医院档案管理创新探微
文/储丽莎
摘 要： 卫生健康是重大民生工程，档案是医院一切工作的记录者，也是医院发展的引领者，建立跟中国的医院、医药快速发展相匹配的档案管理新模式显得格外重要和紧迫。文章总结了目前医院档案管理普遍存在的问题及医院档案管理提档升级的举措，并以中医院名老中医的档案管理为例，浅议如何利用大数据时代新技术，探索档案管理新模式。
关键词： 医院；档案管理；名老中医档案
卫生健康是重大民生工程，习近平总书记在十九大报告中明确提出的坚持中西医并重的发展原则，对新时期中国的医院和医药快速发展提出了深层次、全方位的要求。档案源于工作，记录工作，是医院一切工作的记录者，也是医院发展的引领者。建立跟中国的医院、医药快速发展相匹配的档案管理新模式显得格外重要和紧迫。
1 医院档案管理普遍存在的问题
1.1 档案队伍参差不齐
医院普遍存在“重临床、轻管理”现象，综合档案室一般挂靠在医院办公室之下，档案管理员由即将离任的临床医务人员或者由办公室人员兼任，没有经过系统专业的档案管理知识培训，缺乏档案管理工作专业知识，各职能科室兼职档案员队伍参差不齐，大多由新入职员工兼任，职能科室负责人对档案管理工作也不足够重视，导致归档经常出现不及时、不准确、不完整现象。
1.2 档案管理财力投入不够
自国务院发布《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》后，“互联网+”正式上升为国家战略。卫生健康方面相继出台制定部分“互联网+”医疗服务项目试行价格、“互联网+护理服务”试点工作实施方案等“互联网+”相关文件。在这互联网+背景下，档案管理工作亟需实现数字化，提高利用价值与办公效率，加强对档案原件的保护，而实现这一目标需要院级领导重视医院档案管理工作，加大财力投入，将档案管理系统提档升级。
1.3 档案信息安全存在隐患
文书档案在借阅利用环节，存在丢失、损毁风险，电子档案存在存储数据信息的硬件发生物理损毁的风险；档案调阅，有时会出现非法调阅情况，调阅人员未经授权调阅档案或调阅未经授权的档案内容，导致医院重要档案信息泄密的风险；互联网+时代，档案信息系统容易受到开放式网络环境的影响，一旦受到网络攻击或计算机本身病毒破坏，引起信息系统损害，直接影响医院档案信息的准确性与利用价值。
1.4 历史档案存在濒危风险
存放的记录历史重要时刻的照片，经过岁月的洗礼，会出现褪色模糊的现象，光盘、录像带等存储介质也会随着时间的推移，褪色老化，造成信息读不完整。部分历史照片、录像等档案，归档时缺乏人物姓名、介绍等文字说明，失去了档案保存和利用价值。由于归档意识淡薄、归档制度不完善等历史问题，医院档案也存在脱节现象。
2 医院档案管理提档升级的举措
2.1 加强档案管理队伍建设
档案存储媒介方面，首先是要实行档案电脑专用，设立独立的运行设备，不接入外网，保障档案安全运行；然后是要采取多种渠道备份档案存储数据，使用线上与线下相结合的备份方式，防止档案存储数据的丢失与损坏；接着是要对档案信息系统加密，使用用户认证、权限分配等方式保护档案信息安全。
2.2 加大档案管理财力投入
档案利用环节，调档人经常会因为借阅时间短等原因不填写档案借阅登记，但有时由于借阅人手头临时有其他紧急任务后，忘记及时归还档案，档案员也由于借阅人员繁多，忘记档案借阅者，造成档案丢失。有些档案经多次借阅造成档案损毁。档案员在调档时，有时未审核调档人的调档权限，或者调出已授权档案时，涉及到了未授权档案内容，造成泄密。因此，档案员与借阅者都应严格遵守档案利用制度，做到每一次借阅档案都进行簿册登记。档案员在调阅档案时，应将授权内容单独调阅或复印出来，避免泄密。
通过征集医院历史档案资料，弥补医院档案脱节内容。档案征集作为档案收集的主要方式，是丰富医院历史档案的重要途径。医院历史档案的征集工作需要全社会的支持，是一个全民参与的医药文化遗产项目。医院可以面向全社会征集与医院发展息息相关的老物件、老照片和老故事，不限年代、类型、大小、材质，只要有一定纪念意义、能够见证医院的某一珍贵时刻即可。征集方式可以采用以下四种：捐赠、出让、代管、借用。
2.3 构建信息安全保障体系
任何一项事业的发展，都离不开财政资金的投入。医院应将档案管理所需要的硬件软件设施纳入财政预算，将档案室的建设纳入医院基础设施建设项目，在互联网+背景下，按照综合档案室建设标准，做到库房、阅档、办公三分开，档案库房安装中央空调、防光窗帘，配备除湿机、吸尘器、灭火器、温湿度计等，密集架内定期放置防霉剂、防虫剂，做到“八防”防护措施，配备信息化软件系统。
农业农村现代化是“人与自然和谐共生的现代化”的重要组成部分。过去讲农业现代化，主要侧重发展现代农业，侧重农业服务工业、农村服务城市，加剧了农村和城市的“剪刀差”，造成了城乡二元对立。理论和实践充分证明，没有农业农村现代化，整个国家的现代化就不完整、不全面、不稳固。十九大报告将加快推进农村现代化与农业现代化并列，一是强调要高度重视乡村发展；二是强调乡村治理亟须系列制度跟进，以此支撑乡村的文明、稳定和发展；三是对“三农”工作提出更高要求，不仅局限在农业现代化，而且要进一步扩大到农村经济、政治、文化、社会、生态等各方面。
一是要搭建档案管理组织架构。成立由医院主要负责人为组长，各职能科室负责人为成员的档案管理小组，成立由医院主要负责人为组长，各职能科室兼职档案员为成员的档案管理网络小组，分级管理，建章立制，明确主体责任，将档案管理工作纳入医院绩效考核体系。二是要创造档案知识学习平台。鼓励档案员积极参加省市档案馆及上级主管部门组织的各类档案培训，同时邀请院外档案专家来院开展档案管理讲座，到档案管理工作先进单位学习借鉴管理经验，增加档案管理人员的信息化技术培训，拓宽视野，全方位提升档案员业务素质。三是要扩大档案管理人员晋升空间。档案室并不是医院的养老部门，综合档案室应该配置档案专业人员，建立一支较年轻的档案管理队伍，这就相应要求医院的档案岗位具有一定的吸引力。在科研方面，医院应该鼓励并支持档案课题的申报与立项，这不仅提升档案员自身科研水平、提高职称评审成功晋级机率，也为医院档案管理带来科研经费，进而升级医院档案管理信息化设备，促进档案管理工作良性循环。
2.4 征集档案弥补脱节现象
国际间立法的不协调突出表现在实体法上对网络恐怖主义的界定、网络恐怖主义犯罪的类型等关键问题上规定不一，如在国际合作中常见的对犯罪嫌疑人的引渡，需要符合双重犯罪的条件，国家间对网络恐怖主义认识存在的分歧，会出现一国认为构成犯罪但在另一国却没有触犯本国法律的情况。［18］为了有效促进国际合作反恐的落实，有必要根据相关国际条约、规则来制定或修改关于网络恐怖主义的相关规定。如此，一个国家的国内立法才能有与国际层面治理网络恐怖主义的法律体系相协调，和其他国家的法律协调性也才会逐步提高，可以说，国际合作的实际效果跟国内立法的落实程度直接相关。
2.5 充分利用大数据新技术
下面，笔者以中医院名老中医的档案管理为例，谈谈如何利用大数据时代新技术，初步探索档案管理新模式。
无论是以西医为特色的医院，还是以中医为特色的医院，医院需要建立的档案名目繁多，这是当下一个无用争论的事实。面对大数据时代的到来，面对人们建档立案、使用档案的多元需求，传统的纸质档案管理模式已经远远不能时代发展的需要了。建立在现代信息技术的普遍运用基础之上，把分散于不同部门、不同载体的信息资源，以数字化的形式储存，以高度有序的档案信息资源为重要内容的大规模、分布式数字信息系统为载体的智慧档案室建设和使用，成了当务之急。
国家中医药管理局人教司副司长金二澄提出，抓实抓好中医药传承工作意义重大，中医药传承工作，以总结、提炼和传承发扬名老中医药专家的学术思想、重要成就与技术专长为主线，凝聚几千年来中医药人才培养的经验、智慧和特征，对实现中医药发展这一国家战略目标具有非常重要的意义。而做好记录名老中医学术经验传承的档案工作对中医药传承工作具有积极的意义。
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2.5.1 建构名老中医网络档案管理系统。创立数字化名老中医网络档案管理系统，从用户注册登录、相关资料的录入并保存、有关人士阅读相关资料、数据备份等辅助功能设置等方面设计和使用。对于录入名老中医管理系统的数据，要精心选择、有序录入并保存、安全使用。一般可以从以下三个方面考虑：一是反映名老中医医学成果的传记材料及个人研究成果、获奖情况等；二是反映名老中医活动的文章、报道及音像材料、实物等；三是名老中医的口述历史材料及病患们对其评价、病历、就医经历等回忆性材料。三个方面分别作为一级层次模块，在它们下面再分别设置二级层次、甚至更多层级模块。要构建严格的名老中医网络档案管理权限层次级机制，可以根据使用者的身份设置不一样档案阅读权限，生成制度化的借阅规则。
2.5.2 多种路径搜集名老中医进网资料。一是依托名中医工作室。名中医工作室配置计算机、声像采集系统、实时记录设备等先进信息化产品收集、存放、展示名中医专家的论文、论著，临床医案、处方等原始资料。医院综合档案室可以依托名中医工作室，按年度将名中医工作室的相关资料进行归档。二互联网公开征集。三是开展口述历史。通过采访名中医本人与其病患，采用笔录、录音、录影等现代技术手段，记录名中医医学活动。主要采访以下四个内容：首先是受访者的学医与从业经历，作为传承人的家族、师承及社会关系情况，对受访人的学习和工作有重要影响的人物和事件；然后是受访者从医的心路历程、生活状况及获社会认可（含荣誉与挫折）情况、感受和体会心得；接着是受访者的医疗典型案例介绍；最后是受访者在院期间，医院比较有影响力的医生、发生的重大变革事件等，回忆医院当年的整体建设情况。采访完毕后，要整理访谈记录。查证数据，对于受访者不清晰、不正确或有争议的讲述内容，可以采取记录者注释和校对的方法进行注释说明。对一些专名老词或俗语、俚语要进行说明和注释。
七是有效维护了和谐稳定的社会关系。“一站式”司法确认机制所确认的调解协议，是纠纷当事人在人民调解组织主持下自行协商的结果。双方没有经过法庭上的对抗和诉讼技巧的较量，双方的关系未因纠纷的发生而进一步撕裂，反而通过调解工作得到及时修复，有效维护了社会关系的和谐。
参考文献：
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作者简介： 储丽莎，硕士研究生，南京市中医院综合档案室管理员，从事医院档案管理工作。
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