河北省地质调查院 河北石家庄 050000
摘要：随着各单位组织职能的不断完善和日常管理工作的不断细化，要求的不断提高，使新时期单位文书档案管理工作显得更为重要。目前，在计算机和网络通信技术的快速发展下，办公自动化在现代档案管理工作中优势逐渐得到体现，为进一步提高单位组织文书档案管理水平，我们必须不断提高档案管理的信息化水平，并建立起与之相适应的现代化的管理制度和工作机制，才能使我们的文书档案管理随着时代的发展获得新的突破。
关键词：文书档案管理；问题分析；措施研究
档案管理是一项比较复杂和系统的工作，工作量非常大，在我国科技水平和社会水平不断发展的背景下，传统的档案管理手段和理念已经不能满足现阶段的需求，因此，档案管理也应该充分采用信息化技术。但是由于我国档案的信息化管理发展时间比较短，因此在档案管理工作中还存在着许多问题，制约着档案管理的发展。
1文书档案管理工作中存在的问题
1.1信息化管理水平有待提高
在信息时代，要对档案管理采用信息化管理，要求管理人员掌握一定的信息化管理水平，但是从目前的情况来看，我国不同地区和不同领域的信息化管理水平发展不平衡，使用的管理系统软件也还未统一。在计算机的使用中，不同的单位存在着一定的差异，一些先进的单位采用的计算机技术比较先进，因此档案管理水平也比较先进，但是还有大部分的档案管理单位，对于档案管理的方式还停留在比较落后的阶段，一些单位虽然配置了计算机，但是在实际管理过程中流于形式。此外，不同的档案管理部门使用的档案管理软件也不相同，使用的数据管理系统也不相同，普遍而言，数据管理系统还比较落后，使用过程非常繁杂，自动化程度不高，无论是对于数据库的录入还是数据的核查都非常繁琐，依然要消耗大量的时间和人力。
1.2文书档案收集不全
文书档案管理的重点是档案的收集与保护，文书档案必须要收集全面、保管妥善，才能够为单位的各项管理事务决策提供更为全面细致的参考材料。在一个单位组织的日常管理中，会产生很多的，不同类型的文书档案，如会议记录、通知公告、物品存档记录和其他一些日常文件，很多都是需要进行收集与保管的。但在实际的工作中，一些单位和档案部门对文书档案管理认识不足，档案收集时只注重一些领导批示的，强调的重点文件，而对于一些日常性的一般文件却不够重视，文件丢失、遗漏的情况比较严重。由此也造成了文书档案资料收集不全面的问题，使单位的日常工作也受到一定的影响。
1.3检索效率不高
现在我国文书档案的检索主要存在两种方式：手工检索和计算机检索。可是，通过研究发现，手工检索依旧占据主导地位，而计算机检索为辅。有时手工检索会浪费大量时间，不利于提高检索的效率。面对文书档案数量和内容不断丰富的形势下，只有完善检索的方法，才可以不断提高检索的效率。所以我们应该充分的、科学的利用计算机检索方式，它不但可以提高文书档案检索的效率，而且也可以提高检索内容的质量。
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2提高文书档案管理水平的措施
2.1建立完善的、现代化的档案管理制度和工作机制
科学完善的管理制度和先进的管理工作机制是确保档案管理能够有条不紊、顺利开展，规范化操作的关键。建立现代化的档案管理制度，最主要的就是要打破陈旧的管理模式，将档案工作扩展到单位的其他部门，形成档案工作“一家牵头，齐抓共管，协调配合“的工作格局，明确档案部门和其他职能部门在档案收集、移交、保存等工作中的具体责任，建立起协调、严密的档案管理体系。在工作机制创新方面，应进一步强化自我管理机制、自我参与机制和互动协调机制，提高档案部门工作的积极性、主动性，提高档案管理工作与其他部门之间的协调关系。同时，还要制定档案管理工作的相关规范要求和统一的工作标准，例如在文书档案的格式、归类、整体标准、传送方式等都加以规范，确保档案管理统一协调、高效运行。
2.2立完善的档案数据库
在信息时代，档案管理单位为了提高档案管理水平，已经积极使用信息管理技术进行档案管理，使用计算机对档案进行管理。从档案管理自身的性质来看，档案管理最基本的要求就是规范化和标准化。因此，在档案的管理过程中，应该建立完善的档案数据库，借助计算机技术对档案信息进行快速传递，保障档案管理工作的顺利进行。建立了一个高质量的档案数据库之后，还应该做好后期的维护工作和运营工作，以保证档案信息化管理的数据信息安全和完整。此外，还应该加强档案管理人员的素质培训，使其掌握较高的信息管理水平，提高档案信息管理的效率和能力。
2.3完善制度，提高管理水平
我国目前的文书档案管理工作发展水平较低，主要是缺乏系统的管理制度和监督力度。首先，单位应该构建健全的规章制度，为档案管理工作提供保障。其次，合理规定催收时限并加大监督力度，对于不能及时提前归还的人员应在规定时间内及时地对其进行提醒，以免丢失和忘记。最后，明确各部门职责，由于文书档案来源于各个部门，所以各部门要做好资料的汇集和总结，只有这样才可以保障交接文书档案时的完整性和准确性。各部门之间应该协调合作，促进档案管理工作的有效进行。
2.4技术创新，加强档案信息化建设
现代化的时代，我们习惯于用现代化的手段解决问题，文书档案管理工作也是如此。我们应该树立现代的档案管理理念，转变管理者认为档案管理无效益的片面认识和认为手工方式可靠的传统观念。然后充分利用计算机及网络进行现代化管理，解决问题，提高管理水平和效率。
3 结束语
总而言之，文书档案管理创新工作越来越重要，所以我们应该采取有效方式解决。本文首先简单的对文书档案管理的特点进行介绍，其次，阐明了文书档案创新管理的重要性，然后进一步分析文书档案管理工作中存在的主要问题，例如：管理不规范，管理人员专业素质不高，最后，根据问题提出相应的解决方案。
参考文献
[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报（社会科学版），2011（03）.
[2]黄静虹.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息，2013（01）[3]谭斯文.加强文书档案管理的具体措施[J].科学中国人，2015（01）
论文作者:李志宣
论文发表刊物:《基层建设》2017年5期
论文发表时间:2017/6/23
标签：档案论文; 文书论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 单位论文; 工作论文; 管理水平论文; 《基层建设》2017年5期论文;