国外个人存档研究与实践进展，本文主要内容关键词为：进展论文,国外论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［中图分类号］G273 20世纪80年代至今，随着电脑、数码相机等电子产品的广泛使用，人们在工作、生活、学习与交流中积累了大量的文档、电子邮件、照片、视频等电子文件。如何对大量的个人文件进行长期的存储与管理，引起了图书与信息科学领域学者的注意。来自个人信息管理(PIM)和人机交互(HCI)领域的学者试图通过对个人存档实践的调研，了解其中存在的问题，提出有助于个人存档的对策，设计出有助于个人存档的工具或系统。这些研究与实践活动对档案与文件管理(ARM)领域的学者产生了影响。2011年美国档案工作者协会出版了由Christopher Lee主编的专著I,Digital，重点关注不同用户群体的数字管理实践。以及保管“数字世界”对档案工作者带来的机遇和挑战[1]。面对大量数字信息的管理，档案工作者的角色已转移到一个更加突出的位置。档案界重新认识个人存档，是时代发展的必然要求。 1 个人存档面临的挑战 在过去纸质载体占主导的时代，个人存档的对象主要是个人收藏、手稿、读书笔记等类型的材料，数量较少，存档也相对容易。数字时代到来后，大量数字档案不断产生并积累，个人存档的对象变得更加复杂，“信息资源”的保存与利用在存档中显得愈加重要。新时期，个人存档的挑战突出表现在以下三方面： 1.1 存档需求的日益增大与当前存档风险多样性的矛盾凸显 早在1999年，Jeff Rothenberg就指出：“我们每年都在产生越来越多的数字内容，但不知如何有效的保存它们，如果不能尽快找到解决方式，大量的数字遗产将有丢失的风险”[2]。智能手机等便携式设备的使用造成大量数字档案的分散，不仅增加了集中存档的难度，若因保管不善造成设备的损坏，也将造成数字资源的遗失。不仅如此，网络环境下，大量数字资源保存在网络服务器上，也带来诸多风险。黑客的攻击极易造成个人账户被盗、个人数字资源被损坏。特别是网站改版或停止使用，会给用户带来巨大的损失。此外，随着网络存储技术，特别是云存储技术的发展，针对个人存档的云存储服务产品纷纷推出，人们也开始将数字资源转存到云端，这有助于缓解存储在个人计算机或家庭磁盘阵列中的数字档案的管理问题，但发展中的云存储仍存在安全风险。 1.2 因存档意识和存档能力的低下造成大量数字资源的丢失 存档意识的低下表现在由于对数字环境的未知与恐惧，对存档安全的担忧而未形成存档的习惯；存档能力的低下表现在对数量庞大且类型复杂的数字资源无法找到合适的存档方式及存档载体，无法正确判断数字资源的价值。存档意识的低下会直接导致存档能力的低下，存档能力的低下也将造成存档主动性不高，进而导致存档意识的低下。Catherine Marshall等人在2006年用“善意忽视”来描述大部分调查对象对待其数字资产的态度。他们发现，由于缺乏对计算机技术的了解，很多人已经因为病毒、误删等问题失去了很多有价值的数字资产[3]；2007年，她强调“善意忽视”、“零散的备份”以及“缺乏系统性的文件复制”仍是人们存档中存在的主要问题[4]；2008年，她在之前研究的基础上总结出个人数字存档的四大挑战，即：数字化管理问题、分布式资产的问题、价值与积累的问题、长期存储的检索问题[5]；2011年，她指出：“保管比剔除更容易，换言之，就是丢失比保存更容易”，并再次强调，任何用以解决个人数字存档的技术与非技术性方法都必须考虑人们对于善意忽视的倾向[6]。2012年Devin Becker和Collier Nogues通过对110个作家的个人数字存档实践行为进行调查，发现很多人都忽略数字档案的问题，他们的数字档案大多管理不善，处于高度分散的状态[7]。 1.3 数字环境下，人们存档的载体和标准各不一致，大量数字资源产生并存储在网络服务器上，给图书馆、档案馆等机构的收集工作造成困难 Toby Burrows表示，如今个人的生活用数字形式进行记录和归档，这对图书馆等机构收集个人手稿及档案造成很大影响[8]。另外Simson Garfinkel等人指出，随着云计算技术的普遍使用，收集和保存个人电子文件将会变得更加困难[9]。Melissa Terrasa指出，家庭计算机上存储的信息、个人在社交媒体和云服务器上保存的文件的长期保存问题，都是记忆机构应考虑的问题[10]。 2 国外个人存档的研究 2.1 个人存档研究的兴起 个人档案作为社会独特的文件证据，其多元文化记忆的价值促使档案馆和图书馆等专门的机构去收集。在此实践基础上档案工作者开始从“机构收藏”的层面去关注个人档案的保管问题。随着个人电子文件的出现，研究人员开始着手解决在信息技术影响下个人电子文件的保存和个人档案的保管问题。 PIM领域的学者从“信息资源”的角度出发，对个人获得或创建的数字资料的存储、组织、维护、检索、利用和分享进行了研究。如有的学者针对个人文件管理提出“信息周期”的概念，将数字文件和数字手稿的探索性审查周期分为获取信息、短期信息管理和长期个人存档与保存三个阶段。当个人文件移交到机构之后，机构会运用更加正式的系统进行接管。如开放档案信息系统(OAIS)，其参考模型已成为数字信息资源保存机构建立数字资源库的关键标准[11]。在HCI领域，早在1983年，Thomas Malone教授就提出运用基于计算机的信息系统，帮助用户对桌面个人信息进行组织管理[12]。随着数字应用的快速崛起以及存储容量的不断增加，HCI领域研究者开创了个人存档新的研究课题。他们详细研究了电子邮件、时间管理工具、任务列表以及个人信息管理软件的使用和存档。如Joseph 'Jofish' Kaye等人就提出为了设计一个综合性的存档工具，应当把存档看作一个整体过程，让存档工具具备完整的功能。[13] 个人存档在图书与信息科学领域的研究深入后，有人发现，个人存档不能脱离档案学的范畴。Amber Cushing试图证明Marshall从PIM角度对个人存档的研究与传统的档案学理论存在联系[14]。Pete Williams等人提出了基于档案信息生命周期的模型，以促进基于档案的个人信息管理[11]。Lee与Robert Capra发现电子文件保存(ERK)与个人信息管理(PIM)两个领域有很多需要互相学习和借鉴的地方[6]。目前，国外档案学界已经认识到新时代背景下个人存档研究的重要性，并开始从档案视角研究个人存档行为。 2.2 个人存档研究的主要内容 从国外成果来看，个人存档研究的主要内容突出表现在不同领域对个人存档概念和性质的深入讨论，以及通过对实践中人们个人存档行为的调查，分析当前个人存档存在的问题与解决策略。 2.2.1 个人存档的概念。不同的学科实践以及不同的机构所关注的个人存档问题不同。一般来讲，信息资源保存实践必须重视的问题多与存储介质、软硬件环境、专业应用软件的格式与功能、显示功能等有关。 图书馆注重推动机构知识库开发和标准化方法、数据迁移程序和复制技术等的研究。Neil Beagrie认为个人数字收藏就是指个体积累和保管的非正式的、多样的，且不断增加的数字资产。因此，个人数字收藏也可以说是基于文件的“个人档案馆”；基于外部产生的文献、PowerPoint幻灯片、音乐、视频和专著以及旨在个人访问或与他人分享的工作稿件、家庭照片等材料的“个人图书馆”。[15] PIM和HCI视角下的个人存档，则关注数字材料的价值、元数据信息、数字信息资源的保护以及长期存取机制等问题。Marshall认为个人数字存档是PIM的一个关注点，由长期管理信息中出现的附加问题扩大范围而来，应解决个人数字档案的价值判断、分布式存储、元数据信息的保存、长期保管与保护、数据格式转换、长期存取等实践问题[15]。Cushing认为个人数字存档是一个长期的个人信息管理问题，同时也是档案工作者所关注的一个问题[14]。Kaye等人认为存档可以被看作涉及存储、检索和组织存储和检索的系统的功能上的问题。[13]Donghee Sinn认为个人存档是指一个用户保存其个人文件以及使用任何方式备份的活动。个人文件是指用户创建、接受以及通过传统或者电子格式存储的内容[16]。 ARM领域则更关注保持个人文件完整性与真实性的管理流程与技术手段。Lori Kendall将“个人存档”与“个人档案”进行了区分，指出个人存档是指普通人收集、创建、保存、存储和传播机构文件、照片和影片、个人文件以及日记、博客、剪贴簿等物件的实践行为[17]。 笔者认为，个人存档是指个人将其参与社会生活中产生的不同类型的、有价值的个人文件、日记、读书笔记、照片、视频、个人网站上的记录等各种资料，以及以学习、研究、娱乐等为目的通过各种渠道获取的外部资源，通过一定的方式进行有效的保管与保护，以供个人或者社会的再次获取和利用的实践行为。 2.2.2 个人存档的性质。个人存档作为一种个体的实践行为，是一种满足自我需要的行为。Richard Cox认为收集是“人类的本能”。人们有翻阅和参考个人档案的需要，促使人们主动去保存各种文件[18]。Sue McKemmish指出“我的证据”是促使存档的基本需求[19]。Marshall指出，在思考个人数字存档研究和解决方法的时候，人性(包括用户的癖性、愿望、需求、倾向)必须作为最重要的考虑[14]。 个人活动与社会密不可分，个人存档具有社会性。Verne Harris在回应McKemmish提出的“我的证据”一说时，强调个体创建的文件不仅仅只反映了他们的身份[20]。Tom Nesmith指出人们创建的文档不是孤立的，而是与社会关系与社会实践紧密联系的[21]。Kendall将个人存档行为的社会性总结成“自我的社会性”、“文本的社会性”、“行为的社会性”、“材料的社会性”以及“基于社会文本的身份”[17]。 针对个人存档行为的“自我性”与“社会性”，Cox认为文件保存不仅仅是政府的责任，一些非政府的组织(如教堂)也可以行使保存文件的职责。当然，他们都不可能保存个人所有的活动记录，所以个人存档也是必要的。个人档案的保存中，政府、组织以及个体三者的关系是复杂的，又是现实且有用的。档案工作者需要与公众建立一种新的合作关系，公众也需要向档案工作者学习如何保存自己的文件材料[22]。 2.2.3 个人存档的主要策略。在个人存档研究与实践过程中，来自不同领域的研究者站在不同的角度提出了一些个人存档的策略。总的来看，个人存档策略突出表现在HCI层面、PIM和ARM层面以及国家机构层面。 HCI领域的存档策略主要表现在存档工具的研究上，希望使存档工具变得简单易用。如Kaye等人指出不仅要考虑数字存档工具“日后查找”的功能，还应考虑其他的存档功能以设计出支持整个存档实践过程的工具[13]。Stephan Strodl等人更是开发了一个适合小型/家庭办公室以及对数字信息资源保存不太了解的个人使用的存档工具HOPPLA，它可以实现数据备份以及全自动的数据迁移[23]。 PIM和ARM领域的存档策略，往往从信息生命周期管理的角度提出，无论是传统纸质档案还是新形式的数字档案都有一定的生命周期。从信息生命周期模型来看，个人档案的管理也要遵循全程管理理念和前端控制的思想。如Adrian Cunningham提到，在解决个人数字档案带来的问题的时候，要在个人档案生命周期的早期进行干预[16]。Williams等人提出一个基于档案信息生命周期的个人信息管理模型，从而建立一个连续的知识框架，以助于理解如何创建、组织、管理、使用和处置个人数字档案[11]。当然，也有学者研究基于电子邮件的个人存档策略。如Steve Whittaker等认为电子邮件是重要的个人信息库，用户主要通过三个策略来获取存档的信息：文件夹、搜索、分类，基于搜索功能的电子邮件能够更快找到存档信息[24]。 国家机构层面的策略，往往以提供存档指导和存档条件为主。个人档案具有社会属性，是国家档案资源的组成部分。面对日益增加的个人数字档案资源，国家文化机构有责任也有义务采取一定的策略为人们提供存档指导和存档条件，以提高人们的存档意识和能力，保护国家的数字档案遗产。如大英图书馆的“数字人生”工程和美国国会图书馆的数字信息资源保存项目。 3 国外个人存档的实践 在个人存档的实践方面，国外主要有如下项目： (1)MyLifeBits project：在微软公司旧金山实验室Gordon Bell领导下进行，主要是为了实现美国科学家Vannevar Bush在1945年提出的用于帮助人们记忆的信息机器Memex的设想，实现在一台机器中“储存一个人一生中所有的信息”。 (2)The Paradigm Project：2005－2007年，在英国JISC公司的“支持机构数字保存和资产管理”项目资金的资助下，由牛津大学和曼彻斯特大学的主要研究型图书馆联合实施。该项目主要是探索通过获取个人数字论文并存入数字资料库的形式保存个人数字论文的问题以及根据档案和数字化的保存要求对其进行处理的问题。重点在将英国政治家的个人论文以数字形式归档，并已经创建了长期访问的范本以及收集开发的机构政策。还为个人存档不同格式的个人数字文件和网页内容提供简单的操作指南。 (3)The Digital Lives project：2007－2009年，在英国艺术与人文研究理事会(AHRC)基金资助下，由大英图书馆与英国伦敦大学学院和布里斯托尔大学合作实施。它是一个关注个人数字收藏及其与研究资料库之间关系的重要研究项目。 (4)Born Digital Collections:An Inter-Institutional Model for Stewardship project：2009－2011年在Andrew W.Mellon基金会的资助下由弗吉尼亚大学图书馆与斯坦福大学、赫尔大学、耶鲁大学合作进行的项目，目的在于建立一个保管原生数字内容的框架。 (5)Digital Preservation program：美国国会图书馆在其网站开辟了“The Signal:Digital Preservation”博客主页。在“Personal Archiving”部分从2007年开始，为用户保存数码照片、音频、视频、电子邮件、个人文件、网页等数字内容提供详细的存档技巧。并于2010年开始举办“个人存档日”活动，为个体保存其数字材料提供指导与建议。 4 国外个人存档研究与实践的特点 当前国外个人存档研究及其实践活动的开展，主要有以下三个方面的特点： 4.1 研究主体的广泛性 研究主体的广泛性集中体现在国家分布和领域分布方面。首先，从国家分布情况来看，个人存档的研究与实践主要分布在美国、英国、加拿大、澳大利亚等国。其中，美国对于个人存档的相关研究与实践最多，且成果具有一定的代表性。其次，从研究领域的分布来看，个人存档的研究主要分布在PIM、HCI、ARM等领域。其中，以图书与信息科学领域的研究最为突出。 4.2 研究内容的全面性 研究内容的全面性集中体现在坚持理论与实践的统一的基础上，将理论研究与实证研究相结合。来自PIM、HCI以及CRM等不同研究领域的学者，站在不同角度对个人存档的概念和性质进行了阐述，通过对个人存档意识和行为的调查来揭示个人存档过程中存在的问题与挑战，并提出相应的理论与技术应对策略。无论是商业性机构还是国家公益性机构，都着眼于解决人们在存档实践中存在的困难，希望为人们提供各种存档指导和建议，提升人们的个人存档能力。 4.3 研究系统化程度低，理论成果较少 综观国外个人存档研究与实践进展情况，不同学科领域的作者针对个人存档的不同方面进行了广泛的研究，涉及个人存档的各个方面。但是，从另一个角度来看，相对分散的研究体系难以形成系统的理论成果，对于个人存档行为的指导性意义也大大降低。 5 国外个人存档研究与实践对我国的启示 通过对国外个人存档研究与实践进展情况的分析不难发现，对于个人，存档意识的高低以及存档条件的具备程度是影响其存档活动的两个重要方面；对于国家机构，是否具有提供个人存档服务的意识和条件，也是影响个人存档活动的重要方面。从这个角度可将个人存档的发展进程概括为四个层次，如图1所示。随着社会的不断进步，影响个人存档行为的外部条件(如计算机技术、存储载体等)和内部条件(如个人存档能力、个人存档技巧等)都具备的情况下，存档意识对个人存档行为起决定作用。从当前情况看，国外个人存档多处在第三层次。但近年来有的国家机构(如美国国会图书馆、英国大英图书馆等)，开始认识到个人存档的重要意义，并通过多种途径对个人存档行为进行指导。从一定意义上讲，层次四是最理想的状态，随着实践的发展，要实现个人存档的常态化和大众化是完全有可能的。我国目前也处于个人存档发展的第三层次，存档意识低同样是制约个人存档发展的首要因素。总结国外经验，结合国内实情，我国个人存档的研究与实践发展须以提升存档意识、创造存档条件为目的，具体应从以下几个方面展开：