摘要：文章结合笔者的工作实践，阐述了文书档案的主要内容，从中分析文书档案管理的常见问题，并提出了相应的解决策略，旨在不断提升单位的档案管理水平，实现单位档案管理的统一性和真实性。
关键词：文字档案；管理模式；问题；解决策略
近年来，随着我国社会与经济的迅猛发展，在单位发展过程中，文书档案管理越来越受到人们的关注。文书档案管理是一个单位档案存在的基础和重要资源发生地，是单位档案管理水平的重要体现，是档案工作的重要组成部分。长期以来，文书档案管理工作在单位发展中发挥着重要的作用。如何做好文书归档工作，对提高单位的档案管理水平具有重要的研究意义。
1．文书档案管理的重要性
在单位档案管理工作中，人们通常对文件资料采用文书归档方式进行归档，它作为单位档案管理的重要组成部分，是单位文件收集、整理、规范和统一的工作重点。文书档案主要是指在单位管理过程中以文件形式出现的资料等。它是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载，主要涉及到人事管理、业务管理以及财务管理等方面。随着信息科技时代的到来，文书档案管理工作在现代单位中发挥着越来越重要的作用。因此，我们有必要做好文书档案管理工作，促进单位更好更快的发展。
2．文书档案管理中存在的问题分析
2.1 未能做好文书和档案工作之间的衔接
文书工作和档案管理工作是相互衔接的两个流程，要做好文书档案管理工作，必须正确处理好两者关系，使之有机结合，规范衔接。在文书档案管理工作中，应将文书工作与档案管理统一起来，正确处理它们之间的衔接问题，使其相互配合，形成一种行之有效的、相对科学的管理，从而建立起一个分体式的管理体系。然而，目前这一体系存在一定的脱节，在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离，使文书和档案两者之间难以得到有效的衔接。在日常工作中，档案管理者很少考虑到文秘工作的标准，部分单位的文书档案管理工作在公文格式和处理方法上还存在很多不规范、不标准的现象，从而降低了文书档案管理的质量。而文秘工作者在收集文件资料上存在漏件缺页的现象，从而也给文书档案管理工作造成了缺失，这导致两者之间的互相衔接存在脱节和漏洞。
2.2 单位领导不重视文书档案管理工作
文书档案管理在我国起步较晚，最近几年才发展起来，导致许多单位领导者对此项工作的认识度不够、重视程度不足。在部分单位中，有很多领导对文书档案工作的认识不够全面，不够透彻，没有充分认识到文书档案管理工作的重要性和必要性。调查显示，不少单位领导将文书档案管理工作划为边缘性工作，认为极为简单，可有可无，没有专门招录档案管理一岗，很多档案工作者多为兼职人员。在档案工作要求上，只要求相关工作人员保存好文件资料，以备不时之需即可。由此可见，正因为文书档案管理工作没有纳入到单位的规范管理范畴，没有落实到位，严重影响了文书档案管理人员在内的档案管理工作者的积极性，从而降低文书档案工作人员的效率和工作质量。
2.3 工作人员专业素养普遍较差
在我国，由于文书档案管理发展较晚，因而未能受到人们的足够重视，部分单位的档案管理工作者缺乏相关专业的档案管理工作培训，没有持证上岗，更没有掌握到文书档案管理的精髓。因此，对档案分类、立卷等知识要点、技能要求掌握不熟练，无法达到当前文书档案管理工作的要求，难以有效地进行文书档案管理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆甚至有些单位缺乏专职文书档案管理员，由文秘人员兼任，容易导致文书档案收集范围不明确、立卷不符合规范、材料真伪不分明、收集工作不及时、文书档案收集缺失以及档案保管期限的划分混乱等问题，从而降低文书档案管理工作的质量和水平。此外，随着互联网技术的迅猛发展，档案信息化已经成为文书档案管理的发展趋势，然而由于员工培训不足，专业素养不高等现象的存在，导致单位的文书档案管理工作滞后，难以适应现代化发展的需求，最终影响经济效益和综合绩效。
3．解决文书档案管理问题的策略
3.1 做好文书和档案之间的衔接工作
在文书档案管理中，文件是基础，文件质量的高低直接关系到档案质量的好坏，没有高质量的文件作为基础，档案的质量就难以提升。因此，文书档案管理水平的高低是建立在规范化处理文件的基础之上的。这就要求文书档案管理员要做好文书工作和档案工作的规范衔接，切实做好文书材料的立卷归档。同时，要不断提高文书档案管理工作的意识，以达到最终实现文书、档案工作一体化，使整个档案管理工作处于一个规范、有序的范围。此外，还需要文书人员重视文件材料的质量，例如文字的格式、纸张的大小，谨慎使用红墨水、圆珠笔、铅笔起草、修改和批阅文件材料等，要有一个明确的标准，并严格按照这个标准来践行。对于收发文件，必须及时进行登记和记录，一旦发现文件有所缺少，要及时查找，并及时上报给上级部门，保证文件材料的完整性，从而提高文书档案管理的效率。
3.2 单位领导应重视文书档案管理工作
一般来说，领导层面的决策对文书档案管理工作者的工作积极性影响较大。因此，工作人员一定要落实好文书档案的管理工作，争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持，使其充分发挥作用，切实地提高单位文书档案管理工作水平，从而为本单位的工作提供足够的支持和保障。此外，还要加强档案管理部门和各部门之间的协调和沟通，主动了解业务部门正在或者将要进行的工作，保证档案资料收集的顺畅和完整。收集资料要分清重点，不能忽略能够促进单位未来发展的资料，着重收集能够展示单位历史和现状，为实际的研究和服务，提供有力的证据和有价值的情报，以便于提高人们对文书档案管理工作的认可。
3.3 提升文书档案管理工作人员综合素质
目前，我国文书档案管理队伍的专职、兼职队伍不稳定，层次参差不齐，从而影响到文书档案管理工作的整体水平。显而易见，文书档案管理工作不仅要求管理人员具有扎实的基础知识，还要求他们知识面要广，包括文、地、史、哲、理、数等方面的基本知识。因此，这就需要相关管理部门必须重视对文书档案管理人员的培训，为他们提供交流与学习的机会，定期开展深入学习档案专业知识的课程，借鉴国内外成功的管理经验，不断提升档案工作管理水平。随着计算机科学技术的不断发展，文书档案管理模式也随之发生巨大的变革，这就要求管理人员必须具备掌握运用计算机管理档案的能力，才能更好地适应当今社会的发展要求。此外，还要努力提高文书档案管理队伍的业务水平，确保他们能够熟练运用现代化的办公设备来进行电子文件和资料的制作、使用和维护，从而为建设一支高质量的档案队伍打下坚实的基础。
4．结语
综上所述，文书档案管理水平直接影响到单位档案资料的完整性，要提升单位管理水平，需要实行全面科学化的文书档案管理。在文书档案管理工作中，需要加强各部门之间的协调与合作，加强文书档案管理水平，使档案管理更加规范化、科学化、标准化，进而提高文书档案管理工作水平，确保我国文书档案管理工作走向正规化的发展轨道，从而充分发挥文书档案的作用，提升单位的经济效益和社会效益。
参考文献：
[1] 查荣.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].价值工程.2012（23）
[2] 王少琴.工程项目的文档管理[J].石油化工建设.2012（03）
论文作者:彭琴思
论文发表刊物:《基层建设》2018年第1期
论文发表时间:2018/5/22
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