发的《科技成果密级评价方法》对此已作了原则性规定，产业化档案信息部门应认真贯彻执行，并结合各自的实际情况，制定详细、具体的实施细则。保护科技成果持有者合法权益的关键是在档案利用过程中，要注意尊重成果持有者的所有权、使用权和处理权。在向社会公布有关科技档案信息之前，要征求他们对科技档案利用和保密的意见。未经同意，任何单位或个人不得擅自公布科技成果持有者的科技档案信息。
再次，确定合理的档案信息服务价格。价值规律是调节社会资源在各部门之间的分配，实现经济资源优化配置的市场经济基本规律，而价值规律的作用又是通过竞争规律、供求规律等一系列具体规律的作用来实现的。因此，从理论上说，产业化档案信息服务也应遵循价值规律、供求规律、竞争规律，即根据市场供给与需求的平衡状态制定产业化档案信息服务的收费价格。产业化档案信息服务的价格主要取决于三个因素：一是档案信息的知识含量、技术水平。在一般情况下，档案信息的知识含量及其所反映的技术水平与其价值量及服务价格成正比例关系。二是效益，即用户利用档案信息产生的经济效益和社会效益。效益越大，档案信息服务的价格越高；效益越小，档案信息服务的价格越低。三是利用次数。同一种档案信息利用的次数越少，其服务价格越高；利用的次数越多，其服务价格越低。如果档案部门是以一次性转让的方式向用户提供专利档案信息，那么其服务收费应按专利技术转让的有关规定执行。
当然，前文已经提到，我国档案部门实行产业化档案信息服务的主要目的不是为了创收，而是为了适应社会主义市场经济发展的需要，向更多的用户提供他们所需要的档案信息，全方位、多角度地实现档案的内在价值。所以档案信息服务收费一定要做到公平、合理，维护国家及信息交易双方的利益，切忌漫天要价，因小失大。为此，国家有关部门应加强对档案信息服务收费的监督和管理，根据档案信息的市场供求，用户的承受能力及档案事业的发展情况进行必要的价格调整，并争取将档案信息服务价格管理纳入物价管理部门的工作范畴。
注释：
〔1〕任遵圣：《档案与社会》，江苏省档案局1995年出版，第197页。
〔2〕《文摘报》1996年12月26日。
〔3〕刘泽民：《围绕建立市场经济体制， 加快档案工作改革步伐》载《山西档案》1993年第5期。
标签：科技论文; 市场经济论文; 企业档案工作规范论文; 企业经济论文; 信息发展论文; 国家部门论文; 经济学论文; 时政论文;