电子文件的法律证据价值初探，本文主要内容关键词为：证据论文,价值论文,文件论文,法律论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件（Electronic Records）是“能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的代码序列。”（注：国家标准：CAD电子文件光盘存储、 归档与档案管理要求（征求意见稿）。）自20世纪40年代第一台电子计算机问世以来，电子文件就成为文件家族中新的一员。计算机技术的迅速发展，促使“三A ”革命（OA办公自动化，FA工厂自动化，HA家庭自动化）爆发，“无纸贸易”方兴未艾。计算机网络的出现和发展，把人们带入信息高速公路的美妙境界，将全世界联成一个地球村。随之而来的是电子文件呈几何级数增长。从文件学理论上来说，电子文件的本质跟传统的纸质文件没什么两样，都是“在人类活动中为处理各种事务上的需要而直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。”（注：曹润芳主编：《文件写作与处理》，中国经济出版社，1998年版。）然而电子文件又有着与传统纸质文件完全不同的特征，因其“法定效用”与传统纸质文件有些差异，其中法律证据价值就是一个值得我们探讨的问题。
一、电子文件作为法律证据的可采性
所谓证据的可采性（Admissibility），是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。传统的纸质文件由于真实地反映了文件形成、使用者的活动，是以往历史的客观写照，而且可以长久保存，其本身保留着真切的历史标记，如有任何改动或添加、删除都会留下痕迹，即使是蛛丝马迹也通常不难察觉，如有疑问可由专家通过司法鉴定加以鉴别，因此在法律上往往具有不容争辩的法律证据价值。
相对而言，电子文件却具有如下特点：①数据的易消失性。电子文件数据以计算机储存于磁盘、磁带或光盘等介质上，是无形物，一旦操作不当，则可能损害甚至抹掉电子文件。②非安全性。传统的纸质文件的安全性只受当事人保护程度和自然损耗的限制，而电子文件还有可能因计算机病毒等计算机及其网络特有的灾难而失去效力，更容易泄密而受损；其载体也易于受损。③易改动性。电子文件不象传统纸质文件那样具有稳定性，如有改动，易留下痕迹，它是通过键盘、扫描仪等工具输入，又存于磁盘等介质上，改动、伪造数据不留痕迹。④易出错性。这些差错既有人为原因（如操作失误），也有环境和技术方面的原因（如计算机故障，供电不稳等）。由于这些原因，电子文件的真实性和安全性让人难以放心，一旦发生法律纠纷，能否在司法过程中被接受为证据就成为一道难题。从理论上来说，电子文件虽然是计算机技术发展的产物，在本质上与传统纸质文件一样，具有法律证据价值应毫无疑问，但它不是一个纯技术问题，而是一个法律问题。
世界上各个国家对证据的可采性要求不完全相同，普通法系国家遵循地是传闻证据规则和最佳证据规则。传闻证据规则规定，证人以外的人明示或默示的事实主张在没有证人作证情况下，司法机关提出的书面材料上的事实主张是传闻证据，即使是书面文件也须由书写者作证。电子文件是无形的，不能直接被人感知，它需经计算机处理以拷贝形式输出才能显示其内容。而计算机是不能作证的，所以电子文件被视作传闻证据，通常是不予采纳的。最佳证据规则则规定只有原始文件才能作为书证被司法机关采纳，电子文件最原始的形式却是存储在磁盘等介质上的代码序列，不能被人直接识读，当然不会被采纳为法律证据。当其通过屏幕显示或以纸质文件方式输出后可以转化为可以识读的东西，但严格来说只能说它是一种“拷贝”。
为了解决这些问题，普通法系国家不得不通过对传闻证据规则和最佳证据规则的例外来承认电子文件的法律证据价值。如英国《民事证据法》（1968年）规定，具备下列条件的计算机输出文件视作“第一手”传闻证据可以采纳：①来自使用者正常使用的计算机；②在数据输入时计算机运行良好；③文件所包含的信息是表述或来自输入计算机的数据。此外还要求与业务活动和使用计算机有关的人向法院提供认定该项书面材料的证明书，说明制成方式与软件。（注：转引自：马秋枫等著：《计算机信息网络的法律问题》，人民邮电出版社，1998年版。）美国判例法则规定：“任何记载行为、事件、数据汇编或其他形式的文件，由经手人通过所了解的信息当场或者随后制作，经过日常进行的业务活动储存，并且制作这些备忘录、报告、记录、数据汇编等属于日常业务活动内容，均可由文件管理人或其他合格证人提供证言。除非这些材料的信息来源或准备这些材料的方法、环境表明这些材料缺乏真实性。本规定中所用‘业务活动’一词，包括商业、机构、协会、职业、工作以及其他各行各业，不论其是否以赢利为目的。”（注：转引自：马秋枫等著：《计算机信息网络的法律问题》，人民邮电出版社，1998年版。）此规定有条件地赋予了电子文件以法律证据价值。作为最佳证据规则的例外，英国的证据法规定，当事人能证明他无从取得正本时可以使用抄本证明正本的内容。所以只要能证明电子文件的正本在正常的业务活动中已经销毁或者是直接输入，无需证明基础正本从未存在，则可依此规定将电子文件采纳为证据。而美国则认为，如果电子文件的任何打印方式或其他可视方式输出准确反映电子文件本身，则视为“原件”，可以被采纳为最佳证据。尤其是在文件数量太多而无法在法庭上一一验视，而且对方在审判程序之前有机会阅读这些文件的情况下，电子文件的摘要输出可被接受为最佳证据。
国内法的管辖范围总是有限的。在国际政治、经济关系中也会遇到这种问题，特别是“无纸贸易”更是面临着这种考验，为此一些国际组织也积极寻求解决办法。1982年欧洲理事会的《电子处理资金划拨》秘书长报告，就提出了计算机记录相当于书面文件作为证据的看法。1985年，联合国国际贸易法委员会在第18届年会上《计算机记录的法律价值》的报告中建议各国政府审查涉及使用电子文件作为证据的法律规则，以消除对其使用所造成的不必要的法律障碍；审查关于某些贸易和与贸易有关的法律文件需用书面形式做成的法律规定，以便允许将该项交易或文件以电子文件形式记录下来或发送；审查关于提交给政府的文件需要采用书面形式并亲笔签名的法律规则，以期允许以电子文件形式向拥有这类办公设备的行政部门提供这类文件。（注：转引自：马秋枫等著：《计算机信息网络的法律问题》，人民邮电出版社，1998年版。）这些国际组织还通过制定国际统一规则和国际公约来为电子文件赋予法律证据价值。1987年国际商会制定的《电传交换贸易数据统一行为守则》，旨在为EDI（电子数据交换）用户提供一套国际公认的行为准则，为EDI用户及通信系统经营人拟定具体的通信协议打下基础。只要当事人采用此规则，EDI就具有了法律凭证价值。1996 年联合国国际贸易委员会又推出了《电子商业示范法》草案，藉以解决EDI 在国际贸易应用中产生的法律问题，从而促进“无纸贸易”的发展。该法第3 条规定不得仅仅以某项信息采用数据电文形式为理由否定其法律效力、有效性和可执行性。第9 条规定如果数据电文是举证人按合理预期所能得到的最佳证据，不得以其不是原件而否定其作为证据的可采性。虽然这些国际统一规则和国际公约只是为各国处理此类问题时提供了一个蓝本，但这些努力为电子文件的法律地位问题的最终解决初步奠定了基础。
相对而言，在绝大多数大陆法系国家由于不存在传闻证据规则，任何证据都可以被采用，只不过法律中没有明确地对电子文件作出规定。我国1989年的《行政诉讼法》、1992年的《民事诉讼法》和1996年修改过后的《刑事诉讼法》，都规定了视听资料为证据种类中的一种。电子文件完全可以归入视听资料证据类。
总之，各国都在努力排除来自立法上对电子文件证据的可采性构成的障碍。所以说承认电子文件的法律证据价值是大势所趋。
二、电子文件作为法律证据的证明力
证明力是证据对查明案件事实所具有的效力。不同的证据制度对证明力的认定方法是不一样的。如形式证据制度不管客观事实存在与否，证据有无证明力看法律上预先是否有此规定，根据法律的规定确定证明力有大小。自由心证制度则规定证据证明力的大小取决于法官对证据分析判断内心确信的程度，即由法官的心证判断证据的真伪和证明力的大小。然而不管是形式证据制度还是自由心证制度都要求证据必须具有客观性和相关性。客观性是指证据来自客观事实而非伪造、猜测，是真实而非虚假的。证据的客观性是证据是否有证明力的决定性因素。相关性是指证据与案件事实之间有内在的逻辑联系，它是证据证明力大小的决定性因素。因此，即使电子文件具备了作为证据的可采性也不一定意味着就具有了证明力，它必须经过严格的真实性和相关性评价。
同样，在不同的证据制度下对于证据的审查判断也有所差异。如欧洲委员会建议法律指定的账册和文件资料，在符合法定条件时制定并保存的电子文件准确地再现了原始文件和相关信息（除非证明了相反的情况存在），即只要当事人证明了基础事实，就可以推定电子文件作为证据的真这性。在某些国家法律不确定电子文件证据的真实性和重要程度，而由司法机关依靠其自身掌握的证据自由评价电子文件证据的真实性和重要程度。另一些国家已经通过了有关法律，对电子文件的证明力作出了一些规定。如南非的《1983年计算机证据法》，澳大利亚的《计算机和证据法》，意大利的《通过公共服务部门以电子手段传递的单证可具有一定的法律价值》法案等。还有一些国家制定了诸如《贸易伙伴协议范本》的示范性协议，供当事人选用，这些协议中规定了当事人发生争议时电子文件可以作为证据来认定事实，处理争议。
在我国对电子文件的证明力尚无明确的法律规定。依据目前的法律，电子文件可归入“视听资料”类，而我国《民事诉讼法》第69条规定：“人民法院对视听资料，应当辩明真伪，并结合本案的其他证据审查确定能否作为认定事实的根据。”据此，我们认为电子文件应属于间接证据，相对于直接证据而言，它是与本案主要事实有间接联系的证据。间接证据具有以下特点：①必须真实可靠；②与案件事实之间有因果关系；③间接证据之间及它们与案件主要事实之间没有矛盾；④必须形成一个完整的证明体系，环环相扣；⑤所形成的证明体系有充分理由排除其他可能性，得出的结论是唯一的。（注：参见粟劲、李放主编：《中华实用法学大辞典》，吉林大学出版社，1988年版。）因此，间接证据不能单独直接地证明待证事实。而直接证据是能够直接证明案件主要事实的证据，故在证明力上直接证据优于间接证据。
虽然如此，电子文件作为间接证据对于查明事情真象，解决争端是非常重要的。它能提供寻求直接证据的线索，与直接证据相互印证事实。在无法提供直接证据的法定情况下，电子文件也可成为断案的主要证据，尤其是在电子商务中，确立当事人各方的权利义务的各种合同和单证都是采用电子文件形式的。故《电子商务示范法》第9 条规定“对于以数据电文为形式的信息，应考虑到生成、储存或传递该数据电文的办法的可靠性，保护信息完整性的办法和可靠性，用以鉴别发端人的办法，以及任何其他相关因素。”随着电子技术的发展，电子文件的稳定性和安全性问题会逐步解决，达到与纸质文件相当的水平，从而为立法提供充分而完备的技术基础。电子文件是否能像纸质文件一样成为直接证据呢？笔者的看法是肯定的。
三、文件（档案）工作者的主要职责
从以上论述中可以看出，影响电子文件法律证据价值的，主要有法律性因素、技术性因素和管理性因素。如何从法律上赋予电子文件以法律证据价值是法律界的主要职责，如何从技术上提高电子文件的稳定可靠性是技术专家的主要职责，而如何从管理上做到最佳程度地保证电子文件的完整性和真实性则是文件（档案）工作者的主要职责。当然这些职责不能仅仅依靠各自的力量单独完成，需要大家的共同努力，既分工又合作。作为文件（档案）工作者应该做到如下几个方面：
1.解决思想观念问题。20世纪下半叶以来出现的除纸质文件外，主要是电子文件。文件（档案）工作者必须立即意识到，这些将构成今后要保存的文件（档案）资料中不可缺少的一部分，而且比重会越来越大，最终将超过纸质文件。但有些人却还拒绝保存电子文件。另一方面，由于办公自动化的普及，有人提出了“办公自动化了，档案还要吗”的疑问（注：戴武鸿：《办公自动化了，档案还要吗》，《档案与建设》，1998年第2期。），走向了另一个极端。这些观念都是有害的。 无论是电子文件的产生者或是负责将其保存者都要同等对待电子文件和传统文件。同传统文件一样，电子文件在当今和未来的年代将为我们社会活动提供证据，也将为史学家们继续提供其研究所需的第一手资料。正如国际档案界认为“保存机读档案（笔者注：包括了电子文件）根本上同档案法和私生活保护法密切相关。用作法律证据则是保护这类新型文件的必然结果。”（注：（比）波莱特·皮埃因—里戈：《公共机关产生机读文件的法律后果》，郁宗成译，《外国档案工作动态》1994年第6期。）鉴于目前电子文件与纸质文件并存的情况，一些纸质原件的保存也是必要的，销毁要慎重。在目前电子文件与传统纸质文件共存时期，新的“两套制”对保证电子文件的法律证据价值是有益的。
2.积极参与相关立法。为电子文件等非传统载体形态的文件立法，对确保其法律证据价值是必不可少的。“国家档案馆（笔者注：或档案局）同档案产生机关和法学家一起参与先期的讨论，便于向立法机关提供符合大家愿望的法律草案的素材。建立一个全国委员会负责机读文件引起的法律似乎是一条旨在找到一个被大家接受的解决办法可予遵循的良好途径。”（注：（比）波莱特·皮埃因—里戈：《公共机关产生机读文件的法律后果》，郁宗成译，《外国档案工作动态》1994年第6期。）电子文件的产生和保管环境涉及到很强的技术应用问题，技术专家的参与也是必不可少的。在国家档案法中增加专门涉及电子文件的法律条款，是强化对电子文件进行管理的要求。
3.关注技术发展，积极采用先进的计算机技术及其网络技术。“解铃还须系铃人”。电子文件相对于传统文件在法律证据价值上的劣势在根本上说是计算机软、硬件技术还不足以克服其弱点而引起的。技术上有弱点最终要靠技术的发展来解决。电子文件的形成者和保管者有责任关注计算机技术的最新发展，有责任采用最先进的计算机技术。在建立自己的计算机系统时，应当选择具备较强的软、硬件实力和完善的培训、服务体系的专业公司。请进网络保护神——不间断电源，注意安全防护。
4.加强电子文件管理的制度和标准建设。严格而科学的标准体系和业务管理制度，有利于保证电子文件在形成和保管过程中确保其不失真，从而使电子文件法律证据价值的基础——真实性得到有效的保证。如南非证据法中规定，为确保计算机证据的真实性，必须保证它①是在正常业务过程中产生；②在事件发生的同时或随后记录；③在业务活动中有规律地产生这些记录；④产生记录的计算机系统软件功能正常、合理；⑤计算机数据的提供者必须对证据存储的方式、检索的方式、保障数据真实性的安全措施作出证明。所有这些皆有赖于平时执行严格科学的标准和管理制度。这些标准和制度的完善和实施要配合国家立法，要与相关法律构成一个完整的保证体系。如“为了便于文件产生机关作出销毁机读文件的决定，制订销毁的一般性准则是可行的。这些准则准许销毁一些特殊类型的文件，无须事先征得国家档案馆的许可。”（注：（比）波莱特·皮埃因—里戈：《公共机关产生机读文件的法律后果》，郁宗成译，《外国档案工作动态》1994年第6期。 ）当然这些政策不能对抗国家法律。1995年8 月美国国家档案员批准实施现行的《通用文件保管期限20》， 据此大批销毁了美国贸易谈判代表（TheUnited States Ttade Representative）和其它机构计算机内的电子邮件和文字处理文件， 从而引发了一场历时数年的、 公民权利组织（PublicCitizen Litigation Group）就有关电子文件处置问题状告国家档案员、总统办事机构、行政办公室和美国贸易谈判代表的法庭大战，敲响了电子文件管理的警钟，引起了美国国内外（特别是档案界）的普遍关注。（注：王健、张宁：《敲响电子文件管理的警钟》，《档案学通讯》1998年第4期。）由于电子文件属于间接证据， 在审查判断电子文件的真实性和可靠性时，需要与其他间接证据形成一个完整的证明体系，或者需要有关人员提供证言，所以有必要在制度上对电子文件从产生、传递、保管到最后处置进行严格的控制，对于保存与电子文件相关的复制件、原件等作出相应的规定。
5.提高电子文件形成、保管和利用者的素质。电子文件的操作者必须熟练掌握相关的应用技术；要尽量防止误操作和有意破坏。要选用可靠的人员来承担重要的电子文件的相关工作。