（南京中医药大学附属南京中医院；江苏南京210022）
摘要：科研经费管理是医院管理的重要组成部分,目前不少医院尚未使用信息化手段对科研经费进行管理,而已使用信息系统进行管理的医院,也仅是应用于记录经费的到账和支出等基础层面,且与财务等系统形成了信息孤岛，工作效率低下。本文从国内医院科研经费管理的现状着手，分析了科研经费管理存在的问题，并结合医院实际情况，提出了科研经费信息化闭环管理的系统架构及管理流程，旨在消除科研系统、协同办公（OA）、医院运营管理系统（HRP）间的信息孤岛问题，实现相关系统的数据互联互通，为科研项目负责人、科研部及财务科人员、管理人员等提供科研经费全流程业务处理及闭环管理。
关键字：医院；科研经费；闭环管理；信息化；全面预算
1、研究背景
2016年中共中央办公厅、国务院办公厅联合发文《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50 号文），该文件着眼于加强对如何对使用科研经费进行有效管理，文件提出要“充分利用信息化手段，建立健全单位内部科研、财务部门和项目负责人共享的信息平台，提高科研管理效率和便利化程度。”
建立科研经费管理信息系统是实现科研经费有效管理的重要手段，然而，当前科研管理系统缺失是公立医院普遍存在的问题。某调查问卷显示：大学附属医院的占比为64%，而其中无科研管理系统的医院占比高达60%；同理，因为没有科研管理系统，所以项目负责人不能通过系统对课题进行查询的比例也高达60%；97%的被调查医院有院级科研经费管理办法；仅有 55%的被调查医院有间接的科研经费管理办法。在信息化高度发展的当今社会，各大公立医院均加大了信息化建设的脚步和力度，但依然有60%的被调查医院无科研管理系统，因此建立标准、规范、高效的科研管理系统十分必要
2、国内现状及存在问题
2.1科研经费管理模式
根据科研经费管理信息化建设程度，当前国内医院对于科研经费的管理可以分为3种模式[1-2]：
（1）科研部手工记录科研项目过程管理及经费信息，财务处手工记录科研项目经费账务信息，两本账手工记录人工核对；
（2）科研部有独立的系统进行科研项目经费管理，财务科有独立财务系统进行财务账务管理，但两套系统互相独立，数据没有实现互联互通与共享，关联数据仍需人工核对；
（3）科研部有独立系统进行科研项目过程管理，同时在财务HRP系统进行科研经费管理，造成项目过程信息在一个系统，经费信息在另一个系统，需要人工在两套系统中各自录入相关信息，财务凭证也需要手工录入信息，造成大量重复劳动，且造成出错概率增加，准确性降低。
同时，以上3种模式都存在共同的特点就是没有与OA协同办公系统打通，项目过程管理、经费报销等业务未能实现移动审批及数据对接。
2.2科研经费管理中存在的主要问题
由于缺乏良好的信息化支撑，国内医院科研经费管理易产生如下问题[3-4]：
（1）数据不共享：系统间数据不同步，出现财务科一本账，科教科一本账的现象，对账时需人工校对，对账不准确；
（2）人工负担大：科研经费使用后，财务人员需人工生成凭证，增加工作人员负担；
（3）无法事中监管：无法严格遵守预算管理，虽能在科研系统中执行预算，但无法与医院全面预算系统同步，存在数据脱节；
（4）准确率无保证：大量人工操作、重复劳动，增加出错概率；
（5）线下审批繁琐：报销等审批流程大多为线下审批，即使有部分医院使用OA走线上流程，但由于系统未对接，审批者无法方便获取其他系统相关信息，存在错误审批的风险。
3、需求分析
科研经费管理系统的主要用户包括科研项目负责人、科研部及财务科人员、相关管理人员等。各类用户的的主要需求可以总结为[5]：
（1）科研项目负责人：通过在线申请、审批等功能，减少等候领导签字时间，节约科研人员时间和精力，提高其工作效率和时间有效利用率。
（2）科研部及财务科人员：能够从科研项目的立项 、 预算编制 、 申报 、 审批 、 资金拨付 、 经费支出 、 结题等全流程环节进行有效的信息化管理，实现数据的互联互通与共享，减少不必要的人工劳动。
（3）相关管理人员：对科研经费的使用进行规范化、智能化管理，根据医院管理规定，系统可预选设定相应的预算控制方案，随时提醒，实现对科研经费的事前、市中、事后的监督与管理[6]。
4、系统设计
根据以上问题与需求，我们创新的提出应建设科研管理系统、OA、HRP三系统融合的闭环管理体系，具体情况如下：
2.1 科研经费闭环管理整体架构
项目经费管理内容需要与医院的OA、HRP系统实现数据交互，以近一步完善、规范项目的经费使用流程，实现项目经费的一体化管理，保证项目预算审批、经费使用合规、经费结余情况准确无误，为项目执行过程中各个角色提供准确无误的项目经费数据。
以我院为例，科研经费的管理闭环包含项目负责人、科研部、财务科等多个部门，因此系统主要涉及科研管理系统、OA、HRP三个系统的数据交互：OA系统负责经费使用的审批流程，完成经费使用的申报、审批，并将审批结果反馈至HRP系统中；HRP系统负责确认经费的使用情况，项目经费到账情况并将经费记录反馈至科研经费管理系统；科研管理系统除了记录HRP系统反馈的经费使用情况外，还需要为OA系统提供项目基础信息以及项目预算项信息；为HRP系统提供项目预算明细以及预算项信息。
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2.2 业务流程设计
根据我院目前科研项目管理模式，科研项目负责人在中标后，将项目任务合同书中的经费预算如实录入科研系统形成项目预算，预算经过科研部及财务科的审批后，项目负责人需严格按照预算执行。经费的使用需经过报销流程，报销的种类主要包括个人报销、供应商报销、多课题联合用费。
因此系统主要涉及科研管理系统、OA、HRP三个系统的数据交互，数据交互内容包括基础数据业务、项目预算表业务、项目到账经费业务、个人报销业务、供应商业务，以及多课题联合用费业务六部分内容。
（1）基础数据同步
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HRP系统中负责人工维护基础数据内容，包括组织架构信息、人员信息等内容。维护完成后HRP提供基础数据视图，OA和科研系统定时读取视图信息与系统中基础数据进行对比，对基础数据进行维护更新，确保HRP、OA和科研系统三方基础数据的一致性。
（2）预算管理
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科研项目的预算管理由科研系统完成，包括项目申报初期的预算申报、项目执行阶段的预算变更申报以及项目年度预算的确认。当科研系统完成项目预算的审批工作后，将预算详细信息推送至中间库，通知HRP读取最新的项目预算信息。HRP接到通知后通过中间库读取项目预算详细信息并对本地数据进行实时更新，保证HRP和科研系统中的项目预算表信息一致。
（3）到账经费管理
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财务科在收到项目到账经费后通过HRP系统登记项目到账经费的具体金额等信息，登记后将到账信息推送至中间库并通知科研系统，科研系统在收到到账通知后通过中间库读取项目到账信息并同步至本地，保证了HRP系统和科研系统中关于科研项目到账经费金额相同。
（4）个人报销
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项目负责人通过OA发起个人报销申请，通过OA实现报销申请的逐层审批。审批通过后，OA将审批结果推送至中间库并通知HRP和科研系统。HRP通过中间库读取报销审批结果完成个人报销流程，科研系统通过中间库读取报销审批结果并更新至本地存档，形成项目报销明细。
该流程实现了OA线上审批、HRP根据审批结果报销、科研系统储存报销记录的全线上管理，解决了财务和科研系统项目经费使用数据不同步的问题。
（5）供应商报销
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项目负责人通过OA发起采购申请，OA进行自动判断是采购申请还是转账申请，如果是转账申请则转入个人报销流程，如果是采购申请则进入采购审批流程。审批通过后，OA将审批结果推送至中间库并通知HRP和科研系统，HRP通过中间库读取审批结果后进入采购流程完成采购工作，科研系统通过中间库读取审批结果记录经费使用情况。
该流程实现了科研项目中供应商采购类型的经费使用的全线上管理，保证了HRP和科研系统中项目经费使用数据的同步。
（6）多课题联合用费
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多课题联合用费由各个项目负责人通过OA自行发起，当发起申请后，OA系统进行自动判断是否为多课题联合用费，如果是则系统自动合并审批流程，同时还需要判断是采购还是转账，如果是转账则直接转入个人报销审批流程，如果是采购则进入采购流程。当审批结束后，OA会将审批结果推送至中间库并通知HRP和科研系统。HRP通过中间库读取审批结果并完成采购流程，科研系统读取审批结果记录经费使用情况至本地系统中，完成经费使用的存档。
该流程实现了HRP和科研系统在多课题联合用费的使用流程中的数据一致性，避免了HRP和科研系统经费使用数据不同步的问题。
5、系统特色与建设意义
借助科研经费全流程闭环管理平台，我院实现了对科研经费的全流程闭环管理，加强了科研经费的内部控制，提高了经费使用效率，消除了信息孤岛：
（1）实现了科研经费全流程闭环管理：利用信息化手段对科研经费进行全过程的记录和管理，将预算管理、财务管理、科研经费管理集成到一个统一的应用平台，将科研项目的过程管理、预算管理、科研经费管理、财务管理结合在一个系统中实现，打通了科研经费管理闭环，提高了科研经费的管理效率；
（2）实现了科研经费数据在各相关系统间的互联互通与共享：系统创新的实现了与OA、HRP系统的三方对接，消除了信息孤岛、优化了科研经费报销审批流程，首次将科研经费管理通过不同系统之间的数据交互实现了线上审批流转，提高了报销工作效率。完成了经费管理部门、财务部门、项目负责人三方关于项目经费的数据同步，各方在各自的系统操作一次数据即可实现共享，简化了报销流程，提高了工作效率，降低了重复性工作强度，改善了工作质量，降低了管理成本，解决了当前医院关于项目经费管理所遇到的关键性问题，真正意义上实现了医院科研经费全过程的信息化管理；
（3）进一步强化了科研经费的预算管理模式：项目立项时的预算与医院全面预算系统对接，课题组、科研部、财务科可实时查询预算使用情况，及时发现偏差，预算如有变更需进行严格的审批，保证科研经费的每一类、每一笔的报销都能有效控制在预算范围内；
（4）实现了科研经费的事前、事中和事后的全流程控制：完善了科研经费的内控体系，实现对各支出业务按既定的审批流程进行分类控制，保证专款专用。科研部可对项目的支出科目按照一定比例设限，保证课题经费的使用只能在范围内开支，实现了对经费的实时监控，有效避免项目费用的超支问题。
参考文献
[1] 陈志军 周琳彦 包维晔. 基于HRP的公立医院科研经费内控体系建设实践与思考[J].中国总会计师,2018(12):113-115.
[2] 戴美容.如何提高公里医院科研经费报销效率[J].财会学习,2018(25):190.
[3] 高养利 王爱青 季磊.医院科研经费管理模式探讨[J].财会研究,2017(08):61-64.
[4] 张帧,肖辉.基于全流程管理的科研项目管理系统分析与设计[J].中国数字医学,2018,13(04):78-80.
[5] 李笑迎 刘群.大型综合性医院科研经费信息化管理与实践[J].中国医疗设备,2017,11:167-170.
[6] 王丽. 医院科研经费管理系统的发展及其应用分析——以H省某三甲医院为例[J]. 中国总会计师, 2017(2):129-131.
论文作者:孟啸,
论文发表刊物:《医师在线》2019年10月20期
论文发表时间:2020/1/6
标签：系统论文; 科研经费论文; 经费论文; 科研论文; 项目论文; 预算论文; 流程论文; 《医师在线》2019年10月20期论文;