天津市城市建设档案馆 天津 300191
摘要：城建档案数字化是指运用计算机应用技术对纸质档案进行扫描等一系列工序实行数字化加工，将纸质的档案内容转换成数据信息，建立数据存储目录，从而形成档案信息数据库，以便于对海量的档案信息保存、查找和利用。而在传统的城建档案的管理体系中，随着时间的推移，档案数量越来越多，对于存放、查找以及完好保管都存在很大的压力，而通过计算机技术对纸质档案进行数字化加工，则能缓解传统管理体制保管、查找和利用等方面的压力。由于城建档案的数量巨大，想要全部录入计算机的工程量十分巨大，而且有一些档案的年份久远，存在破损的情况，这些都增加了信息录入的困难。要想城建档案可以更加完整的数字化，一定要对其数字化的过程有一个质量的控制，而想要对质量更好的控制，就应该先了解其数字化过程中存在的问题。
关键词：城建档案；数字化；质量控制；重要性
1城建档案数字化的重要性
1.1档案数字化是社会走向的大趋势
城建档案作为一种十分重要的信息资源，在城市的规划、建设和管理中发挥着无可替代的服务保障作用。而传统的档案保存都是通过纸质材料菜进行记载，然而在社会节奏如此之快科技发展如此之迅速的今天，使用纸质档案对城建档案进行管理和记录的弊端展露无遗。一方面城市建设是一项极为浩大的工程，导致城建档案必是十分的繁杂，如果采用纸质档案进行记录，会大大限制城建资料的管理，繁重的纸质档案在进行查阅时也会拖慢整体的节奏，另外一方面，关于纸质档案的长期保存也是一项极为复杂难以实现的任务。相比较下，将城建档案以数字化的形式进行存储，应用计算机和网络对其进行整理和管理，形成一个巨大的城建档案信息库，则完美的解决了纸质档案带来的各种诸如查阅、记录、保存、分类等等的复杂问题，更有利于资源的共享。
1.2大大提高工作人员的工作热情
传统的城建档案由于采用纸质档案的管理方式，导致对城建档案的管理成为了一项极为复杂沉重的工作，对档案管理人员的工作量要求极高，更需要有着相对较高的职业素养。而实施城建档案数字化的工作管理，一方面能够解决诸多纸质档案带来的麻烦问题，更能大大减轻档案维护人员的工作量，大幅提升工作人员的工作效率，使得工作人员能够对城建档案的管理工作有着相较以往更为高昂的工作热情，从而保证城建档案的管理维护工作能够变得更好。
1.3有助于社会的更为高速的发展
城建档案数字化的实质在于对城建历史工作的一种记录，而通过对历史记录的分析和理解，能够发现城市和社会的发展方向，更能体现经济活动的规则，从而对当前社会的发展方向做出参考和指引，因此，城建档案在社会的发展过程中扮演着极为重要的角色，城建档案的数字化从另外一个角度来看对社会的高速发展起着不可忽视的重要作用。
2城建档案数字化过程中存在的问题
2.1没有全面了解城建档案数字化工作
由于受传统的城建档案管理体制的影响，很多人对档案数字化的概念并不了解，大多数人认为城建档案数字化，不过是将传统纸质档案变成运用数字化作为存放载体，与其传统的管理体制并没有太大出入。但是，由于其形式完全不同，并且管理方式以及保管模式也完全不同，导致了城建档案数字化过程中，仍按照原计划的方式进行就不能充分发挥其数字化的作用。这样一来，不仅对于档案管理没有什么帮助，更消耗了大量的人力以及财力。
2.2没有良好的基础条件
由于城建档案数字化是一项十分复杂的系统工程，要建立一个相当大的信息数据库，这样对于人员、设备、资金以及技术的要求就相当高。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆如果在城建档案数据化过程中出现人员、设备以及资金等基础条件问题，对其数据库的建立具有很大影响。目前看来，对于这些基础条件的给予十分有限的，这也导致了其数字化过程中工作进度的缓慢。
2.3缺乏对细节的良好规范
城建档案数字化工作中无论是在哪一方面，一定要坚信“细节决定成败”。但是，在目前的城建档案数字化管理过程中，并没有制定符合实际情况的具体标准和细节上的规范。虽然对纸质档案数字化已经拥有相关法律说明，但是在不同的工作环境中，工作人员所要面对的问题种类繁多，在实际工作中也要对其行为进行规范，并且还要根据不同的情况制定相关的标准及规范。这样有助于城建档案数字化工作质量的控制。
3城建档案数字化工作的策略及质量控制
3.1城建档案数字化对于档案内容的优化和挑选
城建档案是在城市建设的过程中记录产生的，因此其内容丰富且繁杂无比，而城建档案数字化作为一项重要的工作，不是一朝一夕就能办成的，因此其资金问题也是需要纳入考虑范围之内的。在档案数字化的过程中，应当有条有理，选取更为重要且信息量更为有用查阅更为频繁的档案进行录入，对于信息单一，利用率极低的档案对其进行筛选删减，优先考虑城市规划建设的业务档案，其次再对其他档案进行分类整理，从而使得城建档案数字化的工作能够显得有条不紊更为迅速高效精简的完成。
3.2对于参与数字化工作的人员的培训
城建档案数字化的工作的根本还是在于工作人员的操控调整，因此，参与城建档案数字化工程的人员对城建档案的数字化进程占据着绝对的主动地位。所以，在进行数字化工作之前，工作人员的培训与筛选也同样重要不可小觑。工作单位需要对参与数字化工程的人员进行专业的培训，让其对各自的工作有着明确的认识和分工，深刻认识到数字化过程的重要性和专业性，通过培训来加强彼此之间的默契，从而使得他们能够在工作中更为高效专业的完成各自的工作任务，为加快城建档案的数字化进程做出最大的贡献。
3.3衡量出单位的管理水平及业绩
城建档案数字化代表着一个社会经济的新兴力量，记录着一个单位的有效成果，并且能反映出单位城建工作所做出的重大决策。城建档案数字化有利于提高管理人员对城建工作的见解和有效性分析，保证单位制定出合理的发展战略。在这个科技发达的社会，城建档案单位需要改变传统城建档案管理的思想，向着新的城建档案数字化方向发展，城建档案数字化也体现着这个社会的经济力量，在促进经济协调发展的同时，也衡量着一个单位的管理水平和业绩。管理人员只有不断改进自己的档案管理思想，向着城建档案数字化发展，才能够保证城建工作的顺利进行，保证城建资源得到有效的利用，进一步提升管理水平和业绩。对于我国的城建工作，目前还是一个漫长的过程，需要城建工作人员进行改进，不断地将城建档案数字化运用到城建工作中去，提高自身管理和单位的管理水平及业绩。
结论
总而言之，在建设数字化城建档案的数据库的过程中，应当充分关注各个城市的不同档案特色，结合相应的技术使得城建档案的数字化更为合理。在建立数据库之前做好充分的准备，保证数据的来源和及时的录入，同时，城建档案资料的完整性、原始性、真实性等也是不可忽视的重要部分。只有真正实现城建档案的数字化，并致力于保证数据库的安全和稳定，城市建设才能更为安全，社会的稳定发展也能够得到相应的保障。
参考文献：
[1]王辰.城建档案数字化过程中质量控制的重要性[J].经营管理者，2017（1）.
[2]李春，许连生.基于WebService的城建档案信息共享平台[J].电子技术与软件工程，2017（2）.
论文作者:李大争
论文发表刊物:《基层建设》2018年第1期
论文发表时间:2018/5/18
标签：城建论文; 档案论文; 工作论文; 纸质论文; 过程中论文; 社会论文; 对其论文; 《基层建设》2018年第1期论文;