从技术革命的本质看电子文件的两面性，本文主要内容关键词为：两面性论文,本质论文,技术革命论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、引言
电子文件是技术革命的产物，因而，关于技术革命的种种评价和思考，在某种意义上说，也可以在电子文件身上体现出来。
长期以来，学者们对于技术革命的认识，有两种对立的情绪：一种叫技术乐观主义，另一种叫技术悲观主义。技术乐观主义认为，技术革命造成的人与机器共存的智能社会，主流是和平、竞争和发展，技术会给人类带来繁荣昌盛和进步，给人类带来共同的富裕与幸福，创造出新时代的个性和追求，最终过渡到完善而灿烂的新文明。而技术悲观主义则与此完全相反，在他看来，现代技术是现代人的世界性贪婪、内心的骚动以及被永恒的上帝注定了命运而又要摆脱的不安宁心理的一种赤裸裸的表现，机械和技术有一种奴役人的自然倾向，它们可能成为像最不人道的资本主义一样的敌人。显然，单纯的技术乐观主义和技术悲观主义都是片面的，因为它们有一个相同的基本观点，那就是把技术当作独立于人类社会的原动力，强调技术的自主性，认为现代技术中有种内在的逻辑或机制，无论社会环境如何，它照样产生相同的结果，技术是决定一切社会文化的主导力量。因此，我们可以用唯物辩证法的观点来修正它们。
然而，技术革命的乐观与悲观情绪，是有一定的自然结果作为依据的，这从某种程序上说它们之所以产生，并在一定范围发挥着影响，有一定的必然性。因此，现在我们看待电子文件这一事物时，也很有必要探究一下，电子文件对于我们意味着什么。全然用技术乐观主义或技术悲观主义去认识和评价，固然是错误的，但至少可以从电子文件所依托的技术革命带来的后果与社会对其的适应上，去评价电子文件的两面性。
二、从正面看电子文件
从正面看电子文件就是评价它的进步性，而电子文件的进步可以从其依托的科技本身反映出来。
电子文件的产生，是计算机技术与通信技术在办公和管理领域的运用。电子文件的科技进步性体现为两方面：一是数字化生存；二是网络化传递。
第一，电子文件的数字化，使文件的记录方式发生了根本性的变革。一方面它改变了信息的承载介质，使实物媒体，包括纸张、胶片、录像带及其他介质，向这些媒体的计算机存储形式，例如磁盘、光盘等加快转移。从这种意义上说，电子文件数字化的结果，可以逐渐实现无纸办公，改善办公环境。另一方面，数字化大大提高信息处理的质量和速度，实现了生产和管理效率的双翼齐飞。
第二，电子文件能集成多元化信息。在机读系统中，电子文件可以运用多媒体技术，做到图、文、声并茂，三维立体显示，真实地再现当时的活动情况，并随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介。
第三，电子文件可以被高速检索。计算机最显著的优点就是具有高速的运算能力和强大的逻辑判断能力，借助于这种优势，在计算机支持的信息系统中，能迅速、多方位地检索到所需要的信息。
第四，电子文件信息可以借助通信网络进行远距离的传递和交流。进入20世纪90年代以来，通信网络的发展日新月异，尤其是从1995年Intenet的国际商业化以来，一个崭新的世界——网络世界形成了，电子信息传递和交流的阻碍和屏障几乎完全被撤除，电子文件发挥着传统文件和手工劳动所不能比拟的优势和功能。
第五，更有利于发挥电子文件的信息资源共享。信息资源较之于材料和能量资源的优越之处，就是能够实行共享而不损害其本身的完整性。但信息内容必须依附于某种载体而传递和利用，而电子文件的信息内容可以从其原来的载体上游离出来，根据利用者的需要，进行多种形式的显示、输出，并与其他形式的载体相结合，从而充分发挥信息资源共享的优势。
第六，有助于组建国家综合信息系统。衡量一个国家信息产业发展程度的一项重要指标就是这个国家所组建的信息系统的完善程度与综合程度。组建国家综合信息系统的思想源于1950年联合国教科文组织提出的“国家信息系统”思想，1974年在巴黎召开的关于全面规划国家文献、图书馆和档案基础机构的世界科技信息大会更提出：“一项世界系统的科技信息服务工作是一项可行的目标，而这项工作又是需要得到国家信息系统的支持，以便建立在政府支持的关于文献、图书馆和档案服务规划的广泛基础之上，而且必须把服务规划设想为‘国家信息系统’。这个所谓的‘国家信息系统’主要涉及全部学科领域的文献、图书馆和档案服务。”（注：《档案学新探索》，档案出版社1987年版，第203页。）由此可见，完善的国家信息系统，也有赖于档案信息系统的建立和完善。现代科技的发展，尤其是计算机和网络通信技术的广泛运用和综合运用，使得国家信息系统的建立、完善和综合变成可能。
三、从反面看电子文件
从反面看电子文件，评判它的挑战性。这种挑战性源于电子文件伴随高科技生而俱来的不足之处。具体表现在以下几个方面：
第一，电子文件难以确认其原始性与真实性。传统文件原始性与真实性确定的标准有两个方面。一是通过内容与原始载体的结合来确认；另一是通过文件的固定结构与格式来确认。而在电子文件中，这两方面都失去了意义。
首先，电子文件内容与载体经常发生结合形式的变化，但其拷贝后的复制件与原件完全一致；另外，随着计算机软硬件系统的更新换代，必须将原文件在新的软件中转换格式，以保证其可读性。这样一来，“原件”的概念变得难以定义。其次，从电子文件的物质结构上看，其并非一目了然，通常也不被用户所完全了解。因此，电子文件的物质结构显然不能像传统文件那样，成为文件原始性、真实性的重要标准了，就发挥作用而言，电子文件更适合于建立一种逻辑结构。
第二，电子文件的证据性难以保障。澳大利亚的《电子消息文件管理政策与规范》指出：“在复杂变化的环境中，满足法律证据的需求是一项困难的工作，它需要部门内的合作与协调。部门的公务人员、文件管理者与信息技术员都必须致力于确保文件在法律上具有可接收性与真实性。”（注：刘家真：《澳大利亚电子消息文件管理政策与规范》，《档案》1998年第2期。）从各国目前对于电子文件的态度看，事实也是如此。比如法院愿意接收以传统信息处理方法与技术产生的文件，如书写、打印、照相复制与缩微胶片等，而对新技术（如数字图像技术、电子文献交换）产生和复制的文件，若要成为证据，要受到更多的审查，因为缺乏这类标准及这类技术的有效使用方法。为解决这一问题，各国对证据性价值或内在价值（指文件原件所特有的某种物质材料特征能够带来的价值）的电子文件，普遍做法是采用“双套制”，即在保持电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件。比如在美国，虽然电子文件已被列入联邦档案法，成为“官方档案”，但联邦区级法院仍然申明，只有打印出来的电子文件，具有证据价值，否则无法确认；在英国也遇到同样的问题，据英国公共档案馆调查表明，为了保证文件的法律问题，有85%的政府部门仍然要求用纸张拷贝保存全部或部分文件。
第三，电子文件已很难像纸质文件那样能够体现其形成过程。
纸质文件由于内容与载体的密切结合，文件的制作、形成过程完全可以通过保存载体的方法反映出来；而电子文件的制作过程已经不再以实物化形式固定下来，除非同一文件使用不同文件名称，否则当我们在编辑文件时，只要确认新文件对旧文件的"overwrite"，就意味着电子文件制作过程的一切痕迹，包括草稿或修正稿，统统被消灭了。这种过程一旦被消灭，就永无恢复的可能。因而某一种思想、观点，一项政策、计划，一件法案动态形成的过程在传统文件状态下能够轻而易举、清晰地反映出来，但在电子文件状态下却显得困难起来，而且非常容易被忽视。
第四，结构和形式虚拟的文件常常会被忽视保管而无法反映文件的内容。
前几年我国有些档案学者在谈论电子文件时，认为“电子文件把我们带进了一个‘虚拟文件’和‘虚拟档案’时代”，应该说这种观点是言过其实了。电子文件并不等于虚拟文件。虚拟文件(Virtual file)是存在的，但它主要是关系数据库文件或Hypertext文件、表、多媒体系统。电子文件“虚拟”性质实际上由两方面因素决定的：一是合成文件的逻辑表达式，二是“动态”数据单元。比如数据库文件，它往往是调用动态数据库中存储的数据单元以逻辑关系组合在一起。如在一个用户遍布不同地区的分散型数据库中制作的文件，其中的表册可能摘自甲地数据库，正文来自乙地数据库，而图形选自丙地数据库；来自同一数据库的一份企业员工名册文件，可以用不同的操作命令来制作，即可以用姓氏拼音字母排序，也可以根据年龄、工资、职称排序。数据库文件之所以有“动态”特征，则主要是因为数据库的数据单元往往被输入的新数据所代替，如股票、债券、期货、贸易、天气预报、交通、金融等数据库，都是动态变化的，对于这些变值或增值业务活动中形成的电子文件的保存，自然成了一个必须解决的问题，也是一个确实令人感到棘手的问题。当然，解决问题的方法是有的：一可以对每一次变动都记录下来并将各种可能出现的组合都加以保存；二是通过建立元数据，建立健全容错和纠错的辅助系统及运行记录系统加以解决。
第五，电子文件信息容易失真，而且由于没有“原本”或原本无法读出，其失真程度难以核对。造成电子文件内容失真甚至破坏的原因有三个方面：
首先是人为破坏所致。人为破坏对电子文件信息造成损害的途径也有内外之分。内部途径是在编辑软件中设置“逻辑炸弹”，导致系统运行时参数变化而改变信息的准确性，外部途径是“黑客”攻击计算机系统，修改甚至毁坏信息，而导致电子文件内容失真。
其次是由于电子文件的载体和读写技术的不稳定性造成信息失真。一般说来，磁盘的寿命是3—5年，光盘也不过30年左右，载体材料的氧化和变质、磁场的影响、读写时的机械磨损（尤以磁盘为甚），很容易破坏甚至抹去电子文件上存储的信息。另外，读写机器系统的更新换代，要求人们将电子文件不断转移到新型存储介质，比如磁盘有由8英寸、到5.25英寸、到3.5英寸的变化，记录有单面单密度、双面单密度、双面双密度到高密度之发展，介质有磁鼓、磁带、磁盘、光盘之分。存储介质的老化及转移，电子文件的读写格式由旧到新等，种种原因引起信息的丢失、失真、变异都是不可避免的。
再次是由于病毒的影响。大部分计算机病毒是破坏性的，比如著名的DIR2病毒，就是修改com和exe文件的根目录和子目录中的文件，而且它的出现，彻底打破了防病毒卡公司的“信仰”，也击碎了所有用户欲依赖于防病毒卡以保障系统安全的美梦。从目前看，计算机软、硬件每更新一次，病毒也更新一次。因此，病毒对于计算机及其电子文件的影响，可以说是如蛆附骨，如影随形，是计算机用户永远挥洒不去的阴霾。
四、结论
老子在二千多年前就说过的“祸兮福所倚，福兮祸所伏”，全然可以概括伴随电子文件而来的正反两方面效应。就像我们现在如果用辩证的眼光在看待技术革命，会强调一定的社会历史条件决定技术发展的一面。因此，我们现在评价电子文件，忘记其正面效应或忘记其反面效应都可能导致产生不正常的情绪。要看到电子文件及其所依附的高科技本身都是人类社会的产物，是特写历史的产物，是人类为了实现某些目的而创造的。它体现了人的知识、经验和价值观，有造福于人类、促进人类文明发展的乐观的一面。然而，高科技有其自然属性，有某种程度的自主性，一旦人类选择了某种技术，就会在某种程度上受“技术命令”的支配。人对技术的后果虽有一定的认识，但由于人的理性有限，对技术的全部后果常常并不完全了解，或者需要逐渐了解。因此，我们对高科技及电子文件技术的控制是相对的、有条件的。
总之，电子文件及其依托的智能机器系统，远远超过了传统文件及手动系统，为此人们才致力发展、完善它们。在某些情况下，它们会极大地有利于人类，在某些情况下却会有害于人类；在某些情况下又可以对某些领域、某些人有利，对另一些领域和人不利，这取决于创造和使用它们的主体的认识水平、技能操作水平和价值观念。因此，在我们大力发展高科技、促进技术革命的同时，不可忽视自身观念和方法的改革，只有这样，我们才能尽量让技术革命造福人类自身。
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