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档案工作必须改革。
在深化改革，扩大开放，逐步建立社会主义市场经济体制的过程中，一切都在发生变化，档案部门自然如此。
如何改革？如何看待新情况、研究和解决新问题，谈些个人的看法。
重视和发挥三条线的作用──管理体制问题
随着全国性机构改革的具体实施，一些专业主管机关的领导关系发生了变化。从中央一级看，由于政企分开，权力下放，一些专业主管部门，不再直接管理企业了；有的直接成为公司；有的成为行业总会；有的成为部委归口管理的国家局；有的机构合并，隶属关系变更。这些变化，使一些专业主管机关不再具有政府行政管理职能，管理和指导本专业系统档案工作的职责也不复存在。还有一个大的变化是经济单位（经济工作部门）不断涌现，大型经济集团日益增多，经济所有制成分形成多元格局。这些变化使档案工作管理面临新情况、新问题、新任务。
以上两个大的方面的变化以及其它一些变革都会给档案管理工作乃至档案工作管理体制带来影响。
全国档案事业管理，党中央、国务院及《档案法》早有规定，实行“统一领导，分级管理”的原则，由“国家档案行政管理部门主管”，“对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。”实践证明，这种管理体制是符合我国的实际情况的，是可行的。但是情况已经发生变化，档案事业管理，也应在执行、维护原来管理体制的前提下，进行变革。要强化档案行政管理部门宏观管理职能，健全法规体系，加强执法监督，同时，高度重视和充分发挥三条线的作用。
所谓三条线，一条是纵向的，这条线虽然有一些变化，但仍然存在，必须依靠。这条线以中央各机关，特别是专业主管部门为首，把本系统，或本行业、本专业的档案工作纳入自己的职责范围，象抓业务工作一样往下抓。
另一条是横向的，即各地区、各行业内的群众学术组织、协作组织活动。如学会、协作片会、档案期刊研讨会等。以行业或系统进行组织的学会逐渐多了起来，如化工、高教、航天、航空、机电等学会已经建立，他们办刊物、举办学术讨论会、训练班等，搞得很活跃。协作片会，已不仅仅是原大行政区的，现在有沿海开放城市的、计划单列市的、民族自治区的等多种形式。
第三条是纵横交错的，即大型企业集团、跨行业跨地区甚至跨国公司。应紧紧依靠它们，由他们做好本集团和公司及其所辖单位的档案工作。
至于中小型独资、私营和个体企业事业单位，不可能形成档案管理第四条线。它们将按照国家法规，和在自愿组织或参加的非政府组织内活动。
有人认为企业档案工作达标升级停止了，企业档案工作也不敢抓不想抓了。这是一种错觉。作为实现目标的一种形式或手段，什么时候都需要。档案工作为经济建设服务，一项重要内容就是做好企业档案工作。关键在于改进管理方式，提高工作效率和质量。绝不能放任不管。
这三条线中，第一条线是国家行政机关参与档案工作管理的重要组成部分；第二条线是行政管理部门和非行政管理部门，以非政府组织形式参与管理，发挥管理效益的横向联系，它是第一条线的必要补充；第三条线是管理企业特别是大型企业档案工作的组织措施和组织保障。
充分发挥这三条线的作用，就会使全国档案事业管理体制，象增添两只翅膀，变得更加坚强有力，国家档案行政管理部门就能更好地集中精力抓全国、全局性的大事，进行有效的宏观管理和调控。
江泽民同志指出：“改革就是要充分调动和发挥中央和地方的积极性，沿海和内地的积极性，国家、企业和个人的积极性，进一步解放和发展生产力。”（见《人民日报》1993年10月4日）各级档案行政管理部门要按照这一精神，依靠这三条线，做好这三条线的工作。
第一，充分认识三条线的地位和作用。
我们国家这么大，各行各业这么多，情况千差万别。档案行政管理部门主要是从宏观上进行管理，大量的微观的工作和有特色的工作必须依靠各个行业或系统的主管部门和协作会议形式。中央和地方党政机关和专业主管部门，主管全国或一个地区的某一方面的工作，形成了各自的领导管理体系，它们把档案工作列入自己的职责范围，按照正常的领导、组织关系，组织本系统或本行业的档案工作，比档案行政管理部门直接抓档案部门会产生更好的效果，有利于档案机构、人员、库房、资金等具体问题的解决。使国家关于档案工作的方针、政策、规定、要求，得到更好的贯彻、落实。学会、协作片会，大多没有专门机构和人员，也没有国家机关那样日常的具体事务。只是以轮流坐庄的方式，就一些大家共同关心的问题开展讨论和情况交流，可以达到互相补益、取得共识的效果。企业集团的“势力范围”相当广阔，而且拥有自主权，没有它们自己的组织管理，档案工作难于办好。这三条线各有各的优势和长处，可以互为补充。比如有的主管部门失去了原来的行政隶属关系，那么学会、协会性质的活动同样可以参加。行政不便于干预的事，企业可以自己管理自己。因此，这三条线的出现，正是我国国情和改革的产物。
第二，认真总结过去的经验。
这三条线的出现，有一个过程。早在1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》中就指出，国务院各部委“有的部门为了指导和监督本机关档案室的工作和所属系统的档案工作，可以设立档案管理处。”1980年国家经委、建委、科委、国家档案局联合发布的《科学技术档案工作条例》中规定：“科技档案工作必须按专业实行统一管理……。”1983年中办、国办印发的《机关档案工作条例》规定“中央和地方专业主管机关的档案部门应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。”这些年来，三条线的情况如何？没有能很好地总结过，可以肯定地说，既有成功的经验，也有值得吸取的教训，比如主管部门抓档案工作的积极性的问题，有的高，有的不高，还有个别的似乎过头，如何区别情况做好他们的工作，如何把档案工作同行业工作有机结合的问题等都该很好地总结研究一番。协作组织活动出现晚一些，是党的十一届三中全会以后的事，但来势快。这一组织活动的方式、内容、参加对象、开销等问题尚未很好研究解决。第三条线是近几年才逐步形成和显示出它的必要性的，这条线的组织、管理和活动方式等都有待于研究。
第三，切实加强组织和管理。
同任何新生事物一样，三条线既有旺盛生命力，又难免有些幼稚和不完善的地方，因而加强对他们的组织和管理工作是十分必要的。长期以来档案行政管理部门对它们的活动情况、工作和问题都缺乏专门的认真的研究，使它们基本上处于自我发展的状态。有的甚至流于形式。在改革开放、调动各方面积极性的形势下，各级档案行政管理部门要在这方面多使些劲。这是宏观管理的一个组成部分。这项工作做好了，就会调动千军万马，克服档案行政管理部门“鞭长莫及”的困难，以便在更广阔的领域，以更灵活的方式，发挥着特殊的效力。至于如何组织和管理，应从各条战线各个地区的实际情况出发，既要管，又不能管得过死。关键是调动他们的积极性、创造性，引导他们在国家法规、职权范围内，在国家档案行政管理部门宏观调控下进行。可以考虑搞一些章法，完善一些章法，如各个主管部门组织、管理本系统或行业档案工作的职权范围、原则、要求，协作活动的权力与义务等等。有了完善的规章，就可以按章办事，使工作更加规范、科学和有效。
管理工作应注重人的作用──队伍建设问题
无论档案行政管理部门或档案实体管理部门，主要是从事管理工作的。管理工作以人为中心，这是行政管理学的一个基本原理。
（一）档案干部队伍现状分析。
近几年来，档案干部队伍发生着明显变化。按同一个统计范围和口径统计，1984年全国档案专业干部20146人，1990年增加到46449人，比1984年增加了26303人。也就是说，解放以来前35年的档案干部的总和还不如1985年后6年档案干部的增加数。这是一个飞跃。其原因主要有两个，一是档案增加了，档案事业发展了需要人；二是劳动人事部、国家档案局于1985年2月下达了《地方各级档案馆人员编制标准》的通知，这个通知起了关键性的作用。
随着队伍的扩大，年龄结构和文化结构也发生了变化。1984年中青年占总数的81%，1990年中青年占82.2%，比1984年增加1.2个百分点；1984年大专文化程度的占19.5%，1990年占41%，比1984年增加了21.5个百分点。这说明总的形势是好的。但是就在这个期间，出现了两个问题。一是36岁到50岁层次的人员减少，1984年这个层次的人占总人数的41%，而1990年只占36%，减少了5个百分点。这一层人大多数是中层领导骨干和业务骨干。二是人才流失现象突出：据一个省辖市的档案系统调查，1986年调出5人，1987年调出8人，1988年调出12人，1989年调出20人，1990年调出22人，逐年增加，调走的绝大部分是有专业职称的业务骨干，调进来的除了一些领导骨干外，大部分是照顾关系来的。这就使这支扩大起来的队伍，在素质上受到了严重的影响。近两年由于“下海”潮的影响，离开档案工作岗位的人更多。机构改革还要精简一批。这就是我们这支队伍的现实。
如何看待这一现象。一般地说，人才流动是一种正常现象，其原因是多方面的，有主观的客观的，以及人为的因素。但最重要的仍是一种自然分流。人各有志，只要条件许可，他就会按自己的意愿和兴趣去选择职业。一个人的才华、积极性也只有在这样的情况下才能充分地显示和调动起来。调走的同志，由于他们受过档案工作的熏陶，在新的岗位上，对于促进全社会档案意识的形成，争取有关部门对档案工作的支持，都可以发挥一定的作用。从这个角度来讲，这种现象是好事。在这样的大潮中，不随波逐流，不为金钱所动，不被权势所诱惑，而坚守档案工作岗位的同志（包括调进档案部门的），是一批经过考验的中坚分子，是最基本的力量。总之，我们的队伍在这次“下海”潮的影响下，经过了一次自然的筛选。当然，在这个大潮中，泥沙俱下难免。我们的当务之急是稳定这支队伍，留住有用之才，使他们为档案事业献身。
（二）如何建设好这支队伍呢？
首先要树立以人为中心的思想。这些年，我们在队伍建设上做了大量的工作，但是我们不能不看到，由于主客观因素的影响，我们的努力没有收到应有的效果，或者说，我们的工作做得不够，在人才建设和工作之间，往往注重工作，或就工作抓工作，忽视了工作之本──人的建设。这是首先要看到的。
其次，要确定一个科学的人才结构比例。这支队伍需要一个什么样的结构才能最适应新的形势和事业自身的发展？各个层次的档案部门有所不同，我们还缺乏研究。从过去的经验看，就中央和省一级档案行政管理部门来讲，其构成应由领导干部、党务和行政管理人员、专业干部三个大部分组成。其中领导干部约占总数1～5%，党务和行政管理人员占总数的20%左右，专业干部占75%左右。体现专业干部的主体成分。在领导干部中应有1/2或2/3的专业权威。从事党务、行政管理人员既是党务、行政管理方面的专家，也应一般地熟悉业务情况，便于开展工作。地、县一级的档案部门，人员结构比例可从实际情况出发，参考这个比例，作必要的调整。
这样一个比例结构从组织上体现了专业管理机构的工作职能。
就专业人员而论，也有个结构比例和档次比例合理性问题。
档案事业发展到今天，档案专家应赋予新的内涵，不仅包括收集、整理、保管、修复、编研等方面的专家，而且包括计算机、缩微、库房建筑与改造以及虫霉防治等方面专家。从当前实际情况看，最缺的是后者。这些人才的所占比例，可以各个部门的实际需要出发。一般应占专业人员总数的20%左右。尤其是计算机技术人员，每个中层机构都应该有。一般工作人员都应该懂得计算机的一般原理、会操作。这样才有现代化可言。
外语人才，显得越来越需要。特别是中央、省一级。这是随着对外开放，国际档案界交往频繁，学习外国先进经验和科学技术的需要决定的。在今后三五年内，每个省馆至少有一两个能笔译口译的外语人才，国家档案局馆的各个司、部、室都应有这样的外语人才。这样，我们就有可能有更多的人进入国际档案组织参与国际档案事务，学习外国的先进经验和技术，宣传我们的经验和成就，为国际档案社会作出更大的贡献。
专业人员有个高中低档次结构问题：大体上，省局、馆按2:4:4的比例，国家档案局馆按3:4:3或4:4:2比例较为适合。因为有相当一部分工作人员是直接或间接参与决策的，或者具有将来参与这种决策的基本素质。这是国家局馆的职责权限决定的。地市县一级的档案部门，高中层次比例的人员可以再低一点。
这样的一种结构，只是个人的一些主观设想，没有更多地研究。这样一种结构，有的可以通过自身努力近期实现，有的则需有关部门的支持，经过较长时间地努力才能实现。但是作为一种目标，应坚持不懈，为实现而努力，不然必将阻碍事业的发展和对社会作出的贡献。
（三）在机构改革“三定”及今后工作中，我们应做这样一些工作。
第一，对现有的人员结构作认真地具体地分析，得出一个实事求是的结论，并作出今后2年、5年、10年内人才需求报告。
第二，提出解决人才需求办法：(1)需要调进多少，调进什么样规格的人，向人事、组织部门提出报告，最好提出物色好的人才对象；(2)同教委等有关部门联系提出本区域内大专学校培养人才计划和要求；(3)举办3～5个月的各类专业干部培训班，按照规范教程组织教学；(4)选派一批到国外短期进修。
第三，形成爱惜人才、尊重人才的浓厚气氛。各单位领导人和组织人事部门在做好组织提拔调配工作的同时，做好调动人的积极性创造性的工作。为他们创造较好的工作学习和生活环境，为他们的成长成熟提供更多机会和条件。广开言路，尊重他们的意见，关心他们疾苦，解除他们的后顾之忧，使他们乐于为事业奋斗。
馆网布局的自然性与档案流向的合理性
（一）关于馆网的布局。
1992年1月27日，国家档案局颁发了《全国档案馆设置原则和布局方案》，应该说这个方案是比较好的。加强宏观调控，防止滥建档案馆是必要的，必须做好这方面的工作。但从社会发展趋势来看，硬性规定，哪里能建，哪里不能建，怕不是最好的办法。档案馆的发展有自己的发展规律。为了保障档案馆内涵和外延的一致性，可以制订出一个三个档次的档案馆的实际标准，规定必须具备什么样的条件才能建馆，达到什么样的水平才能成为那一级别的馆。这样可以避免主观随意性和其他因素的制约。
按照档案馆的实际地位、规模和在社会上产生的影响等具体情况给档案馆划出一、二、三个档次是必要的。因为任何事物都表现出差别。这样也便于管理，便于分类提出要求和指导。
一些同志对原档案馆的分类：国家档案馆、部门档案馆和企业事业档案馆有不同看法，也是可以研究的。这里有个分类标准问题，所谓国家档案馆是从档案的所有制上分，还是从主管上级是谁去分？不明确。如果从档案所有制上分，应分为国家的、集体的和私人的，而现在档案馆的档案还没有私人的。如果从馆藏档案的范围上分：应分综合的、党政机关的、专业系统的、事业企业单位的等。现在习惯于称各级档案行政管理部门直接管理的档案馆为综合档案馆。而实际上中央和省一级的这类档案馆，很难办成综合性的，他无法接收中央和省属所有机关单位的档案，即使接收了，也没办法管，即使能管也不方便各方面利用。所以现在的所谓“综合档案馆”在省一级将不大可能综合。在县、乡一级暂时是可行的。专业档案馆、企业事业和私人档案馆将会有一个发展时期，前几年新建的档案馆73%是这类馆。
（二）关于档案的流向问题。
档案馆这些年发展很快，1992年全国档案馆已达3568个，比1989年增加了251个，增长7.6%。这些馆都需要接收档案，同时随着建馆情况的变化，各馆的接收范围也将发生变化。一些档案馆想扩大自己的接收范围。在为经济建设服务的旗帜下，有的馆想接收本不属于他接收范围的经济档案。这就有个调控各档案馆的接收范围问题。另外，一些档案部门拿着照相机，跟着领导同志去拍摄其活动，有的拍摄火灾、洪灾，有的拍摄城市改造或新建前的旧城和建设后的情景。这个过程中形成的文字和音像，是不是档案，该不该归档，也有一个流向问题。因此，必须约法三章。
1.各级各类档案馆接收档案的范围，必须由国家档案部门调控。
档案的流向有自己的必然性。各级各类档案馆只能在自己的职责范围内，按照档案的必然流向，接收档案。不能想接收什么就接收什么，不想接收就不接收，那会带来一系列后患：(1)大家去争着接收某一方面档案，而被接收的单位还不一定愿意交，打乱了原来接收移交渠道，甚至会造成一个全宗档案的分割；(2)企、事业单位的档案利用最多的还是本单位，不具有普遍的社会利用价值，接收到以党政档案为主体的档案馆未必能充分发挥应有效益，管理场所、人员也会出现困难，最大的问题是影响本单位的利用。因此，要站在全国这个高度，从有利于档案的安全保管和有效利用这个原则出发，由国家档案行政管理部门作出统一的规划和安排。
2.档案馆接收档案的总体设想。
原规定的档案馆接收档案的范围，经过这些年的实践检验，基本上是可行的。随着各级各类新档案馆的建立，应该考虑作些调整。初步想法是：现在各级的综合档案馆，主要是接收本级党政机关的档案。尤其是省一级的，应该这样做。随着省一级专业档案馆的建立，它将不再综合。今后有可能成为党政档案馆。地、市、县的综合馆，可以长时间综合下去，因为它们不可能暂时也没有必要建很多专业馆。乡镇一级的档案，可以从地域、交通、馆库条件等具体情况确定留在乡镇或移交给县（市）馆。有条件的乡镇，如果需要可以考虑建馆，行使室、馆、档案行政管理三种职能。
中央和省一级专业部门建立的专业档案馆，原则上只能接收本级、本专业系统的档案，或按专业管理体制接收本专业范围内的档案。
企业、事业单位的档案馆，只能接收本单位的及其所辖部门的档案。
这种接收档案范围的划定，符合档案的来源原则和方便利用者利用档案的基本要求，所以，它具有必然性。
3.调控接收档案的总原则是便于保管和利用，特别是系统的、专题的提供利用。
随着经济的发展，文化科学水平的提高，社会档案意识的增长，档案的利用者和利用范围也会发生变化，作为个人凭证用的将会减少，作为编史修志、科学、历史研究的将会增加，各专业档案馆，也因此而建立起来。其他一些馆，也要就各个专题档案的充实、完整、齐全做更多的工作。调控各个馆的接收范围也正是为了这个目的。一般地讲综合档案馆、党政档案馆利用的对象多一些，广一些。专业档案馆次之，主要是本专业工作者。企业、事业档案馆主要是本单位利用。我们应从这个角度，组织起一个地区，或一个专业、系统，或一个企事业单位的档案资料的利用工作。这里有一点必须注意：处理好纵横向的关系，纵向即行业或专业、系统的垂直关系；横向即一个行政区域（地域）。也就是说，在一个地区形成的，特别是一个地区的政府的组成单位或直属工作部门形成的档案，具有地区色彩，是当地政府及其部门活动的记录，一般应向当地综合档案馆、党政档案馆或其他有关档案馆移交，不能向上级主管部门移交。个别专业性很强，联系紧密的档案，可按“齐全、完整”和便于利用的原则处理。
确保档案安全是档案部门一项最基本的职能和任务。在决定是否移交，什么时候移交档案时，都要按有关规定和有利于档案安全保管这样一些实际情况给予考虑。如乡镇档案，如果那里的保管条件太简陋，就可以考虑接收到县档案馆，否则也可以不接收。
要处理好便于档案保管和利用的关系。保管是档案工作的基本职责，利用是档案工作的根本目的。它们两者是相互依赖的。没有很好的保管工作，就不可能保障档案价值的充分发挥；档案的作用不能很好地发挥，保管工作的效益也就不能充分地体现出来。当两者发生矛盾时，应从其具体情况出发，有时要服从利用，同时改善保管条件。如果改善保管条件短时期不可能，就要从有利于档案安全出发，以便于更长远的利用。
理论研究需要加紧建设
新的时期，新情况新问题多，理论问题与之成正比。比如来源原则、全宗理论还适不适用，应不应该赋予新含义和解释？办公自动化后，文书工作与档案工作的联系，文书立卷和档案整理方法等有什么新变化？“门类齐全”，“结构合理”的准确含义是什么？应该用在什么地方才适合？等等，都需要从理论上进行阐述，同时，档案学也需要丰富和发展，因此，理论研究显得特别突出。如何与之相适应？
（一）加强理论研究的组织工作。
这些年来从事档案理论研究的人员不断增多，水平也在不断提高，并且不断取得好成绩。这是令人高兴的。但是这支队伍过于分散，而且绝大多数都不是专业档案理论工作者。由于受所担负的工作的制约，一些承担具体工作任务的同志缺乏系统的理论素养，一些承担教学研究任务的同志缺乏更多的实践经验。这在一定程度上影响了档案理论研究工作，加上组织工作跟不上，便出现了一些低层次的重复研究和理论指导实践，与理论落后于实践并存的复杂情况。
现在，群众性理论研究的组织工作主要靠学会。实践证明，这是一条好的途径和组织方式。但仅仅靠他们还不够，有些是他们的职责权限所不及的。各级档案行政管理部门，首先是领导同志要重视理论研究工作。尽可能地为实际工作者创造理论研究的环境和气氛，提供必要的条件，激发他们的理论探讨热情。中央和省一级的档案部门最好有个机构或人员具体负责这方面的工作，综合分析理论研究的情况动向，规划部署理论研究任务，配合档案学会组织理论研究成果评选等。国家档案局教育中心成立了理论研究室，它虽然不负责全国档案理论研究行政管理工作，但结合干部培训教材编写将对全国性的重大理论问题做一些研究。这是一个良好的开始。国家档案局中央档案馆各个业务司部室，应是各类业务问题提出、研究和解决的重要部门。学习──调查研究──形成理论或初级决策应成为他们的主要活动（工作）方式。省一级档案部门也要重视这项工作的组织。
在研究课题上，档案工作管理理论、档案业务理论都要有，重点放在现实工作中具有普遍意义的，大家关心的重大问题上。同时注意发掘和继承历史文化遗产，借鉴外国先进的理论研究成果。把研究现实、借鉴历史同学习外国结合起来，形成中国特色。
（二）开展经常性的问题讨论和评论，提高理论水平。
研讨问题的方式多种多样，可以通过学会会议、协作区会议、专题研讨会等大型正规会议形式，也可以通过写文章在杂志上开展讨论，还可以以研究工作方式，办公室几个人就某一个业务问题随时讨论。关键是要经常研究，要有争论、有评论。使之有理论深度，并取得共识。
所谓经常研究，除了定期召开或组织一些专题研究会之外，最基本的是各个工作部门，及时地有准备地去研讨一个个实际问题。比如国家档案局中央档案馆的司部室，各个省局的处，应该经常召集专题研究会，各抒己见，一次统一不了下次再来，半个月、一个月、两个月不定期召开，形成制度。这样集中大家的智慧，透过一些现象和数字分析去认识事物的本质；把感性的，经验性的东西上升为理论，以指导实践。现在一些业务工作部门缺乏经常研究的习惯，往往凭一两个人的一时的主观意念作判断，这就难免不出漏子。
所谓有争论，就是我们的学术讨论会，专题研究会要就一两个问题开展争论。不要你读一篇，我读一篇，各说各的，互不沾边。只有在争论中得到启发，得到修正，才有可能形成正确的结论。当然，这同我们研讨会的组织工作有关，“东道主”要在这个方面下功夫，突破了这一点，就是一个历史性的进步。
评论，在争论中也有，不过那是双方互相间的抗争，这里所讲的评论是指“第三者”对论文的客观评述。虽然不可能百分之百的准确，但它会站在高处，总揽全局，指出其优劣，论证其正确性，介绍某些学术领域论文水平，或指出今后的主攻方向。无论对作者或读者都可以受到启发。可以把握写作论文、论证某一论点的起点和应有的高度，避免重复。现在的问题是档案评论家太少，看不到好多真的称得上评论的评论。这是我们理论研究气氛不浓，理论水平不高的一个表现和重要原因。
（三）坚持“双百”方针。
“百花齐放，百家争鸣”是繁荣档案科学和档案理论的指导方针。如何坚持贯彻好？
1.把学术观点同行政命令区别开来。这一点对于档案行政管理部门及其领导人来说尤为重要，不要听到不同意见就不舒服。这里有个民主作风和群众路线问题。只要在行动上不违背现行政策、法规，就应该允许人家提出不同的见解。更不能抓辫子打棍子，陶醉于“万马齐喑”。需要的是鼓励大家讨论问题，投入到争论中去，并认真地综合、归纳大家的意见，吸取正确意见，这样才会形成真正的理论，作出正确的决策。
2.“文人相轻”不应在我们档案部门得到应验。我们的“文人”并不多，权威更少。所以更要相互尊重，相互学习，共同为繁荣档案学术努力，不要老认为自己的观点才是最正确的，原来的结论是不可以变的。事物在变化，真理也在发展，你的东西在当时是正确的，或者在今后若干年也是正确的，但绝不应该是僵死的。后人发展、丰富了你的理论，或者否定了你的理论都应该感到高兴。因为有人去研究它，总比没有人理睬强。对新人新的理论要有浓厚的兴趣，善于吸收古今中外的档案学科之外的学科的研究成果，丰富自己，使之有更广泛的社会科学基础，更旺盛的生命力。年轻人既要自信也要看到自己的不足，尊敬师长，虚心好学，是我们的美德。不能以为一切新东西都是好东西，外来的东西，于“档案”有关的新兴的科学理论，如“新三论”、“老三论”等，一是需要借用，二是不要脱离“档案”的实际，要融汇在档案之中。玩弄新名词，把简单的道理复杂化，其本身就不是科学。
3.每一个档案工作者，包括档案教育工作者都可以是“一花”、“一家”，只要敢于参与，敢于发表自己的意见。当然这需要有勇气、有实力，只要大家都能这么想，这样去做，并为之而努力，就能形成“百花齐放，百家争鸣”的风气，带来档案科学和理论研究的繁荣。
档案管理现代化呼唤宏观管理与指导
机关办公自动化和企业管理现代化，促使档案管理现代化。
这里所讲的档案管理现代化，是指用现代科学管理思想和方法，应用现代科学技术和设备，去管理档案，以节省管理人员，提高其工作效率，取得档案管理的最佳效果。
这些年，我国档案现代化管理水平不断提高。现在全国拥有电子计算机4310台，缩微摄影设备270台，档案库、装具以及其他保护管理设施也有较大的改善，懂现代技术的人员也随之增加。但是同工作要求和一些发达国家相比较，我国档案管理现代化程度还有较大差距，基本上处在自然的发展状况，在设备添置方面多少带有几分盲目性。也就是说，在一定程度上，受着经济、人才以及其他因素的制约，一些有钱的单位，即使尚不大需要计算机的也可以买，而一些没有钱的单位，需要计算机的也不能买，所以造成我国档案部门计算机的拥有量在世界各国档案部门中名列前茅，而在计算机的开发利用上却排在后面。有的部门计算机只是做摆设，供参观和上等级用。已经取得的科研成果不能很好地得到推广应用。这些都是障碍现代化的因素，也向我们表明档案管理现代化需要加强宏观管理和指导。
（一）首先，需要尽快制订出全国宏观指导性的发展规划。
我们国家大，东西南北地理、环境、气候、文化科技基础、经济状况都有差异，要做出一个比较符合实际情况的、具有指导意义的规划来很不容易。需要做大量的调查研究工作。
1.摸清现状，这是制定规划的基础。
(1)馆藏档案现状。①从内容上，各类档案占多少，如政治、经济、科技、文化方面的各占多少；从时限上，各个时期的占多少；从载体上，各种载体材料占多少；从重要程度上，一、二、三类各占多少。②整理状况：未整理的、初步成卷的、只有案卷标题的、已编卷内目录的各占多少。③修复状况：应修裱的加固的和字迹恢复的各占库存档案多少，已修复了多少，及其占应修复的百分比。
(2)缩微情况。应缩微的多少，占总量的百分之几；已缩微的多少，占总量的百分之几。
(3)输入计算机状况。应输入的多少，占总量的多少；已输入的多少，占应输入的多少。
(4)现代化设备状况。计算机、缩微系统、温湿度调控、消防、安全系统、修裱、去酸设备等的拥有量，同工作量相比较分析。
(5)库房建筑、装具配置等情况及分析。
(6)馆库外部环境、气候状况。
(7)各类人才现状。
(8)资金来源情况。
(9)其他有关情况。
这些情况摸清楚了，有了科学的数据，并进行认真的分析研究，才能使 制定的规划有一个可靠的基础。
2.制定出今后5年、10年的工作目标。
(1)目标主要从四个方面提出。
一是档案库房建设。这是保护管理档案的首要的最基本的条件和要求，今后10～15年内能逐步达到的规范要求。
二是保管设备建设。按工作需要，分如下几个系统：
①温湿度调控系统；
②档案进入库房前处理系统：如去湿、消毒，以及以后的去霉、防止虫害等；
③去酸、修裱、加固、字迹恢复等修复系统；
④防火、防盗安全系统。
三是档案开发利用设施建设：如计算机编目、输入、缩微、阅读器等。
四是人才建设：根据实际需要作出培养计划。
(2)目标、时限体现出差异性。
考虑到各个地区的差异，在目标、时间要求上应有所区别。这是确定规定时期内目标能否切实可行的重要前提。
沿海经济发达地区，开发区可以快一些，要求高一些；内陆地区，特别是西北、西南经济发展较慢的地区，可以慢一些，标准低一些。
基础工作较好，要求可快一些；基础工作量大，进展较慢的馆可以稍慢一些。
中央一级馆、省一级馆，要求从高从快，对地县馆要求可以低一些、速度缓一些。
（二）其次，要采取切实的保障措施
1.各级档案行政管理部门，首先是国家档案局馆，要有机构或人员负责这方面的工作，加强宏观管理和调控能力。具体组织工作可以由局的科技部门负责，局科研所协同。
可以组织一个半官方的现代化专家委员会，这个委员会由在全国有影响、有权威的学者、专家组成，对现代化工作提出建议、接受咨询、审议规划，商讨有关现代化的问题、鉴定推广研究成果等。还可以建立科研成果推广应用工作体系。
这个委员会下设若干个专门小组，分别负责各个专项工作。
通过这样的组织措施，把分布在各地各个岗位上的专门人才组织起来，化零为整，发挥整体优势。
2.各项基础工作要先行要配套。一是档案整理、著录、修复等工作要做好，二是各种工作标准、规范要求要出台：《分类法》、《著录规划》、《主题词表》等要加强编写、修改、出台。库房建筑、改造标准，档案进库、库外控制要求，公文用纸（无酸）、卷皮卷盒用纸标准等以及其他技术标准等要抓紧研究、出台。
3.资金来源要有渠道有保证。
4.组织好使用好现有人才和调进人才，充分发挥他们的作用。
第一，可把分布在国家档案局馆、中央国家机关档案部门、档案科研所和学校的档案专业科研人员，通过非政府组织方式组织起来。让他们在档案工作部门发挥可能发挥的作用，以解决燃眉之急。第二，对现有人才进行培训，以至送到国外深造。第三，根据各个用人部门需要，作出要人计划，多渠道选拔，首先从档案专业毕业生中挑选。第四，作出高级人才培训计划，同设有硕士、博士学校的大学挂钩，培养少量的高级后备人才，保证国家档案局、馆及研究所的所需。
关心科技人员，为他们创造更好的工作、学习、生活环境，解除他们的后顾之忧，为档案事业多作贡献。
5.在中央和省一级组织起缩微、修复和专题档案目录中心。这样既可以节省购买机器、设备的资金，充分发挥现有设备的作用，满足工作的需要，又能使人才集中使用，符合我国现实的情况。
6.为了做好这些保障性工作，需要领导重视，有关部门支持，需要行政、法律、经济、教育等手段。
总之，规划出台之后，要采取种种措施，保障规划的实现。
深化档案外事工作
1980年我国正式加入国际档案理事会，标志着我国档案国际交流进入了一个新的阶段。在第12届国际档案大会上，我国当选为副主席。1993年受ICA的委托，我国主办了东亚地区分会成立大会，并当选为主席。我国档案工作在国际档案界的影响愈来愈大，地位愈来愈高。现在已同20多个国家有正式交往和联系，特别是同周边国家联系更为密切。随着改革开放的进程，外事活动愈加频繁，工作任务愈加艰巨。
江泽民同志讲：大胆吸收和借鉴人类社会创造的一切文明成果，吸收和借鉴当今世界各国包括资本主义发达国家的先进经营方式和管理方法。档案工作也应该这样。
要学习外国先进档案工作经验，先要了解外国、研究外国，因此我们外事工作不能满足于一般性的迎来送往。按照党和国家外事工作的有关规定，深层次地开展外事工作，使外事工作为发展我国档案事业服务。
（一）多渠道地开展外事活动，扩大对外交往。
现在的外事活动集中在国家档案局馆，各省和中央各部委有一些，也主要还是由国家档案局组织的。这是完全必要的。但是仅此一“家”还不够。要支持各部委档案部门、省一级档案局通过部委和省的外事主管部门，开展外事活动。在统筹规划下，加强民间学术团体的对外学术交流活动。这样，渠道多了，活动多了，考察学习的东西就多，有利于我们解放思想，借鉴经验和科技成果，引进先进技术；有利于扩大我国档案事业在国际上的影响和地位的提高。
当然这种多渠道的外事活动，一定要有明确的任务、目的，还要同可能性结合起来。如果经济等条件不允许，也不要强求。
（二）可以考虑以国家档案局馆外事部门为主，组织几个研究外国档案工作的组织。
这是外事工作的组织措施，其成员可以是业余的或兼职的。如欧洲组、美洲组、亚洲组等。每个组选择一两个有代表性的国家如法、荷兰、美、加拿大、俄罗斯、日本等作为重点研究对象。研究得深一些、全一些，决定学人家什么，怎么学。
各个组的成员，除了外事部门的以外，吸收各业务司部室外语水平较高的同志参加。外国来访或我出访活动，尽可能派有关组成员参加。国外朋友送的，出国开会或出访带回来的资料，由有关组分别负责翻译、阅存、整理或刊出。
还可以考虑同局科研所的以及全国档案部门具有相当外语水平的同志组成群众性的外事活动小组，充实人力，加强中国档案学会外国档案学术委员会的活动，把外语人才组织起来，开展这方面的活动，发挥他们的作用。
（三）在收集失散档案上下功夫。
由于历史的原因和其它原因，我国历史上散失在国外的档案不少。我们在英国、加拿大、俄罗斯等地看到的就不少。光从敦煌去的文物、文献，现在英国图书馆的就有1.4万件。当然，现在要都收回来绝非易事。但是我们应把收集这些档案资料作为外事活动的一项重要任务。这就要做大量的调研工作，需要钱，需要以档案资料去交换，需要作大量的“成交”工作，如签订“备忘录”、“意向书”之类。这说明完成这项工作还需要有关部门配合、支持。
（四）加强国外档案情报工作和翻译工作，建立外国档案工作情报资料中心。
国外档案工作情报是了解外国、研究外国的重要手段和依据。现在外事处不定期出《外国档案工作动态》，一年出几期，介绍一些外国档案工作的情况。局科研所过去编印《情报与成果》也介绍一些外国档案科技情况。不管怎样，我国外国档案情报工作已经开展起来了，而且起了很好的作用。好些档案工作者把它作为重要资料收藏。可是近一两年，由于资金、翻译等原因有走下坡路的趋向，这就使有兴趣的读者象断了“奶”一样。从当前的形势看，这项工作不但不能削弱，而且要加强。
首先要加强编辑工作。可以成立编委会，聘任有翻译能力的人员为编辑，对兼职的编辑人员和有关人员，定职责任务。每月出1～2期，规定10～20页码。资料来源是比较多的，积压了不少没有翻译的资料。
在翻译问题上要制定两个政策，一是组织和鼓励局馆机关和事业单位有翻译能力的人投入资料翻译工作。根据自愿和需要不定期地给任务，限期完成。二是确定译稿报酬。实行稿酬制，译稿给适当报酬。对译稿严格把关，校稿者也实行有偿服务。每年还可以作一次译稿评选，对优秀译稿给予奖励。通过这样的活动，保证情报工作的稿源、时效和质量，并提高外语水平，推动外事工作。
外事部门办的《外国档案工作动态》可以同科研所的《情报与成果》互相联系和沟通。
翻译出来的稿件。可以由各有关组统一积累、整理、编目、立卷归档，提供借阅。逐步形成外国档案工作资料中心库。
各国访问团来访，都要建立档案。分别由各个组建立，统一归档。
（五）加强外语人才的调进和培养。
我们了解外国，研究外国，学习外国，因为语言障碍受到很大影响。国际档案理事会几十个专业委员会，因为我国档案部门外语人才缺乏，仅仅参与了两个；各级各类档案馆的外文档案资料，因为没人认识长期束之高阁，连编个案卷目录也要请人。一些大中型企业，特别是中外合资企业形成的大量的外文档案资料，因为档案人员不懂外语，给整理工作带来了难以克服的困难。全国档案工作者100万，专职的也有30万，可是外语人才却只有几十人，也就是说一万个人中不到一个。这同一个改革开放的大国实在不相称，严重地障碍了我国与外国的交往。因此，各级档案部门，首先是中央和省一级的档案部门的领导同志，要高度重视这个问题。
1.有计划地调进外语人才：国家档案局馆，八个业务部司室都要充实懂外语会翻译的人才，以便把国外的情况、经验、学术思想和科技成果及时地介绍给国内，把自己的情况介绍给国外，把研究本国同研究外国结合起来。
各省、市、区的档案部门和中央专业馆，可根据馆藏档案实际情况和外事活动的需要调配外语人才。
2.做好培训工作，对现有的有一定外语基础的人员，加强培训。给予他们参与外事活动的机会，让他们随外宾参观，给他翻译稿子的机会，送他们到业余外语学校进修，让他们参加国际会议，出国访问，邀请外国学者同他们座谈或讲学、作报告等，使他们尽快地提高外语水平。
值得注意的“下海”现象
在“下海”潮的影响和冲击下，一方面，一些档案部门办“三产”，一些档案干部弃档从商──直接“下海”；另一方面，一些档案馆，开始接收经济档案，一些地方议论着把科技档案推向市场，一些馆搞高价有偿服务，这些可不可以叫“下海现象”。如何看待“下海现象”以及由此引发的一系列问题。
（一）办“三产”问题。
发展第三产业政府有规定，除了党政机关外，事业单位（档案馆）是可以办的，这是无可非议的。一些地方档案馆按政府的有关规定，利用自己的专长，第三产业办得很红火，为档案事业赢得了资金，也改善了职工福利待遇，档案业务工作也抓上去了，令别的部门刮目相看。但也有一些地方的档案部门提出“一手抓业务，一手抓创收，两手都要硬”。有的档案馆成了个加工厂，业务指导人员成了产品推销员。有的档案局、馆办了七八个公司，办公室也成了公司的门市部，档案事业成了副业，正常的档案工作受到排挤，这就喧宾夺主了。所以办“三产”，一定要严格按党和政府的政策办事，从自己实际情况出发，利用自己的优势，有利于档案事业的发展，而绝不能影响档案事业的开展，这是大原则，大前提，这也是衡量“三产”办得对不对，好不好的唯一标准。在今后的实践中，应按这个标准来检查、衡量。
至于个人下海，或组织上安排的、或自己联系的，只要经组织批准都是可以的。但考虑到档案业务的需要，对那些档案业务骨干，最好让他们在档案工作岗位上发挥作用，不能把那些年轻力壮的业务骨干都派出去，留下老弱病残守摊子。这里有个指导思想问题，各级领导同志必须注意这一点。
（二）档案进入市场问题。
在建设社会主义市场经济的今天，档案能不能进入市场，有的地方提出搞档案“大市场”对不对呢？这个问题不是一句话能回答的。原则地讲，档案是由文件材料转化而来的。它的形成首要目的是解决政务或科学技术方面的问题，是工作的过程和成果的一种记录。这同商品生产的首要目的──卖，有着本质的区别，与图书的形成和出版物也是截然不同的。有的人认为商品的属性是有价值和使用价值，档案具备商品这一属性，所以，档案是商品。这种推理的方法违背了逻辑推理法则，就像空气、阳光、权力不能商品化一样，有价值和使用价值的东西不都是商品。正因为档案不是商品，才有档案工作的存在。因此不能笼统地提档案可以进入市场、档案“大市场”，也不能用市场、价值规律来调节。在西方也是如此。但是随着时间的推移，档案的解密、公开和档案所有制成分的变化，改革开放的深化，一部分档案资料，首先是非国有档案和一部分科技档案，可能转变成商品。非国有档案，除了政府规定的不允许携带出境和买卖以外，其余部分，档案所有者有权处理。当然，国家有权优先收买。科技档案，随着科技成果鉴定、评奖活动的举行和专利权的获得，其档案的有效性，便得到了社会的承认，只要不是国家保密的科技成果，其档案复制件应该可以进入科技市场。事实上，过去一些产品图纸等技术资料已同产品一起卖给了买主，或单独出卖给前来求购者。一些档案资料经编辑出版，内部或公开发行，它便转化成了商品。但是，需不需要提出档案“面向市场”、“信息服务社会化”“重新组织社会化的档案信息生产和服务体系”之类的口号？这就值得研究了，因为，档案市场是什么意思，“社会化的档案信息生产和服务体系”又是什么意思，如何掌握科技档案进入市场的问题等等一系列基本概念都没有搞清楚。个人的初步想法是，既要看到一部分档案首先是科技档案可以进入市场的一面，又要看到它具有档案属性的一面。不能同图书之类等同起来。如果可以提科技档案市场的话，那它只能是个有条件的特殊的市场。
（三）接收经济档案问题。
一些同志认为近年来档案馆利用档案的人次少了，原因是经济档案少。为经济建设服务就必须有经济档案，没有经济档案就赶快接收。于是忙开了接收经济档案的工作。这些想法，不是没有一点道理。但是，接收档案，同购物、采编图书有着原则的区别──不能随心所欲，必须严格按规定的接收范围进行，否则就会打乱仗，带来一系列后患。何况我们对经济档案的概念是什么？它的社会价值（除为本单位利用外）到底有多大？接收多大的范围，库房能不能容纳？有没有熟悉这些档案的人来管理？如何方便形成档案单位的利用等等一系列问题，尚未弄清楚呢？！同时，为经济建设服务，不能形而上学地理解，必须在自己的职责权限内进行。因此，任意扩大接收范围，盲目接收经济档案是不对的。
这里有个如何看待档案“利用率”的问题。档案馆接待利用工作是一项很重要的工作，但到馆里利用档案的人次，不是衡量档案利用率的唯一标准。因为它同档案编纂出版有关，读者获得了出版的档案资料，何必到你档案馆来呢？再者，档案利用率同社会政治气候，经济、科学文化水平，以及社会的档案意识有关。也就是说，档案利用率不是档案馆一方面决定的。只有当社会和个人需要利用档案时，档案馆的利用工作，才能发挥更大的效益，档案利用率才能大大提高。
同时，还必须看到，档案馆（室）的基本任务，除了提供利用外，还有一项很重要的任务是保管档案。安全、科学保护管理好档案，最大限度地延长档案的寿命，就是一个很大的成绩，没有必要过分地去追求所谓“利用率”。
（四）档案馆利用档案有偿服务问题。
我国档案馆为利用者提供档案，经历了一段由无偿服务到有偿服务的过程。1987年10月，国家档案局同国家物价局联合发出了关于我国档案利用收费有关规定的通知。1992年3月治理“三乱”时把它废了，由国家物价局、财政部联合发布中央管理的档案行政事业性收费项目及标准的通知。按照这个通知，“各级综合性、专业性档案馆，对利用档案的单位和个人实行有偿服务与无偿服务相结合的原则”收费标准很低，主要是保护性质的，而不是经营性质的。1992年12月，全国档案局长会议把各省档案馆的收费权，下放到省，各省作出了一些具体规定，现在看来总的做法是好的，合理收费对保护档案有利。但少数馆认为物价一涨再涨，也要把档案收费作为生财之道，收费项目、标准定得过多太高。什么登记费、咨询费、调卷费、查阅费一大串。一收就是十几元、几十元，甚至几百元。有的对移交档案的单位利用档案也收费。引起了一些反应，告状打官司的、人大代表提议案的都有。这要引起我们的注意。按规定该收的费就收，收得再多也有理；不该收的，就不要收。我们看到的一些国家，如英、法、缅甸、加拿大、俄罗斯等利用档案都不收费。日本气象局对前来利用气象档案者也不收费。他们认为自己的开销是国家拨款的，国家的钱是纳税人交的，公民都是纳税人，为纳税人提供档案是他们的职责。事实上，靠多收利用费发不了财，反而会带来一系列不良的后果：(1)影响今后档案的顺利移交，造成档案的大量复印；(2)影响档案利用率和效益的发挥，一些人会因为高收费而不用档案了；(3)影响国家财政对档案部门的拨款，得不偿失，所以不能乱收费，否则“物极必反”。