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摘要：档案管理人员的素质直接关系到档案管理是否科学合理。本文主要分析了新时期档案管理信息化条件下的档案管理员应具备的素质，分别从思想、素质、意识和能力等多个方面进行了探讨。
关键词：档案；管理；信息化；管理员；素质
为了满足信息化社会对信息“广、快、精、准”的要求，大部分高职高专借助先进的通讯设备和技术手段，建立了高职高专院校档案信息网络，实现了电子档案管理。因此，档案管理人员必须提升自身相应的素质，适应电子档案的管理要求。高素质的管理员直接会影响电子档案工作的效率、质量和水平，也是保证档案事业持续、稳定、健康发展的重要保证。因此许多高职高专院校应该重视电子档案管理人员相应的素质、业务技能等的培养，还应该不断提出新的要求，并采取各种措施进行提升。
1具有较高的政治素养和为人民服务精神
档案工作是一项政治性很强的工作，一些档案材料具有一定的保密性和较强的政治性，这就要求档案管理员要具有较高的政治素养，树立为人民服务的精神，严格按照档案工作的相关的法律、法规和各种规章制度开展档案业务，确保档案工作保持正确政治方向，圆满完成档案管理工作。
档案管理员要加强政治理论学习，培养高尚的职业道德和改革创新的精神，爱岗敬业，学习党的路线、方针、政策，坚决遵守党和国家的各项法律和规章制度，加强档案科学理论指导，具备高度的组织性、纪律性，遵守规章制度，不计较个人利益，有献身精神，具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质，坚决杜绝失密、泄密现象的发生，形成严谨的工作作风，成为一名政治素质高、档案业务精通的高素养档案管理员，为单位的各项工作顺利开展，提供及时高效的档案服务。
2档案管理员个人素质的提高
2.1热爱本职工作，具备高度责任感
电子档案管理与传统的档案管理差异很大，在转变过程中，电子档案管理员首先应有强烈的事业心、高度的责任感，爱岗敬业、求真务实、甘于奉献，勤奋学习，刻苦钻研，不断学习新知识和新技术应用到档案信息化管理中去。在电子档案管理过程中，管理员还应具备扎实的工作作风和勇于创新的精神，能胜任复杂、细致、繁琐的档案管理工作，才能全身心地投入到工作之中，做出新的成果，保证各个方面、各个环节都要准确无误。
2.2掌握档案管理基础知识和管理流程，提升相关科学技术知识
档案管理工作是一项科学性、服务性和技术性很强的工作，要做到不坏、不丢、不散、不乱，严格遵守《档案法》，做到严格执法，加强依法治档。只有经过专业培训或正规院校档案专业学习的人员才能胜任档案管理员这项复杂、细致、繁琐的工作。档案人员不仅要掌握档案归档、借用等专业基本知识和操作规程，还要掌握与之相关的科学技术知识，如文秘学、历史学、目录学、计算机等相关知识，在整个档案管理的各个环节中，档案员要不断提升业务能力水平，扩展档案专业理论，熟练掌握档案的新标准，以适应社会发展对档案管理的新需要。
2.3要具有较强的文字运用能力
档案管理人员对语言文字基础也应该要有较高的造诣能够灵活运用最简洁并且规范的文字编制档案文件的标题、检索目录、著录卡片以及各种相关材料，并能够从检索的角度考虑结果，实现档案的现代化、信息化、快速化管理。
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2.4具备组织协调能力，做到“三勤”
档案管理员要熟悉单位各部门的工作性质、内容、成果，高效地与有关人员接洽、联系，做好收集、整理、归档、查阅、借用档案工作，这就是要求档案管理员具备良好的组织协调能力，努力做到“三勤”：
一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；
二是眼勤，勤观察动态，关注每个利用者的需求，以及时提供方便；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。
2.5电子档案管理人员必须掌握基本的计算机操作能力，做到档案电子化管理
随着信息时代的到来，档案的信息化管理成为一种重要手段，通过多媒体计算机技术或相关档案管理软件的辅助，实现了档案电子化、规范性管理，从而大大提高了档案管理的工作效率和质量。这就要求档案人员跟上现代化发展的步伐，不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，要熟练操作计算机，尽快地适应信息环境，提高数字化管理能力和信息技术操作技能，要善于用现代科学管理手段来管理档案，懂得规范准确地使用档案软件，把分散的片断档案信息组合、整理出完整的新档案信息提供给使用者，也可以通过网络技术实现档案的共享，方便用户根据自身需求通过网络系统快捷地获取档案信息，实现高质量、高效率的电子化档案管理。
2.6形成自学能力，学用结合，重视实效
做好档案管理工作，必须加强业务学习，这是提高自身文化素质，保证工作质量的需要。档案管理员除积极参加相关部门组织的业务培训和继续教育外，还要有忧患的意识，随着时代发展和社会的进步，认识到提高自身素质的必要性，不断补充档案学新理论、新方法、新观念，更新档案专业知识，弥补一次性教育的不足，形成较强的自学能力，从而具有自我学习、终身学习的素养，并坚持学用结合，重视实效，把理论与实际工作有机地结合起来并与其他档案人员多取长补短，扩大知识面，注重学习过程中的积累与探索。总之，通过培训和自学，提高自身的综合素质和业务能力，以适应新时期档案工作的需要。
3具有必要的安全保密意识
作为一名专业的电子档案管理人员还应该有绝对的安全保密意识。有档案涉及个人隐私、专利或者技术秘密，有些档案关系到作者版权，有些档案直接影响到学校的竞争与发展等，因此作为档案管理人员应该树立起较强的安全防范意识，杜绝档案泄密事件的发生。电子档案管理基于网络、账号的登录不受地理位置的限制，账号与密码的管理至关重要。因此，电子档案管理员不仅要签订安全保密协议，还要严格遵守高等学校档案管理办法。
4电子档案管理员应有管理与创新能力
电子档案的高效基于其强大的数据检索能力与分析。而每个操作都有一定的权限。因此管理员要有管理能力，能很好的根据检索人员的职位、特点和需求，分配相应的检索数据库，根据不同人的需求提供相应的结果。电子档案管理员还应该对操作账号进行管理。对账号操作权限的申请、分配与功能进行相应管理。如对于学生而言，只有查询的权限，而书籍管理员要有录入与分配的权限。同时，电子档案管理员不能因循守旧、墨守陈规，要树立创新意识。勇于探索、勇手创新，又能针对现有档案管理不断提出意见和建议，提出创新的决策对策和办法。
5结语
总之，在新形势下，随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案管理人员提出了新的素质要求。已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中，它需要不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新和服务意识，许多高校也采取多种措施提升管理员的素质。因此，随着高校的重视，档案管理员素质的提升，电子档案管理必将进入一个标准规范、高效的全新时代。
参考文献：
[1]李泽光．新时期如何提高档案管理人员的素质[N]．承德日报.2008，（8）：18．
[2]范丽娜．档案管理人员应具备的素质[J]．西安邮电学院学报.2009，（3）．
[3]杜荣光．浅谈档案管理人员职业道德修养[J]．山东档案.2007，（8），
论文作者:刘丽丽
论文发表刊物:《基层建设》2016年11期
论文发表时间:2016/8/6
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