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摘要：随着计算机技术的发展以及企业中积极推广办公自动化技术，企业档案数字化建设得到了非常快速的发展。通过计算机来实现档案数字化建设已经成为了企业档案工作中的重要选择，也是档案管理实现现代化建设的必然要求。本文主要阐述企业档案数字化建设管理和应用方面的内容，希望能够对相关人士有所帮助。
关键词：企业档案；数字化建设；管理应用
引言
长时间以来企业的档案资料都还是采取传统的管理方式，更多是通过纸质文档进行资料的存储，不但需要占用非常多的存储空间，档案维护成本也非常高。同时查找起来也比较费时费力，对于档案备份也需要消耗较多的人力物力，不利于企业的现代化发展。随着现代化信息技术的快速发展，其已经在各个方面都得到了广泛的应用，因此企业档案进行数字化建设管理已经成为了必要的发展趋势。进行档案管理的数字化建设关键就是将传统纸质档案通过信息化技术转变成为电子形式，从而实现存储空间小、维护便利、备份简单、快速检索等目的。所以对于企业档案数字化建设管理和应用进行相应的研究对于进一步推动企业的发展具有非常重要的意义。
1 档案数字化建设管理对于企业管理的意义
档案进行数字化管理主要分为两方面内容，一方面为档案信息的数字化，另一方面为档案管理手段的信息化。对于现代化企业来说，档案信息管理已经成为了企业信息管理中最为重要的组成部分之一，是否能够充分发挥其价值能够有效反应企业的管理能力。企业进行档案数字化建设管理不但能够有效节约占地空间和费用，同时也能够进行迅速查阅，这样就能够避免资料保存所造成的空间以及人员浪费。同时，进行企业档案网络信息资源的开发利用，按照企业的具体需求提供档案信息，确保档案能够得到快速的输出，有效提升企业生产效率。另外，利用网络所具有的多途径检索路径能够同时给不同使用人员同时进行下载，从而最大程度上提升档案的价值，充分提升企业档案的利用率，促进企业经济效益和管理效益的提升。
2 企业档案数字化建设管理的现状
随着社会的发展以及企业自身认识程度的提升，很多企业都进行了档案的数字化管理，这样便于各方面进行信息的检索和利用，能够进一步推动企业的发展。虽然很多企业档案都采用了数字化建设管理的方式，也推动了档案的数字化进程，但是在具体操作中还存在某些问题，主要有：
2.1档案的数字化程度相对较低
现阶段虽然很多企业的档案都进行了计算机方面的管理，但是也都只是基本的目录级管理，而文档资料自身却没有进行数字化建设，还是通过纸质的方式记录，对于档案的管理、查询以及使用都还采取传统的方式进行，并没有形成真正意义上的档案数字化建设管理。
2.2档案数字化建设软硬件设施较差
近些年来随着企业档案数字化建设逐渐加深，企业也对档案管理机构配备了相应的设备，但还是存在着很多老旧设备，缺少必要的数字化建设所需设备。例如老旧的扫描仪无法得到清晰的图片，缺少良好的识别软件造成某些较大的工程图无法有效扫描，缺少必要的数据备份设备等等。
2.3办公自动化系统和档案管理系统无法有效兼容
办公自动化系统和档案管理系统用途方面的差异常常会造成系统不兼容的问题，这就使得无法依靠办公室自动化系统进行网上的录入以及查询，所得到的数据也很难进行共享。甚至某些档案管理系统没有进行联网操作，只能简单的进行单机操作。
2.4很多的电子文件没有归入到档案管理当中
随着社会信息化进程的加快，尤其是办公自动化的广泛推广，各个方面的办公自动化程度都越来越高，文件的产生以及传递方式都发生了非常大的变化，这就形成了非常多的电子文件。而很多的企业都只是将电子文件归入到办公系统当中，并没有将其归入到档案管理部门当中。
2.5缺少档案数字化建设的专业人员
企业的档案数字化建设属于专业性非常高的工作之一，这就需要专业性方面的人员来进行档案数字化，其中不但要有档案管理基础知识方面的人员，同时也要有图形处理、计算机扫描、音视频处理等等计算机和信息处理方面的人才。但是现阶段很多企业档案管理人员的信息化能力不足，基层档案管理人员绝大多数都没有参与过档案数字化建设的培训，专业性不足。
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2.6缺少完善的制度建设
在进行档案信息化建设过程中，档案的数字化建设是最基础的工作之一，一定要遵照统一的标准规范，要制定出档案数字化工作的制度体系，只有这样才可以保证档案数字化信息资源能够共享共建，确保档案数字化工作能够有章可循、有规可依。但是从目前来看，有关的技术标准以及规范还不够完善，相关部门的职责以及任务也不够明确。
3 提升企业档案数字化建设管理水平的相应对策
3.1增强对企业档案数字化建设软硬件方面的力度
第一，要通过资源的投入来对企业档案管理机构所需的硬件设备进行升级。企业要通过设立专项资金的方式对于档案管理机构的硬件进行升级，充分利用现代化设备来满足数字化建设的需求；
第二，要积极开发建设数字化档案管理平台，通过此平台能够进行综合性管理应用。档案管理平台要以办公自动化系统、基础数据库技术作为核心内容，通过AI检索技术、网络信息技术来满足各方对于档案检索和应用的需要，最终在档案的输入、存储、管理和应用等各方面实现数字化建设。
3.2加强档案管理人员的专业能力
档案管理人员所具有的能力直接影响到档案数字化建设的质量，所以企业要加强档案管理人员的能力提升。第一，积极从社会引进档案数字化建设方面的人才，通过优厚的待遇留住人才，使其充分发挥作用；第二，企业要和相应高校建立联系，引入那些档案管理专业的高材生；第三，要加强企业档案管理人员的教育培训力度，通过专业化的教育培训来提升数字化建设能力，尤其是有关计算机技术以及信息技术方面的培训，使其能够充分掌握档案管理软件使用方式以及数字化加工方法。
3.3建立健全档案数字化建设的相关制度
通过档案数字化建设制度能够有效提升档案数字化建设的质量，从而进一步提升企业档案信息化的利用水平。通过档案数字化建设制度来确定出企业相关部门对于档案数字化建设所应承担的责任和义务，确保其能够认真履行自身的职责。另外，要根据企业的具体情况建立起档案数字化建设技术标准以及规范规定，为档案信息标准化建设打好基础，扩大企业档案信息的共享范围，进一步推动其应用力度。
3.4企业要加强档案数据库建设力度
第一，建立健全档案目录数据库。企业档案管理部门要通过专门的人员来进行档案目录数据库的建设，这是确保档案数字化建设的基础和根本。
在目录数据库建设过程中要不断对卷内文件目录进行补充，并且要定期对录入的准确性进行检验；
第二，要按照具体需要建立起专题性、分类的数据库；
第三，建立完善的全文数据库。要按照国家所规定的档案等级进行需求性建设，重点针对核心内容建立数据库，避免浪费企业资源，同时确保其符合目录数据库的内容。
3.5增强电子文件的收集、积累以及归档的管理工作
电子文件已经成为了今后数字档案最为主要的形式，所以要加强现有电子文件档案管理以及归档工作。已经进行了网上办公的企业，档案管理机构要通过计算机实现电子文件的网上收集、整理以及利用的流程化管理。没有进行网上办公的企业需要相关机构实现纸质文件以及电子文件的归档双轨制，常常需要将电子文件进行双套（一套是由相应业务机构自己保存，另一套要和纸质文件共同交到档案管理机构进行统一管理）拷贝，并且进行异地保存来确保其安全性。对于那些没有实施办公自动化的企业来说，可以通过档案机构将保存的档案资料建立起机读目录，再利用扫描的方式实现全文数字化，要逐渐的从纸质档案过渡到电子文件以及纸质文件归档双轨制，最终再实现电子档案的完全过渡。
4 结束语
本文主要阐述企业档案数字化建设管理及应用方面的内容，通过本文的介绍能够对企业的现代化发展具有一定参考和帮助。
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论文作者:黎芹
论文发表刊物:《防护工程》2018年第18期
论文发表时间:2018/11/6
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