企业公文精益化管理的思考
袁堂婷
临沭县烟草专卖局
摘 要： 公文在企业管理中起到了重要的作用，有效的及时的记录了企业的经营情况和财务情况，公文管理又是企业进行经营活动的重要工具，有力促进信息的快速传达，大大提高企业的经营效率。近几年来经济快速发展，企业的公文更应该做出调整，适应经济的发展，与社会科技经济发展相适应。本文就从介绍企业开展公文精益管理的必要性入手，分析企业公文管理的措施。
关键词: 企业;公文;精益化管理
企业公文的精益化管理是企业在管理进程中一项重要的决定。企业公文精益管理，能够提高信息的传达效率，保证企业公文信息的准确性，提高公文的质量，从而最终提升企业的经济效益。企业公文，在企业经营过程中发挥着重要的作用，不仅能够传达国家的相关法律法规、政策要求和企业上级的政策，还能够更好的完成企业内部的上传下达，促进企业的经营工作和办公室工作发展。
一、企业开展公文精益管理的必要性
最近几年来，由于企业决策传达公文出现问题而影响企业经营的案例屡见不鲜，同时也引起了社会的广泛关注。中央政府也对企业公文管理工作提出了新的要求，要求企业切实提升公文管理水平，提高公文的质量，企业也逐渐认识到公文精益管理的重要性。企业的公文仍然存在着，格式不统一，标点符号使用不正确，公文语言语序不规范，文字表述不正常、公文发文冗长、公文执行力较低等现象，这些公文存在的问题，严重影响了企业的上传下达，严重影响了公文管理工作，甚至会影响企业的经济效益。为了能使企业公文规范化，企业管理者应该重视公文精益化管理，建立公文计划管理体制，培养公文精益管理人才，认真审核公文管理办法，使得公文精益化管理发挥在企业发展中的重大作用，发挥公文管理在企业中的重大价值。
二、企业公文精益化管理的措施
(一)建立公文精益化管理制度
管理是当今企业管理中的一项重要任务，公文在企业经营的各个部分都有着重要的作用。企业应该根据企业实际情况，建立适合自己的公文管理制度。首先，企业应该统一公文格式，确保企业的各个部门下发公文的统一性，以便防止公文格式不统一而造成的理解错误情况的发生。其次，企业还应该建立完善的公文管控体制，在下发公文之前进行审核，在下发公文之后进行实时追踪，减少公文的失误率。最后，企业应该建立完善的公文审核机制，对公文的格式以及内容进行逐级审核，切实提高公文的质量，精简公文，把公文分类下发，便于大家传达理解，提高公文的执行力。
(二)培养企业公文精益化管理人才
人才对于企业发展具有重要作用，在企业公文管理方面也不例外。企业公文精益化管理，要想高效的实施，需要企业引入大量的管理人才，为企业公文精益化管理注入新鲜血液。首先，企业在建立公文精益管理制度之后，应该根据本企业公文精益管理的要求，选拔适合该项管理工作的管理人员，并且对公文管理人员提出更高的选拔要求，要对每一个入职的管理人员进行全方位的岗前培训。其次，企业应该对已有的公文管理人员应该进行定期的培训，了解每一个管理人员的知识薄弱点，针对性的对管理人员进行培训，切实提高他们的公文管理能力，建立一个高管理水平的公文精益管理团队。最后，企业应该建立公文管理的奖惩制度，对每个月的优秀公文进行表扬并给予一定的奖励，每月定期通报公文管理中存在的问题并处以一定的惩罚，让每一个工人管理人员都能够全身心的投入到工作中去。
旅行商问题(Traveling Salesman Problem,)是路径规划和组合优化领域中著名的NP-hard问题[1,2]，网络路由的大规模优化[3]、超远距离泵送混凝土造价控制技术[4]、车辆路线设计[5]等均是典型的TSP。目前，求解TSP的算法可分为精确算法(exact algorithm)和近似算法(approximation algorithm)两类。Wang等在分析基于智能算法的TSP求解方法优缺点[6,7]的基础上，指出遗传算法受参数选择和数据集分布结构的影响最小，陷入局部最优的概率最小。
(三)严格审核、精简公文内容，公文管理与绩效相联系
为了保障公文的的内容精简和高效，企业可以将管理人员的管理水平与绩效相联系。公文精益管理内容在企业内部实行之前，应该严格审核公文精益管理内容，保证公文精益管理能够在企业中长久的实行下去。首先，严格规范公文是企业公文精益管理的第一步。企业应该规范公文的语言，格式以及标点符号，严格按照国家以及企业下发的公文规范标准实行，并且按要求，对企业的公文进行严格的审核，对公文存在的瑕疵及时予以改正。还要设置专门人对公文内容进行精简，言简意赅的进行公文下达。最后下发的公文一定要是准确率高并且文章简单易懂的。其次，公文精益化管理，应该着重审核公文的内容，要求公文的内容与企业的发展决策相一致，拒绝公文中出现与企业发展思想不一致的情况发生。对于有歧义的公文内容予以删减，提高公文的理解能力。最后，企业公文精益化管理应该合理的分配任务，将工作落实到具体的部门，完善公文精益化管理的奖惩制度，杜绝在公文出现问题之后，出现相互推诿的情况。建立绩效管理制度，公文管理人员的工作能力、公文精益化程度、公文的出错率等于工资绩效联系起来，从而激发管理人员的管理激情和提高管理准确率。
到九十年代中后期以“绿色2”为基础构成的短语已蔚为大观。如，绿色环保、绿色壁垒、绿色营销、绿色标志、绿色消费、绿色产品、绿色包装、绿色文明、绿色产业、绿色企业、绿色事业、绿色证书、绿色银行、绿色技术、绿色使者、绿色农业等。这些短语的出现标志着汉语“绿色2”“指符合环保要求，无公害、无污染的”的属性义基本完成。
(四)企业公文精益管理要与现代化科学技术相结合
随着科学技术的发展，我们已经进入了信息化时代。企业公文的精益化管理也应该与信息技术结合起来，提高企业公文的管理效率。公文数量过多会影响公文的执行，所以在下发公文的时候利用信息技术进行管控，设立每月最多的公文目标，在达到这个公文目标数量之后，自动提醒每一个公文管理人员。近几年，许多企业都采用OA 技术，互联网技术以及云计算等技术进行日常的管理工作，这些信息技术与公文精益管理的结合，有利于提高管理效率和公文的质量，还有利于公文在更大范围内进行共享，还能够保障公文的安全性。因此，公文管理应该利用信息化技术管控公文的发文数量和较好的保存公文，促进公文的共享。
企业公文的精益化管理还企业发展的必然趋势，是促进企业发展的重要一步。企业应该不断完善企业公文的规范标准，实现企业公文的统一化，保证企业公文能够准确传达到每一个部门，促进企业的发展。
参考文献：
[1]朱奕春.浅谈企业公文处理工作中存在的问题和对策[J].低碳世界,2016(2).
[2]马艳.浅谈抓规范求创新做好公文处理工作[J].管理科学,2006(2).
[3]于小娟.浅谈如何做好公文处理工作[J].企业改革与管理,2016(13).
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