摘要：城市规模的逐渐扩大使城市档案的内容愈加丰富，为了适应社会的变化发展需求，城建档案管理工作不得不进行调整与改革，利用先进性技术开展信息化、数字化管理，提高档案服务质量与档案利用效率，对当前建设中存在的问题予以分析有着重要的现实意义。
关键词：城建档案管理；数字化建设；问题；思考对策
一、城建档案管理数字化建设的意义
城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建档案管理数字化建设中面临的问题
（一）资金投入无法满足建设需要
与传统的纸质档案管理不同，数字化建设过程中需要应用到一定的设备与技术，而设备与技术的引入离不开大量的资金支持，当前很多档案管理部门都面临着资金匮乏的问题，致使计算机、服务器等硬件设备的供应不足，难以满足资料存储等现实需求，因而数字化建设的进程较为缓慢。
（二）人员素质与实际需求不符
城建档案管理与普通人事档案管理不同，城建档案具有更强的复杂性与系统性，由于城建工作涉及到城市规划、建设和管理等多个方面的内容，其档案划分与管理也是极为细致的，为了对档案进行有效的分类管理，档案管理人员应当具备综合性的专业知识，了解城市建设的基本内容以及各项建设涉及到的主要内容。同时，管理人员应当具备较高的计算机操作水平，其技能应当能够满足档案录入、档案存储、档案管理等实际需要。但是就现实情况来看，当前聘用的档案管理人员并不能在专业性与技能水平上满足数字化建设的要求，部分员工甚至是兼职身份，因此可以说，数字化档案建设在人才方面面临较为严重的问题。
（三）数字档案面临安全问题
与纸质档案相比，数字档案面临着较大的安全问题，纸质档案可以以字迹作为凭据，档案的真实性与准确性极强且能够保存较长的时间，只要管理得当，一般不会出现损坏、丢失的情况。但是数字档案则不同，数字档案录入计算机中后可上传至网络共享，其管理工作的完成需依赖于先进的技术与设备，目前网络安全问题仍然较为严重，数字档案可能会受到外界环境的影响，一旦出现严重的系统问题或者系统受到外界的攻击，就很有可能发生数据丢失、损毁等情况，有时甚至难以恢复，这对城市建设与发展来说是有着极大的消极影响的。
三、城建档案管理进一步开展数字化建设的途径
（一）在建设前开展统筹规划
为了保证数字化建设的有序进行，在档案管理建设以前需进行全面的统筹规划，城镇建设已开展了很多年，因而现在留存的纸质档案不仅数量极多且内容繁杂，要将其全部转化为数字档案是有很大的难度的，由此可见进行前期规划是十分必要的。相关人员应当首先对档案馆的馆藏予以系统的了解；其次，需要纸质档案的分类方式为依据确定数字化档案的分类；再其次，工作人员应当找出工作中的重点内容与难点内容，先将这些问题予以解决，为后续工作的展开扫清障碍；最后，工作人员要安排好各个环节的负责人，保证纸质资料整理、纸质和数字资源分类、档案录入、档案存储等工作都有专人负责。
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（二）加大数字化建设的资金投入
资金是数字化档案建设展开的前提与基础，政府与档案管理部门都应当意识到城建档案向着电子化、信息化方向发展的必然性与重要性，档案部门要积极争取资金拨款，并对资金予以有效的利用；政府部门要以长远的眼光看待城建档案管理工作，对其予以必要的资金支持与政策支持。数字化档案在建设与管理的过程中应当重视对政府资源的利用，档案馆可将纸质档案的内容与政府信息进行整合，筛选有用的信息，使城建档案能够不断得到完善。另外应当注意，政府拨款是有限的，为了促进自身的发展，档案馆可以找寻其它途径获得资金来源，如对于部分价值较高的信息资源可采取有偿的形式为相关人员或部门提供服务，从而获得一定的资金。
（三）制定配套的管理制度
为了保证数字化档案建设的规范性与合理性，应当制定相应的管理制度与之配套，从而使各项工作都能够有章可循，保证档案资料能够以统一的标准进行存储与管理。制度规范由数字化管理与信息化标准两部分组成，数字化管理强调的是资源收录与信息管理方面的问题，为了便于信息的查询与利用，档案资源应当以同一种方式录入，并进行存储，同种类型的城建档案需纳入到同一个数据库中进行整理与管理，数据库资源要定期进行更新，保证档案信息更新的及时性；信息化标准是指信息的收集、格式、网站的建立等都需要进行统一的规划与设计，保证档案网站的规范性。
（四）提高城建档案资源的有效利用率
提高城建档案的数字化管理水平意在提升档案管理与服务水平，为了使其价值得以实现，在数字化建设中，应当提高档案资源的有效利用率，为资料使用者提供更为全面与便捷的服务，即除了原有的资料提供服务，还应当设计信息资料共享平台，让信息需求者可以足不出户获得相应的数据资源，平台中可设置资料查询、资料使用等功能，满足多样化的用户需求，使更多的用户可以到城建档案资源。
（五）积极引进高素质人才
社会的发展与建设离不开人才的支持，档案管理工作也是如此，数字化的深入建设离不开高素质的专业化人才。档案馆一方面应当积极引进专业化人才，可从高校招收优秀的档案管理专业人才，保证人才具有一定的档案管理能力，具有较高文化素质，同时具有一定的计算机操作能力；另一方面，对于现有的工作人员，档案馆应当为其提供培训与学习的机会，让其接受文化知识、城建知识以及计算机知识的学习，不断提升工作人员的素质，使其能力能够得到与时俱进的发展。为了保证人才队伍的素质，档案馆还可定期对工作人员予以能力、素质考核，考核合格的工作人员才可继续任职。
（六）提高信息建设与管理水平
数字化档案建设对信息技术具有较强的依赖性，这种依赖主要体现在两个方面，第一是资源库的整理与建设，城建档案资源的类型较多，因此其数据需要利用多个数据库进行出巡，如目录数据库、多媒体数据库、全文数据库等，工作人员需以数据库技术为依托对资料进行分析与整合，使复杂的信息资源能够条理清晰地呈现出来。第二是系统安全建设，城建档案
具有极高的利用价值，影响着城镇的未来建设与发展，因此，必须对系统安全予以关注，当用户访问档案管理网站时需要进行身份认证与安全认证，这能够在一定程度上提高档案资源的安全性，避免资源被盗取或损坏。
四、结语
综上所述，城建档案管理数字化建设是应时代发展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地开展工作。
参考文献
[1]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案,2012,6(1):35-36.
[2]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014,25(3):292.
[3]胡淑惠.有关城建档案管理数字化建设问题的分析[J].企业改革与管理,2015,14(23):67.
论文作者:崔山
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/29
标签：档案论文; 城建论文; 档案管理论文; 纸质论文; 档案馆论文; 资源论文; 资料论文; 《基层建设》2019年第6期论文;