摘要：在建设工程中，投标是施工企业获得工程项目的重要途径。对施工企业来说，做好投标文件是开拓任务的重中之重，而具有完整、详细的投标文件资料则是做好投标文件的前提条件，因此，加强对施工企业投标过程中商务资料的管理工作至关重要。本文结合自己工作中的实际经验，浅谈如何加强投标过程中商务资料的管理，寄望为相关人员提供借鉴。
关键字：投标；商务资料；收集；整理归档
一、商务资料的形式
目前我公司商务资料主要分为电子文件部分和纸质文件部分。
电子文件方面主要以360云盘为载体，主要分为企业基础资料、业绩资料、人员资料、客商资料、招投标文件、其他电子扫描文件等几个部分，主要是可公开的商务资料，使用时直接从云盘中下载使用。电子形式的企业商务资料具有取用便利，传输准确，更新快捷的特点，不仅能大大提高工作效率，还能降低经营成本，简化商务资料传输程序，增强商务资料电子化力度是提高投标经营效率十分必要的有利措施。
纸质文件方面，主要以企业证书、业绩资料，人员证件为主，使用时遵循公司制定的文件收入借出制度，实行保密管理。
投标工作离不了商务资料的支撑，无论是电子文件还是纸质文件，利用好这些商务资料才能更好的为工程投标服务，如何最大效率的利用这些商务资料直接关系到投标工作的成果，这就需要我们建立科学、严谨的商务资料管理制度。
二、商务资料的收集工作
为了保证投标时所需的资料的完整性、准确性，我们就需要对企业的各种基础资料进行收集。资料收集是一个长期的过程，是资料得以利用的第一步，也是关键的一部步。资料收集工作的成效，直接关系到整个资料管理工作的质量，它是由多个单位及部门共同协作完成的，最后统一收集到公司经营部汇总归纳，由专人负责后期整理归档。具体过程详见商务资料收集汇总流程图。
商务资料收集汇总流程图
投标时所需的企业基础资料有：企业资质资料、企业业绩资料、企业人员证件、企业获奖证书、企业财务状况等。
企业资质类资料：主要包含公司的营业执照、纸质证书、安全生产许可证、三体系认证证书、开户许可证等基础资料。
企业业绩资料：主要含已完工程和在建工程，已完工程需要收集中标通知书、合同协议书、竣工验收证书、竣工图纸，施工组织设计方案及具体的项目信息情况。在建业绩需要收集中标通知书、合同协议书、图纸、施工组织设计方案及具体的项目信息情况。
企业人员证件：主要包含注册建造师证书、注册造价工程师证书、注册安全工程师证书、注册会计师证书、安全生产考核合格证书、职称证书、八大员岗位证书等涉及到投标的一系列执业资格证书。
企业获奖证书：主要包含企业获得的工程质量奖项、安全奖项以及各种工法专利奖项等。
企业财务状况：主要包含近年来企业的审计报告、财务情况说明书等资料。
我们往往把以上资料分为两种，原始资料和加工后的资料。以我单位为例，原始资料就是从各个地区、各个时期，各个单位收集的技术、人员、业绩、政策法规、地方详情等可供利用的数据、知识及经验总结。而加工后的资料则是对原始资料进行提炼，去其糟粕留其精华后的有效部分。在收集原始资料的过程中，初步的筛选也是非常必要的，当我们面对来自多方面庞杂的信息资料时，鉴别信息资料的可利用性，梳理其脉络，使其条理清晰，逻辑通顺，才能更好的使公司的绩效成果为今后的投标经营工作服务。譬如一个项目，我们要收集整理的资料从项目中标一直到项目结束，其中涉及的信息资料方方面面，只有完善真实的收集这些信息资料，才能使项目业绩转化为公司实力，为后续投标经营工作提供业绩支持。
三、商务资料的整理归档工作
商务资料科学、合理的归档，为今后的投标工作带来了快捷和便利，因此我们要重视这一环节。首先我们要坚持以规则为依据，以分类为基础，方便查阅利用为目的，进行科学合理的归档。
（一）建立灵活的管理存储系统
360企业云盘是我单位投标经营资料管理的主要网络载体，我们对它进行了分类、归纳和总结。它包括企业资质资料、企业业绩资料、企业人员证件、企业获奖证书、企业财务状况等企业基础信息。还有诸如培训课程、常用软件、备案资料、工作总结等投标过程中会用到的资源，同时收集过去我单位和其他单位的经营项目资料。在使用过程中我们发现，较之过去的资料库，360云盘更方便快捷，不仅能够快速的检索，还不受地域影响，可以允许多位同事同时使用并补充资料库。
（二）建立完善的资料登记归档制度
我单位采用专人负责的方式，配置专职资料管理员，负责项目资料的收集整理。遵循科学的资料登记、归档制度，编制相应的分类目录，根据分类目录，完善检索工具。资料分类、主次分明，存放科学，同时做好备份保存工作。例如我公司的房建业绩，我们会按其使用功能分类，分为公用建筑、民用建筑，然后按台账编制专门的项目情况登记表，每次找寻的时候只要找到其台账登记表，就能清楚的看到业绩的类型、开竣工时间、工程造价、业主信息，工程概况等信息。这样按类别登记归档，找寻起来既方便又快捷，大大提高了编制标书的效率。
（三）建立科学的商务资料收集制度
工程投标商务资料具有一定的时效性，及时的收集各类商务资料才能保证投标经营工作有序开展。商务资料处理规范化，标准化，体系化，程序化一直是我们努力的方向，在此过程中，保证商务资料的准确性，真实性，完整性，及时性是至关重要的。工程商务资料的收集工作庞杂又繁琐，坚持完善商务资料收集制度才能保证更好的完成工作。
总结：
投标经营活动是一个长期并且成熟的过程，经历的每一个环节都自有其规律，然而万变不离其宗，其核心价值主要是企业实力的体现，商务资料管理的作用就是把这种体现具体化。通过商务资料管理形成有效的组织、程序和方法，有助于把握有关项目信息资料的及时性和真实性，去伪存真，去虚留实；使商务资料传递途径顺畅、查阅便捷，及时得到各种反馈；对项目经营执行情况全面、细致、准确的掌握与控制提供保障，从而有效地提高各方的工作效率和工作质量。
总之，加强对投标过程中商务资料管理是施工企业在日益激烈的市场竞争中提高中标率的重要基础工作。施工企业应高度重视，安排专人负责，全员参与，规范管理，保证投标时方便使用，为企业投标工提供坚实的基础和有利保障。
参考文献：
[1] 中华人民共和国交通运输部《公路工程标准施工招标文件》第一册、第二册、第三册（2018年版）。
[2] 中华人民共和国交通运输部《公路工程标准施工招标资格预审文件》（2018年版）。
[3]张虹、姬瑞环，《档案管理基础》，中国人民大学出版社，2013年05月。
论文作者:李海斐
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/11
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