加快著录标引的设想，本文主要内容关键词为：，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着电子计算机被档案部门普遍应用，一些问题逐渐出现。其中数据输入问题显得尤为突出。许多档案馆、室由于人力有限，输入计算机数据的数量严重不足，质量也不能保证。越是大中型档案馆或综合档案室需要利用计算机以提高检索效率，越是感到数据问题难以解决。有的顾了速度忽视了质量，使计算机录入了大量无用信息；有的重视了质量又顾不上速度。在一部分应用计算机管理档案已通过鉴定的单位，实际只录入了馆藏全部档案的2～3%；有的通过调研，选择了重要专题先行录入，却被实践证明利用率不高。……这些问题的存在阻碍了档案现代化管理的进程。
数据输入问题实质上是著录标引问题。为此，档案界人士在理论和实践上提出了一些办法，采取了一些措施。如：从著录工作的组织上，把集中著录标引转为分散著录标引、正确选择著录级别和标引深度、提高著录标引人员的业务水平、加强审核工作等等。这些做法从一定程度上加快了著录进度，提高了著录质量。但是，由于多数档案馆馆藏量大，著录标引任务十分繁重。以中央档案馆为例，在8年多的时间里， 十几人加班加点，才著录标引了30多万件档案。按此方式进行，中央档案馆将现有馆藏里800万件全部标引完输入计算机还得有百年时间。〔1〕实验也表明，我国一个中等熟练程度的标引员平均每日可填制标准著录卡片40张左右，年制卡量约为1万张。那么一个拥有100万件档案的档案馆仅著录标引一项就需要100年／人。〔2〕。这说明以填制著录卡片或著录标引工作单等为主的计算机管理档案的前处理工作是不能满足现代化管理档案的要求的。因此，笔者设想，利用现有某些手工检索工具，如：全引目录，对其进行改革，充分发挥它潜在的价值，以解决著录标引工作的重复劳动问题，对加快档案管理自动化进程无疑是有益的。
一、改革全引目录的现实性
长期以来，我国档案检索工具一直是以案卷目录和卷内文件目录为基本点，向外呈放射状构成检索体系。全引目录亦不例外。全引目录又称卷内文件汇集，即将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。它是案卷目录与卷内文件目录“合二为一”的产物。这种检索工具的优点是信息含量大，不仅有案卷号、案卷标题、保管期限、还有卷内每份文件的作者、文号、文件标题、成文时间、所在页码等，揭示档案的内容和成份比较具体，查找案卷或单份文件较方便。缺点是条目和册数较多，体积庞大，而且只能沿用原来案卷的分类体系，不能按照每份文件的性质来分，问题不够集中，不便按专题查找利用。〔3〕因此，虽然很多档案馆、室都做了这种检索工具，但利用率不高。 所以，考虑对全引目录进行改造，以补计算机检索前期数据处理工作的不足，是较为现实的。这也是协调现有某些手工检索工具利用率低与著录标引工作慢之间的矛盾，使档案的手工管理与现代化管理协调一致的有效措施。
二、改革全引目录的可行性
改革全引目录应该符合一定的要求才是可行的。首先，经过改革的全引目录可著录项目的数量应该大于或等于《档案著录规则》规定的必要项目。其次，档案著录人员对全引目录需要补充著录耗费的时间低于填制标准著录卡片或著录标引工作单的时间。再次，能够减少其它简单项目工作对档案著录人员的干扰，充分发挥档案著录人员的特长，即准确选择主题词，以保证著录质量。为此，我们将全引目录与《档案著录规则》规定的必要著录项目进行比较，如图：
其中题名、责任者项、成文时间项是双方都有的，无需再行著录。由于全引目录空隙较大，可将分类号、档号、缩微号、档案馆（室）代号、主题词项在全引目录的空隙中补充著录进去。全引目录中还反映了一些《档案著录规则》规定的选择项目。因此，对全引目录实行改革也具有一定的可行性。
三、具体做法
1.针对已编制的全引目录。进行案卷级著录时，可在案卷目录的备注栏中著录主题词、分类号、缩微号和档案馆（室）代号，在案卷号栏中著录档号。或者复制案卷封面以代替案卷目录部分。如图：
在全宗名称栏中著录档案馆（室）代号，在类目名称栏中著录分类号，在案卷题名栏中著录主题词，在下面空白处著录缩微号。进行文件级著录时，可在卷内文件目录的备注栏中著录主题词，或者在右边空边上著录主题词，左边空边上著录缩微号。在案卷目录的备注栏中著录分类号、档案馆（室）代号。档号采用案卷目录所著的档号加上卷内文件目录的页号。或者复制案卷封面，著录所需要的项目，方法同上。
2.针对尚未编制全引目录的档案。档案馆、室可以重新设计全引目录的案卷目录部分，如图：
这样，在编制全引目录的同时也完成了案卷级著录工作。再复制卷内文件目录，著录方法同1，从而完成了文件级著录。 整个操作过程既完成了全引目录的制作，又完成了档案输入计算机前的数据准备工作。
3.从文书、档案一体化管理的发展趋势，考虑对目前文书立卷中使用的卷内文件目录格式实行改革。根据中央及地方许多机关已经实行制发文件同时进行主题词标引的情况，档案部门应该重新设计卷内文件目录格式以适应文书工作的现状和档案现代化管理的要求。可以设想，如果在卷内文件目录中增设主题词项目，将备注项改为缩微号项，如图：
那么，文书人员在立卷过程中对已有主题词的文件就能和其它项目同时著录；对没有标引主题词的文件，档案馆、室在制作全引目录时也能找到主题词的著录位置，完成标引工作。全引目录中的案卷目录部分采用2中的设计。
需要说明的是，前两种办法是针对现有馆藏而言的，基本上属于补救性的措施，外观较乱，但其内容信息输入到电子计算机建立起数据库后，同样能达到多渠道检索的效果。第三种办法是对全引目录的彻底改革，适应了手检工具与机检在相当长时期并存，而档案工作人员无力进行大量重复性著录工作的状况，达到了一举两得的效果。
注：
〔1〕王晓峰：《对加快档案著录标引速度的探索》， 《档案学研究》，1996年增刊。
〔2〕冯惠玲、李宪编著《档案检索的原理与方法》， 中国科学技术出版社，1990年第1版，第119页。
〔3〕陈兆祦、和宝荣主编《档案管理学基础》修订本， 中国人民大学出版社，1996年5月第2版，第245页。