摘要：随着国民经济综合实力的不断提升，知识经济也在不断进步和发展，作为档案管控体系的根本目的，档案利用工作被广泛关注，相关部门要在了解档案服务工作模式的基础上充分优化服务水平，确保从根本上实现档案利用服务工作的管理目标，为档案事业发展做出贡献。文章从几个方面对优化档案利用服务工作策略展开了讨论，仅供参考。
关键词：优化档案；服务工作；策略；思考
1新时期单位档案管理工作存在的问题
1.1单位档案管理制度不完善
档案保管及使用管理制度不系统，管理方式杂乱无章缺少合理的可执行性强的管理制度，相应的章程和制度不够细化，档案审核环节不够严格，档案管理流于表面，档案破损严重，难以发挥档案应有的利用价值，严重影响到档案管理质量。
1.2对单位档案管理工作重要性认识不足
现阶段，我国部分单位对档案管理工作认识不全面，管理岗位配置不科学；领导片面重视职能部门忽视档案管理工作，积极性较低，岗职责不明确；在档案管理方面存在滞后性，档案管理投入资金、人力资源不足、档案管理设备落后，档案管理硬件有待提升；档案管理工作本身缺乏联系性，单位内部各部门档案工作沟通交流不畅，难以形成有效配合。
1.3档案管理人员的素质水平不高
档案管理是一项复杂繁琐的工作，需要档案管理人员具有扎实的理论知识、丰富的实践经验及强烈的工作责任心。当前单位部分档案管理人员专业性不足，业务能力不足，工作编制紧缺，人员流动频繁，部分档案管理人员兼岗管理在时间和精力上严重不足，档案管理工作不够主动；单位不能开展系统、常规、长期管理培训，难以满足岗位的需求，束缚了单位管理水平的提升。
2优化档案利用服务工作多元化形式
2.1建立完善的档案管理体系
构建完善的档案管理体系，避免出现碎片化的管理对于档案管理的优化有着非常关键的作用。档案管理的完善性应体现在管理过程的标准化、监督化、科学化、高效化等方面。首先，档案管理部门需要组织所有员工学习《档案法》，使员工能够从认识上提高对于档案管理的重视程度。其次，需要将档案管理进行逻辑功能上的区域划分，将不同的责任进行分配，分配过程力求责任到人，以此来提升职工的工作认真程度。再次，需要将档案管理与绩效考核相关联，对于工作之中失误进行处罚，促进档案管理人员的主动性；同时对于表现积极的员工应该将其当月绩效进行调整。最后，还应由相关领导牵头，成立专门负责档案内容监管的部门，确保档案的真实性。
2.2改变传统观念，高度重视档案管理重要性
管理的严格程度是自上而下的，因此单位领导对于档案管理的态度直接决定了档案管理工作的优劣。想要真正做好档案管理工作，有关领导需要转变自己的观念，充分认识到档案管理工作对于单位人员管理的重要性。不但要将其纳入正常的工作之中，还应该将其与绩效进行结合，对档案管理人员以及涉及的档案所有人进行震慑，使其能够认真的对待档案管理工作。与此同时，还应该加大对档案管理的投入力度，不断引进更好的档案管理设施，确保档案管理的高效性。有关领导应该定期的进行检查，考察员工是否认真对待档案管理工作，避免出现档案管理工作疏忽、敷衍的情况，还需要做好员工的思想工作，使其能够认真的配合档案管理工作。
2.3创设良好的档案利用服务工作氛围
为了一定程度上优化档案利用服务工作，档案管理部门要积极建立健全完整的监督管理机制，确保从根本上提高管理工作的实效性，并且为其创设良好的管理环境和管控氛围。
第一，环境氛围对优化档案利用服务工作十分关键，档案阅读工作室要干净整洁，并且桌椅的高度也要适中，确保不同的检索工具和参考资料摆放在规定的位置。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此外，还要保证资源阅读室的空气通畅。
第二，要从档案管理人员的仪态仪表出发，确保其表情、动作以及待人接物的态度都能为档案利用者创设良好的体验，尤其是在服务工作中，档案工作人员要保持端庄雅致的姿态，并且搜索信息和相关档案的操作要稳重敏捷。特别是在回答相关问题的过程中，要充分按照标准化服务用语礼貌回答，且能结合档案使用者的情绪态度选择更加适宜的应对处理方式，确保提高服务的针对性和实效性，从根本上提高档案利用服务工作的整体效果。例如，在回答一些年轻人的问题时，要尽量简明扼要，且能正确传达相应的信息，确保其能快速完成档案处理操作。在回答一些老年人的问题时，则要尽量避免使用非常专业的名词，并且要放慢语速，尽量保持温和的语言态度，必要时要对重点内容进行多次强调。
2.4优化档案利用服务工作多元化形式
对于档案管理工作而言，要想保证档案管理控制体系的合理性和完整性，档案管理人员就要对档案存储资源和应用路径有明确认知，从而才能及时建构合理性的档案推送计划。在信息技术不断发展的背景下，建立多元化档案利用服务工作模式已经成为档案管理部门关注的焦点，要整合差异化服务机制、手段以及层次，以保证具体问题都能得到具体解决。
2.4.1结合意识态度制定服务规划
为了保证档案管理工作的基本水平，档案管理部门要提高管理意识，并且要积极完善具体工作流程，确保能利用管理经验优化管理过程的效果，管理人员要为档案使用者提供相应的档案检索线索，并且掌握基础性档案检索工具的操作流程。首先，针对一些进行检索工具尝试的档案使用者，档案工作人员要对其进行适当的指导，为其创设独立查阅档案的环境即可，避免过分指导和约束。其次，针对一些初次进行档案查询和检索的使用者，档案管理人员要为其进行详细的讲解，确保其能合理性使用检索工具，并且能利用档案管理者的亲切态度缓解档案使用人员的紧张情绪，从而保证其阅读检查工作得以进行。
2.4.2结合文化背景制定服务规划
在开展档案利用服务工作的过程中，也要结合档案使用者的文化背景执行相应的管理操作，差异化文化背景对档案的需求也存在差异，档案管理部门要结合实际管控工作流程，确保能提升检索工具和检索服务手段的利用效率。需要注意的是，在手工检索或计算机网络检索的过程中，都要结合实际需求制定对应的处理机制。
2.4.3结合需求程度制定服务规划
在档案管理工作中，要想保证档案管理的综合水平，就要积极践行有效的现实管理机制，确保能针对具体问题提出具体解决方案，结合档案利用者的实际需求制定针对性的管控规划，从而提高管理效率。
第一，档案管理工作一般按照先来后到的顺序进行处理，秉持公平性原则，并且优化管控流程的监督效果。然而，若是出现紧急情况，则要践行妥善协调后的系统化管理。对同一份档案要进行一般性研究和冲突性案件凭证研究，结合实际情况和具体问题建立对应的工作管理机制，保证工作方法和工作管理控制结构的系统化程度。
第二，工作人员要耐心解释并讲解工作方法，创设良好的环境，减少矛盾问题对档案利用服务工作的优化造成影响，在相互理解的背景下才能避免矛盾问题。
3结语
总而言之，在档案利用服务工作开展过程中，要积极建立健全统筹性较好的监督管理流程，结合档案需求者的实际情况制定更加科学的档案服务规划，保证档案使用者都能获得较好的体验，确保工作实效性。
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[3]裴海霞.浅谈如何做好新形势下档案利用和服务工作[J].办公室业务，2016，（13）：103.
论文作者:王大威
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/2/25
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