摘要：精细化管理是指社会分工精细化与服务质量精细化，这也是对现代管理的一项重要要求，其建立于常规的管理模式基础上，并将其进一步深化。在此过程中，精细化管理模式将其思想、理念及作风等，有效落实到企业的各环节。
关键词：办公室；行政管理；精细化思路
引言
精细化管理是社会分工的精细化及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入，将精细化管理的思想与作风贯彻到企业每个环节的一种管理模式。精细化管理强调将管理工作做细、做精，以全面提高企业管理水平与工作质量，是企业追求卓越、实现完美的必然选择，也是确保企业在激烈的市场竞争中实现基业长青的重要管理理论。
一、办公室行政管理精细化的概念及重要性
1.1概念
精细化是管理的新方向，是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一种管理方式。精细化管理是加强管理、提升效率的必经之路。
1.2重要性
办公室作为企业的重要组成部门，在整个企业运作中发挥重大的管理作用。其除了要负责传达及落实上级领导的各种命令与要求外，还要进行大量基层的调研工作，包括调查统计、分析核对、会议筹备、日常监督等工作。
办公室管理工作主要体现4个特点：综合性、枢纽性、时效性、服务性。办公室的工作特点要求办公室工作必须实现精细化管理。从综合性来说，办公室承担着单位行政、外事、通讯、公文、机要、印章管理等工作；负责领导的服务保障、接待、组织协调工作等。事情多而杂，内容涉及广，几乎无规律可循，很多工作都是临时交代，要求在工作中要合理安排、分清主次、缓急有序。从枢纽性来说，办公室是上情下达、下情上达的中转站。一切指令和工作安排都从这里经由领导之手传达给各部门去执行，办公室工作人员就应及时完整地传达领导的意思。从时效性来说，办公室的工作主要是办文、办会、办事，时限要求强，拖延可能会误大事，需要精细化管理、条理分明、按时按点完成工作任务。从服务性来说，办公室就是为领导服务，为各部门服务，做到上行下效，调节好上下级的关系，发挥好窗口部门的作用，为单位创造更大的价值。为了充分发挥出办公室的最大职能，必须对办公室行政管理工作实行精细化管理，消除管理隐患，避免日常生活中不合理现象的发生，降低管理管理成本，进一步提高办公室工作效能，全面提升企业的整体管理水平。
二、办公室行政管理精细化内容与要求
2.1流程优化与运作有序保障
科学简约的工作流程，对推动办公室管理的科学化与精细化具有重要作用。基于现代管理理论，对办公室工作流程进行优化与完善。根据其职能，进行信息调研，使办公室工作能依流程而进行。对该流程而言，其设计过程中应当保障目标明确，并实现各环节之间的无缝衔接与有机配合。
2.2定岗、定责，保证权责制衡
实践中要严格按照定岗、定责原则之间要求，对办公室责任体系进一步健全。定岗是依据办公室职能及具体工作流程，对工作岗位进行科学设置；定责是对岗位职责进行明确界定，并确定工作衔接的程序与界定；定标准则是按局部或整体功能的最大化要求，将管理标准分解到具体工作岗位上，形成一个科学合理的工作规范。
2.3考核评议与绩效提高
首先要确定考核标准与要求，对程序性与易量化的办公室工作，应尽可能保障量化指标设计的科学性；非程序性或主观性较强的工作，对其进行定性评价指标设计。通过科学合理与方法，结合现代行政管理信息系统，生成科学的工作指标。对实践难以量化的指标，可以辅以人工方式来提高其考核之效率。
2.4制度完善，夯实基础
健全政务服务到事务管理，由外部协调至内部运转的办公室工作管理机制，尽可能避免存在管理空白。还要注意健全重大事项的集体决策与专家咨询、听证及决策评估民主决策机制，并以此来提高辅助决策的质量。对当前的机制进行清理，合理的就保留下来，并对其进行必要补充，过时的就予以及时废止，形成一个科学、完善、有效的管理体系。
2.5强化保障，不断改进其管理手段
实践中应当依托当前先进的科学信术，实现其科学的流程运转与工作评价，并保证其标准化、自动化与信息化，这也是全面推进企业办公室行政工作科学化与精细化管理的必然选择。
三、为什么要实施精细化管理
3.1复杂的消费群体诞生
消费品市场竞争白热化，传统制造业随着社会发展进入大调整、大重组和全面优胜劣汰的境地，产品种类越来越丰富，顾客可供选择的余地越来越大，人们的消费观念和水平日益提高，个性化需求成为消费趋势，消费者购买商品越来越挑剔，越来越满足于享受超值、舒适的服务细节。因此，企业为了生存，为了符合顾客的需要，不得不向精细化管理转变。
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3.2市场竞争日益激烈
随着我国加入WTO，国内企业在面对本土企业竞争的同时，还要接受来自国外跨国公司更大的挑战。市场竞争的日益加剧使粗放式管理已不能再适应激烈的市场竞争，在客观上要求企业的管理必须转型。另外，国外公司在管理上十分精细，如果我国企业想在竞争中占据主动，必须改变粗放管理的模式，实现向精细管理的过渡。
3.3同质化经营的难题
在市场竞争日趋激烈的今天，企业和企业之间在产品、技术、成本、设备、工艺或服务等方面的同质化越来越强，差异性越来越小，在某种层面上而言，市场竞争越来越表现为细节上的竞争。在这种情况下，谁能为消费者想得更周到细致，谁就会在竞争中胜出。
3.4追求完美，追求卓越
在追求完美、追求卓越的过程中，很大程度就是不断追求细节完善直到完美的过程。任何卓越的表现，不管其来自企业、团队还是个人，都是可以追溯、探究非常实在的东西，而且其必定是建立在精细执行的基础上，由于各方面的出色表现才会有领先他人的卓越特征。追求卓越源于细节又归于细节。同样的道理，任何团队或个人的失败，都可以从事物发展的蛛丝马迹中找到失败的根源。
四、办公室行政管理精细化思路
4.1引入流程化与标准化的理念
运用流水作业，就是对一些工作任务进行有效分解，根据工作的开展，与任务的顺序实现有效衔接。而在办公室管理过程中，通过对工作进行梳理，并将标准化理念运用到管理中，才能有效提高办公室效率，在真正意义上实现办公室行政管理精细化。
4.2管理科目的细化与量化
办公室一般采用的是模块化管理方式，管理者通过自己的个人管理，运用相关经验，在对办公室的管理过程中呈现出不连续的特点，没有很好促进办公室行政管理的职能发挥到实处。要想真正改变当前的这种管理模式，就必须用精细化的管理方式来加快实现办公室行政管理的科学性。精细化管理是一项系统化工程，按照一定顺序，将工作分为几个不同部分，通过对任务进行一定细化，分解工作任务，有利于办公室实现各时间操作控制，提高办公室的管理水平。对办公室行政管理工作进行量化，有助于对工作中的各环节进行测量，为特定的工作安排特定的时间与程序，促进办公室工作效率的提高。
4.3强化协同与经济化意识
在办公室行政管理工作中，任务的完成不是单靠某个人来实现的，而是需要办公室内部各部分之间相互协作，及成员之间的分工才能得以完成。如在办公室进行文件签收时，这一文件会经过多个部门的周转与审核，从收文到办理再到存档，这一过程经历很多环节。若没有办公室各部门的分工协作，文件就得不到高效率的办理。因此，在实现办公室精细化管理过程中，首先要强化人员的协作能力，加快树立人员的经济意识，要尽量用最少资源与最短时间获得最大成果。行政管理企业更应加快这一方法与原则的引进，在办公室管理过程中实现发展与创新。
五、实现办公室行政管理精细化的措施
5.1实现制度化管理
若要想让办公室行政管理做到精细化，应制定激励机制与约束机制。在办公室行政管理做到精细化前，应先在其内部制定出一套科学、合理、完整的内部规章制度，使这种制度逐渐成为企业中办事的重要依据。企业为了生存与发展，制定出来的这一系列规章制度，其主要目的就是为了让企业中的每位员工都能在日常工作中，依照企业的目标、计划，进行统一的行动与工作，若在企业内部无法实现统一、规范的管理制度，整个企业便无法实现自身战略目标。
5.2不断对企业文化进行建设
在很多企业中，那些有经验的领导都对自己的下属了如指掌，知道其个性与特点，也知道其在工作中最容易出错的地方。在目前管理中，企业应提倡这种管理理念，要从细节上凸显出整体的管理成效，这样对提高企业的整体效益将会更有益。
5.3企业内部尽可能提升每位员工的自身素质
在实现办公室行政管理精细化的同时，对企业中每位员工的心态、知识及技能都提出更高水平的要求。将办公室行政管理做到精细化的根本目的，是把企业中每位员工的职业素质与技能融入到其日常工作中。若想进一步实现行政管理的精细化，就应不断培养或引进一批具有高素质、高技能的专业性人才，通过这种人才职业化，实现真正意义上的精细化、科学化、标准化。对石化企业而言，一定要重视其内部的细节管理。可以对每月制定出来的工作任务进行量化与精细化分解，将工作中的每个环节与步骤明确到每位责任人身上。
5.4不断深化企业中每位成员的精细化意识
在办公室行政管理实现精细化的同时，更能体现细节的宝贵价值，最关键的是让每位员工都有创新性与规范性的意识。在一个企业中，创新技巧及发展手段都是在具有规范性的原则下完成的，因此其中的规范性原则是最不可或缺的要求。在石化企业行政管理工作中，精细化是整个石化企业的创新及动力。在行政管理中做到“精细化”，可将管理中的规范性及创新性巧妙结合起来，逐渐将企业引向成功之路。
结束语
办公室的工作涉及各方面，且承担责任较大。办公室作为企业活动的指导者，关系到企业整体的形象与声誉，对企业的发展有着关键性影响。在办公室实现精细化管理是有效提高管理水平的重要手段，能有效促进办公室办公效率的提高。企业办公室行政管理工作人员必须树立精细化管理理念，在工作中养成良好的工作作风，通过推进办公室精细化管理，加快企业的发展。
参考文献
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[4]龙镇盛.实现办公室行政精细化管理的分析[J].企业改革与管理，2015，（02）.
论文作者:邝巧如
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第31期
论文发表时间:2018/4/5
标签：办公室论文; 精细化论文; 企业论文; 工作论文; 行政管理论文; 市场竞争论文; 科学论文; 《建筑学研究前沿》2017年第31期论文;