编目工作流程设计中的几种关系处理，本文主要内容关键词为：编目论文,几种论文,工作流程论文,关系论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［中图分类号］G254 ［文献标识码］A ［文章编号］1003—2797（2005）06—0052—04
作为图书馆管理工作的组成部分，编目工作流程设计已在实际工作中被广泛地应用。本文依据多年的实践工作经验，侧重梳理编目工作流程设计中的几种关系处理问题。
1 编目工作基本内容是流程设计的基础
流程是依据工作内容性质以及完成任务的要求而设计的操作过程和方式，因此，工作的基本内容和要点是流程设计的基础。依据编目工作的基本内容、性质和功能，编目工作大致可划分为以下几个主要部分：
（1）文献验收：对待编文献进行接收、核对、清点和验收。
（2）文献查重：将待编文献与已有文献进行查重，以确认是否为复本、 多卷书或新进图书。
（3）分类编目：这一部分工作包含了两个层面：一是采用特定的格式和规定的语言对待编文献进行外部特征描述和书目著录，也就是编目；二是对待编文献的内容依一定的体系进行揭示和标引，业内称之为分类标引和主题标引。这两方面一般统称为分类编目工作（亦简称为分编）。
（4）数据审校：对已完成分编的文献和书目记录进行审校、核对或修改， 确认入书目数据库，进行目录组织和控制。
（5）文献加工：磁针、条码安装，加盖馆藏章； 对已完成书目数据审校和修改的文献进行加工，如书标打印、粘贴等及其他后期加工。
（6）典藏、调拨：对完成全部分类、编目、加工的文献进行入藏地点分配， 并按馆藏地进行调拨入库和财产管理。
我们可将上述内容归纳为编目流程设计的基本要点，其表现形式如图1所示。
图1 编目基本流程图
每种文献完成全部编目流程，应基本经过上述全部环节，方能被容纳进图书馆的书目体系，该文献始能在体系中有自己相应的位置。
2 编目工作流程设计中应遵循的原则
在依据工作内容设计工作流程时，应遵循几条原则：①流程各环节之间应有合理的逻辑关系，遵循图书馆工作的内在规律和科学性；②流程设计以实用为基点，并具有一定的可调节度；③流程设计应具有一定的开放性，可根据工作发展情况增加、删减或合并某些工作环节；④流程设计应考虑本馆工作特点和需求，符合本单位实际发展需要；⑤流程设计应尽可能按编目过程的顺序排列，避免迂回曲折，以减少消耗，提高效率，保证运行通畅；⑥不做无谓的重复劳动，每一环节的工作成果是可共享的；⑦下一工作环节可承担上一工作环节的质量检查和校验功能，其方法依赖于流程的标准化设计；⑧全部流程操作是以标准化和共同遵守的操作规范为前提条件的。
以上几条原则决定了编目部门在设计工作流程的同时，须制定和出台自己相应的业务规章制度、操作规范细则和指南，以保证流程运作在相同的操作方法和工作条件下顺利执行。
3 编目流程设计中的几种常见关系处理
编目工作是图书馆整体工作的一个环节，其工作流程是整个图书馆运作链条中的一个组成部分，流程的设计必须考虑与前后其他工作环节的衔接问题。在当今计算机自动化编目环境中，由于编目的主要工作和手段依赖于图书馆自动化集成系统，其工作流程的设计不能脱离集成系统的模块功能和处理流程。同时，由于网络环境已成为现在图书馆日常业务运作的基本平台，联机合作编目作为当前编目工作发展的主要趋势和潮流，鲜有图书馆不参加各种形式的联机合作编目，那么如何将本地编目工作流程与联机合作编目整合成为一体，进而达到提高工作效率、加强质量控制，则是现在编目流程设计必须面对的问题。一般来说，在编目流程设计中，常见的关系处理主要有以下几种：
3.1 采访数据与编目数据在流程中的关系
文献采访与编目在整个图书馆大的业务流程内是两个关系最为密切的工作环节，由文献采购活动而产生的采访数据是编目工作的数据基础。在自动化集成系统里，用机读目录格式建立起来的采访数据，不仅仅只用于文献采访工作，也用于编目工作中的验收、查重、核对等，其中相当多的采购信息是书目数据中应当保留的内容。可以说，采访数据的制作是编目数据的前期准备和基础工作，采访数据的质量对编目工作的速度和效率具有直接的影响。因此，在数据流动过程中应注意以下几点：①由于采访数据信息源多来自于出版商的征订目录、广告宣传和在版书目数据（即CIP数据），一般没有经过实物核对，信息不全，或与实物有所出入。所以， 在编目过程中需对采访数据进行核对、修改和完善，将采访数据提升为编目数据。②由于采访数据是编目数据的基础，这就要求采访人员须按规定的书目格式制作采购数据，尽可能选择可靠的外来数据源。制作采购数据时，应注意与本地总书目数据库查重，同时应充分利用网上联合目录数据库的优势，下载质量较好的记录，以便提高本馆的采访数据质量。③采访工作要制定相应的采访数据编制工作流程，以规范的工作流程制约本馆采访数据质量，为后面的数据共享奠定较好的基础，其流程见图2。
图2 采访数据制作流程图
3.2 文献物流与信息流的关系
图书馆的编目工作从操作层面上看，包括两个层次：一是对文献物流即文献实体的处理。在以传统印刷型文献及其衍生物如缩微文献和录音、录像等音像制品等作为处理对象时，工作环节须有文献实体流动，它是对文献实体的编目、组织、加工处理过程。二是对信息流的处理。信息流是物化文献在计算机自动化系统和网络环境中的另一存在形态，即信息传递或数据传输，也即编目数据的流向。建立文献物流和信息流的概念并不意味刻意将两者割裂开来，它们共同赋予了文献在当今时代的新特征。认识和了解它们，是为了更好地把握事物发展的规律性，科学地设计工作流程。在实际工作环境中，编目的物流和信息流是无需分开的。梳理物流和信息流的关系是为了既能满足本馆快速分编文献实物的需要，又能适应当前越来越普及的联机合作编目、网上目录数据库组织、规范数据库建立、书目数据维护等只见数据不见实物的现实工作要求。在以传统的文献实物为主的编目加工过程中，物流是主线，信息流总是伴随物化文献的处理过程而产生和流动的，而信息流一旦产生又可实现对物流的控制，并在一定的条件下独立于物流存在，根据自身的流向和规律性进行再生产或组合，从而形成新的产品。换言之，物化文献在整理加工的流动过程中，如果某些环节携带有较少的书目信息属性，有可能较少受信息流的控制，也就有了根据实际情况可调节的余地。
图3a是编目工作物流示意图之一，文献实物随着每一工作环节顺序流动，各环节之间有着一定的逻辑关系，如第①工作环节必须置于编目流程的开端，第③工作环节则需放在编目数据完成并审校后方可进行。但某些物流环节较少携带文献自有信息，受信息流的控制较弱，有着一定的调节度。如第②工作环节既可放在编目数据完成之前进行，也可放在完成之后处理。这是因为第①、③工作环节受工作性质的逻辑关系以及信息流的制约，决定了它们在工作流程中的位置，而第②工作环节的性质在整个流程中相对游离于信息流之外。在实际工作环境中，文献分编加工有可能在流程上被分割成前加工和后加工两部分（如图3a），但也完全可以将所有加工工作整体后移，一次性完成，这样在流程设计上更显得干净利落，具有完整性，如图3b所示。
图3a 编目工作物流示意图1
3.3 本地编目工作与联机合作编目的关系
作为联机合作编目成员的图书馆，面临着如何将联机合作编目工作与本馆编目工作融为一个整体，以使这两者能够在一个流程中无缝链接、通畅运作的问题。首先，工作人员要十分清楚联机合作编目系统和本地编目系统各自应承担的功能和重点工作。一般而言，采用前者是为了解决书目数据的制作、质量和共享问题；采用后者则主要解决本馆信息和文献加工等个性化问题。因此，在处理这两者关系时，应把握以下两点：
图3b 编目工作物流示意图2
（1）在数据制作方面，应尽量采用联合目录数据，覆盖本馆简编或未编辑记录；本馆编目规则如与联机编目的规则相冲突，应优先选择使用联机合作编目规则。这里要把握的是联机编目流程优先原则。
（2）本馆独有信息、个性化字段（如本馆控制号、索书号、馆藏地、 编目员代码、采购信息等）和文献加工数据方面，应仅限于本地系统使用，记录下载到本地系统后再进行编辑，无需提交到联编数据库。这里应掌握本地编目系统流程优先原则。
处理这种关系时，也可以按照联机合作编目成员馆的不同类型和级别来设计工作流程：
（1）联机合作编目成员馆：作为成员馆， 一般承担有一定的编目尤其是原始编目任务。其编目工作流程设计时应注意“三个必须”，即外来数据源的第一优先选择必须是联合目录数据库；编目数据提交前必须与联合目录数据库进行查重；编目数据完成后（包括馆藏信息）以及修改、升级和完善后必须提交到联合目录数据库。这样的做法是为了保证在流程设计中将联机合作编目工作环节无缝嵌套进整个流程，使之程序化，从工作模式上保障编目数据的完整性、同步性和共享性。
（2）联机合作编目数据使用单位：作为联机合作编目数据的使用单位主要是共享和使用数据，在流程设计中注意本地系统与联机合作编目的衔接部分功能。一是下载自己所需数据，联合目录数据库只是众多外来数据源之一；二是本馆完成的编目数据并不要求上载，或只需按要求提交馆藏信息即可。某些单位甚至连馆藏信息也无需提交，仅用于下载记录使用，这种情况在流程设计中只在外来数据源中作链接即可。
3 总结
编目工作流程设计并非仅仅只涉及以上因素和关系，它是一个系统工程，也是一个动态过程。一个合理而有效的工作流程既有宏观管理理念，也会用微观管理方法；在如何运作流程方面，同时与定额管理、质量控制、工作人员业务素质和操作技能、规章制度的建立、岗位设置等密切相关。一般来说，尽量减少中间环节、压缩无效劳动时间、规范操作过程、处理好不同部位的衔接相关关系、遵循编目工作自身规律性并根据实际情况实时调整流程环节，是编目流程设计应当考虑的要素。综上所述，根据编目工作基本内容和要点、几种相关关系的考虑，最后提供一个可供参考选择的编目整体基本流程图，见上页图4。
图4 编目工作基本流程图