摘要：工作实践表明，一个单位公文制发的规范是档案工作规范化、标准化的前提。在此基础上，档案管理要实施“以我为主”的立卷归档原则。一是改变传统的立卷方法；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是推进以电子计算机为现代化的科技手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理的实现。
关键词：档案管理；规范化；标准化
我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用现代科技手段管理档案的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，做好档案工作规范化和标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在搞好档案管理硬件建设的同时，规范地做好文书处理工作则是实现档案管理规范化、标准化的重要基础工作。
一、现阶段档案管理存在的问题及原因
（一）缺乏全局意识，档案材料收集难度大
按照档案管理规定，每当办结一件事，档案就必须移交到档案室。但是，有的单位在这方面做得不够，表现为：一是有的人对档案收集工作不积极，不予理会，在收集过程中总是推诿，随意性强，导致档案收集不齐全；二是档案综合管理力度不够，档案归档意识不强，缺乏大局观念。比如我院教务部门的教学档案临时自设资料档案柜，存在归档不及时或者自行保管档案的现象，给学院档案的综合管理造成困难。
（二）档案工作有制度，但执行力不够
我院有专门的档案管理工作制度，但执行力度不够。例如：有些工程建设档案，工程完工交付使用后没有及时把施工图纸、竣工验收等资料移交档案室，存在着重建设轻归档的现象。一方面，由于档案人员在基本建设工程中参与性不强，另一方面基建工程的负责人不重视档案的管理工作，档案管理工作不能与工程建设同步进行，造成一些工程资料缺失和归档率下降等问题，影响了档案管理的质量。
（三）缺乏激励机制，影响档案工作的开展
档案管理是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，严谨的工作态度，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。档案工作，既有脑力劳动，也有体力劳动。每一份文件、 一份图纸、一份电子档案、一份图片和实物档案，都要经过档案人员的收集、鉴定、整理、输入电脑、打印目录、上架等，每一个环节，档案人员都要付出辛勤劳动。每份档案在整理过程中，都需要一页一页粘贴、编号、盖档号章等一系列繁琐工作，重复劳动多，劳动强度大，既枯燥乏味，做起来又要细心、耐心，真可谓苦和累。如果档案工作的激励机制不够完善，会造成档案人员变换频繁。人员变动频繁，严重影响档案工作的正常开展。
二、档案管理不规范的原因分析
（一）档案配套设施跟不上，影响档案管理
过去几年，由于单位档案管理不规范，对于档案管理所需的配套设施投入财力有限，各项配套设施都不健全，又没有专门的档案管理软件，严重影响档案管理的质量。直到上级档案主管部门对档案管理工作越来越规范，我单位也投入了一定的资金，购买相关硬件设施，配备专业的档案管理软件，并由专人管理和使用。
（二）前期领导不够重视，影响档案管理的规范化
领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的重视程度。前些年，单位领导对档案工作重视不够，认为档案工作不是学院重点工作，管理好坏影响不大，可有可无，也就不重视档案管理工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这样就会影响档案管理的规范化。档案员没有充分发挥其主观能动性，觉得自己就是一个管理档案的小职员，不能以自己的实际行动去影响去争取领导的重视也很重要。所以，要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案员都必须重视档案工作。
（三）档案人员责任心不强，也会影响档案管理质量
就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。档案人员要爱岗敬业，热爱本职工作，忠于职守，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
三、加强档案规范化管理的对策建议
（一）抓好组织建设，完善管理制度
抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是建立档案管理领导小组，成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作及时移交，为档案工作的综合管理提供组织保障。二是把档案管理工作列入到单位领导的议事日程，年初有部署，年终有总结，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，并接受上级省市和上级档案管理部门的领导和指导。三是按照档案管理达标的要求，制定和完善档案管理的制度，使档案工作顺利进行，确保档案管理工作协调发展。
（二）抓好档案室功能建设，加大对硬件设施的投入
重视档案管理工作，进一步夯实档案工作基础，切实做好档案资料的收集、整理、保管工作。按照档案管理规定标准，配置足够面积的档案室，阅览室、办公室，库房要三室分离，配置足够的档案柜或档案密集架以及防盗门窗、电脑、空调、数码相机、复印机、抽湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防盗、防潮等配套保护措施等八防要求，确保档案妥善管理和安全。
（三）必须提高档案管理人员素质，加强档案信息人才培养
要稳定档案管理人员队伍，不要经常变换管理人员。经常组织档案员进行业务知识学习、强化业务培训，进一步提升业务素质，提高业务能力。随着现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者的要求也越来越高。除了要掌握熟练的专业知识，还要不断提高现代化管理的技能，需要档案工作者充分发挥信息管理者、资源开发者的作用，不断提高自身素质，科学管理与开发档案资源，提高档案自身资源的使用效率与效益。困此，要重视档案人员的继续教育工作。普及现代档案科学技术知识，提高档案工作者的素质，培养具有专业知识、档案知识、计算机知识的复合型人才和信息专家，以满足档案事业高水平持续发展的需要。加大培训力度以提高档案管理人员管理水平。档案管理的门类在不断的增加，档案介质也由纸质迅速过渡为电子文档与实物方案一体化保存，文书档案也由卷为保管单位到以件为保管单位等。社会变化日新月异，知识更新也要与时俱进。加强管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理人员的政策水平和专业技术水平，才能适应档案工作向现代化方向的发展。培养具有创造型、复合型、协作型的多素质人才。
总之，档案管理规范化是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。所以，不仅要学会和认识，理解档案管理工作中的重要性及作用，还要使档案资源成为所需要的财富，切实做好档案工作的规范化管理，建立和完善管理机制及工作程序，树立档案管理的规范化和标准化，使档案焕发新的生机与活力，切实提高档案资料的利用率，为社会经济发展提供强有力的依据，保证单位的长期建设和发展。
参考文献
[1]杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版.
[2]王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期.
[3]董君：《知识经济时代档案的现代化管理》，《松辽学刊》（人文社会科学版），2000年第6期.
论文作者:邹诗华
论文发表刊物:《知识-力量》2019年11月50期
论文发表时间:2019/11/12
标签：档案论文; 档案管理论文; 工作论文; 管理工作论文; 单位论文; 管理人员论文; 重视论文; 《知识-力量》2019年11月50期论文;