档案管理现代化热点扫描，本文主要内容关键词为：热点论文,档案管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、自动标引技术与档案管理现代化
自动标引技术是根据拟存储、检索文献（题名、文摘、正文），由计算机自动选定标识词（即检索标识）的标引技术。是1957-1958年由美国的卢恩提出来的，当时主要是基于词频统计法的自动抽词标引，后来各国都开展了自动标引方面的研究，提出了多种方法，如统计法、语言法、概率法、书目引文法和人工智能法等。目前，在主要的国际联机检索中，已实现了全关键词自动标引和检索、主关键词自动标引也建立了多个实验系统。
我国早在1963年就有人介绍过国外自动标引的动向，70年代末开始探索汉语文献标引问题，进入80年代，实际的研究才真正起步。虽然汉语的自动切分及句法、语义分析等相关技术尚有不少困难，但经过十余年努力，自动标引仍取得可喜的成果。主要的自动标引技术方案有：①词典切分标引法；②切分标记法；③统计标引法；④单汉字标引法；⑤语法与语义分析法；⑥神经网络分词标引法。
自动标引技术应用于档案计算机检索系统，已有将近十年的历史，其产生和发展缘于档案著录标引的速度和质量。即所谓计算机检索的“瓶颈”问题。由于手工标引工作量大，技术性强，标引效率不高，于是自动标引应运而生。自动标引不仅可以节省人力、时间，提高标引速度，还可以消除主观影响，提高标引一致性。近年来，档案部门自动标引取得了关键性进展，目前档案自动标引技术不仅呈现多样化趋势，其适用性也逐步增强。浙江省档案馆在原有部件词典抽词标引法的基础上进一步开发了分类号的智能自动标引技术，解放军总后档案馆则研制了避开传统词性分析和部件词组配，基于匹配标引法原理的档案自动标引系统；南京大学档案馆首次使用了档案的全文自动著录及智能标引技术。国家档案局推广的QWA档案管理软件，也以其智能型关键词自动标引和智能型分类自动标引技术而独树一帜，这一切均为自动标引的开发应用带来佳音。
二、光盘技术与档案管理现代化
光盘就是利用激光束来存储和读取数据的一类存储介质的总称，根据光盘中应用的电子信号是模拟信号还是数字信号，可以将其分为模拟式光盘和数字式光盘，前者在存储图形和动作方面更为有效，后者则适于数据和文字。而按读取性质，光盘又可分为三类，即人们熟知的只读光盘、写一次光盘和可擦写光盘。
与国外光盘技术的发展相比，我国采取了高起点、重点开发的政策，同时密切注视国外动态，取得了初步的成果。1985年第一台光盘文件存储实验装置通过了鉴定，其后，跳过只读型和写一次型光盘，直接研制可擦式光盘，该种光盘的相应驱动器已于1991年通过鉴定，在某些关键技术研究方面处于领先地位。目前，CD-ROM光盘技术已基本成熟，WORM技术也在日趋完善，而可擦光盘技术尚处于进一步发展之中，同时光盘现有的存取技术也在不断加强和完善。因此，以此为基础的光盘检索系统仍将作为常规计算机检索的重要补充而存在。另外，在多媒体信息存储、检索中，光盘存储与检索技术也将作为重要支持技术而发挥作用。
随着档案计算机检索技术的发展，直接自动检索到档案的原文信息，成为最吸引人的目标，光盘技术的迅速发展，为这个问题的解决提供了有效手段。1991年开始，沈阳市档案馆、中央档案馆等单位进行了光盘技术的试验和应用，目前使用光盘的单位已增加到40余个。与档案光盘存贮检索相关的管理软件，也在档案部门与技术开发公司的合作努力下，取得了丰硕成果。
经实际应用检验，计算机光盘原文存贮检索技术具有以下优点：信息存贮可靠，质量好；系统操作简单；原文自动检索方便、快捷；便于与计算机网络应用相衔接。上述情况已能说明光盘技术在档案计算机检索，尤其是档案全文的存贮、检索以及多媒体档案处理方面正在走向实用化，标志着档案信息现代化管理迈上一个新台阶。
三、多媒体技术与档案管理现代化
多媒体(multimedia)技术是一种把文字、数字、图形、静态图象、活动图象、声音等几种信息的媒体集合在一起并由计算机综合控制的技术。多媒体信息处理是根据人们的要求和爱好，通过计算机系统或受其控制的一系列视听设备（如录像机、摄像机、有线与无线技术网、图文传真、电视、收录机和音响等）对各种文字、数据、图象视频及音频等信息进行交互式采集、编辑、加工展示和输出。
多媒体技术在档案部门的应用具有广阔的前景，其主要有：
1.储存和管理各类档案。利用多媒体技术，可以对文书档案、科技档案、专门档案进行存储与管理，能很方便地进行有关图形、图象的存储、显示和打印。特别是能够将档案馆中保存的某些珍贵档案（如珍贵照片、图片、重要历史文件手稿等）进行储存与管理，以保护原件。此外，还可以对声像档案进行编辑、剪接和重排。
2.修补和复原已经破损的档案原件。利用多媒体技术，可以对某些重要历史档案因时间太长而已经破损的原件进行存储、修补和复原。其中修补和复原是模拟原件通过图形（图象）的编辑来完成的。
3.提供用户利用档案。对那些使用频率高，而又很重要的档案，可以做成一个多媒体（触摸屏）档案管理系统，提供用户检索、查询以及档案部门编目打印。系统开发完成后，应用时可以完全不用键盘或鼠标，只需在显示屏上用手指（或其它代用物）点向显示屏上相应的功能框中，几乎不用学习就可使用多媒体屏档案管理系统。
4.介绍馆藏档案情况。利用图形、文字、声音做成一个档案馆馆藏情况介绍、全宗介绍、利用价值以及利用经济效益实例分析等的多媒体档案基本情况介绍的触摸系统，运用它可以直接向社会宣传档案和档案工作，让更多的人能够直接操作计算机来了解档案馆的基本情况，包括档案馆的性质、档案法内容、档案馆的馆藏内容、各全宗情况、珍贵历史档案查询、利用价值、经济效益及实例分析等都可做到系统中去，很方便地将图象、声音以及文字材料等媒体融和在一起。
多媒体技术的出现，改变了传统的计算机信息系统的交流方式，在人－机界面上充分调动了人类的耳闻、口述、目睹、手触等多种感觉器官与计算机交互作用，交流信息，使人与机器的距离更加接近，更加友好。利用多媒体技术进行档案信息管理，以静态图象处理技术存储档案原文图形已在档案部门获得较理想的应用，今后将发展对声、像信息的处理。利用多媒体技术，可以在计算机终端上随时查询文字、照片、声音、影像等形式的档案信息，借助多媒体网络技术，还可以实现用户之间信息资源共享，由于其信息已数字化，所以无论复制、传递都可以避免失真。
四、人工智能技术与档案管理现代化
人工智能(Artificial intelligence)主要研究和模拟人的理性思维以及视、听、使用和理解自然语言的能力，它的研究领域主要包括：自动编程、计算机视觉、专家系统、知识表达、计算机计划与决策支持、自然语言处理、机器人和语言识别等。
人工智能技术是指利用计算机等技术对人的理性思维过程进行机械化、自动化模拟与处理的技术。人工智能技术包括以下三大基本技术：①知识表达技术，它是将人类知识逻辑地表达，从而物理表示并存储于计算机内，以便于灵活地使用；②机械化推理技术，它使用算法或启发式规则的推理技术，设计可执行的智能算子来实现模拟过程；③系统构成技术，它主要指计算机软件系统的构成技术，如人工智能语言和人工智能等。
在档案自动化管理中，人工智能及人工智能技术的运用主要体现在专家系统、知识表达和自然语言处理上。目前除专家系统外，人工智能技术尚未达到模拟人类活动的水平，在档案检索领域也只是初步的应用，系统也不尽完善。
人工智能检索技术的应用，可以使著录标引规范化要求和技术难度相对降低，从而提高检索效率。国防科工委档案馆的档案智能化管理信息系统，从理论和实践两方面，解决著录标引不一致性问题，部分实现自然语言检索，提高了查全率和查准率；解放军总后档案馆也成功地运用人工智能技术，在设计上将检索技术与智能检索思想相结合，将逻辑组配、N次投影与任意项模糊智能检索合为一体，一次输入检索条件，完成综合检索功能，明显提高了检索效率。
五、超文本技术与档案管理现代化
超文本(Hypertext)一词出现于60年代，其思想早在1945年就提出来。超文本即超越一般文本格局和功能的高级文本，它以非线性方式记录和反映知识单元（称节点）及其关系（称链路），从而提供一种模拟人脑联想功能，在人工参与下跳跃式扫读文本内容的手段。超文本技术分为三种：①MIRO-TEXT，这是个人就单篇文献所创制使用的小型超文本技术；②GROUPWARE，即多人合作创制、维护和使用的中型文本技术；③MACROTEXT，由专门机构负责选择、标引大量文献集合，专供广大用户检索的大规模超文本技术。
超文本信息检索系统与传统信息检索系统相比，有以下优点：①它以知识单元（文献片段）为单位，通过链路将同一文献或不同文献的相关部分连接起来，检索时可以深入到知识单元；②超文本文献是结构化建立，处于不同层次，用户可以看到文献间链路以及两个文献间路径和相隔的结点数，并由此确定文献的重要性，还可根据需要在没有链路的文献间加上链路；③可以通过链路浏览，找到所需信息，避免了检索语言的复杂性问题，也可以做成一个独特的用户界面，将不同数据库的检索语言一体化。
超文本检索系统主要类型有：①基于导引浏览的检索系统。这是最一般的超文本系统模型，也是超文本检索系统的基础，表达了现有超文本系统中信息存贮和检索的特点。它主要以清晰易懂的屏幕显示表达信息，以易于操作的浏览命令实现检索，还允许多途径检索及字符串、关键词匹配检索。已实现的超文本系统绝大多数都属此种类型，其主要支持导引浏览，一般只适于小型检索系统。②基于提问的检索系统。浏览的特点是从哪里到什么(Wbere→What)，提问查找的特点是什么到哪里(What→Where)。用户查找文献，一向是基于提问式的，往往是知道自己需要什么而想知道它在数据库中的什么地方。在导引浏览检索系统中，再增加提问功能，将有助于提高检索率和效果。与浏览相比，其查找速度快，适用于大型系统。目前，基于提问的检索系统还未能完全实现，仅提出一些检索模型和试验性系统。③智能检索系统。智能检索系统是将人工智能与超文本技术相结合而形成的更为先进有效的检索系统，它是基于导引浏览检索系统和基于提问检索系统基本功能的逻辑延伸。目前这方面仅有一些探索，将超文本技术、传统检索技术和人工智能技术结合起来，才能得到有效的、先进的信息检索系统，它无疑是超文本系统未来发展的方向。
超文本技术是一种友好接口技术，也是一种新的信息检索模型。目前，国外各大学的数学系、信息科学系、计算机科学系及人工智能研究单位，都为此投入大量人力、物力，取得了令人鼓舞的成果。国内对超文本技术的研究也在加紧进行，并引起人们的普遍重视。在信息检索方面，超文本打开一条以联想方式实现检索的新途径。可以预见，未来的超文本检索显示将会更加有效现实，知识信息的表达将会更充分完备，输入输出也将会更加自然化和直观化，人机融合交互的程度也会越来越高。从而，最终借助计算机将实现人的非形式化思维过程，在档案和其它信息检索领域出现新的气象。
六、信息高速公路与档案管理现代化
“信息高速公路”是美国副总统戈尔的杰作，它的正式名称是“全国性信息基础设施”。其前景规划是：一个前所未有的全国性（最终将是全球性）电子通讯系统将使个人用户都能与之相联，并将提供所能想象的所有形式的电子通讯联络，以使人们更加快捷、更加方便获得各种信息。“信息高速公路”运的不是玉米、小麦，也不是钢铁、煤炭，而是九十年代乃至二十一世纪最重要的商品——信息。其赖以实现的物质基础也不是沙石和钢筋水泥。而是现代高新科学技术。
“信息高速公路”对档案工作将要产生的影响有：
1.机读载体的归档和管理愈来愈重要。由于利用新的办公方式、生成档案的运作过程将在信息网络中进行，机读文件和机读数据为主要形态，必然使档案也以机读形式存在，这将会引起档案工作内容的改变，使得机读载体材料的归档势在必行，管理也日益重要。
2.档案信息管理网络化将得到普及。在以往计算机管理档案的实践中，网络化的优点早已显示出来，它与计算机的应用效能成正比。随着“信息高速公路”的实现，将从根本上改变档案管理中计算机应用状况，网络将得到普及，也必将促使档案信息与社会上各种信息网联成一体。
3.档案现代化的模式将会顾及整个社会环境。在“信息高速公路”条件下，人们制订档案管理现代化的规划时，将会从整个社会环境出发，顾及部门之间、行业之间、地域之间的联系，而不再拘泥于一个馆（室）或局部需要。
4.高新技术在档案管理中将得到普遍应用。随着“信息高速公路”的建成，在未来档案管理中，智能计算机及软件技术、多媒体技术、超文本技术、高速光纤通信技术、监测遥控技术、智能网技术等，在档案管理的各个环节中的应用将会越来越广。
当今世界新技术革命蓬勃兴起，计算机科学飞速发展，计算机管理档案日新月异。展望未来，新的技术将会给档案事业带来新的希望、新的活力、新的生机，也将为档案工作现代化、自动化插上翅膀，使计算机管理档案达到新的水平，跃上新的台阶，出现新的面貌。