生命周期视角下科技项目关键成功因素的探索*
童敏慧1**马士群2**
1.景德镇陶瓷大学管理与经济学院 江西 景德镇 333403
2.上海立信会计金融学院“一带一路”研究院 上海 201620
摘 要: 在对项目成功因素总结的基础上,提炼出科技项目立项、启动、实施、结项和后评价五个生命周期阶段的关键成功因素涉及到项目负责人能力、人力资源、经费预算、科学计划、上级支持、成员参与和有效控制等,并得到了健全项目管理机制、注重人才的引进和培养及提升团队合作精神的管理启示。
关键词: 科技项目 生命周期理论 关键成功因素 项目成功 管理启示
1 引言
科技是一国国民经济发展的主要推动力,为此我国在改革开放初期就明确了走中国特色自主创新道路的发展道路,并在全面建设小康社会阶段将其作为国家战略。经过几十年的发展,我国逐步形成和完善了自上而下的国家中长期科技发展规划(如2006年中国共产党十六大发布的《国家中长期科技发展规划纲要》)、五年科技发展规划(如十三五国家创新科技发展规划)、科技计划(如国家科技攻关计划、国家高技术研究发展计划和国家重点基础研究发展计划等)和科技项目等包含4 个层次的科技创新体系[1],为国民经济发展起到了重要推动作用。但是伴随着科技资金投入的大幅增长,科技项目管理也暴露出很多问题,如“重申报、轻执行”、科技资金滥用、项目质量水平低下等显著问题,导致科技项目执行效果难以尽如人意,因此,积极研究和探索提升科技项目质量水平的有效管理方法显得尤为重要。Rockart1979年撰文指出,提炼成功关键因素并对其进行有效管理,可以有效提升项目绩效[2]。本文基于此思路,在对科技项目的生命周期分析基础上,提炼项目的关键成功因素,以提升科技项目管理的效率和水平。
2 相关文献回顾
2.1 项目成功标准
项目成功与否主要是看项目的绩效指标能否达到预期设定值,通常应当包括时间、成本和效果等指标。1999年Chua 等人[3]将项目成功定义为从明确的目标和范围开始,通过细致的计划、监控和控制等活动得到令人满意的最终结果,应当具有按时完成、成本未超支和质量满意的特点。鉴于科技项目具有高风险性、创新性强和高难度等突出特点,本文将科技项目成功定义为预定经费保障下在合理时间设定内(可以按项目申请书所规定的时间,允许适当的延迟)完成科技项目预期目标的整个过程。
2.2 项目关键成功因素
项目关键成功因素(CSFs)是指在项目运行过程中对项目成功产生显著影响的特征、条件或者变量,不同学者基于不同项目成功标准的前提下对项目关键成功要素提出了不同的看法:
1999年Chua 等人基于时间、成本和质量等成功标准的考虑,采用层次分析方法对建筑行业中10年及其以上工作经验的60名专家(20名业主、20名技术顾问和20名承包商)展开调研,分析结果表明项目成功的关键影响因素为计划和控制手段有效、项目目标明确和任务指派合理。
“人生为一大事来”,这是教育家陶行知的话。由于历史原因,或许是命运的安排,我走上了教育之路。从此,我的人生大事便与教育连在一起了。当教师时,我的人生大事是当一名好教师;当校长时,我的人生大事是当一名好校长。
2006年Jha 和Iyer[5]对印度建筑项目质量不好的成因进行了统计分析,将各种可能因素分为成功因素和失败因素,分析结果表明项目关键成功因素有项目负责人能力、上级支持、项目参与者的监管和反馈、项目成员的互动程度和企业家才能,且项目成功关键因素的作用随项目绩效等级不同而变化。此外,指出项目负责人能力和上级支持在决定项目质量水平方面具有极其重要的作用。
再次,PDCA循环不是一般意义上周而复始的简单循环,它的每一次循环都把原有的管理工作带到一个新的水平,是一个阶梯式上升的过程。班主任将PDCA循环模式应用于班级学风建设,能够保证班级学风不断改进并朝着良性方向发展。
2004年Belout 和Gavreau[4]通过构建模型分析了人力资源在项目管理中的作用,结果表明人力资源是项目成功的相关因素但不是显著因素,且在项目不同生命周期阶段发挥的作用完全不同,并指出了上级支持和故障排除是项目成功的关键成功因素。
式中:C0为花色苷的初始浓度(mg/mL),t为加热时间(h),Ct为t时刻玫瑰茄花色苷的浓度(mg/mL),k为速率常数。
2002年White 和Fortune[6]通过对995 位项目经理发放调查问卷,分析得出项目关键成功因素中前5 个特别显著的影响因素分别为科学计划、经费预算、目标明确、上级支持和成员参与。
2015年Bahu[7]在罗列出成本、时间、质量和生产等10大类共55个项目成功因素的基础上采用问卷调查,并运用相对重要指数方法对各种影响因素进行了比较分析后,得出建筑工程项目的关键成功因素主要有故障排除、成员参与、人力资源、经费预算、项目负责人能力和控制情况。
2016年Hasler[8]对德克萨斯州的德州农工大学的建设项目展开案例分析,在罗列14个项目关键成功因素的基础上运用Borda 计数方法展开问卷分析,分析结果表明科学计划、成员参与和项目负责人能力是项目的关键成功因素,此外案例分析结果表明如果制定了较为科学的项目计划那么项目负责人的能力就不那么重要了。
2003年姜勇[9]利用权变理论针对高创新和低创新两种类型及确定性强和确定性弱两种不同环境下的产品创新项目开展了实证分析,结果表明营销及研发部门的整合、开发能力和创新项目执行熟练程度等3 项在不同情境的创新项目中均为重要关键成功因素,表明不同科技项目间的关键成功因素具有一定的共通性。
将上述各学者对项目成功关键因素的研究汇总分析(表1),可以看出,项目成功与否往往取决于几个或者多个关键要素,因此通过把握项目关键成功因素可以有效促进和实现项目成功。学者们普遍认同的项目关键成功因素有以下7 个方面:上级支持、人力资源、项目负责人能力、成员参与、科学计划、有效控制和经费预算。本文将基于学者们普遍认同的7 大项目成功关键因素,分析他们在科技项目各生命周期阶段的作用,并提炼项目成功关键因素。
表1 项目关键成功因素的总结
3 生命周期视角下科技项目关键成功因素理论模型
3.1 科技项目的生命周期管理
生命周期理论(Life-cycle theory)起源于20 世纪60年代的美国,并在70年代逐步引起关注,目前广泛应用于经济、管理、信息和环境等领域。生命周期泛指研究对象从产生到消亡的整个过程,将其划分为有规律和特点的几个阶段进行研究,可以从整体上对研究对象进行有效的宏观管理。科技项目是在特定的时间、预算、范围和资源限定内完成既定科技目标的一次性工作,往往具有一种可预知的生命周期,因此对其进行生命周期管理可以更好把握科技项目各阶段的特点及其关键工作。根据科技项目工作的环节及其关键节点,本文把科技项目生命周期划分为立项、启动、实施、结项和后评价等5大生命周期阶段[10]:
3.1.1 立项阶段
3.2.2.2 科学计划
回转窑直接还原镍铁工艺最初为德国Krupp-Renn直接还原炼铁工艺移植转化而来,日本大江山冶炼厂早在20世纪30年代开始利用回转窑直接还原工艺生产镍铁。其主要工艺过程为原矿经干燥、破碎、筛分处理→与熔剂、还原剂按比例混合制团→团矿经干燥和高温还原焙烧生成海绵状的镍铁合金→合金与渣的混合物经水淬冷却、破碎、筛分、磁选或重选等处理得到粗镍铁粒。此工艺历时80年的发展经历,仅在日本大江山冶炼厂(Ohiyama Smelter)有生产性实践应用。国内很多研究机构和企业都进行了回转窑直接还原镍铁的试验和研究工作,仍未突破给料方式复杂、回转窑结圈、处理量低、难以规模化等问题[2]。
3.1.2 启动阶段
科技项目被政府有关部门立项后开展的前期准备工作。这一阶段主要包括签订科技项目合同书、编制项目资金预算表、制定项目实施的具体工作及其分解到具体个人的一系列活动。
1.4 统计学方法 数据分析采用SPSS 22.0统计学软件进行统计学处理。计量资料采用Kolmogorov-Smirnov进行正态性检验,符合正态分布的用表示,组间均数比较采用t检验;非正态分布资料用中位数(四分位数)表示,即M(Q25,Q75),组间比较采用Mann-Whitney U检验。计数资料以例数(百分比)表示,组间比较采用χ2检验。以P<0.05表示差异有统计学意义。
冯先生以王阳明为《小史》作结。他的解释是,清代学问风尚转为汉学,汉学家鄙薄宋学,以为杂佛老而言儒家经学。清代人也有讲理学、心学的,但无有显著的新见,更无成体系的大家。所讨论的问题,不出宋明理学家;所根据的经典,也不出四书,故略去不讲。
3.1.3 实施阶段
在既定目标下,科技项目负责人根据项目申请书及其制定的计划开展的一系列在既定目标下的科技研究和开发工作,是科技项目生命周期的主体部分。这一阶段的工作主要是以项目负责人为中心并由项目成员共同完成,主要有搜集资料、实地调研、科学实验、撰写论文、发表论文和成果转化等一系列活动。同时,在实施阶段,项目负责人可根据内部环境和条件的变化,对项目的研究目标、研究内容、技术经济指标、经费和参与人员等进行一定的调整。
采用SPSS 13.0统计学软件对数据进行处理。计量资料以“±s”表示,采用t检验;以P<0.05为差异有统计学意义。
3.2.1.2 人力资源
完成科技项目既定目标后进行的项目总结工作,这一阶段的工作主要是对项目的完成情况、成果情况、经费使用和人才培养等内容进行总结,并对下一阶段的研究工作进行展望。由相关专家对项目实施总体情况做出是否验收的决定,并提出整改建议。
鉴于科技项目具有的风险性、创新性和高难度等特点,全员参与是科技项目按时按质按量完成的一个有效保障。项目组成员应该按照项目负责人分配的任务在时间节点内完成,有问题难题应及时沟通,避免把研究任务完全压到负责人身上。
产学研合作的开发类科技项目往往更重视科技成果的开发应用,因此根据结项阶段评审专家给出的建议进行配套投入展开科技成果转化,使科学研究产生一定的经济效益和社会效益。总的来说,这一阶段的工作主要是对科技研究的投入和产出进行比较,以判断科技项目是否成功。
3.2 科技项目生命周期各阶段的关键成功因素
上文对项目关键成功因素梳理的基础上发现有7大因素,2004年Belout和Gavreau研究指出,项目关键成功因素在项目不同生命周期阶段发挥的作用完全不同,因此有必要在划分科技项目生命周期阶段的基础上,针对各个阶段的关键成功因素展开具体探索,以更好的促进科技项目的成功实施。
3.2.1 立项阶段
科技项目展开研究的目的是为了解决社会发展中存在的问题,因此项目负责人能否敏锐的发掘当下社会亟需解决的问题并作为新的研究主题,是一个科技项目能否获得立项的关键。此外,项目负责人具备敏锐视角的基础上还需具备较好的文字功底,将研究想法转化为最科学的项目申报书并呈现给评审专家以获得立项。最后,项目申报书中的研究计划和研究框架也表明项目负责人必须具有较好的未来规划能力。
3.2.1.1 项目负责人能力
开始于政府相关部门发布项目指南及申报信息,结束于项目被获取批准实施的公示结束。因此,这一阶段主要是项目负责人根据项目申报的信息撰写项目申报书在规定时间内提交相关申报材料,由相关专家评审获取批准立项[11]。因此能否获得批准立项的关键主要取决项目负责人能力和人力资源两个主要关键成功因素。
3.1.4 结项阶段
有了好的选题还必须具备结项的能力,因此人力资源或者是项目团队成员是科技项目的基础。项目成员的学历、近期研究成果和研究经历等表明研究能力的信息是评审专家会考虑的重要因素之一。在项目负责人应当考虑到科技项目所需的研究人员及其具体工作,为项目的成功实施打下坚实基础。
3.2.2 启动阶段
开始于科技项目获批准的公示期结束获得立项,结束于项目资金下发。这一阶段是科技项目开展研究的准备阶段,经费预算和科学计划是关键成功因素。
3.2.2.1 经费预算
财政科技项目采用的是预算管理制度,在立项之后必须编制可行的经费预算表,罗列出项目资金的具体使用金额和用途,是保证科技资金充分运用的有效方式。一方面,经费预算要充足,费用应当足以支撑起科技项目的整个研究,保证项目按时按质按量完成;另一方面,经费预算要合理,对每一项每一类每一时间周期的费用都要做出合理规划,保证资金使用合理有效。
科技项目经过项目实施组织决策者和政府有关部门的批准,并列入项目实施组织或者政府计划的过程。这一阶段主要包括政府有关部门发布科技项目申报公告、指南和要求等信息,科技项目申请人根据要求撰写项目申请书并提交,而后政府组织相关专家对项目申报书的科学性、可行性进行评审,通过后予以公示、被批准等一系列活动。
根据每个成员的能力和实际情况,召集项目成员共同决定以合理分配好研究任务以及研究完成时间节点,同时预留一定的时间余地以应对项目实施过程出现的不确定性。尤其是对项目有可能出现的难题和关键问题做出预估,提前准备好应对策略。
3.2.3 实施阶段
锁相环是一种自动控制反馈系统,主要由鉴相器、环路滤波器和数控振荡器组成。锁相环通过鉴相器比较外部信号和输出信号的频差,通过数控振荡器的调节,使输出信号与外部信号相位差恒定,频率一致,从而起到跟踪信号频率相位的作用[9-10]。SPLL是基于数字信号处理技术,在DSP等通用可编程器件上通过软件编程的方式实现的数字锁相技术。SPLL的设计通常采用在模拟环路设计的基础上,利用数字映射变换到数字环路的方法实现。数字映射变换方法主要有双线性变换和后向差分变换。简单的二阶软件锁相环通过双线性变换的线性Z域模型如图1所示。
分别称取两种大米淀粉各50 g,将水分含量调至20%(将淀粉与水充分混合后,在4 ℃低温条件下平衡水分 24 h)。然后将淀粉置于湿热处理系统中,在100 ℃条件下反应2 h。反应结束后取出产物,在45 ℃烘箱干燥12 h后粉碎,过160目筛,即获得湿热处理后的大米样品,分别命名为YF20、YJ20。
开始于项目资金下发和科学研究,结束于项目目标完成。这一阶段研究工作正式启动,需要项目成员共同投入到研究中来,使项目按照立项阶段项目申请书中的要求和启动阶段制定的计划来发展,主要有项目负责人能力、上级支持、成员参与和有效控制等4 个关键成功因素。
3.2.3.1 项目负责人能力
近日,格力电器董事长兼总裁董明珠接受采访时表示,与小米董事长兼CEO雷军的“10亿赌约”基本已经胜出。2013年,在第十四届中国经济年度人物评选颁奖现场,传统实体经济代表企业格力电器掌门人董明珠与互联网模式的代表小米科技掌门人雷军同时登台领奖,并立下“五年之后小米的营业额能否超越格力”的赌约。对于赌约,外界普遍认为,赌局本身不重要,值得关注的是两种模式的先进与落后之争。
这种设置的弊端显而易见,那就是延后合同成立生效时点,电商平台就会更晚一些受到合同的约束,有反悔的机会做更多自由安排,消费者很容易陷入较为被动的局面。另一面,如上文提到的,电商平台的交易都是线上交易,交易双方不再采用面对面的磋商方式订立合同,甚至网络的发展使得合同订立的过程变得智能化、自动化,有些交易环节并没有交易双方当事人的直接参与,而是通过相应程序来进行,如此一来平台有时很难把控一些具体环节,需要一定的时间释缓来处理相关问题,这种约定有利于电商平台更合理安排运营。
项目负责人是科技项目管理的核心人物,在项目实施过程中一方面,项目负责人需要承担起最重要的研究任务,解决研究核心难题;另一方面,应当和团队成员保持顺畅的沟通关系,及时了解并解决成员项目研究中的问题,并做好资源协调和分配工作。
3.2.3.2 上级支持
科技项目组成员科研的时间并不是很充裕,因为具有一次性特点的科技项目往往采用的是矩阵型结构,他们同时还要承担其他工作,如高校教师既要承担一定的教学任务还要完成科研要求。调查表明,全职科研人员科研时间占其全部工作时间的64%,他们还要应付项目评审、汇报和检查等工作[12]。因此,上级支持所在部门人员是科研人员完全参与到科研的有力保障。
3.2.3.3 成员参与
本试验主要考察鲜花椒、十三香以及菜籽油对“贡椒鱼”火锅感官品质的影响。将鲜花椒、十三香以及菜籽油的添加量设定为自变量,“贡椒鱼”火锅感官评分为响应值,进行3因素 3水平响应面分析,试验结果见表5。
3.1.5 后评价阶段
3.2.3.4 有效控制
控制是管理的一大职能,项目负责人应根据制定的计划对比实际研究进度和内容,并对计划中制定有误的地方进行及时调整,这些调整也许包括研究方向、研究内容、进度、质量、成本和风险等内容,按时实现科技项目的预期目标。
3.2.4 结项阶段
开始于项目目标完成后结项材料的准备,结束于结项证书的发放。从生命周期来看,结项阶段表明科技项目已基本进入尾声,此时主要是一些总结和梳理的工作,有效控制是这一阶段的关键成功因素。
有效控制:根据项目申请书的预期目标及实际研究成果撰写结项报告,并按要求组织验收会议进行验收。因此,项目负责人应对整体研究进行全面总结,其中应着重研究成果的梳理。
3.2.5 后评价阶段
开始于项目研究成果的产生,结束于项目成果产生了预期经济效益。这并不是所有科技项目管理的必须环节,主要是针对一些可以或需要转化的科技成果的必要考核,这一阶段有效控制是关键成功因素。
有效控制:针对一些可以和有必要的科技项目研究成果进行科技成果转化,在转化前应当对转化的预期成本和预期经济效益进行科学评估,使实际转化是有益和有效的。
图1 生命周期视角下科技项目的关键成功因素
3.3 生命周期视角下科技项目关键成功因素模型
从科技项目立项、启动、实施、结项和后评价5 大生命周期阶段角度来看,每个阶段都有对项目成功起到关键作用的关键成功因素,这些因素相互作用和相互影响共同决定了科技项目是否成功。具体来说,立项阶段应当充分把握项目负责人能力和人力资源两个因素,启动阶段应当充分把握经费预算和科学计划两个因素,实施阶段应当充分把握项目负责人能力、上级支持、成员参与和有效控制4 个因素,结项和后评价阶段应当充分把握有效控制因素(图1)。科技项目相关管理者既要对各阶段关键成功因素进行把握,又要充分利用各因素间的相互关系,促使科技项目成功。
4 管理启示
通过对科技项目不同生命周期阶段关键成功因素的分析,可以看出科技项目能否成功的关键取决于管理机制、人力资源和团队合作3类要素:管理机制主要是指财务管理、激励机制、计划职能和控制手段等;人力资源主要是指成员组成情况、项目负责人能力和上级支持等;团队合作是指项目成员之间的相互配合。(图2)
4.1 健全项目管理机制
鉴于科技项目具有的风险性、创新性和高难度等特点,必须加强和健全项目的管理机制,主要有:加强项目承担单位的资金预算、监督和审计管理,保证资金充分运用于项目研发;对于跨度时间特别长的项目应当建立过程绩效管理,根据项目节点完成情况适时予以激励以增强科研人员的工作积极性;制定科学的计划,对科技项目的过程可以进行有效的预估,及时解决研发中存在的难题;及时监控及反馈科技项目研究进度及其存在的问题,保证实际执行和计划保持较高的一致性;有可能的话管理机构在科研项目立项资助时,可适当增加既定经费下资助项目的数量,而非着力增大单个项目经费资助额度[13]。
图2 科技项目关键成功因素的分类
4.2 注重人才的引进和培养
人才是科技创新的主体,因此科技项目的关键要素也是人才,人力资源部门及所在职能部门上级应当注重对人才的引进和培养工作。一方面,科技项目承担单位应当注重引进和培养老、中、青年研究人员,形成互补的科研人员培养链,能够实现科研的延续管理,防止人才个别流失对组织造成的负面影响;另一方面,制定和实施相对弹性的工作氛围和较好的发展通道,使其能够充分感受到科研成果的成就感和组织内在的吸引力,不断提升自身科研能力和加强组织的认可度。
下面以机械学科国家重点实验室为例,阐述大型仪器设备开放共享中的规范管理、信息化平台构建以及人才队伍建设等方面的建设与实施。
4.3 提升团队合作精神
项目负责人组建的完成科技项目的项目团队成员间应当加强沟通和协调,在完成艰巨的研发任务的同时也注重建立良好的友谊关系。科研团队的建立应当充分考虑成员的知识、性格和研究特点等,并结合科技团队的建设进度加强管理。一般来说,构建科研团队一般会经历磨合期、运作期和解体期三个阶段[14],在磨合期要注意团队文化的建立、团队角色的明确和团队资源的合理分配,运作期要注意团队目标的、团队技能的提升和激励手段的运用,解体期要注意冲突管理和利益分配均衡,这样才能在项目实施期保持顺畅的合作和项目完成后还能保持友谊。
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Analysis on Critical Success Factors(CSFs) of Science and Technology Project Based on Lifecycle Theory
TONG Minhui1,MA Shiqun2
1.Management and Economics School,Jingdezhen Ceramic Institute,Jingdezhen 333403
2.Academy of“Belt and Road”,Shanghai Lixin University of Accounting and Finance,Shanghai 201620
Abstract: With the increasing investment in science and technology funds,the management of science&technology projects in China has become the core issue of management for science and technology.Strengthening the management of science&technology projects to improve its quality and effectiveness,has an important impact for the national innovation ability.This paper summarizes the key factors for success project,divides the life cycle of science&technology projects into five stages,analyses the key success factors of each stage,and propose some suggestions such as perfecting the management mechanism of project,emphasizing on introduction and cultivation of talents and promoting cooperative spirit of group,to reinforce project management and project success.
Keywords: science&technology project;life-cycle theory;critical success factors;project success;management suggestion
DOI: 10.11842/chips.2019.02.012
* 江西省科技厅软科学研究一般项目(20161BBA10074):科技项目绩效管理与评估相关问题研究,负责人:童敏慧;江西省教育厅一般项目(JJ17117):制造业服务化情景下陶瓷行业产能过剩治理,负责人:徐敏燕;江西省社会科学规划一般项目(14YJ29):长江经济带建设背景下江西省战略产业选择研究,负责人:邱婷;江西省教育厅高校人文一般项目(GL162008):陶瓷主产区竞争力比较研究,负责人:张帆。
** 童敏慧,博士,景德镇陶瓷大学讲师,研究方向:科技创新;马士群,博士,上海立信会计金融学院讲师,研究方向:创新管理。
(责任编辑:任庆娟; 责任译审:毛子英)
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