摘要：办公室在企业中起着非常重要的作用，它作为领导与员工之间的关系纽带，不仅要协调整个企业的运作，而且还要上传下达，做好信息服务，协助企业进行指导和管理等工作。文秘作为综合办公的重要组成部分，直接影响到综合办公工作的效果，关系到单位的正常运作和健康发展。因此，做好办公室秘书工作对企业的发展至关重要。
关键词：办公室；文秘；策略
一、简述提高办公室文秘工作效率的实际意义与应遵循的基本原则
1、提高办公室文秘工作效率的实际意义
在企事业单位中，办公室是后勤综合管理与行政协调管理的主要场所，承担着内部繁重且冗杂的各类行政管理工作，需要不断就实际问题请示上级领导，汇报事件发展近况与处理进度，还要第一时间向下级传达指令与任务，保证各项细节工作的落实。另外，办公室不仅要协调企事业单位的基层工作，还需平衡内部人员的关系，严格遵守现行法律法规与内部制度条例积极做好外交工作，确保对外商贸活动的有序开展。由此可知，企事业单位文秘工作人员的工作效率、质量与内部综合管理息息相关，为此，企事业单位必须加大对办公室文秘工作的重视度，采取必要的措施增强工作时效性与精确性。
2、提高文秘工作效率的基本原则
（1）严格执行上级领导的命令，协调上下级关系，确保内部信息交互的及时性与通常性，维系企事业单位的正常运营；（2）增强专业能力，强化职业道德素养，根据实际情况分配工作重心，进而提高办公室工作效率，强化实际效果；（3）严格遵守职业道德规范，在面对繁重且冗杂的工作任务时，端正心态，遵照单位内部规范执行工作。
二、优化办公室文秘工作的对策
1、优化升级自身综合能力
针对企业发展任务越来越重，领导素质越来越高，对办公室的要求也越来越严的新情况、新特点，作为办公室秘书要始终保持如履薄冰的谨慎态度，始终以高标准要求自己、提升自己。对于办公室文秘工作，需及时调整工作方向，改变工作重点，从传统的“办事办文型”转向“参谋助手型”。办事与办文均为办公室文秘的重要工作内容，对于办公室人员的工作要求较高，工作量较大。随着市场经济的快速发展，市场竞争日益激烈，企业必须顺应市场发展变化，准确抓住市场经营的重难点问题。基于此，文秘人员必须做好基础工作，严格落实领导的思想与决策，为领导决策提供依据。文秘人员的工作质量与价值主要体现在工作效率，为企业长远发展战略的落实与发展目标的实现奠定基础。
2、必须加强对办公室文员的学习
办公室文秘要想细化工作内容，做好各项工作，则必须有明确的政治立场和扎实的专业素质，要非常了解单位执行的有关行政办公类制度，如值班制度、公文相关制度、会议相关制度、档案有关制度等等。当前，通过系统培训与深入学习可切实提高文秘人员的工作效率与服务质量。对此，文秘工作人员应当明确工作方向和自身工作内容、重要性，强化主动学习思想，积极学习技能，开阔视野。与此同时，可邀请专家和上级领导组织文秘人员进行培训，开办讲座，全面提升文秘人员的专业素质和业务水平。除此之外，必须加强礼仪知识的学习，规范文秘人员的行为举止，针对礼仪进行专项培训。然后，办公室内部应当建立健全的考核体制，并实施严格的奖惩制度，对于表现优异的工作人员可予以经济奖励，违规者必须严惩。
3、强化文秘工作作风
单位的综合办公室应强调秘书人员的工作纪律，特别是要按相关管理制度严格执行，营造良好的工作氛围。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同时，综合办领导需要求基层文秘人员做好调查工作，和其他部门相互沟通，了解基层工作的真实情况。另外，需要注意语言的规范使用。
4、提高文秘人员的办事效率
综合办公室是单位上下联系的重要媒介，其工作效率与单位各项工作的开展密切相关。所以，文秘人员作为综合办公室的重要力量，需提高工作效率。一方面，对于上级主管部门发放的文件，必须及时收集和整理，对于单位领导发放的文件和批示，必须及时履行，如电话接听与文件打印等。另外一方面，需要积极协调各部门工作，实时共享信息，对于重大问题需及时向上反映。需注意的是，为保证单位文书档案的完整，需做好管理工作，依据档案管理的实际情况对档案进行分类整理、归档与利用等，使得档案管理工作更加流程化和规范化。充分利用档案也有利于工作效率的提升。
5、要练就好文笔，确保充分发挥公文作用
公文的主要作用是总结工作、安排工作、传达会议的精神和领导的要求，它是一个单位的脸面。公文写作的水平影响了一个单位的形象和信息传播的有效性，而秘书工作的核心是书面工作，就主要体现在公文撰写上。因此，做好办公室秘书工作，确保公文的规范化，具有十分重要的意义。要充分发挥公文的作用，必须加强理论知识的研究，加强对上级文件和领导干部的研究，跟上上级的要求。同时，文秘工作者应该表现出良好的写作能力和较强的理解能力，制定标准和精细的工作模板示例，实现文档处理标准、流畅、安全，文档内容要简洁，表达要准确。
三、大数据时代，文秘专业路在脚下
1、大数据时代秘书专业需求和前景预测
大数据时代，秘书职业不仅不会被淘汰，反而职责范围更广，需求更旺盛。作为高职院校，必须读懂时代需求，因应时代变化，深化人才培养内涵，提升人才培养质量，适应广泛的社会需求。
文秘的核心技能依然存在，而且在未来会发扬光大。秘书的写作能力，传统的办公室写作需求依然存在，而新的微信推文、新媒体写作等，对写作能力有着更加广泛的需求。新出现的如单位宣发与公众号运营等岗位，都是秘书工作的一部分。认清这一形势之后，实时调整教学内容，文秘专业的社会需求将会更为宽广。
文秘的办事能力，更是一种通用能力。无论大数据如何发展，只要人工智能没有彻底取代人类，就需要人和人之间的沟通，也需要工作中的各种协调。文秘工作要求能应对日常繁琐事务，处理各种往来和接待，将单位内部的上下关系、单位之间的关系构成网络，成为大数据的一部分，这在未来也会越来越重要。
2、未来的文秘专业展望
顺应形势，迎难而上，及时将文秘专业与时代的呼唤与要求相结合，我们可以展望文秘专业会具有更加先进和智能的未来。
文秘专业将被打造成立体化多系统的智慧专业。通过引入AI技术，将线上线下、智能助理与专兼职教师相结合，将实现文秘专业全面的现代教学。
文秘专业的课堂、校内外实训以及特色活动将被综合整合。通过人才培养方案的制订，引入现代学徒制理念与操作流程，将课堂教学与实训等整合成一体化平台。通过智能教学，促进文秘专业教学的整体性。
文秘专业将与大数据、智能技术深度融合。通过智能助理的使用，实现对文秘专业学生的日常事务辅导、普通问题答疑和学习过程陪伴，提升教学的智能性。
结束语
综上所述，文秘工作就是要高度参与到企业综合发展环节的政务，协调管理企业基层事务当中，不断深化职工的责任意识。而要想提高办公室文秘工作效率，需秉承循序渐进的基本原则，不断积累经验，在实践中寻找规律，创新工作模式，进而强化工作效果，促进企事业单位的可持续发展。
参考文献：
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[4]邱宗国.试论大数据时代背景下秘书的参谋辅助工作[J].秘书之友，2018（2）
论文作者:李丽
论文发表刊物:《防护工程》2019年第7期
论文发表时间:2019/7/2
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