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自从1794年法国穑月七日档案法令提出了被称为“档案的人权宣言”的档案开放原则之后，开放的理念就注入了带有公共性质的档案馆的血脉之中。尽管不同时期、不同国家、不同档案馆的开放程度有很大差别，正当的或非正当的限制始终存在，但不可否认的是，200多年来，从总体上来说，公共档案馆一直沿着开放的道路前行，开放的范围和程度在不断拓展。可以断定，在21世纪，这条路还将延伸。因为，这是一个开放的时代，公共档案馆面对的是一个开放的环境，开放的世界。
一、档案馆走向开放的历史必然
从世界范围看，公共档案馆经历了一个从封闭、半封闭逐步走向开放的过程。开放不是公共档案馆的权宜之计，也不取决于某些人的选择。有识者的推动和保守者的设防可能对一定时期一定范围内档案馆的开放程度发生影响，但无法改变其不断走向开放的趋势。因为档案馆开放具有深刻的历史文化原因，符合自身的发展规律。
档案馆开放根植于民主政治。“档案是一种权力。”因为“生成档案就意味权力的产生，利用档案也是如此。”美国学者史蒂文·卢巴(Sreven Lubar)在作出上述结论时还援引当代后结构主义哲学家德里达(Derrida)的话来加以证实：“失去对档案的控制就等于失去了政治权力，民主的有效性通常用下面的标准来衡量：对档案工作（包括档案的构成和阐释）的参与和对档案的利用。”（注：［美］史蒂文·卢巴(Sreven Lubar)：《信息文化与档案》(Information Culture and the Archival Record)，张宁译：《山西档案》2000(1)）档案承载了历史真相，而这些真相是权力的一部分，不同政治体制中的掌权者理所当然地以不同的方式对待这些真相记录。独裁政治、专制统治的本质是权力垄断，不可能产生开放档案的理念和制度，因为统治者需要控制和奴役被统治者，就必须决定什么被记忆，什么被忘却，什么人有权了解真相，什么人无权获知。这种政治体制中的档案馆只能是统治者的绝对附庸。在民主政治中，政府的权力来自人民的委托，广泛的公众权力衍生出公民对于历史真相的知情权。政务公开、“阳光政府”是民主政治的产物、标志与追求，而在政务公开中最重要、最普遍的形式则是包括公共文件、档案等公共信息的开放。按照政治学理论，在民主社会中，文件、档案等公共信息都属于公共物品，公民原则上有权享用。公民知情权的扩大存在于政治民主化进程之中，公民对档案的需求，以及为满足这种需求而实行的档案开放正是从政治民主化大潮中涌动出来的浪花。
档案馆开放生长于民本文化。档案是一种文化，档案馆的开放是一种文化现象。文化与政治体制有关，又不是简单地被政治体制所决定。任何文化都有其深刻的根源，都有萌生、发育和成熟的过程，而某种文化一旦生成，便会自然演化为一种氛围，一种环境，一种土壤，对于制度的确定、政策的兑现产生巨大的制约和影响。就公共信息的使用而言大致有两种文化：官本文化和民本文化，或者说是封闭文化和公开文化，主要区别在于社会对于公民参与公共事务和知晓公共信息的自觉意识和认同度。档案开放是在供与求的互动中实现的，供求双方的观念、思维、行为方式和素养都具有惯性的力量，有时候还会构成舆论导向或潜规则，作用于档案开放的过程和效果。任何一个国家的档案开放都是一个渐进的过程，不同国家档案利用状况的差异也总有多方面的原因，这就是档案开放中的文化效应。因此，开放档案、开放档案馆的过程也是培育、滋养、倡导、弘扬民本文化、公开文化的过程。当代公民民主意识、维权意识的增强推动着民本文化、公开文化日益成为被大众广泛接受的主流文化，这种文化成为公共档案馆走向开放的大背景。
档案馆开放是一种动力机制。对于档案馆而言，开放不仅仅是对社会、对公民的给予，更是一种获得，它所释放出的推动档案馆发展的能量是难以测度的。无论档案开放的最初要求是来自公民个体还是某种社会集团，随着开放程度的提高都会逐渐内化为档案馆自身的需要，成为档案馆存在的理由，发展的动力，生命的灵魂。这种动力机制反映在两个方面：一是来自外部的动力。开放带给档案馆的不仅是利用者的需求满足，还有日益广泛的社会认可，与社会生活的密切联系，以及随之而来的理解、支持和各种资源。上海在寸土寸金的外滩设立新馆无疑是市政府、市民对档案馆社会功能的高度认可；青岛市档案馆的网上论坛和北京市顺义区的档案展览引来公民捐赠档案也是对档案馆开放档案的一种回报。（注：《北京档案》2002年第11期。）据悉，当年英国公共档案馆丘园(Qiu Garden)新馆的高额建设预算获得政府的顺利批准，广大利用者的呼吁也发生了重要的影响。二是来自档案馆内部的动力。档案开放对档案馆的业务工作提出了许多新的要求，从而对档案收集、鉴定、保管、检索、数字化及上网工程的实施等发生了全面地推动作用，档案管理的全程化、规范化、集约化、现代化水平不断提升，其中的科学含量和技术含量日益提高，社会服务功能越来越多样化和富有成效，开放的档案馆焕发出封闭状态下不可能出现的活力和生机。
有一个事件很能说明开放对于档案馆意味着什么。2000年12月18日，德国法兰克福《大众报》的头版头条以《媒体聚焦场面尴尬》为题报道了柏林州档案馆遭遇公众骚动引起媒体关注而处于尴尬场面的消息。该馆因即将搬迁决定在近一年的时间内暂时关闭，由此引起公众的强烈反对，甚至采取了“特别行动”。反对者中有15位正在利用档案准备硕士论文，35位在准备博士论文，还有10位在准备教授资格考试。对他们而言，如果不能利用档案将严重影响正常的学习、工作和发展预期，并可能因此遭受高额经济损失。（注：［德］Hartmut Weber：《提供利用档案》，李文栋译：《外国档案动态》总第117期，2003年9月。）这件麻烦事从另一个方面值得档案馆欣喜，它的暂时关闭能引起利用者的如此在意，可见它已经成为公民工作、生活的一种条件和依赖。公民们习惯于档案馆对他们开放，而不能容忍档案馆的关闭，这些公民实际上已经成为该地区档案馆存在和发展的坚定支持者。
二、档案馆走向开放的多维路经
档案馆的开放应该是全方位的。由各种开放形成的合力将引发档案馆工作的全面变革，彻底改变档案馆的内向性格，增强档案馆的公共性和社会性。
（一）扩大档案的开放
档案是档案馆的特有资源，公民对档案馆最大的希冀就是在需要时能够看到藏于其中的档案，因此，档案馆开放的根本和核心内容是档案开放。令人鼓舞的是，无论是世界还是中国，档案开放的范围和方式都正在不断扩大，但是仍然不能满足增长着的需求，还有很大的扩展空间。
一是开放数量的扩展。档案的开放已经成为我国经济和社会发展的重要指标之一。截至2002年底，全国各省、自治区、直辖市各级综合性档案馆已开放各类档案3252万卷（件），较2001年增加了约6%，（注：2001年、2002年全国各省、自治区、直辖市各级综合档案馆馆藏档案分别为12493万卷（件）和13518万卷（件），开放档案分别为3080万卷（件）和3252万卷（件）。见2001、2002年度全国档案事业基本情况统计综合摘要。）但是与馆藏档案总数比，只占了其中约24%。根据一些国家现行文件开放的统计，可开放文件大约达到全部文件的90%左右，按照这个比例推断，馆藏档案中可开放的数量应该还有很大的挖掘潜力。挖掘的主要对象是形成未满30年而不具有封闭需要的，和已满30年可以解密的档案。
二是开放范围的扩展。减少开放禁区，合理解密降密，向社会开放珍贵档案是扩大档案开放范围的重要措施。2004年1月，外交部档案馆向社会开放了1949-1955年形成的外交档案近万件，在国内外产生了良好的反响，这是我国档案开放的新突破。外交部档案馆为开放这批珍贵档案历经5年严格的解密、鉴定等准备工作，外交部长李肇星亲自为开放档案查阅处揭牌，足以表明开放这批档案对于我国外交工作透明化的重要意义。（注：《我国外交档案首次对国内外开放》，《中国档案报》2004年2月9日第1版。）这些开放档案约占同期外交档案的30%，与一些国家开放80%的外交档案相比，我国开放的比例还比较低，这是进步中的遗憾。（注：傅华：《外交档案开放的启示》，《中国档案》2004年第4期。）我国档案开放还需要、也可能有更多的突破。据统计，截至2000年，我国文件解密的数量只占定密总数的2%，（注：保密法比较研究课题组：《保密法比较研究》，金城出版社2001年1月。）这个比例显然不符合实际情况，事实上，在现有的涉密文件中有相当数量已经可以面向公众了。
三是利用者群的扩展。从公务利用、学术利用到公民个人利用，各类档案利用需求逐步增加。特别是在档案利用总量稳中有升的情况下，非公务利用档案的需求逐步攀升。公民个人为学术研究以及解决财产继承、经济纠纷、婚姻关系、学历资历证明、工作调动、劳动保险等问题查阅档案的越来越多。据北京市朝阳区档案馆统计，1999年个人利用占全馆档案利用人数的70%，2001年达到71.6%，在利用高峰时，日接待公民利用档案达100多人次。（注：申玺朝、吴振汉：《公民利用档案的特点及对策》，《北京档案》2002年第1期，北京市朝阳区档案馆，树立服务新机制，《中国档案》2002年第5期。）与全国的档案利用情况相比，这种情况可能还只是一个典型或特例，但可以肯定，这是一个有代表性的征兆，反映了公民对档案需求不断走高和档案利用者群不断扩大的趋向。此外，随着国家改革开放的进程，国外、境外利用者也将不断增多，我国档案馆的潜在利用者将是十分可观的。合理放宽对利用限制，简化手续，改善服务，可以让更多的人走进档案馆的大门。
四是开放方式的扩展。人们获取信息渠道的多样化促使档案馆思考档案开放方式的多样化。除了在档案馆内提供纸质档案阅览的传统方式之外，档案馆正在开辟更多的途径让公民接触档案。例如，档案展览已经成为一种颇具特色的开放方式，有的好展览吸引了数以万计、十万计的参观者。北京市档案馆主办的“北京商品票证回顾展”在全市多处进行巡回展，一次次掀起参观热潮；西藏自治区档案馆把“走进西藏”展览办到了上海；上海市档案馆则把上海老照片展办到了德国，档案展览成了众多百姓了解开放档案的一种喜闻乐见的方式。网站和数字档案馆是档案开放的又一窗口。一些正在建设的数字档案馆也提供了网上开放档案的功能。但是，在网上能够查阅档案原文的还少之又少，档案馆网上服务功能还不够实在，还有很多事可以做。美国国家档案局新近启用了“利用档案数据库(AAD)”检索工具，可以使利用者在线利用350多个数据库，涉及20个机构的文件，大大提高了档案数据库的访问率，（注：紫藤译：《成千上万的用户查阅美国国家档案馆新的电子数据库》，《外国档案动态》119期，2004年3月。）这是我国提高网上档案服务功能可资借鉴的重要途径。
五是兼营现行文件的开放。作为档案开放职能的延伸，我国许多综合性档案馆承担起开放现行文件的职能。这些档案馆借助在档案接收方面与当地党政机关的联系，文件管理和服务方面的经验，以及设有档案开放设施的便利，设立现行文件服务窗口，接待公民查阅，获得了利政、利民和扩大档案馆社会影响的三重效益。据统计，目前我国已有近千家档案馆增设了现行文件查阅业务，其中大部分档案馆获得了当地党委或政府的授权，上海市已将档案馆开展现行文件开放服务工作的规定写入了地方政府规章之中。（注：《中国档案报》，2004年2月2日第1版。）这是一项具有开创性的工作，山东济南市档案馆设在政务大厅中的“现行文件开放摊位”、（注：林浩：《档案文化从幕后走向前台》，《济南日报》2003年11月11日，第5版。）安徽省档案馆、湖北宜城市档案馆开办的“现行文件超市”，（注：《中国档案报》，2004年4月1日，第3版）柳州市档案馆在公共场所设立的的现行文件触摸屏查阅，（注：管思：《已公开现行文件利用工作评述》，《中国档案》2004年第二期。）以及不少地区档案馆在当地行政审批服务大厅中开设的现行文件服务点都别有创意，得到了政府机关的认可，百姓的青睐和赞赏。
扩大档案开放需要法规、政策、制度、业务工作基础、用户培育等多方面因素的协调配合，更为重要的是档案工作者的观念突破。
（二）实行档案馆职能的开放
如果说开放档案是将档案馆资源推向社会的话，那么，档案馆职能的开放就是将社会资源吸引到档案馆内来，为档案馆所用。在这个充满竞争和机遇的时代，有效利用外部资源是把自己做大做强的重要策略。社会信息化、信息网络化的过程改变着社会的组织结构以及不同社会角色之间的关系，每一行业、每一个体都被越来越紧密地编织进关联复杂的社会网络，在互联互动中生存、发展并确定自身的新位置。况且，如今档案馆的职能比过去要复杂得多，越是发展对工作能力的要求就越高。因此，习惯于关起门来自己做事的档案馆需要变换一下工作方式，在借助外力，社会化运作方面做一些探索，与相关行业、相关人员开展多方位的充分合作，使他们成为档案馆行使职能的外援力量。可以尝试的合作方式有：
结盟式。即基于共同的目标或利益与相关领域或部门的合作，这种合作可以是机制性的，也可以是项目制；可以是长期的，也可以是中短期。例如与图书馆、博物馆开展业务合作，共同扩大影响，实现资源共享；与教育机构合作，开发以档案为素材的教育活动；与政府部门、宣传部门合作举办档案展览；与研究部门合作开展档案专题编研等。可以引以为例的有：2000年4月，英国建立了简称Resource的博物馆、档案馆和图书馆理事会，代表英国4500个博物馆、1300个档案馆和5000多个图书馆的利益，促成三类机构的实质性合作。Resource向所属各馆提供战略指导思想和项目资助，开发通用的收藏品保护基本标准，建立综合资源的指南和门户网站等。加盟这一合作组织给档案馆带来了自身无法获得的社会资源。（注：李文栋译：《英国博物馆、档案馆和图书馆之间的合作》，《外国档案动态》总第117期，2003年9月。）美国国家档案馆多年来与教育工作者密切合作，成功开设了“数字教室”，每年有500万以上的学生通过这个“教室”在线利用有关档案文献开展学习，被美国国家人文学科基金会等机构评为人文学科最佳教育站点之一。（注：董可编译：《美国国家档案馆的数字教室》，《北京档案》2001年第5期。）我国中央档案馆与北京有线电视台合作录制的专题电视片《红旗飘飘——中国共产党历史上的今天》、上海市档案馆与上海市电视台合作录制的专题片《追忆——档案里的故事》产生了很好的社会反响。这种双赢或多赢合作对于档案馆来说还应该有很多可为之事。
吸纳式。即根据档案馆工作的需要，聘请其他领域的专家、学者、技术公司或人员，以及专业劳务参与档案馆的工作或各种活动，既可以利用外力，又可以推介自己。如聘请历史专家、文献专家作为档案馆的兼职研究人员或顾问；聘请法律专家参与制定或完善档案法规；聘请系统研发和管理专家作为档案馆的技术顾问；外聘工作人员或学生从事档案整理、信息录入、档案修复工作等。国家档案局的《中国档案遗产工程》评审专家组吸收了多位全国知名的史学、文献学、图书馆学专家，在确保入选档案具有国家水准的同时也让这些专家进一步接近了档案；上海市档案馆的档案论坛邀请政府机关领导、大学不同学科教授、作家等共同研讨，确有不同视角，不同见解。其他领域人士介入档案馆工作必然带来不同的理念和思维，使档案馆工作获得观天的大视野，发展的新境界。
外包式。即通过招标、委托等方式把档案馆的一部分业务转移给其他专业机构或人员承担，不必一切自力更生。如将档案管理系统研发、档案数字化、档案修复等工作包给专业公司；把档案编研、档案馆专题研究项目交给高校教师、研究机构或人员承担等。事实上，许多国家档案馆都有类似的做法，有些国家还对此给予法律认可。1996年国际档案理事会执委会综合报告中指出：“还有一个变化就是越来越多的国家采用了通过立法将档案包出管理的做法。”（注：《第十三届国际档案大会报告集》，中国档案出版社1997年。）对于档案馆来说，外包管理可获专业化、高效益之利，但必须以确保档案安全为前提。
（三）塑造开放的档案馆形象
“形象”绝不是“外观”的同义词，它是内在气质于外在形式之表现。形象是一种信号，无言地昭示着事物的内涵和倾向；形象是一种力量，可以引人亲近或拒人千里。所以，开放的档案馆应该有开放的形象。档案馆的公众形象主要表现于两个方面，一是建立在服务质量和服务态度基础上的公众印象，二是档案馆设施给予公众的感受。
开放的服务形象是由多方面档案馆业务的对外界面构成的，主要表现为对公民的亲和。包括馆藏档案内容符合公民需求，档案服务方式多样化，档案检索工具对利用者开放，档案利用服务周到、亲切，尽可能方便利用者等。如青岛市档案馆的现行文件服务中心急利用者所急，创造性地开展了查询跟踪服务、聆听服务等多种服务方式，解决了很多利用者的疑难问题，被评为青岛市政府三大服务品牌之一，树立了良好的公众形象。
开放的档案馆设施形象主要由建筑、装饰的功能和文化品位构成。建筑本身就是一种文化，每一栋建筑都是一个鲜明的文化符号。档案馆建筑的文化特征取决于建筑者有关档案馆的理念、精神、情感以及由此而来的审美情趣。一种文化可以影响建筑风格，一种建筑风格其实也可以塑造一种文化。刻板、单调、以库房为主导风格的档案馆建筑隐含的是一种内向的封闭文化，而将历史厚重与现代时尚相结合，集保管、利用、展示、传播档案信息等功能为一体的档案馆建筑彰显的则是融入社会，面向公众的开放文化。美国国家档案馆前矗立的寓意察往知来的两尊雕塑，馆内由三大镇馆文件展示系统、档案陈列库、历史展厅、播放馆藏历史纪录片的剧院以及学习中心等构成的“体验美国国家档案馆工程”烘托出强烈的历史文化氛围；（注：《体验美国国家档案馆工程》，《外国档案工作动态》总第112期，2003年4月。美国国家档案馆三大镇馆文件为：独立宣言、宪法和权利法案。）日本德岛县坐落于风景秀丽的“文化林园”之中，与图书馆、博物馆、情报资料馆、科技馆比肩而立的档案馆成为公民文化休闲的好去处；我国上海市外滩新馆的功能和艺术设计别具匠心，广东省档案馆新馆气度不凡，深圳市即将建成的位于“市民中心”的多功能新档案馆都将以开放的形象成为城市中抢眼的文化景观和显现档案魅力的文化设施，一扫百姓心中“神秘”、“封闭”的传统印象，吸引越来越多的公民前往和利用。
“开放”具有丰富和深邃的内容，“开放”是公共档案馆发展的永恒主题。