关键词：企业；档案管理；建设；研究
中图分类号：G270 文献标识码：A
1 引言
企业档案是企业发展的基础，能够为企业进步奠定良好的基础，通过企业档案管理系统建设能够实现企业办公自动化，满足当前的企业发展需求，同时节省工作人员的时间，创造更大的经济价值。而且通过完善的档案管理系统建设，让企业内部的工作人员工作模式发生巨大改善。所以说，在企业内部建立档案信息系统有效实现档案管理水平，也是企业经营发展的重要依据。
2 企业档案管理系统建设的目标
首先，在企业档案管理中建立完善的档案管理系统能够实现企业中档案管理的一体化。利用创建的档案管理平台实现企业中资源的一体化管理，加大对互联网技术的应用，推进了档案管理的科学化和信息化，有效实现企业内部资源共享。其次，通过档案管理系统建设实现了企业内部办公自动化，让企业管理系统与办公软件、工程管理系统、身份认证等系统实现统一，加快了档案管理建设的全集成。通过与其他工作内容之间的联系，有效推进了企业档案管理的电子文档建设，实时接收以及实时发送，更加快速的完成了对档案和资料的应用，推进档案一体化和文件全生命周期管理。然后，通过档案管理系统建设实现档案工作和相关数据的全局化掌控。利用建立的档案管理系统，实现对档案的收集整理、查阅和利用，所有业务均保持信息化管理模式，通过系统建设实现了对上下级档案管理业务的监督，另外通过统一平台可以有效实现统一的档案工作管理制度落实，方便工作人员进行档案和信息分析。另外通过对相关系统的维护，保障了档案管理的安全。最后，通过企业档案管理系统建设，实现与企业内部其他资源的覆盖。通常情况下，企业内部的档案主要包含文件档案、工程档案、财务档案、人事档案等，通过档案信息系统建设不仅包括原有的传统型档案资料，还进一步扩大到图像文件、视频文件、音频文件等，让档案管理范围更广，实现了企业档案管理范围的全覆盖。
3 设计原则
3.1 先进性
企业档案管理系统在进行设计时需要以国内外的先进技术为基础，引入先进的理念和知识，实现对系统的设计有效确保系统设计架构的科学性。在实际的档案管理系统建设时，加大对全文检索、工作流技术的整合，有效实现系统建设满足当前的档案管理需求。
3.2 安全性
企业档案管理系统的安全管理主要包含访问安全、程序安全、功能安全和数据安全等四方面。访问安全就是说限制系统访问权限，根据档案内容合理设定访问次数，访问时间等。程序安全主要是严格控制程序资源的访问。档案管理系统的功能安全性需要从系统的操作方面入手，严格控制系统中档案资料的文件大小以及上传权限。数据安全需要准确掌控系统中的数据传输和数据存储安全，并应用科学化的数据管理系统实现系统安全管理。
3.3 扩展性
档案管理系统建设中的扩展性主要是依据系统的低成本、可维护和高性能等诸多因素的整合而成。档案管理系统的可扩展性主要体现在系统应用性能的提升，需要更加注重系统的水平扩展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在进行档案管理系统的设计时，需要为系统预留足够的升级空间，并加大对系统扩展的开放，确保系统中的数据和业务等可根据实际需求进行拓展。
4 体系架构
4.1 技术架构
在档案管理系统建设时，系统的技术架构可以从五方面进行分析。第一，展现层。在展现层中，系统设计的相关代码可以重复利用，可以在不进行系统功能的调整时展现更多的图形和页面。档案管理系统存在一定的协调性，无论是系统的开发人员还是使用人员可以独立进行，并且不会对系统的核心功能造成影响。另外系统的处理功能和显示功能可以分开设置，不需要再进行逻辑功能的编写。第二，应用层。应用层主要是展现档案管理系统的实际功能，主要包括档案管理工作中的档案登记保存使用，访问，权限控制和系统维护等功能。系统建设中的流程控制着系统的整个业务流程，需要按照相应的顺序进行系统设置。第三，服务层。在进行服务层的构建时，可以为档案管理系统提供面向服务的开发工具集。第四，逻辑层。逻辑层是数据层和应用层之间的纽带，主要起到数据的承上启下作用。逻辑层主要任务是确保制定的系统按照相应的流程和规则执行档案管理。第五，数据层。数据层主要是实现对数据的存储和分析，为前台展示更多的资源，另外，数据源可以采用数据库的形式，也可以选用Excel表格。
4.2 接口设计
档案信息系统建设的接口设计可以从两方面入手，一是与OA系统的接口；二是与门户系统以及身份认证系统的接口。首先，在进行与OA系统接口设计时，工作人员需要首先进行企业档案资料系统库的编制，在工作人员做好档案整理工作之后，对所有的档案进行归档并上传到数据库中。在档案系统进行归档之后，由正文文件作为内容进行抽取，为用户提供检索，然后进行OA系统状态接口的调整，有效实现OA系统文件归档工作完成。其次，与门户系统以及身份认证系统的接口设计。在进行门户系统以及身份认证系统的接口设计时，以制定的档案管理系统作为基础，保持用户端与服务端的系统同步更新，加大对用户的统一管理。对档案管理系统的身份认证则是以制定的统一用户管理为基础，在登录系统时只需要同一套识别代码均可完成对系统访问。
4.3 系统功能
第一，档案采集。档案管理系统中的档案采集工作主要是档案信息收集、档案管理、档案鉴定和销毁以及档案备份等，这些内容包含了档案管理的所有内容，针对当前现有的档案管理工作人员和部门进行自动和手动的档案采集。第二，档案利用。档案利用的形式多样，可以分为数据查询、档案推送、光盘制作等。档案管理系统为员工提供档案的查阅和权限申请等有效实现，以档案变成企业知识的作用。第三，档案业务。通过对信息发布以及档案管理状况的分析，让管理人员能够更好的完成对档案管理业务的掌控，及时进行工作人员的考核，并实现对档案的上下级管理。
5 结束语
总而言之，企业档案管理系统的建设为企业员工提供了极大的便利性，实现了企业办公自动化。通过档案管理系统建设，能够让工作人员以最快的速度查找到相关的档案和信息，显著提升了工作效率。当前企业信息化管理是企业管理的重要发展方向，通过企业档案管理系统建设推进了企业档案管理系统信息化发展，为企业经济效益提升和企业的进一步发展奠定基础。
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论文作者:付萍
论文发表刊物:《科学与技术》2019年13期
论文发表时间:2019/12/5
标签：档案论文; 系统论文; 档案管理系统论文; 档案管理论文; 企业论文; 企业内部论文; 数据论文; 《科学与技术》2019年13期论文;