项目管理办公室（PMO）和CSDL科学数字图书馆，本文主要内容关键词为：管理办公室论文,数字图书馆论文,科学论文,项目论文,PMO论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 数字图书馆和项目管理办公室
数字图书馆的概念演进10年之后，人们尚未对数字化、知识产权、标准规范、研究范式、信息检索乃至数字图书馆联盟最终达成共识，而大批“数字图书馆”已建成并投入使用了。2005年， 全球数字图书馆产业初具规模， 国际商用机器公司（IBM）、荷兰爱思唯尔公司（Elsevier）、美国汤姆森科技信息公司（ISI）、以色列艾利贝斯公司（Ex Libris）乃至搜索引擎巨人Google都开始提供数字图书馆整体解决方案；中国大陆包括清华同方、TRS在内提供数字图书馆方案的厂商不下10家，2002年科技部还立项对我国数字图书馆的标准规范进行研究，3年来已推出元数据、检索协议和数字资源唯一标识符等若干参考规范[1]。数字图书馆已从1994年的先导研究计划过渡到大规模的资源数字化，进而形成图书馆联盟共建共享的合作形式和信息环境。数字图书馆不但需要建设，更需要日常管理和维护，以保证用户持续、可靠和简便地利用。继信息技术、标准规范之后，项目管理成为数字图书馆新的增长点，并将从根本上改变传统图书馆的业务流程以提升其整体竞争力。
所谓项目管理就是结合系统、方法和人员，在规定的时间、预算和质量目标下完成项目工作，以实现项目预期目标。它将组织中的资源、工具和过程进行重新配置，因此不可避免地要同现有业务流程发生矛盾。数字图书馆建设项目不同于图书馆传统的文献采访、编目和用户服务等日常业务流程，作为项目，它是为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力，有明确的开始和结束时间，而不是重复的过程；受制于有限的资源和程序，须通过个人或组织机构来完成。数字图书馆项目建设多以图书馆联盟和工程方式开展，涉及多个子项目、子课题和不同的组织，只有规划、协调和组织好多个项目，尽量避免项目拖延和资源冲突，才能实现总体战略目标。数字图书馆项目管理办公室（简称PMO）作为现代组织中的重要管理技术，通过战略规划、战略和项目关联与项目组合，能够有效提高数字图书馆项目建设的成功率[2] 和项目建成后的可持续发展。
2 CSDL的PMO
2.1 CSDL的数字图书馆建设进展
CSDL是中国科学院2001年底启动的基础设施重大建设项目，其任务是瞄准国际数字图书馆的发展前沿，按照中国科学院知识创新和国家创新体系要求，依托中国科技网，构建科学研究和国家创新体系的科技文献信息支撑系统。截至2005年3 月，CSDL通过近70个项目的建设，为全院研究人员和研究生开通了30多个科学文献数据库，并推出了随易通、文献传递、参考咨询和跨库检索等近10项网络化服务；同时开展了“资源和服务百所行”活动，深入科研一线，进行数据库和服务的培训与宣传，持续、可靠地支持全院的“数字化科研环境”[3]。CSDL采用开放、集成和以用户为中心的设计理念[4]，应用了学科信息门户、开放链接和跨库检索等先进实用的技术，在项目管理上也引入PMO，通过CSDL项目管理中心（简称CSDL-PMO）组织和协调全院文献情报系统进行科学数字图书馆建设，取得了良好的建设效果。
2.2 CSDL-PMO概述
2001年底制定的《CSDL项目建设管理条例》第六条规定[5]：成立国家科学数字图书馆项目领导小组、专家组，设立国家科学数字图书馆项目管理中心。其中“项目管理中心在项目领导小组的领导下，负责整个项目建设的组织实施工作。项目管理中心设在中国科学院文献情报中心，成员由项目领导小组聘任”。CSDL-PMO对项目领导小组负责，接受项目专家组的技术咨询，通过资源建设工作组、原文传递服务工作组等若干工作组进行日常的数据库组团采购和系统维护，并设立办公室来组织和联络系统平台建设的招投标工作等日常事务。
CSDL-PMO的核心价值是建设惠及全院每个科研人员、研究生和管理人员的数字图书馆服务系统与平台，营造数字化的科研环境。CSDL-PMO通过项目而不是课题研究来建设数字图书馆，即CSDL-PMO不是研究什么是数字图书馆，不是对国内外数字图书馆的前沿技术和标准进行探索和研究，而是利用成熟的标准和实用的技术来建设科研人员日常使用的数字图书馆。无论与国内的科研基金项目管理还是国外的数字图书馆项目管理相比，CSDL-PMO均表现出鲜明的中国特色。
2001年颁布的《中国科学院知识创新工程重大项目管理办法》[6] 第八条规定：“重大项目设立项目领导小组，实行项目领导小组领导下的项目主管责任制”；还规定“项目主管由项目领导小组聘任”以及“项目主管可聘任首席科技专家1至2名。首席科技专家的主要职责是协助项目主管制定项目技术方案，协助处理与该项目有关的学术和技术问题，以保证项目科技目标的实现”。CSDL-PMO 将项目主管扩展为PMO，加强了项目的管理职能。另外， 参照我国《国家自然科学基金面上项目管理办法》[7]，中的规定：“科学基金委员会是科学基金面上项目的主管部门，负责项目的宏观管理。其科学部负责检查项目的实施、完成情况和项目的跟踪管理、审批有关重要事项”，可以发现CSDL-PMO的职能又类似基金委的科学部，不过管理的对象是建设项目而不是科研课题。在国内的图书馆界，对项目管理的探讨主要集中在某项业务工作如何采用项目管理技术提高效率[8—9]。
从国外数字图书馆建设项目看，因项目投资主体和受益人范围不同，采用项目管理的手段也不同。如英国在线图书馆网络（UKOLN）[10] 是由英国联合信息系统委员会（JISC）等多家单位资助的数字图书馆项目，其管理中心不但组织实施应用系统建设，而且组织课题研究和政策建议。美国加州数字图书馆（CDL）[11] 则是通过大学对数字图书馆建设进行支持，项目管理的范围包括数据库采购、系统建设和研究课题的部署。德国马普学会数字图书馆（Vlib）项目的管理方式是由研究所信息管理中心（ZIM）、研究所图书馆等机构成员组成项目组，进行数字图书馆的项目管理，管理内容除了采购各种数据库以外，还包括引进MedLib和SFX 系统进行数据库和服务的整合建设[12]。
2.3 CSDL-PMO的特点
2000年以来，我国相继在高校、科技和文化领域开展了数字图书馆的建设，如国家科技图书文献中心（简称NSTL）[13]，中国高等教育文献保障系统[14]（简称CALIS，二期改为CADLIS）和国家数字图书馆[15]。它们的项目管理模式也各不相同：
●NSTL是虚拟的科技文献信息服务机构，由中国科学院文献情报中心、工程技术图书馆等8家单位组成，“实行理事会领导下的主任负责制”。
●CALIS设有专业中心和工作组，负责某一专题的工作，包括联机编目和技术两个专业中心；一个引进资源工作组和研发部、系统运行部、业务发展部、办公室四个工作部门。其中，办公室的职能是管理CALIS各全国中心、地区中心及各省中心，负责CALIS宣传、行政事务管理以及对外交流与合作。
●国家数字图书馆一期成立了“中国数字图书馆有限责任公司”来建设数字图书馆项目；二期则改为成立“国家图书馆数字图书馆管理处”，负责数字图书馆的项目组织和管理工作。
CSDL-PMO则根据中国科学院院所两级的管理模式和中国科学院文献情报系统的现状，在数字资源联合采购、系统建设招投标和资源服务培训方面形成了新的数字图书馆组织和管理模式。
首先，在数据库的联合采购方面，CALIS采取的方式是组团谈判，对于具体的外文数据库组织采购联盟同外商谈判，以获得合理价格。NSTL的联合采购目前主要还限于印本外文原版期刊的联合采购，CSDL-PMO则不但在全院进行数据库的组团谈判，而且通过补贴等机制调动研究所的投入，并开始尝试组织E—Only和E—First的采购方式。
其次，在数字图书馆服务系统平台建设方面，NSTL是通过招投标建立了现有的原文传递系统，通过课题方式建设联合目录、联合编目等系统；CALIS主要通过下设的技术中心来进行应用系统的开发，同时采用系统认证制度推荐有关厂商的产品；而CSDL-PMO没有技术中心和技术开发队伍， 主要通过社会和院内的招标与投标来建设各种数字图书馆应用平台项目。
最后是培训方面。CALIS的培训主要是通过出版商和成员图书馆共同完成，CSDL-PMO则形成了一个培训品牌——“资源和服务百所行”， 即定期组织全院图书馆员和学科专家深入科研一线，进行数据库和服务的培训与宣传，帮助科研人员、研究生和管理人员更好地使用CSDL的资源与服务。
2.4 CSDL-PMO的主要职能
CSDL-PMO的主要职能包括组织全院数字资源联合采购，通过招投标建设多个文献服务系统平台、数据库和开展服务系统的培训等。2004年底以来，它将战略情报研究作为新的重点，通过科技动态监测快报、中国科学院院情分析和所情分析等产品化、系列化情报研究产品，辅之以专业化的数据分析软件“德温特分析家”，针对全院知识创新工程试点三期的“创新跨越、持续发展”目标，面向“10+1”研究基地的建设，支持和建立了“国家科学思想库”，提供战略情报研究和学科发展分析服务。
2.4.1 数据库组团采购 按照“资源到所、服务到人”的数字信息资源建设方针，CSDL-PMO通过网络将文献资源直接推送到科研第一线， 切实保障科研人员在自己的实验室和办公室就能方便地使用所需要的资源与服务。具体建设目标是：充分保障文献检索能力，重点保障核心期刊的全文获取能力，建立其他资源的可靠的共享使用，逐步调整印本文献资源，初步形成可靠的文献信息资源保障体系。建设方式是统筹规划、集团采购、多元投入、协同保障。建设的组织机制方面由CSDL文献资源采购协调小组进行宏观决策，文献资源协调工作小组进行具体操作，CSDL项目管理中心提供运行支持。
2.4.2 招投标管理 CSDL的所有建设项目均采用招投标机制进行建设，但采购国内外专业数据库和组织有关培训除外。建设项目按国家和科学院的法律法规进行公开招标，通过专家评审确定项目的建设单位，CSDL委派专门的项目联系人，对项目进行日常监督和管理。
项目的评审专家组由CSDL-PMO根据项目的性质在评标前产生，其中院内的专家严格控制在30％以内，一般院内的专家不会超过2个。CSDL-PMO和院出版图书情报委员会领导还定期作为专家进行项目的评审，了解项目评审的过程。CSDL-PMO参考专家评审结论，进行例会讨论后确定项目。
CSDL-PMO对所有的项目进行分类管理，每类项目由专门的联系人负责联系。项目联系人根据项目招标指南、项目任务书和标书对整个项目的进度、经费以及评审活动进行全程的监督与管理，项目联系人并不参与具体的项目，而是对项目的整个流程保持密切的联系，协调项目建设单位之间的各种关系，保证项目按照任务书的要求和进度按时完成。
2.4.3 资源和服务百所行 为使全院科研人员能够充分了解和使用CSDL资源与服务，CSDL-PMO组织院文献情报中心和四个地区文献中心， 在研究所图书馆员和数据库出版商的配合下，开展了“服务百所行”——资源与服务推介和培训活动，并通过此项活动，了解一线科研人员的反馈意见，推进全院文献情报系统的整体化建设与服务创新，完成为“一流”科学研究建立“一流”信息支撑体系的战略任务。
3 PMBOK框架下的PMO运行模式
CSDL在2001年成立之初，并非按照国际通行的PMO模式来建立管理模式，同时PMO的成功案例也多出于跨国企业管理的多个项目的实践。如今以CSDL-PMO来命名数字图书馆建设的管理实践，是为了从管理理论的角度分析CSDL建设的经验和教训，以求在今后的数字图书馆建设实践中，将项目管理提升至与技术、标准相匹配的水平进行全面的考量。下面试从项目管理的知识体系[16]（project management body of knowledge，简称PMBOK）的框架探讨CSDL-PMO的实践。
3.1 PMBOK
PMBOK由美国项目管理学会于1984年提出（2004年修订第3版），成为项目管理的国际公认标准。它总结了项目管理实践中成熟的理论、方法、工具和技术，也包括一些富有创造性的新知识，把项目管理知识划分为9个领域（集成、范围、 时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购），每个知识领域包括启动、计划、执行、控制和结束等项目管理过程。
3.2 PMBOK框架下的CSDL-PMO
3.2.1 项目管理的利益相关者 CSDL-PMO不是一个实体组织，而是针对CSDL设立的“临时”机构。领导委员会、专家委员会和PMO的成员来自中国科学院机关、研究所和院文献情报系统，对PMO的工作人员实行项目聘用制。CSDL-PMO对上由中国科学院出版图书情报委员会管理，联络全院近百个研究机构和植物园、天文台等支撑机构的图书馆；对外则代表全院文献情报系统，组团同国内外数据库提供商进行谈判。CSDL并不全额支付数据库的采购费用，而是通过补贴和价格谈判的方式调动全院有关研究所进行经费的匹配，在文献服务系统平台建设方面，CSDL-PMO通过招投标和软件开发与供应商、系统集成商、设备提供商建立联系。在图书情报行业，CSDL-PMO亦作为中国科学院数字图书馆的代表，同NSTL、CALIS等数字图书馆项目以及专业图书馆组织建立业务协作纽带。
CSDL-PMO尽管不是实体，但也通过资源联合采购经费补贴和全院服务系统建设等手段树立了“威望”。首先，中国科学院文献情报中心是全院文献情报系统的“龙头”，引领和指导全院文献情报机构的业务发展，CSDL-PMO的领导由中国科学院文献情报中心的领导担任，有助于利用现有的渠道联络全院文献情报机构；其次，在数据库采购方面采取补贴机制，由CSDL、中国科学院文献情报中心和中国科学院各地区文献中心以及全院研究所的图书馆3方共同承担西文全文数据库的采购，CSDL还争取和吸引院外研究机构参与采购，并获得了NSTL的经费资助；最后，CSDL-PMO通过建设全院性质的文献服务系统，逐渐整合全院的文献服务流程机制，提高了全院的整体服务能力。如全院原文传递服务平台吸引了院内84个单位参加，盘活了全院的印本文献资源。
3.2.2 运行模式 表1是根据PMBOK，结合CSDL的实践整理的项目管理范围。CSDL-PMO只对项目的预算、时间等进行宏观管理，具体某个项目由项目负责人管理该项目具体运作，并与CSDL-PMO指派的项目联络人建立日常沟通渠道，定期汇报项目的进展，实施项目检查和结题评审。CSDL-PMO根据规划、协调、组织和维护的模式对所有项目进行管理，下面重点对整体管理、沟通管理和质量管理进行说明：
表1 项目管理知识体系在CSDL—PMO中的应用
管理过程 启动 计划 执行 控制 收尾
1整体管理
1.1项目计划制定1.2项目计划执行1.3整体变更控制
2范围管理 2.1启动
2.2范围计划编制
2.4范围验证和变更
控制
2.3范围定义
3时间管理
3.1进度计划制定
3.5进度控制
4成本管理
4.1预算编制
4.2预算调整
5质量管理
5.1质量计划编制5.2质量保证5.3质量控制
6人力资源管理
6.1人员聘用6.2工作组建设
7沟通管理
7.1沟通计划编制7.2信息分发7.3年报、白皮书 7.4管理收尾
8风险管理
8.1风险分析
8.2风险监督
9采购管理
9.1采购计划编制9.2政府采购9.3评审
●整体管理即保证各种项目要素协调运作，对冲突目标进行权衡折衷，最大限度地满足项目相关人员的利益要求和期望。CSDL通过制定年度工作计划来总体规划年度建设项目和数据库采购计划，并通知有关研究所和文献情报机构。
●沟通管理就是保证及时准确地产生、收集、传播、贮存以及最终处理项目信息。CSDL-PMO定期发布项目建设通讯和简报，向领导小组、专家组和有关单位通报项目建设进展，项目通报也通过CSDL网站公布；定期召开项目例会，由联系人向项目管理中心领导通报项目的最新进展，而后讨论目前建设中存在的问题，并形成办法；通过下属的原文传递、参考咨询等工作组，负责日常的项目联络和沟通，并形成工作通讯。
●质量管理保证满足承诺的项目质量要求。CSDL-PMO定期评估项目整体绩效，以确信项目可以满足相关质量标准。该活动贯穿项目的始终。它包括两种类型：内部质量保证是由项目工作组提供的组织保证；外部质量保证是由CSDL-PMO请专家对项目进度和结果进行评审，以保证质量。
项目完成并交付使用后，CSDL-PMO通过与有关厂商签署服务协议来保障服务系统在服务期内持续可靠地运行。必要情况下，还可通过启动延续项目建设来保障系统平台的维护和更新。而根本的解决方法是逐渐将系统平台的服务工作融入到全院文献情报系统的日常工作中去，具体措施就是建立若干工作小组。经过4年资源联合采购、服务系统建设和两次全院服务和资源百所行活动，CSDL-PMO已初步在全院建立了资源和服务的协调联络机制，建立了馆际互借和原文传递工作组、联合编目和联合目录工作组、ScienceChina工作组等5个工作组，并在CSDL-PMO和项目领导小组的智慧下对具体业务和服务平台进行日常维护，推动了全院文献情报系统业务流程的优化和组合。
CSDL-PMO已对近70个项目进行了项目管理，在中国科学院领导的大力支持下，依托中国科学院文献情报中心和全院文献情报系统，在软件公司、系统集成公司和数据库提供商的配合下，通过项目工作组、协调组、中国科学院文献情报中心的有关部门等多种方式开展全院数字图书馆的建设，以平均10人/年的项目管理工作投入，完成了中国科学院5年共计1.4亿元的数字图书馆专项投入，在全院建立了“资源到所、服务到人”的科研支撑环境，成为中国科学院科技创新的有力支撑、文献情报服务的基础设施的和中国科学院在国家科技文献资源与服务体系中的竞争品牌。
4 经验和结论
CSDL-PMO的经验可归纳为：划清“裁判”和“运动员”的界限，积极稳妥地建设科学数字图书馆。同时，CSDL-PMO也对建成项目的可持续发展进行了积极探索和有益尝试。CSDL投入到全院文献情报系统平台建设的经费仅占总经费的1/4左右，但为了有效盘活全院文献情报系统的文献资源存量，持续推进文献服务的业务创新，CSDL-PMO大力引进社会专业化公司参与数字图书馆的系统建设，通过招标与投标降低建设成本，加快建设进度，本身并不直接介入项目的开发和运行，而是由项目的具体应用单位成立工作组，负责项目的日常维护。事实证明，这种划清“裁判”和“运动员”的界限的做法有助于CSDL-PMO更加公正和客观地处理项目中出现的各种纠纷，能够有效协调和管理。
CSDL-PMO首先并不满足于建成若干个数字图书馆服务系统，而是多方探索项目的可持续发展，通过中国科学院院数字图书馆服务平台的建设推动全院文献情报系统业务流程的重组，提高整体的文献服务能力。以全院多家文献情报单位和研究所共同组建的专业服务平台工作组为例，通过参与平台工作组，进行全院的文献服务，各个图书馆逐渐将文献服务从原来单个图书馆保障上升为全院共建共享的保障模式，逐渐将为全院科研服务纳入到自己的日常工作流程，而不是临时的项目任务。通过上述工作平台，研究所图书馆员也提高了自身的服务水平，改善了研究所内的服务形象，得到了本所科研人员的称许。其次，CSDL-PMO 对项目建设平台的知识产权进行良好的界定和管理，保证有关软件和技术能够在全院推广，大幅度地降低了软件开发成本，如SPT学科门户软件就在全院近20个单位推广使用，获得好评。最后，CSDL-PMO尝试利用现有的文献服务平台和品牌， 通过社会化合作建立服务系统的长期运行、自我更新机制，努力探索在国家科技文献大平台基础上建立可持续发展的文献服务品牌之路。
CSDL-PMO依托中国科学院文献情报系统这样的图书馆联盟，作为联盟的代言人和项目组织者，通过项目组织、项目建设和项目管理手段来推动全院数字图书馆的建设，进而在国家层面履行国家科学数字图书馆职能，形成了全院对数字图书馆投入、建设和使用的长效机制，盘活了全院文献情报资源，提升了全院文献情报服务能力和水平，并为中国科学院文献情报系统机制的更新奠定了扎实的基础。
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