2国网冀北电力有限公司廊坊供电公司 河北省廊坊市 065000
摘要：随着物力集约化的全面深化，物资管理的界面更广、链条更长、一体化运作难度更大，迫切需要我们大力加强物力集约化精益管理。本文研究了供电公司在ERP 系统环境下物资合同履约流程风险防控方法。
关键词：ERP；物资供应；合同履约；风险防控
1供电公司物资合同履约的现状
（1）项目物资履约供应计划的制定
在省公司与供应商签订合同后，系统自动生成供应计划，各项目履约专责主动梳理供应计划并在ERP合同履约模块动态维护履约信息。根据物资的生产周期和对项目进度产生影响的程度，工程材料分为主要材料（110kV及以上电压等级的变压器、断路器、组合电器、铁塔和高电阻等材料）和一般用品。为确保物资供应，合同签订后，重点物资应在合同交货期前6个月开始梳理物资供应计划，一般物资应在合同交货期前2个月开始梳理物资供应计划。
（2）物资履约供应计划的调整
物资供应计划调整，由项目履约专责组织需求部门、监理、施工单位、供应商共同协商确定，原则上对于交货时间推迟超过1个月的，或经需求部门确认已严重影响工程进度的，必须报省物资调配中心备案。
（3）图纸资料的协调及供应商排产计划的制定
供电公司各项目履约专责参加图纸交底会、设计联络会等会议；按照技术协议要求及时了解供应商和设计院间技术资料和图纸的提交及确认情况，及时协调处理图纸资料提交及确认相关问题。对于重点设备原则上要求合同签订一个月内必须完成一次图纸的确认，两个月内完成所有图纸确认；铁塔合同签订后20天必须完成图纸确认。对于关键材料，项目表现应督促供应商制定生产计划，生产从供应商提交每周、信息监理单位监督每周转发，通过电话、传真、QQ留言询问、生产巡查等方式了解实际生产进度。根据情况，参加相关试验和出厂验收。如生产进度滞后，则采取必要相关措施进行管控。
（4）发货通知的生成
项目履约专责应及时跟踪现场施工进度，根据工程网络计划，在设备材料交货前两个月再次梳理物资生产情况，并组织业主项目部和供应商确认物资供应计划，生成发货通知并在ERP系统完成相关操作。
（5）物资交接、验收入库及验收单评价
供应商按照供应计划将合同物资运抵交货地点后，项目履约专责协调收货单位及时收货，确认到货物资箱件数、包装状况，对于包装损坏的应如实记录，并及时开箱检查，根据实际情况进一步处理。收货完成后，项目履约专责在ERP系统完成相关操作，交接双方签署《货物交接单》。
根据物资到货计划和到货情况，项目履约专责协调需求部门制定验收计划，及时开展到货物资的验收工作。依据验收计划，当物资到达现场且具备开箱验备品备件、专用工具、相关档案资料的去向。根据合同约定和验收相关要求，项目履约专责在ERP 中完成验收、入库操作，形成《货物验收单》，满足收货条件时，项目履约专责参加开箱验收工作。验收过程中记录好随货同行的物资完成验收入库后，需要对供应商验收进行评价，包括收货检验是否合格，文件资料、备品备件是否齐全，验收单、发票达到是否及时，并在系统中进行维护，将验收单评价提交，上传到电子商务平台。
2供电公司合同履约ERP 系统流程中出现的问题
供电公司合同履约流程中，由于数据量过大，集中操作，ERP 系统与电子商务平台衔接问题，工程安排与生产物资的交货时间的冲突等问题，通常具体主要表现在以下几个方面：
（1）订单变更中出现的问题
当现场施工进度调整时，合同履约人员根据需求部门提出的交货期书面申请，与供应商协商确认后在ERP 系统中办理变更，在此环节操作中，容易出现需求单位提出交货期变更后，厂家那边看不到交货期变更的申请，导致数据无法衔接，通常的解决办法是经与厂家电话传真沟通交货期变更事宜，厂家书面确认交货时间后，需求部门在ERP 中做履约专责确认，这样供应计划中的交货期数据才能变更。当一条订单需要分几次交货时，配送管理专责要项目管理部门、供应商确定送货的数量和日期，并在ERP系统中进行物资订单的拆分及信息维护，分成多条供应计划，根据到货批次安排调整，拆分后的供应计划还可以重新合并，在实际操作中，供应计划拆分后，需要把原来的那条供应计划删除，但是系统操作中那条供应计划无法删除，从而导致数据混乱，此问题暂时没有很好的解决办法，只能是将情况给省公司领导汇报，并请ERP 项目组想办法解决。另外在合同数量变更中，供应计划拆分后，可以把多余的数量删除，但是原始的那条供应计划无法删除，这种情况也只能是给省公司如实汇报，暂时没有很好的解决办法。
（2）合同签订比较晚的情况出现的问题
合同签订后，ERP 系统依据合同自动生成初始的供应计划。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆每条物资供应计划由采购批次号、合同号、合同数量、合同价格、供应计划约定交货数量、供应计划约定交货期等要素组成。在初始的供应计划中，约定交货数量默认为合同数量，约定交货期默认为合同交货期。但在平时工作中，中标结果或下达后，项目紧迫，需要厂家抓紧生产送货，但厂家合同还没有签订，导致系统无法生成供应计划，厂家不签合同不供货，且系统无法维护，厂家无法打印交接验收单据，遇到这种情况，我们联系厂家要求厂家抓紧时间拿中标单与省公司签订合同，于此同时，与厂家沟通，根据中标结果要求给厂家发传真确认交货时间，要求厂家加紧生产，以免影响工期。关于农配网的订单，很多合同签订比较晚的，上传到供应计划的时间已经晚于合同交货期，这种情况由于招标流程繁琐，影响中标结果的下达，因此我们只能加紧督促厂家尽快交货，并将供应计划尽快维护，以便给厂家办理验收手续。
（3）发货通知维护过程中出现的问题
合同履约人员在ERP模块依据物资管理计划做发货通知，填写接货人、联系电话和实际交货地点信息，让厂家发货。供应商在电子商务平台接收发货通知后，维护发货信息，确认发货通知并打印到货验收单和货物交接单，并根据发货通知将单据随货发运。合同履约人员查询发货通知的确认情况，根据设备生产及运输情况，督促供应商按要求送货。在实际工作中，合同履约人员做了发货通知后，供应商在电子商务平台看不到信息，无法进行发货通知确认，经联系ERP项目组，合同履约人员将发货通知取消后再重新发出，厂家那边若是才可以看到，像这样的情况，由于ERP与电子商务平台的衔接不好，导致数据传输不太顺利，在此问题上，ERP 技术研发部门会做进一步的研究与处理。
（4）入库操作中出现的问题
供应商根据约定交货时间，拿着物资交接单和物资验收单将货物送到指定地点。物资到安装使用现场，合同履约人员组织物资需求部门、供应商办理货物交接手续，签署货物交接单，根据现场签署的货物交接单在ERP系统维护信息。物资交接后，需求单位组织施工单位代表、监理代表及供应商代表进行开箱验收。开箱验收后，验收人员共同签署到货验收单，合同履约人员根据现场签署的到货验收单在ERP 系统维护到货验收信息，ERP系统自动完成呢个入库手续。在实际工作中，货物进行交接验收后，合同履约人员在系统中维护交接验收入库，由于各种原因，入库过程容易出错，因此没办法进行异步收发，需要分部操作，这样造成很大的工作量，像这种情况，很多订单一起做验收入库，系统繁忙容易出错。
3供电公司合同履约ERP系统流程的改进方法与对策
针对合同履约过程中出现的这些问题，供电公司合同履约人员制定以下应对措施：
（1）简化签约流程
由于合同签订是供应商与省公司签订，因此合同签订的集中化、简约化及电子化，能够很好的规范合同签订流程，使合同签订快捷准确，从而保证中标结果及时下达，供应计划及时生成，不会再影响供应商生产送货。
（2）提高需求计划上报的准确性
为了避免在合同履约阶段物资数量金额及交货期的变更，一个最系统的办法是提高计划上报的准确性。关于项目物资，公司发展策划部根据年度综合计划文件，在ERP 系统中进行综合计划下达，创建项目并释放，同时维护项目结构。项目初步设计评审后，设计部门提供设备材料清册。项目建设单位的项目管理部门，在ERP 系统中导入设备清册，系统自动产生项目物资采购申请。采购申请生成后，有物资部门领导审核后，生成项目物资需求计划，进入采购计划提报流程。关于运维检修物资，运维检修人员根据日常维护需求，在ERP 系统中创建维护工单，有部门审批后，工单下达，采购申请经物资部门审批后，生成物资需求计划进入采购计划提报流程。在此流程中，提高项目需求的准确性，需要项目单位合理安排工程里程碑与计划，严格规范上报流程及上报内容，按时按要求上报，保证物资需求计划的准确性，从而避免中标结果下达后再进行技术、金额数量、或交货期的变更。
（3）工作中系统问题解决办法
工作中遇到的系统问题，在时间紧急的情况下，合同履约人员自己先想办法解决，对于交货期变更供应商看不到的订单，与厂家沟通，进行履约专责确认，并向省公司上报特殊业务。对于中标结果下达比较晚的订单，由于现场紧急需要，先与供应商沟通，要求供应商先生产送货，并联系省公司合同管理部门尽快与供应商签订合同。
（4）通过技术层面解决
平时工作中遇到的这些问题，若是我们自己解决不了的，就上报ERP 项目组解决，但是普遍反映的问题，经常性的问题，供电公司合同履约专责汇总下平时经常性的问题，统一上报物资部与ERP 项目组，物资部统一汇总上报国网公司信息通信公司，经过信通公司的技术研发与程序优化，尽量确保ERP流程更加系统全面。
4结束语
主要介绍了供电公司合同履约的流程，通过ERP 中供应计划贯穿整个过程，主要包括图纸交付管理，生产进度跟踪，履约问题协调，发货通知管理，大件运输监控，物资到货准备，货物交接验收，开箱验收等环节。本章还列举了物资合同履行过程中，我们经常遇到的问题，并针对实际情况制定解决方案。
参考文献：
【1】钱庆军.ERP 环境下企业内部控制分析［J］.中国科技博览，2014.
【2】张瑞莲.ERP 环境下的鄂尔多斯电业局物资管理业务流程再造研究[D].华北电力学，2013.
论文作者:1李红亮,2 刘洪福
论文发表刊物:《基层建设》2019年第24期
论文发表时间:2019/11/20
标签：计划论文; 合同论文; 物资论文; 项目论文; 交货期论文; 供应商论文; 系统论文; 《基层建设》2019年第24期论文;