天津大港油田第五采油厂 天津市 300280
摘要：电子文件在制作传播过程中具有操作简便、易于流转和安全环保的特点，越来越多的企业采用了电子公文管理系统，实行无纸化办公，大大提高了工作效率，而且降低了企业经营成本，更符合环保要求。企业大量电子文件的产生和归档，使无纸化归档的要求成为摆在档案工作者面前的一个课题和任务。本文从电子文件和电子档案的特点出发，进一步对电子公文无纸化归档进行可行性研究。
关键字：企业 电子公文 无纸化归档
一、电子文件与电子档案的特点
电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子文件因其特有的存在方式和运行方式与纸制文件有着不同的实现条件和实现方式，在企业生产经营管理中具有高效、便捷的优势，同时具有易失真、易失实、易失效等特性。电子文件与一般意义上的电子公文概念不同，其管理既包括对文书类电子文件的管理，也包括对业务专用类电子文件的管理，具有覆盖全过程、全业务、全范围管理和化载体控制为内容控制的管理特点。
电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。企业通过电子公文系统形成大量电子文件，经由鉴定后符合归档范围的电子文件目录及原文通过手工或建立归档接口从电子公文系统归档至企业的档案管理信息系统，形成电子档案。
二、电子公文无纸化归档的可行性分析
由于纸质公文归档存在工作效率低、各类成本高等先天不足，如果实行电子公文无纸化归档，废除纸质公文归档的话，那么将对油田在低油价时期的“降本增效”有着重要意义。因此，很有必要对电子公文无纸化归档的可行性进行分析。
1.法律依据。近年来，我国相继颁布了《中华人民共和国电子签名法》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机信息国际联网管理暂行规定》、《中国公用计算机互联网国际联网管理办法》、《专用网与公用网联网的暂行规定》、《计算机信息网络国际联网保密管理规定》等法规，这些法规为维护网络信息安全提供了法律依据，有力地保障了信息安全工作的顺利进行。尤其是2005年4月1日起正式实行的《中华人民共和国电子签名法》是我国“首部真正意义上的信息化法律”,该法律赋予电子签名、数据电文,与传统手写签名和盖章同等的法律效力,为电子公文的档案化属性扫除了法律障碍，是迄今为止实现电子文件管理法制化和认可电子文件法律效力最基本的依据和最重要的法律保障。
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2.电子公文归档的数据安全保障措施。电子公文归档的数据安全保障措施是重中之重，可以采用如下5种成熟技术从数据完整性、数据可追溯性等方面进行多重保障。
（1）MD5（Message Digest Algorithm MD5）技术。中文名为消息摘要算法第五版，为计算机安全领域广泛使用的一种散列函数，用以提供消息的完整性保护，具有多重保护特性：①压缩性：任意长度的数据，算出的MD5值长度都是固定的。②容易计算：从原数据计算出MD5值很容易。③抗修改性：对原数据进行任何改动，哪怕只修改1个字节，所得到的MD5值都有很大区别。④弱抗碰撞：已知原数据和其MD5值，想找到一个具有相同MD5值的数据（即伪造数据）是非常困难的。⑤强抗碰撞：想找到两个不同的数据，使它们具有相同的MD5值，是非常困难的。
（2）数字水印技术。采用匹配文档显示水印技术和打印接口水印技术，具有鲁棒水印的特性。直观、防伪、可追踪。在发生文档外泄或者版权纠纷时有理可依、有据可查。具体分为：1屏幕水印：在文档打开时，文档上将显示水印信息。其水印内容为文档借阅人的所属公司和32位串码标识。2打印水印：在文档打印后，纸质上将显示水印信息。其水印内容为文档借阅人的所属公司和32位串码标识。3串码追踪：水印串码标识为暗码，其记录了下载过程中的全部行为信息。通过水印串码追踪查询系统，系统管理方可以查询到该文件对应下载行为的全部日志信息。信息包括：文件题名、文件ID、下载人、公司、部门、IP地址、网卡地址、下载时间、审批时间、借阅时段等。
（3）电子签章技术。支持多种文件格式（如WORD、EXCEL、HTML、PDF等），涵盖多种档案信息（如档号、全宗号等）。例如采用金格iSignature电子签章系统独立部署，无需手动干预，通过不定时获取数据表PDF文档状态，进行自助式自动签章，避免对其他应用系统干扰及影响。可通过后台批量、自动签章特点，1秒内可完成30个以上文档签章量。高效的盖章速度，极大改善庞大预归档PDF的归档预留问题，提升了档案管理系统电子化归档应用价值。实现了全流程的无纸化归档，确保电子档案防篡改、防伪造、防抵赖，安全可靠，有据可查。
（4）文件离线保护（系统权限）技术。可通过电子文档安全管理系统的系统权限设置对档案管理系统提供电子文档安全保护，文档上传解密、文档下载加密、文档借阅功能，并对电子文档增加打印水印、显示水印以及通过水印的串码对离线电子文档进行文件追踪。
（5）服务器安全加固关键技术。采用增强型BLP模型：BLP模型的基本安全策略是“上读下写”，高安全级别主体只可以读安全级别比它低的客体，低安全级别主体只可以写安全级别比它高的客体，同级别主客体间可读写，“上读下写”的安全策略保证了数据流向中的所有数据只能按照安全级别从低到高的流向流动，从而保证了敏感数据不泄露。
三、结语
企业档案部门实现电子公文无纸化归档后，编制页码与加盖档号章可以由系统自动完成，内容准确且省时省力。减少纸质档案存储和管理问题，有效改变纸质公文归档立卷、整理编目等繁琐的传统工作模式，在线自动生成双层PDF格式文件，有效解决档案整理耗时费力、检索利用效率低等问题。有效避免因纸质公文归档立卷、整理编目、保管利用等繁琐的传统工作模式所产生的各类成本费用。电子档案数据可以直接在线提供利用。有了保证电子公文的凭证性的法规法理依据，有了成熟的电子公文数据安全保障措施，电子公文无纸化归档是企业档案工作发展趋势，未来所有企业完全可以废除纸质公文归档方式，改用电子公文的无纸化归档方式。
参考文献
[1]电子公文归档管理暂行办法国家档案局令第6号.
[2]电子档案移交与接收办法档发[2012]7号.
作者简介
李霞（1976.11），女，河北灵寿人，大港油田第五采油厂办公室文书，研究方向：文秘，电子公文，公文写作。
论文作者:李霞
论文发表刊物:《防护工程》2017年第23期
论文发表时间:2018/1/5
标签：电子论文; 公文论文; 水印论文; 文件论文; 数据论文; 档案论文; 文档论文; 《防护工程》2017年第23期论文;